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Lorsque vous chargez un nouveau formulaire dans l’environnement de création de formulaires (Création), Acrobat Sign recherche automatiquement les signes visuels qui indiquent où des champs de formulaire peuvent être nécessaires.
Les champs situés près d’un champ de signature sont analysés davantage. S’il est possible de prédire raisonnablement le type de champ, par exemple Nom complet, Date, Fonction ou Société, Acrobat Sign tente de placer automatiquement le type de champ approprié.
En tant qu’auteur du formulaire, vous pouvez consulter ces champs candidats et choisir de les accepter, de les déplacer, de les supprimer ou de les convertir en un autre type de champ si nécessaire.
La détection des champs s’exécute automatiquement chaque fois qu’un document entre dans l’environnement de création, que vous créez un modèle, créez un formulaire web ou envoyez un accord.
Acrobat Sign place des champs candidats bleu clair dans le document si des champs sont identifiés.Il s’agit uniquement de suggestions et ne deviendront pas de champs actifs à moins qu’ils ne soient affectés à un destinataire (ou à Quiconque).
Tous les champs non détectés doivent être ajoutés manuellement. Sélectionnez le type de champ souhaité dans le panneau de gauche et faites-le glisser à l’emplacement approprié du document.
Vous pouvez supprimer des champs supplémentaires en cliquant sur le champ et en sélectionnant Supprimer le champ.
Vous pouvez supprimer tous les champs placés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un champ, en sélectionnant Réinitialiser les champs et en renvoyant le formulaire à la mise en page des champs candidats à l’origine.
la détection automatique des champs ne s’exécute pas dans les cas suivants :
Les auteurs de formulaire doivent examiner tous les champs détectés pour s’assurer qu’ils sont correctement placés et configurer leurs propriétés clés, notamment leur nom, leur affectation et leur type.L’affectation de champs est essentielle lorsque l’accord inclut plusieurs destinataires.
Acrobat Sign n’attribue pas automatiquement des noms de champ significatifs.Tant qu’il n’est pas renommé, un champ se voit attribuer un libellé générique, par exemple Champ personnalisé 1.
De même, Acrobat Sign ne peut pas déterminer le destinataire auquel appartient un champ.Lorsqu’un champ candidat est sélectionné, il est affecté au destinataire actif dans la liste des destinataires.Assurez-vous que chaque champ est affecté au destinataire approprié avant de l’envoyer.
les champs placés automatiquement prennent en charge toutes les options de champ standard, y compris les règles de validation, la logique conditionnelle et les paramètres d’apparence de police. Vous pouvez personnaliser ces champs comme ceux placés manuellement.
Supprimez les champs indésirables.
Si un champ a été attribué accidentellement, vous pouvez le supprimer à l’aide de l’une des méthodes suivantes :
maintenez la touche Shift afin de sélectionner plusieurs champs, puis faites glisser votre pointeur pour dessiner une zone autour de l’aire. Tous les champs que vous englobez dans le cadre sont sélectionnés.
Vous pouvez alors :
Redimensionnez et déplacez les champs individuels qui ne sont pas correctement placés. Pour redimensionner un champ :
Pour déplacer un champ, pointez sur le champ jusqu’à ce que la flèche à quatre pointes s’affiche. Faites glisser le champ à l’emplacement souhaité.
pour obtenir un placement plus précis, essayez les étapes suivantes :
Définissez le type de champ approprié.
La plupart des champs candidats sont ajoutés par défaut en tant que champs Texte, mais vous pouvez facilement les convertir en d’autres types de champs à ligne unique.
Vérifiez chaque champ en fonction du type d’informations que vous attendez qu’il capture.Si le champ n’est pas destiné au texte brut, pensez à passer à un type de champ plus approprié.
Pour vérifier ou modifier un type de champ :
Placez manuellement les champs manquants.
Si des champs ont été manquants lors de la détection automatique, vous pouvez les ajouter manuellement en sélectionnant un champ dans le panneau de gauche et en le faisant glisser sur le document.
Lors du glisser-déposer, le curseur ancre le champ par son coin supérieur gauche, ce qui vous aide à l’aligner précisément avec votre placement prévu.
Une fois le champ placé, vous pouvez le redimensionner et le repositionner selon vos besoins.
les champs placés automatiquement essaient de correspondre à la taille et à la forme de la ligne ou de la zone dans laquelle ils apparaissent.
Les champs placés manuellement utilisent une taille par défaut. Vous devrez donc probablement redimensionner ces champs pour les ajuster à la mise en page de votre formulaire.
Affectez des champs au destinataire approprié.
Si seul le premier destinataire doit remplir le formulaire, vous n’avez pas besoin de modifier la valeur Affecté à par défaut.
Toutefois, si l’expéditeur doit préremplir les champs, ou s’il existe plusieurs destinataires, assurez-vous que chaque champ est affecté à la personne appropriée.
Pour mettre à jour l’affectation de champ :
Double-cliquez sur le champ pour afficher le panneau Propriétés du champ sur la gauche.
Vous pouvez éventuellement cliquer sur le champ et sélectionner Personnaliser le champ dans le menu contextuel.
Ouvrez la liste déroulante Destinataires et choisissez le destinataire approprié.
Le champ est instantanément mis à jour et sa couleur change pour correspondre à celle du destinataire.
Attribuer des noms significatifs aux champs
Les noms de champs clairs et intuitifs facilitent la lecture des rapports et simplifient le mappage de données. Prenez le temps de nommer chaque champ maintenant pour économiser du temps et réduire la confusion ultérieurement lors de la révision des données du formulaire ou de la génération de rapports.
Pour renommer un champ :
Terminer et enregistrer la configuration de votre champ
Passez en revue le document, en examinant et en mettant à jour chaque champ si nécessaire.
Une fois tous les champs en place, sélectionnez Enregistrer ou Envoyer pour terminer le processus de création.
Si vous créez un modèle, vous pouvez continuer à modifier les champs ultérieurement à partir de la page Gérer.
Si vous quittez l’environnement de création avant d’enregistrer ou d’envoyer le document, il apparaîtra dans la section Brouillons de votre page Gérer, mais tout placement de champs sera perdu.
Les administrateurs peuvent activer ou désactiver la fonctionnalité Détection automatique des champs en configurant les commandes Prévisualiser, placer les signatures ou ajouter des champs de formulaire dans le menu Paramètres d’envoi.
Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplacent les valeurs au niveau du compte.
Les accords contenant plus de 25 pages ne déclenchent pas la détection automatique des champs.
la détection automatique des champs est traitée dans l’un des trois clusters de serveurs, qui peuvent différer de ceux où vos autres données Acrobat Sign sont traitées. L’environnement de serveur utilisé pour héberger la création du document détermine le cluster de serveurs à utiliser pour la détection automatique des champs (voir ci-dessous). Veuillez consulter votre service juridique pour déterminer si la fonctionnalité Détection automatique des champs est appropriée pour votre cas d’utilisation.
| Environnement de création | Cluster de serveurs de détection automatique des champs |
|---|---|
| NA1, NA2, NA3, NA4 | Cluster VA6 en Virginie, États-Unis |
| EU1, EU2 | Cluster IRL1 à Dublin, Irlande |
| AU1, IN1, JP1, SG1 | Cluster JPN3 à Tokyo, Japon |
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