Guide d'utilisation Annuler

Configuration de l’expiration automatique des documents (échéance)

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion 
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe 
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société  
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine 
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoyer les accords  
    1. Page Envoyer (Composition)
      1. Présentation des points de repère et des fonctionnalités
      2. Sélecteur de groupe
      3. Ajout de fichiers et de modèles
      4. Nom de l’accord
      5. Message global
      6. Échéance
      7. Rappels
      8. Protection du PDF par mot de passe
      9. Type de signature
      10. Localisation du destinataire
      11. Ordre/flux de signature des destinataires
      12. Rôles du destinataire
      13. Authentification du destinataire
      14. Message privé pour le destinataire
      15. Accès du destinataire à l’accord
      16. Parties en copie
      17. Contrôle d’identité
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés 
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents 
    5. Annulation d’un accord 
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données 
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web 
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script 
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque) 
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate 
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2. Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint 
  4. Autres intégrations
    1. Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST 
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API    
  2. Webhooks 
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API
  3. Sandbox
    1. Présentation de l’environnement Sandbox
    2. Association des environnements Sandbox et Production
    3. Types de ressources Sandbox

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 

Permettre aux expéditeurs de définir un mot de passe pour afficher un accord

La fonctionnalité Date d’expiration d’Acrobat Sign permet aux expéditeurs de définir un délai pour que les destinataires finalisent leurs signatures avant l’annulation automatique de l’accord. Elle permet de contrôler les échéances de signature, particulièrement pour les accords urgents, notamment les contrats saisonniers ou les offres spéciales. Elle simplifie par ailleurs la gestion des accords en supprimant de la liste En cours les accords obsolètes ou ayant peu de chances d’être terminés, ce qui facilite le suivi des accords actifs.

Les expéditeurs peuvent définir des dates d’expiration maximales de 180 jours à partir de l’envoi d’un accord. Par défaut, les accords sont planifiés pour expirer à 23h59, heure du serveur local, mais les expéditeurs peuvent modifier ce paramètre. Pour optimiser les performances du système, les accords expirent toujours pendant les heures creuses, en fonction du groupe de serveurs attribué. Si une expiration a été définie pendant les heures de pointe, le système ajoute automatiquement 12 heures pour garantir que l’expiration se produit pendant les heures creuses.

Remarque :

si aucune date d’expiration n’est définie manuellement, les accords expirent automatiquement après 365 jours avec le statut En cours, ce qui garantit que les accords de longue date ne restent pas indéfiniment ouverts.
Tous les délais d’expiration sont définis en fonction du fuseau horaire du groupe de serveurs (consultez la section FAQ en bas de page).

Configuration

Disponibilité :

  • Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
  • Acrobat Sign Solutions : pris en charge ; non disponible par défaut
  • Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge ; désactivé par défaut

Portée de la configuration :

Les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité au niveau du compte et du groupe.

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres d’envoi > Expiration du document.

Commandes de la section Expiration du document dans le menu Paramètres d’envoi

Les options disponibles dans la section Expiration du document peuvent varier selon que vous configurez un compte Acrobat Sign Solutions commercial ou un compte Acrobat Sign pour l’administration.

Veuillez sélectionner le niveau de service que vous utilisez parmi les options ci-dessous pour consulter les options de configuration dans leurs environnements respectifs :

Lorsque vous activez le paramètre Expiration du document, l’option Autoriser les expéditeurs à définir ou modifier les paramètres d’expiration par document ou Limiter le nombre de jours pendant lesquels les signataires devront signer le document à doit également être sélectionnée. 

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

La valeur Échéance devient disponible dans la section Paramètres de l’accord.

Si ce paramètre est désactivé, l’option Échéance est verrouillée et il est impossible de la modifier.

Section Paramètres de l’accord de la page Composer avec le champ « date d’achèvement » verrouillé mis en évidence

Lorsque cette option est activée, les expéditeurs peuvent définir la date d’expiration de leur choix dans les 180 jours suivant la création de l’accord.

 

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

Dans les nouveaux accords, la date d’expiration est automatiquement définie sur 180 jours à partir de la date d’envoi (à moins qu’un nombre limité de jours ne soit spécifié).

L’expéditeur peut choisir une autre date d’expiration dans les 180 jours.

foo

Lorsque cette option est activée, il est possible de modifier la date d’échéance des accords En cours sur la page Gérer.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

La date d’expiration dans les métadonnées de l’accord est accompagnée d’une icône de crayon permettant d’ouvrir l’interface pour ajouter ou modifier l’échéance.

Deux exemples sur la page Gérer : l’un mettant en évidence l’emplacement de l’icône Modifier et l’autre indiquant qu’aucune icône n’est présente

Lorsque cette option est activée, les nouveaux accords adoptent automatiquement l’échéance définie dans le champ de saisie, en nombre de jours.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

Si l’option permettant à l’expéditeur de définir ou de modifier la date d’expiration n’est pas activée, le sélecteur de date situé en regard du champ de date d’expiration est verrouillé et seul le délai d’expiration par défaut est imposé.

Section Paramètres de l’accord de la page Composer mettant en évidence l’échéance avec le sélecteur de date verrouillé

Lorsque cette option est activée, la date d’expiration du document ne s’applique pas aux destinataires internes, c’est-à-dire aux utilisateurs au sein du même compte Acrobat Sign que celui de l’expéditeur.

Les destinataires externes doivent donc effectuer leurs actions dans le délai d’expiration défini, conformément aux détails de l’accord et aux notifications envoyées par e-mail. Dans le même temps, les contre-signataires internes ne sont pas contraints par la date d’expiration, ce qui leur laisse le temps de terminer leurs actions avant l’expiration de l’accord.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

Lorsque cette option est activée, les informations concernant l’échéance sont incluses dans toutes les communications par e-mail envoyées au destinataire.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

Les exemples ci-dessous illustrent la demande de signature et un e-mail de rappel avec les informations d’échéance visibles. 

Lorsque cette option est désactivée, les informations d’expiration ne sont pas incluses dans le modèle d’e-mail.

Exemples d’e-mails envoyés au destinataire avec les informations d’échéance mises en évidence

Lorsque vous activez le paramètre Expiration du document, l’option Autoriser les expéditeurs à définir ou modifier les paramètres d’expiration par document ou Limiter le nombre de jours pendant lesquels les signataires devront signer le document à doit également être sélectionnée. 

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Activer l’expiration du document » mise en évidence

L’option Échéance est disponible dans les nouveaux accords. La disponibilité de cette option varie selon que l’expéditeur utilise l’échéance par défaut ou est autorisé à modifier la date d’échéance. 

Si l’option Expiration du document n’est pas activée, l’option Échéance n’apparaît pas sur la page.

Page de composition classique avec l’option Échéance mise en surbrillance

Lorsque cette option est activée, les expéditeurs peuvent définir la date d’expiration de leur choix dans les 180 jours suivant la création de l’accord.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Autoriser l’expéditeur à définir ou modifier la date » mise en surbrillance

Dans les nouveaux accords, l’option Échéance est disponible, mais aucune valeur n’est définie. L’expéditeur peut indiquer un nombre de jours avant l’expiration de l’accord. Dans le cas contraire, aucune expiration n’est définie. 

Page de composition classique avec l’option Échéance mise en surbrillance

Lorsque cette option est activée, il est possible de modifier la date d’échéance des accords En cours sur la page Gérer.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Autoriser la modification de la date » mise en surbrillance

La date d’expiration dans les métadonnées de l’accord est accompagnée d’une icône de crayon permettant d’ouvrir l’interface pour ajouter ou modifier l’échéance.

Deux exemples sur la page Gérer : l’un mettant en évidence l’emplacement de l’icône Modifier et l’autre indiquant qu’aucune icône n’est présente

Lorsque cette option est activée, les nouveaux accords adoptent automatiquement l’échéance définie dans le champ de saisie, en nombre de jours.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Limiter le nombre de jours pendant lesquels les signataires devront signer le document à » mise en surbrillance

Si l’option permettant à l’expéditeur de définir ou de modifier la date d’expiration n’est pas activée, l’option Échéance sera cochée, mais verrouillée. Dans ce cas, seule la fenêtre d’expiration par défaut est imposée.

Page de composition classique mettant en évidence l’échéance avec le sélecteur de date verrouillé.

Lorsque cette option est activée, la date d’expiration du document ne s’applique pas aux destinataires internes, c’est-à-dire aux utilisateurs au sein du même compte Acrobat Sign que celui de l’expéditeur.

Les destinataires externes doivent donc effectuer leurs actions dans le délai d’expiration défini, conformément aux détails de l’accord et aux notifications envoyées par e-mail. Dans le même temps, les contre-signataires internes ne sont pas contraints par la date d’expiration, ce qui leur laisse le temps de terminer leurs actions avant l’expiration de l’accord.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Inclure les destinataire internes » mise en surbrillance

Lorsque cette option est activée, les informations concernant l’échéance sont incluses dans toutes les communications par e-mail envoyées au destinataire.

Commandes de la section Expiration du document sur la page Paramètres d’envoi avec l’option « Inclure les informations dans les e-mails » mise en surbrillance

Les exemples ci-dessous illustrent la demande de signature et un e-mail de rappel avec les informations d’échéance visibles. 

Lorsque cette option est désactivée, les informations d’expiration ne sont pas incluses dans le modèle d’e-mail.

Exemples d’e-mails envoyés au destinataire avec les informations d’échéance mises en évidence

Délai d’expiration

L’expiration d’un document a toujours lieu pendant les heures creuses, en fonction du serveur ayant envoyé l’accord. Les heures creuses sont comprises entre 19h et 7h selon le fuseau horaire local du serveur.

Par défaut, les accords envoyés via le processus Demander des signatures moderne expirent à 23h59, même si les expéditeurs peuvent être autorisés à personnaliser les dates et heures d’expiration. Néanmoins, les accords envoyés via l’API, les intégrations ou les anciennes interfaces n’expirent pas par défaut à 23h59, mais selon la date et l’heure auxquelles ils ont été initialement envoyés.

Si un accord a été configuré de façon à expirer pendant les heures de pointe, il est mis en file d’attente et l’expiration est automatiquement retardée de 12 heures afin que l’événement d’expiration soit traité pendant les heures creuses.

Statuts et modification pendant la mise en file d’attente pour expiration

  • Même si un accord est mis en file d’attente pour expiration, son statut reste En cours sur la page Gérer et les réponses d’API.
  • Les destinataires ne peuvent pas signer un accord mis en file d’attente et reçoivent un message d’erreur indiquant qu’il est impossible de signer l’accord.
  • Au cours de la période de mise en file d’attente de 12 heures, l’expéditeur peut modifier la date d’expiration sur la page Gérer afin de prolonger l’échéance et d’accorder aux destinataires un délai supplémentaire pour signer le document.

Bonnes pratiques

En règle générale, il est recommandé de définir au moins une date d’expiration par défaut, afin de faciliter l’organisation des accords et d’assurer leur conformité aux stratégies actuelles. L’expiration d’accords ayant peu de chances d’être terminés augmente l’efficacité tout en réduisant l’encombrement dans le filtre En cours sur la page Gérer, ce qui facilite le suivi et la gestion des accords actifs.

Si vous activez les dates d’expiration, pensez à :

  • Activer l’option Inclure les informations sur l’expiration dans les e-mails envoyés aux signataires : communiquez une échéance aux destinataires pour les encourager à terminer leurs accords dans les temps et leur rappeler d’agir rapidement pour éviter qu’ils n’expirent.
  • Désactiver l’option Inclure les signataires à l’interne lors de l’application d’échéances d’expiration du document : les échéances concernent généralement les destinataires externes plutôt que les utilisateurs internes. La désactivation de cette option empêche les accords d’expirer simplement parce que les contre-signataires internes n’ont pas terminé leurs actions à temps.
  • Activer l’option Autoriser la modification des paramètres d’expiration après l’envoi du document : les autorisations de modifications dépendent généralement des exigences de conformité. Si votre processus n’impose aucune contrainte de temps stricte, activez cette option pour donner aux expéditeurs la possibilité d’enregistrer un accord qui est sur le point d’expirer.

Ce qu’il faut savoir et foire aux questions :

Les heures creuses sont comprises entre 19h et 7h, selon le fuseau horaire le plus central correspondant au groupe de partitions à partir duquel l’accord a été envoyé. Les fuseaux horaires utilisés pour chaque groupe de partitions sont :

Groupe de partitions

Fuseau horaire pour les heures de pointe (de 7h à 19h)

NA1, NA2, NA3, NA4

Amérique/Chicago

EU1, EU2

Europe/Berlin

AU1

Australie/Sydney

JP1

Asie/Tokyo

IN1

Asie/Kolkata

SG1

Asie/Singapour

Remarque :

certains groupes de partitions incluent plusieurs partitions qui s’étendent sur différents fuseaux horaires. Toutes les partitions du groupe appliquent le même délai d’expiration (heures creuses).
Par exemple, les groupes NA1, NA2, NA3 ou NA4 observent tous les mêmes heures creuses en fonction de l’heure centrale (GMT -6).

L’accord expire comme prévu, généralement quelques minutes après la date d’expiration définie.

Cette expression désigne la partition dans laquelle l’accord a été envoyé, en fonction de l’environnement de l’expéditeur. (Découvrez dans quelle partition vous vous trouvez >)

Le signataire ne peut pas signer le document après la date d’expiration, même si l’accord n’est pas encore passé au statut EXPIRÉ. Un message d’erreur s’affiche :

foo

Si un accord a été mis en file d’attente pour expiration, mais qu’il n’a pas encore été traité, l’expéditeur peut modifier la date d’expiration. Cela permet au destinataire de disposer d’un délai supplémentaire pour signer l’accord avant son expiration.

 Jusqu’à ce que le système traite l’expiration (dans un délai de 12 heures), l’accord reste à l’état EN COURS. Il passe à l’état EXPIRÉ une fois l’événement d’expiration traité.

Oui, vous pouvez modifier la date d’expiration à tout moment jusqu’au traitement de l’expiration. Aucune restriction n’est imposée quant à la modification du délai d’expiration avant que l’accord ne passe au statut EXPIRÉ.

Oui, mais le délai peut varier de quelques minutes en fonction de la charge du système.

Lors de la définition de la date/heure d’expiration sur la page Demander des signatures, celle-ci est par défaut définie sur 23h59, afin que l’expiration survienne pendant les heures creuses et soit traitée à ce moment-là ou peu après. Vous pouvez personnaliser cette option dans la section Paramètres de l’accord.

Section « Paramètres de l’accord » de la page Demander une signature avec le paramètre Échéance mis en évidence

L’accord reste à l’état En cours jusqu’à ce que l’expiration soit traitée, généralement 12 heures plus tard.

La gouvernance des données ne démarre que lorsque l’accord passe à un état terminal (par exemple, EXPIRÉ). Une expiration reportée retarde également le début de la période de rétention.

L’événement d’expiration est consigné une fois l’expiration traitée ; cet événement peut être reporté de 12 heures maximum si l’expiration est prévue pendant les heures de pointe.

Cette mise à jour optimise les performances du système pour répondre à la demande croissante.

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