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Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

  1. 發行前說明
  2. 發行說明
  3. 重要通知

開始使用

  1. 管理員快速入門指南
  2. 使用者快速入門指南
  3. 適用於開發人員
  4. 影片教學課程資料庫
  5. 常見問題集

管理

  1. Admin Console 概觀
  2. 使用者管理
    1. 新增、編輯和檢閱已啟用使用者
      1. 從「使用者」標籤檢閱已啟用使用者
      2. 新增使用者
      3. 大量新增使用者
      4. 從目錄新增使用者
      5. 從 MS Azure Active Directory 新增使用者
    2. 建立以功能為導向的使用者
      1. 技術帳戶 - API 導向
      2. 服務帳戶 - 手動導向
    3. 檢閱尚未完成驗證的使用者
    4. 檢查有佈建錯誤的使用者
    5. 變更姓名/電子郵件地址
    6. 編輯使用者的群組成員資格
    7. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
    8. 將使用者升級為管理員角色
    9. 使用者身分類型與 SSO
    10. 切換使用者身分
    11. 使用 MS Azure 驗證使用者
    12. 使用 Google Federation 驗證使用者
    13. 產品設定檔
    14. 登入體驗 
  3. 帳戶/群組設定
    1. 設定概觀
    2. 全域設定
      1. 帳戶層級與 ID
      2. 新的收件者體驗
      3. 自我簽署工作流程
      4. 大量傳送
      5. 網頁表單
      6. 自訂傳送工作流程
      7. Power Automate 工作流程
      8. 資料庫文件
      9. 透過合約收集表單資料
      10. 限制文件可見性
      11. 附加已簽署合約的 PDF 副本 
      12. 在電子郵件中加入連結
      13. 在電子郵件中加入影像
      14. 附加至電子郵件的檔案將命名為
      15. 將稽核報告附加至文件
      16. 將多個文件合併為一個
      17. 下載個別文件
      18. 上傳已簽署的文件
      19. 我的帳戶中的使用者委派
      20. 允許外部收件者委派
      21. 授權簽署
      22. 授權傳送
      23. 有權新增電子印章
      24. 設定預設時區
      25. 設定預設日期格式
      26. 使用者加入多個群組 (UMG)
        1. 升級以使用 UMG
      27. 群組管理員權限
      28. 更換收件者
      29. 稽核報告
        1. 概觀
        2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
        3. 包含提醒
        4. 包括檢視事件
        5. 包含合約頁面/附件計數
      30. 交易頁尾
      31. 產品內傳送訊息和指示
      32. 無障礙 PDF
      33. 全新撰寫體驗
      34. 醫療保健客戶
    3. 帳戶設定/品牌化設定
      1. 概觀
      2. 新增標誌
      3. 自訂公司主機名稱/URL 
      4. 新增公司名稱
      5. 合約後 URL 重新導向
    4. 簽名偏好設定
      1. 格式固定的簽名
      2. 允許收件者簽署
      3. 簽署者可變更其姓名
      4. 允許收件者使用已儲存的簽名
      5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
      6. 透過表單欄位導覽收件者
      7. 重新啟動合約工作流程
      8. 拒絕簽署
      9. 允許戳記工作流程
      10. 要求簽署者提供其職稱或公司
      11. 允許簽署者列印並置入書面簽名
      12. 在電子簽名時顯示訊息
      13. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
      14. 要求取得簽署者的 IP 位址
      15. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
      16. 套用「最適化簽名繪製」縮放
    5. 數位簽名
      1. 概觀
      2. 以 Acrobat 下載並簽署/content/help/en/sign/config/admin-managed-sharing。
      3. 以雲端簽名簽署
      4. 包括身分識別提供者的中繼資料
      5. 受限制的雲端簽名提供者
    6. 電子印章
    7. 數位身分
      1. 數位身分識別閘道
      2. 身分識別檢查原則
    8. 報告設定
      1. 全新報告體驗
      2. 傳統報告設定
    9. 安全性設定
      1. 單一登入設定
      2. 記住我設定
      3. 登入密碼原則
      4. 登入密碼強度
      5. 網頁工作階段期間
      6. PDF 加密類型
      7. API
      8. 使用者和群組資訊存取
      9. 允許的 IP 範圍
      10. 帳戶共用
      11. 帳戶共用權限
      12. 合約共用控制項
      13. 簽署者身分驗證
      14. 合約簽署密碼
      15. 文件密碼強度
      16. 依地理位置封鎖簽署者
      17. 電話驗證
      18. 知識式驗證 (KBA)
      19. 允許頁面擷取
      20. 文件連結過期
      21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
      22. 時間戳記
    10. 傳送設定
      1. 登入後顯示「傳送」頁面
      2. 傳送時需有收件者名稱
      3. 鎖定已知使用者的名稱值
      4. 允許的收件者角色
      5. 允許電子見證人
      6. 收件者群組
      7. 副本收件者
      8. 必填欄位
      9. 附加文件
      10. 欄位扁平化
      11. 修改合約
      12. 合約名稱
      13. 語言
      14. 私人訊息
      15. 允許的簽名類型
      16. 提醒
      17. 已簽署文件的密碼保護
      18. 傳送合約通知途徑
      19. 簽署者身分識別選項
        1. 概觀
        2. 簽署密碼
        3. 知識式驗證
        4. 電話驗證
        5. WhatsApp 驗證
        6. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
        7. Acrobat Sign 驗證
        8. 雲端型數位簽名
        9. 政府核發證件
        10. 簽署者身分報告
      20. 內容保護
      21. 啟用公證交易
      22. 文件過期
      23. 預覽、定位簽名及新增欄位
      24. 簽署順序
      25. Liquid mode
      26. 自訂工作流程控制項
      27. 電子簽名頁面的上傳選項
      28. 「簽署後」確認重新導向 URL
      29. 限制存取共用的合約
    11. 訊息範本
      1. 訊息範本概觀
      2. 建立新的訊息範本
      3. 編輯訊息範本
      4. 刪除訊息範本
    12. 生技製藥設定
      1. 概觀
      2. 強制執行身分識別驗證
      3. 簽署原因
    13. 工作流程整合
    14. 公證設定
    15. 付款整合
    16. 簽署者傳訊
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
      3. 安裝 Okta
      4. 安裝 OneLogin
      5. 安裝 Oracle Identity Federation
    18. 資料控管
    19. 時間戳記設定
    20. 外部封存
    21. 帳戶語言
    22. 電子郵件設定
      1. 電子郵件標題/頁尾影像
      2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
      3. 自訂「請求簽名」電子郵件
      4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
      5. 啟用無連結通知
      6. 自訂電子郵件範本
    23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
    24. 為收件者設定選項
  4. 法規要求指引
    1. 協助工具
      1. 協助工具合規性
      2. 使用 Acrobat 桌面應用程式建立可存取的表單
      3. 建立可存取的 AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概觀
      2. 將使用者標記密文
      3. 將使用者的合約標記密文    
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 驗證套件
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手冊
      3. 共同責任分析
    5. 醫療保健客戶
    6. IVES 支援
    7. 「保存」合約
    8. 歐盟/英國考量事項
      1. 歐盟/英國跨境交易與 eIDAS
      2. 以電子方式簽署之契約的 HMLR 要求
      3. 英國脫歐對英國電子簽名法的影響
  5. 大量下載合約
  6. 宣告您的網域 
  7. 「回報不當使用」連結
  8. 系統需求與限制
    1. 系統需求
    2. 交易限制

傳送、簽署與管理合約

  1. 收件者選項
    1. 取消電子郵件提醒
    2. 電子簽名頁面上的選項
      1. 電子簽名頁面概觀
      2. 開啟以閱讀無欄位的合約
      3. 拒絕簽署合約
      4. 委派簽署權限
      5. 重新啟動合約
      6. 下載合約的 PDF
      7. 檢視合約歷史記錄
      8. 檢視合約訊息
      9. 從電子簽名轉換為書面簽名
      10. 從書面簽名轉換為電子簽名
      11. 對表單欄位進行導覽
      12. 從表單欄位中清除資料
      13. 電子簽名頁面放大倍率和導覽
      14. 變更合約工具和資訊中使用的語言
      15. 檢閱法律注意事項
      16. 調整 Acrobat Sign Cookie 偏好設定
  2. 傳送合約  
    1. 傳送 (撰寫) 頁面
      1. 標示與功能概觀
      2. 群組選擇器
      3. 新增檔案和範本
      4. 合約名稱
      5. 全域訊息
      6. 完成截止日期
      7. 提醒
      8. 使用密碼保護 PDF
      9. 簽名類型
      10. 收件者的地區
      11. 收件者簽名順序/流程
      12. 收件者角色
      13. 收件者驗證
      14. 給收件者的私人訊息
      15. 收件者合約存取權
      16. 副本收件者
      17. 身分識別檢查
    2. 只傳送合約給您自己
    3. 傳送合約給他人
    4. 書面簽名
    5. 收件者簽署順序
    6. 大量傳送
      1. 「大量傳送」功能的概觀
      2. 「大量傳送」- 設定父範本
      3. 「大量傳送」- 設定 CSV 檔案
      4. 取消「大量傳送」交易
      5. 在大量傳送中新增提醒
      6. 報告可供大量傳送
  3. 在文件中撰寫欄位
    1. 應用程式內撰寫環境
      1. 自動欄位偵測
      2. 使用撰寫環境拖放欄位
      3. 將表單欄位指派給收件者
      4. 預填角色
      5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
      6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
      7. 已在傳送合約時更新撰寫環境
    2. 以文字標籤建立表單
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
      1. 建立 AcroForm
      2. 建立可存取的 PDF
    4. 欄位
      1. 欄位類型
        1. 常見欄位類型
        2. 電子簽名欄位
        3. 縮寫簽名欄位
        4. 收件者名稱欄位
        5. 收件者電子郵件欄位
        6. 簽署日期欄位
        7. 文字欄位
        8. 日期欄位
        9. 數字欄位
        10. 核取方塊
        11. 選項按鈕
        12. 下拉式選單
        13. 連結覆蓋
        14. 付款欄位
        15. 附件
        16. 參與戳記
        17. 交易號碼
        18. 影像
        19. 公司
        20. 職稱
        21. 戳記
      2. 欄位內容外觀
      3. 欄位驗證
      4. 已遮罩的欄位值
      5. 設定顯示/隱藏條件
      6. 計算欄位 
    5. 撰寫常見問題集
  4. 簽署合約
    1. 簽署已傳送給您的合約
    2. 填寫和簽署
    3. 自我簽署
  5. 管理合約
    1. 管理頁面概述
    2. 委派合約
    3. 更換收件者
    4. 限制文件可見性 
    5. 取消合約 
    6. 建立新提醒
    7. 檢閱提醒
    8. 取消提醒
    9. 存取 Power Automate 流程
    10. 更多動作…
      1. 搜尋的運作方式
      2. 檢視合約
      3. 從合約建立範本
      4. 在檢視中隱藏/取消隱藏合約
      5. 上傳已簽署的合約
      6. 修改已傳送合約的檔案或欄位
      7. 編輯收件者的驗證方法
      8. 新增或修改到期日
      9. 將備註新增至合約
      10. 共用個別合約
      11. 取消共用合約
      12. 下載個別合約
      13. 下載合約的個別檔案
      14. 下載合約的「稽核報告」
      15. 下載合約的欄位內容
  6. 稽核報告
  7. 報告與資料匯出
    1. 概觀
    2. 授予使用者報告的存取權
    3. 報告圖表
      1. 建立新報告
      2. 合約報告
      3. 交易報告
      4. 設定活動報告
      5. 編輯報告
    4. 資料匯出 
      1. 建立新的資料匯出
      2. 網頁表單資料匯出
      3. 編輯資料匯出
      4. 重新整理資料匯出內容
      5. 下載資料匯出
    5. 重新命名報告/匯出
    6. 複製報告/匯出
    7. 排程報告/匯出
    8. 刪除報告/匯出
    9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

  1. 網頁表單 
    1. 建立網頁表單
    2. 編輯網頁表單
    3. 停用/啟用網頁表單
    4. 隱藏/取消隱藏網頁表單
    5. 尋找 URL 或指令碼 
    6. 使用 URL 參數預填網頁表單欄位
    7. 儲存網頁表單以便稍後完成
    8. 調整網頁表單大小
  2. 可重複使用的範本 (資料庫範本) 
    1. 在 Acrobat Sign 資料庫中的美國政府表單
    2. 建立資料庫範本
    3. 變更資料庫範本的名稱
    4. 變更資料庫範本的類型
    5. 變更資料庫範本的權限層級
    6. 複製、編輯和儲存共用範本
    7. 下載資料庫範本的彙總欄位資料
  3. 轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
  4. Power Automate 工作流程 
    1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
    2. 啟用 Power Automate 整合
    3. 「管理」頁面的相關動作
    4. 追蹤 Power Automate 使用狀況
    5. 建立新的流程 (範例)
    6. 用於流程的觸發器
    7. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
    8. 管理流程
    9. 編輯流程
    10. 共用流程
    11. 停用或啟用流程
    12. 刪除流程
    13. 實用範本
      1. 僅限管理員
        1. 將所有完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將所有完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將所有完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將所有完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將所有完成的文件儲存至 Box
      2. 合約封存
        1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將完成的文件儲存至 Box
      3. 網頁表單合約封存
        1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
        2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
      4. 合約資料擷取
        1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料，並更新 Excel 表
      5. 合約通知
        1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
        2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 合約產生
        1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件，傳送以供簽署
        2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約，並取得簽名
        3. 為所選的 Excel 列產生合約，傳送以供檢閱和簽名
  5. 自訂傳送工作流程
    1. 自訂傳送工作流程概觀
    2. 建立新的傳送工作流程
    3. 編輯傳送工作流程
    4. 啟動或停用傳送工作流程
    5. 以「傳送工作流程」傳送合約
  6. 共用使用者與合約
    1. 共用使用者
    2. 共用合約

與其他產品整合

  1.  Acrobat Sign 整合概觀
  2. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
  3. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign 
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign 
  4. 其他整合功能
    1. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作夥伴管理的整合功能
  6. 如何取得整合金鑰

Acrobat Sign 開發人員

  1. REST API 
    1. 方法說明文件
    2. SDK/開發人員指南
    3. API 常見問答集    
  2. Webhook 
    1. Webhook 概觀
    2. 設定新的 Webhook
    3. 檢視或編輯 Webhook
    4. 停用或重新啟動 Webhook
    5. 刪除 Webhook
    6. 雙向 SSL 憑證
    7. API 中的 Webhook
  3. 沙箱
    1. 沙箱概覽
    2. 連結您的生產和沙箱
    3. 沙箱資產類型

支援與疑難排解

  1. 客戶支援資源 
  2. 企業客戶成功資源 

資料控管/保留概觀

Adobe Acrobat Sign 預設只要帳戶有效，就會在服務上安全地保留所有客戶文件。

在客戶採取行動明確地刪除合約前，交易資訊會保留在系統中。

  • Acrobat Sign 服務符合數項資料安全性和可用性的業界標準，例如 PCI DSS 3.0、HIPAA、SOC 2 Type II 和 ISO 27001。
註解：

客戶的 Acrobat Sign 授權到期或終止之時，Adobe 即無義務保留客戶合約、稽核報告或其他客戶資料。

然而，若 Adobe 確實有保留上述資料，將會根據客戶具備有效 Acrobat Sign 授權期間所定義的任何保留原則予以刪除。

如果客戶希望能在自有的系統上儲存合約記錄，並從 Acrobat Sign 系統刪除原始文件，可定義「保留原則」以指定 Acrobat Sign 保留交易的時間，並在效期過後自動從 Acrobat Sign 刪除合約 (且可選擇刪除支援的稽核/個人資料)。

保留規則由帳戶層級管理員在「管理」選單的「資料治理」區段所定義。

  • 群組層級管理員沒有建立或停用保留規則的權限
  • 帳戶中的所有群組會承襲帳戶層級設定當作預設值
    • 如果群組會與帳戶層級設定不同，必須個別設定群組
    • 群組層級設定一律會覆寫帳戶層級設定

設定

可用性：

  • Acrobat Standard 與 Acrobat Pro：無法設定
  • Acrobat Sign Solutions：支援
  • 適用於政府的 Acrobat Sign：支援

設定範圍：

管理員可在帳戶和群組層級啟用此功能。

若要存取此功能的介面，請導覽至管理員選單的「日期控管」標籤。

導覽至「資料控管」

文件/檔案/附件、合約與交易的比較

  • 文件/檔案/附件皆是上傳至 Acrobat Sign 系統的個別檔案。 合約的構成內容。
  • 合約是 Acrobat Sign 以上傳的檔案建立，並由收件者填寫及/或簽署的客戶導向物件。 「合約」一詞用來定義取得簽名過程中的物件及產生的最終 PDF。
  • 交易涵蓋合約及合約所產生/為合約產生的所有相關記錄和文件。 (如稽核報告、驗證結果、欄位層級資料 .csv 頁面)

 

規則與規則 ID 的比較

規則一詞 (在本文的脈絡中) 說明規定的程序。 在此情況下，是控管從 Acrobat Sign 系統刪除合約時機的程序。 這是用來稱呼將變數條件 (刪除合約時機) 套用至其他物件 (此情況下為合約) 之概念的總稱。

規則 ID 一詞是用來說明特定設定的規則。 建立規則後，系統會指派專屬 ID 編號 (也就是規則 ID)，與其他規則區別。 設定的規則 ID 是與合約相關的常值物件

 

合約結束狀態

合約達到「結束狀態」時會觸發保留規則。

合約沒有收件者可進一步採取以完成的動作時，即達到結束狀態。  有三種結束狀態：

  • 已完成 - 合約所有收件者成功完成所有程序即達成。
  • 已捨棄 - 捨棄的合約是藉由特定動作終止。 此動作可能來自下列任一來源：
    • 傳送者取消
    • 收件者拒絕
    • 因收件者驗證失敗而失敗
    • 因系統錯誤而失敗
  • 已過期 - 因在設定的時段內未採取動作而過期的合約。

使用方式

合約進入結束狀態時：

  • Acrobat Sign 會確認建立合約之使用者的群組層級保留規則 (合約即將結束時使用者所在的目前群組)
    • 如果目前沒有套用群組層級規則，就會使用帳戶層級規則
    • 如果也未設定帳戶層級規則，就不會設定保留規則，合約也不會有刪除日期

 

如果將保留規則套用於合約：

  • 系統會根據規則參數排定刪除合約
  • 套用之規則的規則 ID 會與交易相關聯，確保刪除時遵守正確規則

 

結束的合約會等到指定刪除日期。

  • 刪除前天數為常值。 
    • 例如：設定 14 天，刪除動作會在合約結束後剛好 14 天 (精準至秒) 觸發

 

到了刪除時間時，Acrobat Sign 會確認規則 ID，判斷規則是否「停用」

  • 如果規則「停用」，則不會採取動作
  • 如果規則未「停用」，就會刪除合約
    • 如果啟用刪除稽核報告和個人資訊 (PII) 的選項，也會根據為這些文件定義的時段進行相同程序
      • 使用「政府核發證件」驗證方法的帳戶會刪除屬於 PII 的簽署者身分報告 (若已收集)

在帳戶層級設定保留規則

先設定帳戶層級保留 (若有)。

所有群組會自動承襲帳戶層級設定，因此如果您要將一個原則套用至所有群組，可透過以下方式達到該目標：

  • 導覽至「帳戶設定 > 資料控管」
  • 選取加號圖示
導覽至「資料控管」

「建立保留規則」覆蓋會顯示：

  • 設定應在合約變成結束狀態後保留的天數
    • 最少 1 天
    • 最多 5475 天 (15 年)
  • 選擇性設定合約稽核記錄及合約相關人員相關個人資訊的保留期間
    • 稽核和 PII 應至少與合約的保留期間相同，或甚至更長
    • 如果未啟用此選項，稽核記錄和 PII 會保留至以其他方法 (如 GDPR 刪除) 刪除時
建立保留規則

第一個規則 (堆疊最上方，沒有「結束日期」) 為目前套用的規則。  一次只能針對一個群組套用一個規則。 

如果建立新規則：

  • 新規則會變成目前套用的規則
    • 新規則會插入清單的最上方，並有建立規則的「開始日期」，但沒有「結束日期」
  • 如果建立新規則時，正在套用先前已有的規則： 
    • 先前已有的規則會不再套用於新結束合約
    • 先前已有的規則會移往清單下方，就在新 (目前) 規則正下方
    • 先前已有的規則會自動採用與新 (目前) 規則「開始日期」一致的「結束日期」
新規則

在群組層級設定保留規則

設定群組層級保留規則，就會為目前群組中使用者覆寫承襲的帳戶層級規則。

如果使用者在具進行中合約的群組間移動，則在新群組時，該群組的保留規則會套用至進入結束狀態的所有合約。

若刪除前未停用規則，將建立使用者移往新群組前已套用保留規則的結束合約，會遵守套用規則的刪除日期。

 

注意上述事項，設定群組層級保留規則只有兩種不同方式：

若要存取群組的資料控管索引標籤：

  • 導覽至：「帳戶 > 群組」
  • 按一下您要編輯的群組
  • 選取「群組設定」
導覽至群組設定

 

  • 從左側邊欄中選取「資料控管」選項
    • 請注意，如果未套用群組層級保留規則，會有清楚指標說明正在使用帳戶層級規則
群組層級資料控管

  • 按一下加號圖示建立新規則 (如同使用帳戶層級介面)
註解：

在群組中建立規則後，即可在帳戶層級「資料控管」索引標籤存取這些群組層級保留規則：

  • 導覽至「帳戶設定 > 資料控管」
  • 選取「具保留規則的群組」索引標籤
  • 按一下您要編輯的群組名稱
  • 選取「檢視群組保留規則」，群組層級「資料控管」頁面隨即開啟
透過帳戶層級資料控管存取群組設定

設定群組層級規則時，可使用額外的「為此群組保留所有合約」選項。

此選項可讓群組覆寫帳戶層級保留規則，並無限期保留所有合約 (針對群組中的使用者)。

保留所有合約

保留規則狀態

已啟用 – 仍對套用規則時進入結束狀態之合約有效的規則

  • 目前套用的規則一律在清單最上方，且沒有「結束日期」

已停用 – 不再套用「已停用」規則。  如果合約在已停用規則中進入結束狀態，就不會在目標刪除日遭刪除

  • 「已停用」規則會呈現灰色
  • 「已停用」規則可能無法再重新啟用

已過期 – 「已過期」規則沒有待刪除的結束合約

  • 例如：如果有 14 天規則，結束日期為 3 月 10 日，則規則會在 3 月 24 日結束時過期，因規則涵蓋的所有合約均已遭刪除

舊版 - 有舊版後端設定所控管保留原則的客戶，會看到反映該原則為「舊版」保留原則。 

  • 在舊版規則下已排定刪除的合約 (在設定新規則前)，會遵守舊版規則的刪除時間
規則狀態

依狀態篩選規則

可按一下表格右上角的「漢堡」圖示，篩選保留規則清單。

這組選項可讓您篩選：

  • 所有規則 – 預設值
  • 僅限「已啟用」規則
  • 僅限「已停用」規則
  • 僅限「已過期」規則

您也可選擇每頁傳回 15、30 或 50 筆記錄。

規則篩選器

停用規則

注意：

停用規則無法復原。

停用規則會導致所有使用該規則的剩餘合約不再有要遵守的刪除日期。

這些合約就必須使用 GDPR 工具刪除。

若要停用規則：

  • 選取規則
  • 按一下「停用」連結
停用規則

已刪除的群組

系統會根據群組層級設定保留 (在帳戶層級設定明確設定或承襲)。

未來稽核已套用的保留規則需有保留的規則記錄。

因此，不會完全刪除群組 ID， 而是保留必要設定，並可透過帳戶層級管理員的群組存取權限檢視/編輯。

按一下「漢堡」圖示並選取「僅顯示已刪除的群組」，即可在「群組」頁面上顯示已刪除的群組

顯示已刪除的群組

按一下要編輯的群組，然後選取「群組設定」連結。

  • 群組有效時，能以相同方式建立和停用規則
已刪除的群組

注意事項

  • 合約進入結束狀態時，只能套用一個規則。
    • 可啟用多個規則，因只要有合約有目標刪除日期 (根據規則範圍)，規則即可保持啟用
  • 無法重新啟用已停用的規則。 停用為永久
  • 保留規則是在合約進入結束狀態，而非建立合約時套用
  • 保留規則是根據合約進入結束狀態時建立使用者當時所在群組而套用
  • 合約在等待時間中進入結束狀態後，您就無法編輯套用至合約的保留規則
    • 您可以停用規則，防止合約遭刪除，但這無法防止刪除所有已採用規則且尚未刪除的合約
  • 您可以查看合約的稽核報告，並比較合約完成日期和多個保留規則的日期範圍，決定要將哪個規則套用至合約
  • 最多可設定 5475 天保留期間

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