Shard-Gruppe
Zuletzt aktualisiert am
26. März 2025
Neue Funktionen
Erste Schritte
- Kurzanleitung für Administrierende
- Kurzanleitung für Benutzende
- Für Entwicklerinnen und Entwickler
- Video-Tutorial-Bibliothek
- Häufig gestellte Fragen
Verwaltung
- Übersicht über die Admin Console
- Benutzendenverwaltung
- Benutzer hinzufügen
- Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
- Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
- Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
- Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
- Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
- Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
- Benutzeridentitätstypen und SSO
- Wechseln der Benutzeridentität
- Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
- Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
- Produktprofile
- Anmeldung
- Konto-/Gruppeneinstellungen
- Einstellungsübersicht
- Globale Einstellungen
- Kontoebene und ID
- Neues Empfangserlebnis
- Workflows zum Selbstsignieren
- Massenversand
- Webformulare
- Benutzerdefinierte Sende-Workflows
- Power Automate-Workflows
- Bibliotheksdokumente
- Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
- Einfügen eines Links in eine E-Mail
- Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
- An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
- Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
- Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
- Einzelne Dokumente herunterladen
- Signiertes Dokument hochladen
- Delegation für Benutzende in meinem Konto
- Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
- Signaturberechtigung
- Sendeberechtigung
- Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
- Festlegen einer Standardzeitzone
- Festlegen eines Standarddatumsformats
- Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
- Berechtigungen für Gruppenadministrierende
- Empfangende ersetzen
- Audit-Bericht
- Transaktionsfußzeile
- In Produktbotschaften und Anleitungen
- Barrierefreie PDF-Dateien
- Neues Authoring-Erlebnis
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- Kontoeinrichtung
- Signaturvorgaben
- Korrekt formatierte Signaturen
- Empfangenden das Signieren erlauben durch
- Unterzeichnende können ihren Namen ändern
- Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
- Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
- Empfangende durch Formularfelder leiten
- Vereinbarungs-Workflow neu starten
- Signieren ablehnen
- Stempel-Workflows erlauben
- Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
- Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
- Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
- Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
- IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
- Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
- Digitale Signaturen
- Elektronische Siegel
- Digital Identity
- Berichteinstellungen
- Neues Berichtserlebnis
- Einstellungen für den klassischen Bericht
- Sicherheitseinstellungen
- Einstellungen für Single Sign-on
- Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
- Richtlinien für Anmeldekennwort
- Stärke für Anmeldekennwort
- Dauer der Internet-Sitzung
- Art der PDF-Verschlüsselung
- API
- Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
- Erlaubte IP-Bereiche
- Kontofreigabe
- Berechtigungen zur Kontofreigabe
- Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
- Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
- Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
- Dokumentkennwortstärke
- Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
- Telefonauthentifizierung
- Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
- Zulassen der Seitenextraktion
- Ablauf des Dokumentlinks
- Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
- Zeitstempel
- Sendeeinstellungen
- Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
- Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
- Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
- Zulässige Empfangsrollen
- E-Witnesses zulassen
- Gruppen empfangender Personen
- CC-Parteien
- Vereinbarungszugriff der Empfangenden
- Erforderliche Felder
- Anhängen von Dokumenten
- Feldreduzierung
- Vereinbarungen bearbeiten
- Vereinbarungsname
- Sprachen
- Private Nachrichten
- Erlaubte Signaturarten
- Erinnerungen
- Kennwortschutz für signierte Dokumente
- Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
- Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
- Inhaltsschutz
- Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
- Dokumentablauf
- Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
- Signierreihenfolge
- Liquid Mode
- Optionen für selbstdefinierte Workflows
- Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
- Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
- Nachrichtenvorlagen
- Bio-Pharma-Einstellungen
- Workflow-Integration
- Beglaubigungs-Einstellungen
- Zahlungsintegration
- Nachrichten für Unterzeichnende
- SAML-Einstellungen
- SAML-Konfiguration
- Installieren des Active Directory Federation Service
- Installieren von Okta
- Installieren von OneLogin
- Installieren von Oracle Identity Federation
- SAML-Konfiguration
- Datennutzungsrechte
- Zeitstempel-Einstellungen
- Externes Archiv
- Kontosprachen
- E-Mail-Einstellungen
- Migration von echosign.com zu adobesign.com
- Konfigurieren von Optionen für Empfangende
- Leitfaden für regulatorische Anforderungen
- Barrierefreiheit
- HIPAA
- DSGVO
- 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- IVES-Unterstützung
- Archivieren von Vereinbarungen
- Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
- Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
- Anfordern deiner Domäne
- Links „Missbrauch melden“
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
- Empfangsoptionen
- Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
- Optionen auf der E-Signatur-Seite
- Überblick über die E-Signatur-Seite
- Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
- Signieren einer Vereinbarung ablehnen
- Delegieren der Signaturberechtigung
- Neustarten der Vereinbarung
- Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
- Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
- Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
- Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
- Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur
- Navigation der Formularfelder
- Löschen der Daten aus den Formularfeldern
- Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
- Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
- Rechtliche Hinweise lesen
- Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
- Senden von Vereinbarungen
- Senden (Erstellen) – Seite
- Übersicht über Orientierungspunkte und Funktionen
- Gruppenauswahl
- Hinzufügen von Dateien und Vorlagen
- Vereinbarungsname
- Globale Nachricht
- Ausfülltermin
- Erinnerungen
- Schützen einer PDF-Datei mit Kennwort
- Signaturtyp
- Gebietsschema für die Empfangenden
- Signaturreihenfolge/-fluss der Empfangenden
- Empfängerrollen
- Empfängerauthentifizierung
- Private Nachricht für Empfangende
- Vereinbarungszugriff der Empfangenden
- E-Mail-Adressen der auf CC gesetzten Personen
- Identitätsprüfung
- Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
- Senden einer Vereinbarung an andere
- Handschriftliche Signaturen
- Signierreihenfolge der Empfangenden
- Massenversand
- Senden (Erstellen) – Seite
- Erstellen von Feldern in Dokumenten
- In-App-Authoring-Umgebung
- Automatische Felderkennung
- Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
- Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
- Die Rolle „Vorausfüllen“
- Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
- Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
- Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
- Erstellen von Formularen mit Text-Tags
- Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
- Felder
- Authoring-FAQ
- In-App-Authoring-Umgebung
- Signieren von Vereinbarungen
- Vereinbarungen verwalten
- Übersicht über die Seite „Verwalten“
- Delegieren von Vereinbarungen
- Ersetzen von Empfangenden
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Abbrechen einer Vereinbarung
- Erstellen von neuen Erinnerungen
- Überprüfen von Erinnerungen
- Stornieren von Erinnerungen
- Zugriff auf Power Automate-Flows
- Weitere Aktionen...
- Funktionsweise der Suche
- Anzeigen einer Vereinbarung
- Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
- Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
- Hochladen einer signierten Vereinbarung
- Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
- Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
- Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
- Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
- Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
- Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
- Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
- Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
- Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
- Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
- Audit-Bericht
- Berichte und Datenexporte
- Überblick
- Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
- Berichtsdiagramme
- Datenexporte
- Umbenennen eines Berichts/Exports
- Duplizieren eines Berichts/Exports
- Planen eines Berichts/Exports
- Löschen eines Berichts/Exports
- Überprüfen des Transaktionsverbrauchs
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
- Webformulare
- Erstellen eines Webformulars
- Bearbeiten eines Webformulars
- Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
- Ein-/Ausblenden eines Webformulars
- Abrufen der URL oder des Skriptcodes
- Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
- Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
- Ändern der Größe eines Webformulars
- Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
- US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
- Erstellen einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
- Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
- Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
- Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
- Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
- Power Automate-Workflows
- Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
- Aktivieren der Power Automate-Integration
- Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
- Verfolgen der Nutzung von Power Automate
- Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
- Auslöser für Flows
- Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
- Verwalten von Flows
- Bearbeiten von Flows
- Freigeben von Flows
- Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
- Löschen von Flows
- Nützliche Vorlagen
- Nur Administration
- Archivierung von Vereinbarungen
- Archivierung von Webformularvereinbarungen
- Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
- Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
- Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
- Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
- Extrahieren von Vereinbarungsdaten
- Vereinbarungsbenachrichtigungen
- Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
- Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
- Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
- Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
- Vereinbarungsgenerierung
- Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
- Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
- Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
- Selbstdefinierte Sende-Workflows
- Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
Integration in andere Produkte
- Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen
- Acrobat Sign für Salesforce
- Acrobat Sign für Microsoft
- Weitere Integrationen
- Von Partnern verwaltete Integrationen
- Erstellen eines Integrationsschlüssels
Acrobat Sign-Entwickler
- REST-APIs
- Webhooks
- Sandbox
Support und Fehlerbehebung
Sendenden ermöglichen, ein Kennwort festzulegen, um eine Vereinbarung anzuzeigen.
Mit der Funktion Ablaufdatum in Acrobat Sign können sendende Personen ein Zeitlimit festlegen, innerhalb dessen die Empfangenden ihre Signatur leisten müssen, bevor die Vereinbarung automatisch storniert wird. Dies hilft bei der Kontrolle von Signierfristen, insbesondere bei zeitkritischen Vereinbarungen wie Saisonverträgen oder Sonderangeboten. Außerdem wird die Verwaltung von Vereinbarungen optimiert, indem alte oder wahrscheinlich nicht abzuschließende Vereinbarungen aus der Liste „In Bearbeitung“ entfernt werden, sodass aktive Vereinbarungen leichter nachverfolgt werden können.
Sendende können Ablaufdaten auf bis zu 180 Tage nach dem Senden einer Vereinbarung festlegen. Standardmäßig ist das Ablaufdatum von Vereinbarungen auf 23:59 Uhr Ortszeit des Servers festgelegt, aber Sendende können diese Einstellung ändern. Zur Optimierung der Systemleistung laufen Vereinbarungen immer außerhalb der Spitzenzeiten für die zugewiesene Servergruppe ab. Wenn ein Ablaufdatum während der Spitzenzeiten festgelegt wird, fügt das System automatisch 12 Stunden hinzu, um sicherzustellen, dass der Ablauf außerhalb der Spitzenzeiten erfolgt.
Hinweis:
Wenn kein Ablaufdatum manuell festgelegt wird, laufen Vereinbarungen automatisch nach 365 Tagen im Status In Bearbeitung ab, um sicherzustellen, dass langfristige Vereinbarungen nicht unbegrenzt offen bleiben.
Alle Ablaufzeiten basieren auf der Zeitzone der Servergruppe (siehe FAQ unten auf der Seite).
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt; standardmäßig deaktiviert
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt; standardmäßig deaktiviert
Konfigurationsumfang:
Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.
Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenüaufgerufen werden, und zwar über Sendeeinstellungen > Dokumentablauf.
Das Sendeerlebnis für den Dokumentablauf hängt davon ab, ob ein kommerzielles Acrobat Sign Solutions-Konto oder ein Acrobat Sign für Behörden-Konto konfiguriert wird.
Wähle die von dir verwendete Dienstebene aus den untenstehenden Optionen aus, um die Konfigurationsoptionen in den jeweiligen Umgebungen zu überprüfen:
Wenn Dokumentablauf aktiviert ist, muss auch die Option Den Absendern erlauben, die Ablaufeinstellungen pro Dokument einzustellen oder Begrenzte Anzahl von Tagen, für die Unterzeichnende Dokumente signieren müssen ausgewählt werden.
Dadurch wird der Wert für Ausfülltermin in den Vereinbarungseinstellungen verfügbar.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, ist die Option Ausfülltermin gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
Wenn diese Option aktiviert ist, haben Sendende die Möglichkeit, das Ablaufdatum auf einen beliebigen Tag innerhalb von 180 Tagen nach der Erstellung der Vereinbarung zu ändern.
Bei neuen Vereinbarungen wird das Ablaufdatum automatisch auf 180 Tage ab dem Sendedatum festgelegt (es sei denn, es wurde eine begrenzte Anzahl von Tagen definiert).
Sendende können innerhalb der 180 Tage ein anderes Ablaufdatum auswählen.
Wenn diese Option aktiviert ist, kann für Vereinbarungen, die sich In Bearbeitung befinden, das Ablaufdatum auf der Seite Verwalten bearbeitet werden.
Das Ablaufdatum in den Metadaten der Vereinbarung zeigt ein Bleistiftsymbol an, um die Oberfläche „Hinzufügen“ oder „Bearbeiten“ für die Frist zu öffnen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird für neue Vereinbarungen automatisch eine Abschlussfrist festgelegt, die in der Anzahl der im Eingabefeld definierten Tage gemessen wird.
Wenn die Option, mit der die sendende Partei das Ablaufdatum festlegen oder ändern kann, nicht aktiviert ist, ist die Datumsauswahl rechts neben dem Feld für das Ablaufdatum gesperrt und nur das Standard-Ablaufdatum wird erzwungen.
Wenn diese Option aktiviert ist, gilt das Ablaufdatum für interne Empfangende, d. h. Benutzende innerhalb desselben Acrobat Sign-Kontos wie die sendende Partei.
Dadurch wird sichergestellt, dass externe Empfangende ihre Aktionen innerhalb des definierten Ablauffensters ausführen müssen, wie in den Vereinbarungsdetails und E-Mail-Benachrichtigungen angegeben. Interne Gegenzeichnende sind hingegen nicht durch das Ablaufdatum eingeschränkt, wodurch Situationen vermieden werden, in denen ihnen die Zeit ausgeht, um ihre Aktionen vor Ablauf des Vertrags abzuschließen.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Informationen zur Frist in alle E-Mail-Mitteilungen an die empfangende Person eingefügt.
Die folgenden Beispiele zeigen die Aufforderung zum Signieren und eine Erinnerungs-E-Mail mit den sichtbaren Informationen zur Frist.
Wenn die Option deaktiviert ist, sind die Ablaufinformationen nicht in der E-Mail-Vorlage enthalten.
Wenn Dokumentablauf aktiviert ist, muss auch die Option Den Absendern erlauben, die Ablaufeinstellungen pro Dokument einzustellen oder Begrenzte Anzahl von Tagen, für die Unterzeichnende Dokumente signieren müssen ausgewählt werden.
Bei neuen Vereinbarungen wird die Option Ausfülltermin angezeigt. Das Erlebnis hängt davon ab, ob die Standardfrist verwendet wird oder ob die sendende Partei die Frist festlegen kann.
Wenn die Option Dokumentablauf nicht aktiviert ist, wird die Option Ausfülltermin auf der Seite vollständig ausgelassen.
Wenn diese Option aktiviert ist, haben Sendende die Möglichkeit, das Ablaufdatum auf einen beliebigen Tag innerhalb von 180 Tagen nach der Erstellung der Vereinbarung zu ändern.
Bei neuen Vereinbarungen wird die Option Ausfülltermin ohne Wert angezeigt. Die sendende Partei kann eine Anzahl von Tagen vor Ablauf der Vereinbarung angeben oder es wird kein Ablaufdatum festgelegt.
Wenn diese Option aktiviert ist, kann für Vereinbarungen, die sich In Bearbeitung befinden, das Ablaufdatum auf der Seite Verwalten bearbeitet werden.
Das Ablaufdatum in den Metadaten der Vereinbarung zeigt ein Bleistiftsymbol an, um die Oberfläche „Hinzufügen“ oder „Bearbeiten“ für die Frist zu öffnen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird für neue Vereinbarungen automatisch eine Abschlussfrist festgelegt, die in der Anzahl der im Eingabefeld definierten Tage gemessen wird.
Wenn die Option, mit der die sendende Partei das Ablaufdatum festlegen oder ändern kann, nicht aktiviert ist, wird die Option „Abschlussfrist“ zwar aktiviert, ist aber gesperrt. In diesem Fall wird nur das Standard-Ablaufdatum erzwungen.
Wenn diese Option aktiviert ist, gilt das Ablaufdatum für interne Empfangende, d. h. Benutzende innerhalb desselben Acrobat Sign-Kontos wie die sendende Partei.
Dadurch wird sichergestellt, dass externe Empfangende ihre Aktionen innerhalb des definierten Ablauffensters ausführen müssen, wie in den Vereinbarungsdetails und E-Mail-Benachrichtigungen angegeben.Interne Gegenzeichnende sind hingegen nicht durch das Ablaufdatum eingeschränkt, wodurch Situationen vermieden werden, in denen ihnen die Zeit ausgeht, um ihre Aktionen vor Ablauf des Vertrags abzuschließen.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Informationen zur Frist in alle E-Mail-Mitteilungen an die empfangende Person eingefügt.
Die folgenden Beispiele zeigen die Aufforderung zum Signieren und eine Erinnerungs-E-Mail mit den sichtbaren Informationen zur Frist.
Wenn die Option deaktiviert ist, sind die Ablaufinformationen nicht in der E-Mail-Vorlage enthalten.
Ablaufzeit
Der Ablauf von Dokumenten erfolgt immer außerhalb der Spitzenzeiten, basierend auf dem Server, der die Vereinbarung gesendet hat. Spitzenzeiten sind 19:00 Uhr bis 7:00 Uhr in der lokalen Zeitzone des Servers.
Standardmäßig wird für Vereinbarungen, die über den modernen Prozess Signaturen anfordern gesendet werden, eine Ablaufzeit von 23:59 Uhr zugewiesen, obwohl Absendende möglicherweise benutzerdefinierte Ablaufdaten und -zeiten festlegen können. Für Vereinbarungen, die über die API, Integrationen oder Legacy-Schnittstellen gesendet werden, gilt jedoch nicht standardmäßig 23:59 Uhr, sondern sie übernehmen den Zeitstempel, zu dem die Vereinbarung ursprünglich gesendet wurde.
Wenn eine Vereinbarung so eingestellt ist, dass sie während der Spitzenzeiten abläuft, wird sie für den Ablauf in die Warteschlange gestellt, aber automatisch um 12 Stunden verzögert, um sicherzustellen, dass das Ablaufereignis außerhalb der Spitzenzeiten verarbeitet wird.
Status und Bearbeitung in der Warteschlange für den Ablauf
- Während eine Vereinbarung in die Warteschlange für den Ablauf gestellt wird, bleibt ihr Status auf der Seite Verwalten und in den API-Antworten In Bearbeitung.
- Empfangende können eine Vereinbarung in der Warteschlange nicht unterzeichnen und erhalten eine Fehlermeldung, die besagt, dass die Vereinbarung nicht unterzeichnet werden kann.
- Während des 12-stündigen Warteschlangenfensters können Sendende das Ablaufdatum auf der Seite Verwalten bearbeiten, um die Frist zu verlängern und den Empfangenden zusätzliche Zeit zum Signieren zu gewähren.
Best Practices
In der Regel wird empfohlen, mindestens ein Standardablaufdatum festzulegen. Dies hilft, Vereinbarungen zu organisieren und an aktuellen Richtlinien auszurichten. So vermeidest du, dass ablaufende Vereinbarungen, die wahrscheinlich nicht abgeschlossen werden, die Effizienz beeinträchtigen. Mit einem Ablaufdatum wird der Filter „In Bearbeitung“ auf der Seite „Verwalten“ entlastet, was die Nachverfolgung und Verwaltung aktiver Vereinbarungen erleichtert.
Wenn du Ablaufdaten aktivierst, solltest du Folgendes berücksichtigen:
- Aktivieren von Ablaufinformationen in den an Unterzeichnende gesendete E-Mails einschließen: Die Information der Empfangenden über eine Frist fördert die rechtzeitige Fertigstellung und verdeutlicht, dass die Vereinbarung abläuft, wenn sie nicht handeln.
- Deaktivieren von Interne Unterzeichnende für Dokument-Ablauffristen einschließen: Fristen wirken sich in der Regel stärker auf externe Empfangende aus als auf interne Benutzende aus. Durch Deaktivieren dieser Option wird verhindert, dass Vereinbarungen einfach deshalb ablaufen, weil interne Gegenzeichnende ihre Aktionen nicht rechtzeitig abgeschlossen haben.
- Aktivieren von Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen: Ob Änderungen zulässig sind, hängt in der Regel von den Compliance-Anforderungen ab. Wenn für deinen Prozess keine strengen zeitlichen Beschränkungen erforderlich sind, bietet die Aktivierung dieser Option mehr Flexibilität, da die sendende Partei eine Vereinbarung speichern kann, die kurz vor dem Ablauf steht.
Die Nicht-Spitzenzeiten sind von 19:00 Uhr bis 7:00 Uhr, basierend auf der zentralsten Zeitzone für die Shard-Gruppe, von der aus die Vereinbarung gesendet wurde. Die für jede Shard-Gruppe verwendeten Zeitzonen sind:
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Zeitzone für Spitzenzeiten (von 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr) |
|---|---|
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NA1, NA2, NA3, NA4 |
Amerika/Chicago |
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EU1, EU2 |
Europa/Berlin |
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AU1 |
Australien/Sydney |
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JP1 |
Asien/Tokio |
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IN1 |
Asien/Kolkata |
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SG1 |
Asien/Singapur |
Hinweis:
Einige Shard-Gruppen umfassen mehrere Shards, die sich über mehrere Zeitzonen erstrecken. Für alle Shards in der Gruppe gilt dasselbe Ablaufdatum außerhalb der Spitzenzeiten.
Zum Beispiel gelten für NA1, NA2, NA3 oder NA4 alle dieselben Nicht-Spitzenzeiten, die auf der Central Time (GMT -6) basieren.
Die Vereinbarung läuft wie geplant ab, in der Regel innerhalb von ein paar Minuten nach der festgelegten Ablaufzeit.
Sie bezieht sich auf den Shard, an den die Vereinbarung gesendet wurde, basierend auf der Umgebung der sendenden Partei. (Finde heraus, auf welchem Shard du dich befindest >)
Die signierende Person kann nach Ablauf der Gültigkeitsdauer nicht mehr signieren, selbst wenn die Vereinbarung noch nicht in den Status ABGELAUFEN übergelaufen ist. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt:
Wenn eine Vereinbarung für den Ablauf in die Warteschlange gestellt wurde, der Ablauf aber noch nicht verarbeitet wurde, kann die sendende Partei das Ablaufdatum möglicherweise noch bearbeiten. Dadurch erhält die empfangende Partei zusätzliche Zeit, um die Vereinbarung zu signieren, bevor sie abläuft.
Bis das System den Ablauf verarbeitet (innerhalb von 12 Stunden), bleibt die Vereinbarung im Status IN BEARBEITUNG. Sie geht in den Status ABGELAUFEN über, sobald das Ablaufereignis verarbeitet wurde.
Ja, du kannst die Ablaufzeit jederzeit bearbeiten, bis der Ablauf verarbeitet wurde. Es gibt keine Einschränkungen für die Änderung der Ablaufzeit, bevor die Vereinbarung in den Status ABGELAUFEN übergeht.
Ja, aber die Verzögerung kann je nach Systemauslastung um einige Minuten variieren.
Wenn Ablaufdatum/-zeit auf der Seite Signaturen anfordern festgelegt wird, wird standardmäßig 23:59 Uhr eingestellt, um sicherzustellen, dass der Ablauf außerhalb der Spitzenzeiten erfolgt und zu diesem Zeitpunkt oder kurz danach verarbeitet wird. Du kannst dies im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen anpassen.
Die Vereinbarung wird weiterhin als In Bearbeitung angezeigt, bis der Ablauf verarbeitet wurde, in der Regel 12 Stunden später.
Die Data Governance beginnt erst, nachdem die Vereinbarung in einen Endzustand übergegangen ist (z. B. ABGELAUFEN). Ein verzögerter Ablauf verzögert auch den Beginn der Aufbewahrungsfrist.
Das Ablaufereignis wird protokolliert, sobald der Ablauf verarbeitet wurde. Dies kann sich um bis zu 12 Stunden verzögern, wenn die Ablaufzeit in die Spitzenzeiten fällt.
Dieses Update optimiert die Systemleistung, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden.
