Neue Bibliotheksvorlage erstellen

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Zuletzt aktualisiert am 6. Mai 2025

Verwende Dokumentvorlagen, um Workflows zu optimieren, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass dein Team mit der neuesten Version jedes Formulars arbeitet.

Mit Bibliotheksvorlagen können Benutzende wiederverwendbare, interaktive Dokumente erstellen. Diese Vorlagen können von einfachen Vereinbarungen mit einem einzigen Signaturfeld (z. B. Vertraulichkeitsvereinbarungen) bis hin zu komplexen Formularen für Steuererklärungen oder das Onboarding von Mitarbeitenden reichen.

Wenn du häufig dieselbe Datei zum Definieren einer Vereinbarung verwendest, kann eine Vorlage den Prozess optimieren, indem sie die Bereitstellung von Dokumenten beschleunigt, die Konsistenz im endgültigen unterzeichneten Vertrag sicherstellt und dein Team auf dem neuesten Stand hält.

Vorlagentypen

Bibliotheksvorlagen können auf zwei Arten erstellt werden:

Vorlagen für Formularfeldebenen: Diese Vorlagen enthalten nur die Felder, die auf eine hochgeladene Datei angewendet werden. Sie eignen sich ideal für Unternehmen, die Verträge dynamisch mit selbstdefinierten Inhalten erstellen, aber einem standardisierten Format folgen. Lade die Datei hoch und wende die Feldebene an, um alle Felder zu positionieren.
Dokumentvorlagen: Diese Vorlagen umfassen sowohl die Basisdatei als auch vordefinierte Felder. Sie eignen sich am besten für statische Standarddokumente, die keine dynamischen Inhalte erfordern, z. B. Steuerformulare, Anträge und Geheimhaltungsvereinbarungen.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Acrobat Standard und Acrobat Pro: Standardmäßig aktiviert. Nicht konfigurierbar.
Acrobat Sign Solutions: Unterstützt; standardmäßig aktiviert.
Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt; standardmäßig aktiviert.

Hinweis:

Die Benutzenden, die eine Vorlage erstellen, sind deren Inhaber.

Nur Inhaber können die Vorlage bearbeiten oder die Berechtigungsebene ändern, es sei denn, sie wird für ihre Gruppe oder Organisation freigegeben:

Admins auf Kontoebene können die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken im Admin-Menü bearbeiten, wenn sie für das Unternehmen freigegeben wurden.
Admins auf Gruppenebene können die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken im Admin-Menü bearbeiten, wenn sie für eine Gruppe freigegeben wurden, für die sie über Administrationsrechte verfügen.
- Admins auf Kontoebene haben ebenfalls Zugriff auf alle Dokumente, die für beliebige Gruppen freigegeben wurden.

Admins auf Kontoebene oder Gruppen-Admins, die die ursprüngliche erstellende Person überwachen, können die Inhaberschaft von Vorlagen an andere Benutzende übertragen.

Erstellen einer Bibliotheksvorlage

Um eine Bibliotheksvorlage zu erstellen, navigiere zur Registerkarte Start und wähle dann Wiederverwendbare Vorlage erstellen aus.
Die Konfigurationsseite Bibliotheksvorlage erstellen wird geladen.

Ziehe deine Dateien per Drag-and-Drop in den Bereich Dateien hinzufügen oder wähle die Schaltfläche Dateien auswählen, um das Dateiauswahlfenster zu öffnen.

Auf Wunsch können mehrere Dateien beigefügt werden, um eine größere Vorlage zu erstellen.
Gib den Namen der Vorlage in das Feld Vorlagenname ein.
Konfiguriere den Vorlagentyp:
- Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
- Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
- Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.
Hinweis:

Du kannst den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem du die Vorlageneigenschaften bearbeitest.
Konfiguriere, wer die Vorlage verwenden kann.

Der Zugriff auf eine Vorlage wird von der benutzenden Person festgelegt, die sie hochlädt. Wähle aus folgenden Optionen:
- Nur ich: Die Vorlage ist nur für die Person verfügbar, die sie erstellt hat.
- Alle Benutzenden in meiner Gruppe: Die Vorlage ist mit der Gruppe der Person verknüpft, die sie hochgeladen hat, sodass alle Gruppenmitglieder Zugriff haben. Wenn Benutzende auf mehrere Gruppen zugreifen können, wird ein weiteres Dropdown-Menü angezeigt, in dem die Gruppe ausgewählt werden kann, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
  
  Wenn die hochladende Person zu einer anderen Gruppe wechselt, bleibt die Vorlage mit der ursprünglichen Gruppe verknüpft.
  
  Admins auf Gruppen- und Kontoebene können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
  
  Durch Ändern der Gruppenzuordnung der Vorlage wird der Zugriff für die vorherige Gruppe entfernt. Bereits gesendete Vereinbarungen bleiben jedoch bestehen.
  
  Für Konten, bei denen Benutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, wird beim Senden der Vorlage ein Dropdown-Menü zur Auswahl der zugehörigen Gruppe angezeigt.
- Alle Benutzenden in meiner Firma: Die Vorlage ist für alle Benutzenden innerhalb des Kontos verfügbar.
  
  Admins auf Kontoebene können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
  
  Diese Option ist immer verfügbar, es tritt jedoch ein Berechtigungsfehler auf, wenn die benutzende Person nicht berechtigt ist, Vorlagen unternehmensweit freizugeben.
Hinweis:
Löschen einer Vorlage: Die benutzende Person, die die Vorlage besitzt, kann sie jederzeit löschen.

Bearbeiten einer Vorlage: Die benutzende Person, die die Vorlage besitzt, sowie Gruppen- und Kontoadmins können die Vorlage bearbeiten.

Ändern einer Vorlage in einer Vereinbarung: Andere Benutzende können Felder anpassen, indem sie beim Senden einer Vereinbarung Vorschau anzeigen und Felder hinzufügen auswählen. Diese Änderungen gelten nur für die spezifische Vereinbarung, die von der sendenden Partei bearbeitet wird, und ändern die ursprüngliche Vorlage nicht.
Wähle Vorschau anzeigen und Felder hinzufügen aus, um den Prozess der Formularfeld-Erstellung zu starten.
Teilnehmende hinzufügen

Die Seite wird aktualisiert und zeigt das Fenster Teilnehmende hinzufügen an.

Bevor Felder platziert werden, muss das System wissen, wie viele Teilnehmende möglicherweise am Ausfüllen des Formulars beteiligt sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Felder korrekt zugewiesen werden können.
- Jedes Feld muss explizit einer teilnehmenden Person zugewiesen werden und als Feld vom Typ Vorausfüllen für die sendende Partei definiert oder auf Alle festgelegt werden.
- Füge die maximale Anzahl von Empfangenden hinzu, die möglicherweise mit dem Formular interagieren müssen, indem du das Plus-Symbol unter der Teilnehmendenliste auswählst. Füge Teilnehmende hinzu, bis alle erforderlichen Plätze für Teilnehmende hinzugefügt wurden. Wenn die Vorlage beispielsweise bis zu vier empfangende Personen einbeziehen kann, füge vier Teilnehmende hinzu.
Wenn du fertig bist, wähle Vorschau anzeigen und Felder hinzufügen aus, um fortzufahren.
Hinweis:

Die Werte für Vorlagenname, Vorlagentyp und Wer diese Vorlage verwenden kann können in diesem Bereich auch bearbeitet werden, wenn du Anpassungen vornehmen möchtest.
Die Formularerstellungsumgebung wird geöffnet und zeigt alle Felder an, die bereits im hochgeladenen Dokument vorhanden sind.

Weitere Felder hinzufügen:
- Wähle im linken Bereich einen Feldtyp aus und ziehe ihn bei Bedarf in das Dokument.
  
  Wenn du ein Feld platzierst, wird es automatisch der aktuell ausgewählten teilnehmenden Person zugewiesen.
- Verwende die Schaltfläche Felder automatisch platzieren oben in der Feldliste, damit Felder vom System automatisch platziert werden.
  
  Das System versucht, den entsprechenden Feldtyp basierend auf dem Dokumentinhalt zuzuweisen.
  
  Wenn kein bestimmter Feldtyp erkannt wird, wird ein Textfeld platziert.
  
  Alle automatisch platzierten Felder werden der aktuell ausgewählten teilnehmenden Person zugewiesen.
Erstelle die Vorlage, wenn du fertig bist.
Du kannst sie später jederzeit wieder aufrufen und bearbeiten.