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Dokumentsichtbarkeit für Vereinbarungsteilnehmende einschränken

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzer hinzufügen
      1. Benutzende hinzufügen
      2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
      3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
      4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    8. Benutzeridentitätstypen und SSO
    9. Wechseln der Benutzeridentität
    10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    12. Produktprofile
    13. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Neues Empfangserlebnis
      3. Workflows zum Selbstsignieren
      4. Massenversand
      5. Webformulare
      6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      7. Power Automate-Workflows
      8. Bibliotheksdokumente
      9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      17. Einzelne Dokumente herunterladen
      18. Signiertes Dokument hochladen
      19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      21. Signaturberechtigung
      22. Sendeberechtigung
      23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      24. Festlegen einer Standardzeitzone
      25. Festlegen eines Standarddatumsformats
      26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      28. Empfangende ersetzen
      29. Audit-Bericht
        1. Überblick
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      30. Transaktionsfußzeile
      31. In Produktbotschaften und Anleitungen
      32. Barrierefreie PDF-Dateien
      33. Neues Authoring-Erlebnis
      34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens 
      3. Firmenname hinzufügen
      4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
      8. Signieren ablehnen
      9. Stempel-Workflows erlauben
      10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Überblick
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. E-Witnesses zulassen
      6. Gruppen empfangender Personen
      7. CC-Parteien
      8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
      9. Erforderliche Felder
      10. Anhängen von Dokumenten
      11. Feldreduzierung
      12. Vereinbarungen bearbeiten
      13. Vereinbarungsname
      14. Sprachen
      15. Private Nachrichten
      16. Erlaubte Signaturarten
      17. Erinnerungen
      18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
      20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Überblick
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      21. Inhaltsschutz
      22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      23. Dokumentablauf
      24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      25. Signierreihenfolge
      26. Liquid Mode
      27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Überblick
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
      6. E-Mail-Vorlagen anpassen
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen    
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 
  7. Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Senden von Vereinbarungen  
    1. Senden (Erstellen) – Seite
      1. Übersicht über Orientierungspunkte und Funktionen
      2. Gruppenauswahl
      3. Hinzufügen von Dateien und Vorlagen
      4. Vereinbarungsname
      5. Globale Nachricht
      6. Ausfülltermin
      7. Erinnerungen
      8. Schützen einer PDF-Datei mit Kennwort
      9. Signaturtyp
      10. Gebietsschema für die Empfangenden
      11. Signaturreihenfolge/-fluss der Empfangenden
      12. Empfängerrollen
      13. Empfängerauthentifizierung
      14. Private Nachricht für Empfangende
      15. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
      16. E-Mail-Adressen der auf CC gesetzten Personen
      17. Identitätsprüfung
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – übergeordnete Vorlage konfigurieren
      3. Massenversand – CSV-Datei konfigurieren
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder 
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung 
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Zugriff auf Power Automate-Flows
    10. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Überblick
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Webformular-Datenexport
      3. Bearbeiten eines Datenexports
      4. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      5. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows 
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
    4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    6. Auslöser für Flows
    7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    8. Verwalten von Flows
    9. Bearbeiten von Flows
    10. Freigeben von Flows
    11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    12. Löschen von Flows
    13. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extrahieren von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs    
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API
  3. Sandbox
    1. Sandbox-Übersicht
    2. Verknüpfen von Produktion und Sandbox
    3. Sandbox-Asset-Typen

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen 
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Filtere die Seiten einer Vereinbarung, die jede empfangende Partei beim Signieren anzeigen kann.

Mit den Einstellungen für die Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit (Limited Document Visibility; LDV) kannst du mehrere Dateien in eine Vereinbarung einschließen und gleichzeitig festlegen, welche Empfangenden die einzelnen Dateien anzeigen können. Die ausgewählte Einstellung und die Konfiguration der Vereinbarung bestimmen die Sichtbarkeit des Dokuments. 

Verwende die LDV, um den Dokumentenzugriff basierend auf den Empfangendenrollen einzuschränken. Zu den gängigen Szenarien gehören:

  • Verkaufsvereinbarungen – Interne Teams überprüfen oder genehmigen Vereinbarungen, bevor sie an Kundinnen und Kunden gesendet werden.
  • Einstellungsunterlagen – Zusätzliche Dokumente werden bereitgestellt, nachdem eine Bewerberin bzw. ein Bewerber ein Angebot angenommen hat.
  • Personaldokumente – Für bestimmte Dokumente ist eine interne Verarbeitung erforderlich, bevor sie für die Unterzeichnenden freigegeben werden.

Hier ist ein kurzes Video, das anspruchsvolle Nutzungsmöglichkeiten aufzeigt:

Verfügbarkeit:

  • Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt
  • Acrobat Sign Solutions: Unterstützt; standardmäßig deaktiviert
  • Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt; standardmäßig deaktiviert

Konfigurationsumfang:

LDV kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Die folgenden Begriffe helfen zu verstehen, wie die eingeschränkte Dokumentensichtbarkeit funktioniert:

Benutzende und Benutzenden-ID

  • Benutzende bezieht sich auf alle Personen, die über eine direkte Anmeldung, eine föderierte Authentifizierung oder eine Integration auf Acrobat Sign zugreifen. Benutzende können sich mit mehreren E-Mail-Adressen authentifizieren, d. h. sie können über mehrere Benutzenden-IDs verfügen.
  • Benutzenden-ID ist eine vom System zugewiesene Kennung, die ein Benutzendenprofil in Acrobat Sign eindeutig identifiziert. Während eine E-Mail-Adresse eindeutig ist, können Benutzende ihre E-Mail-Adresse ändern, ihre Benutzenden-ID jedoch nicht. Acrobat Sign verknüpft logisch alle Assets mit der Benutzenden-ID, die sie erstellt hat.

Interne und externe Parteien

  • Interne Parteien sind Benutzenden-IDs, die demselben Acrobat Sign-Konto wie die Benutzenden-ID der sendenden Partei angehören.
    • Benutzende können zu unterschiedlichen Acrobat Sign-Konten gehören, auch wenn sie im selben Unternehmen arbeiten. Acrobat Sign macht keine Annahmen zur Zugehörigkeit basierend auf E-Mail-Domänen oder Firmennamen. Das System betrachtet Benutzende nur dann als intern, wenn sie dieselbe Konto-ID verwenden.
  • Externe Parteien sind Benutzenden-IDs, die nicht zum Acrobat Sign-Konto der sendenden Partei gehören.
    • Wenn keine E-Mail-Adresse in der Benutzendenliste des Kontos aufgeführt wird, klassifiziert das System diese teilnehmende Person als extern.

Funktionsweise der Dokumentsichtbarkeit

Regeln für die eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit (Limited Document Visibility; LDV) steuern die Möglichkeit der Empfangenden, bestimmte Dateien in einer Vereinbarung anzuzeigen.

  • LDV-Regeln können auf Konto- und Gruppenebene aktiviert werden.
  • Das System zeigt nur Dateinhalte an, die einer empfangenden Person explizit zugewiesen wurden.
  • Um eine Datei einer empfangenden Person zuzuweisen, füge für diese empfangende Person an einer beliebigen Stelle in der Datei mindestens ein Feld hinzu.

Wichtige Überlegungen

  • LDV gilt für vollständige Dateien und nicht für einzelne Seiten. Wenn eine Datei 40 Seiten umfasst und der empfangenden Person ein zugewiesenes Feld zur Verfügung steht, kann sie die gesamte Datei anzeigen.
  • Wenn eine Datei keine zugewiesenen Felder für eine empfangende Person enthält, schließt das System die gesamte Datei aus ihrer Ansicht aus.
  • Wenn eine Vereinbarung mehrere Dateien enthält und eine empfangende Person auf sie alle zugreifen muss, muss in jeder Datei mindestens ein Feld zugewiesen werden.
  • Um die Kontrolle auf Seitenebene durchzusetzen, teile das Dokument in separate Dateien auf, die jeweils nur die relevanten Seiten enthalten.
Beispiel für LDV

Im Beispiel rechts gibt es zwei Unterzeichnende und zwei Dokumente in einer Vereinbarung.

Unterzeichnerin oder Unterzeichner 1 sieht beide Dokumente, da ihr bzw. ihm in beiden Dokumenten ein Feld zugewiesen ist (Feld 1 und Feld 2).

Unterzeichnerin oder Unterzeichner 2 sieht nur Dokument 2, weil ihr bzw. ihm in Dokument 1 kein Feld zugewiesen ist. 

  • Dokument 2 ist sichtbar, da dem Unterzeichner 2 das Feld 3 zugewiesen ist.
Hinweis:

Die LDV-Regeln erfordern die Erfüllung der folgenden beiden Bedingungen:

  • Mehrere Empfangende: Die Vereinbarung muss mehr als eine empfangende Partei enthalten.
    • Empfangende umfassen alle Personen, die am Signatur- oder Genehmigungsprozess beteiligt sind.
    • CC-Parteien gelten nicht als Empfangende.
  • Mehrere Dateien: Die Vereinbarung muss mehr als eine Datei enthalten.
    • Zu den Dateien gehören alle Anhänge, die zum Erstellen der Vereinbarung verwendet werden, z. B. .doc, .xls, .pdf oder .png.

Die LDV-Regeln gelten nicht für die Vereinbarung, wenn eine der Bedingungen nicht erfüllt ist.

Konfiguration

Du kannst auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem du hierhin navigierst: Globale Einstellungen > Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit.

Registerkarte „Globale Einstellungen“ mit hervorgehobenen LDV-Steuerelementen

Unterzeichnende sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesene Signaturen, Initialen oder Dateneingabefelder enthalten ist das Stammsteuerelement, durch das die LDV-Funktion und der Satz untergeordneter Steuerelemente aktiviert werden. Wenn dieses Steuerelement deaktiviert ist, ist die gesamte LDV-Funktion für Empfangende nicht verfügbar.

Alle Empfänger und Parteien auf CC sehen jederzeit alle Dateien.

LDV ist deaktiviert.

Teilnehmer

Während des Signaturvorgangs

Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Nach der Aktivierung des LDV-Stammsteuerelements stehen drei zusätzliche Konfigurationen zur Auswahl, mit denen du die Sichtbarkeit je nach gewünschtem Erlebnis steuern kannst:

Wenn nur die Option Unterzeichner sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesenen Signaturen, Initialen oder Dateneintragsfelder enthalten aktiviert ist:

  • Der Absender kann jederzeit den gesamten Dateiinhalt sehen.
  • Empfänger können nur die Dateien sehen, an denen sie explizit während der Signatur und nach Abschluss der Vereinbarung beteiligt sind.
  • CC-Parteien sehen keinen Dateiinhalt.
LDV ist aktiviert

Teilnehmer

Während der Signatur

Abgeschlossene Vereinbarung

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Zugewiesene Dokumente

Zugewiesene Dokumente

Externer Empfänger

Zugewiesene Dokumente

Zugewiesene Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Ohne

Ohne

Externer CC-Teilnehmer

Ohne

Ohne

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Wenn die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien aktiviert ist:

  • Alle internen Benutzer-IDs (relativ zum sendenden Benutzer) können den gesamten Dateiinhalt sehen.
  • Externe Empfänger sehen nur den Dateiinhalt, der ihnen während der Signatur und nach Abschluss der Vereinbarung zugewiesen wurde.
  • Externe CC-Parteien sehen keinen Dateiinhalt.
LDV ermöglicht es internen Agenten, alle Dateien anzuzeigen.

Teilnehmer

Während der Signatur

Abgeschlossene Vereinbarung

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Empfänger

Zugewiesene Dokumente

Zugewiesene Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer CC-Teilnehmer

Ohne

Ohne

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Wenn die Option Unterzeichner und CCs sehen beim Empfang der signierten Vereinbarung alle Dateien aktiviert ist:

  • Empfänger sehen während des Signaturprozesses nur den ihnen zugewiesenen Dateiinhalt.
  • CC-Parteien sehen während des Signaturprozesses keinen Dateiinhalt.

Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist, können alle Empfänger und CC-Parteien den gesamten Dateiinhalt sehen.

LDV zeigt alle Dateien an, wenn sie abgeschlossen sind.

Teilnehmer

Während der Signatur

Abgeschlossene Vereinbarung

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Zugewiesene Dokumente

Alle Dokumente

Externer Empfänger

Zugewiesene Dokumente

Alle Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Ohne

Alle Dokumente

Externer CC-Teilnehmer

Ohne

Alle Dokumente

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Diese Konfiguration aktiviert die LDV-Regeln und ermöglicht allen internen Benutzer-IDs (relativ zum Absender), den gesamten Dateiinhalt während des Signaturzyklus anzuzeigen.

Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist, können alle Benutzer den gesamten Dateiinhalt anzeigen.

LDV ermöglicht es internen Agenten, alle Dateien anzuzeigen.

Teilnehmer

Während der Signatur

Abgeschlossene Vereinbarung

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Empfänger

Zugewiesene Dokumente

Alle Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer CC-Teilnehmer

Ohne

Alle Dokumente

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Wenn du vorhast, handschriftliche Signaturen zu akzeptieren, solltest du diese Option aktivieren. Beachte jedoch, dass die LDV-Regeln nicht gelten, wenn eine handschriftliche Signatur erforderlich ist.

In allen Fällen, in denen eine handschriftliche Signatur involviert ist, werden die LDV-Regeln für diese Vereinbarung ausgesetzt.

LDV für handschriftliche Signatur

Teilnehmer

Während der Signatur

Abgeschlossene Vereinbarung

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Verwenden der LDV mit der REST-API V6

Der Absender kann die REST-API V6 verwenden, um Dokumenten ausdrücklich Sichtbarkeit zu erteilen.

Bei Aufrufen der REST-API V6 werden alle Dokumentsichtbarkeitseinstellungen auf der Benutzeroberfläche ignoriert, da der API-Aufruf die Einstellungen auf Konto-/Gruppenebene außer Kraft setzt.

Es wird einzig übernommen, dass der Absender eine Dokumentbezeichnung angeben muss, wenn er ein Formularfeld für einen bestimmten Empfänger angibt. 

Der REST API V6-Endpunkt POST /agreements hat drei Parameter, mit denen das Verhalten der Dokumentsichtbarkeit gesteuert werden kann.

AgreementInfo

Parametername

Typ

Erforderlich

Beschreibung

documentVisibilityEnabled

Boolescher Wert für

Nein

Optionaler Dokumentsichtbarkeitsparameter für die Vereinbarung. Dieser Parameter muss angegeben und auf „true“ gesetzt werden, um die Dokumentsichtbarkeit zu aktivieren.


ParticipantSetInfo

Parametername

Typ

Erforderlich

Beschreibung

visiblePages

Zeichenfolge[]

Nein

Eine FileInfo.label-Liste, die für Teilnehmer in diesem Teilnehmersatz sichtbar gemacht werden soll.


CcInfo

Parametername

Typ

Erforderlich

Beschreibung

visiblePages

Zeichenfolge[]

Nein

Eine FileInfo.Label-Liste, die für Teilnehmer in diesem CC sichtbar gemacht werden soll.


HTTP-Statuscode

HTTP-Statuscode

Grund

Beschreibung

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Mindestens eine sichtbare Seitenbezeichnung im Teilnehmersatz ist ungültig.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Mindestens eine sichtbare Seitenbezeichnung in CC ist ungültig.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

Die Option „Dokumentsichtbarkeit aktiviert“ ist auf „false“ gesetzt. Daher kann der Dateiinfoindex für keinen Teilnehmersatz oder kein CC angegeben werden.

Der REST API V6-Endpunkt GET /agreements/{agreementId} kann verwendet werden, um die Beziehung zwischen Teilnehmern und Dokumenten abzurufen.

AgreementInfo

Parametername

Typ

Beschreibung

documentVisibilityEnabled

Boolescher Wert für

Wenn dieser Wert auf „true“ gesetzt ist, wurde die Dokumentsichtbarkeit für diese Vereinbarung aktiviert.


ParticipantSetInfo

Parametername

REST-Objekt

Beschreibung

visiblePages

Zeichenfolge[]

Eine FileInfo.label-Liste, die für Teilnehmer in diesem Teilnehmersatz sichtbar gemacht werden soll.


CcInfo

Parametername

REST-Objekt

Beschreibung

visiblePages

Zeichenfolge[]

Eine FileInfo.Label-Liste, die für Teilnehmer in diesem CC sichtbar gemacht werden soll.

Wenn GET /agreements/{agreementId} den Status CANCELLED aufweist, liegt dies möglicherweise an einem oder mehreren ungültigen Dokumentsichtbarkeitsparameterwerten.

Verwende GET /agreements/{agreementId}/events, um den Fehlergrund abzurufen.

Fehlermeldung

Bedingung

fileInfoIndex <FileInfo index> fehlt in einem der participantSets, die <participant email> enthalten.

<label> muss als visiblePages für Teilnehmer <participant email> angegeben werden.

Der obige Fehler wird mit dem Event.type-Wert AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM und Event.comment protokolliert.

Wissenswertes

Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit und Zertifikate für digitale Signaturen sind inkompatibel.

Wenn LDV aktiviert ist, wird das digitale Signaturobjekt aus der In-App-Authoring-Umgebung entfernt.

Wenn eine Vereinbarung mit einem digitalen Signaturfeld mit aktivierten LDV-Regeln gesendet wird, wird ein Fehler ausgelöst:

Das Feld für die digitale Signatur <field name> wird aufgrund der eingeschränkten Dokumentsichtbarkeit nicht unterstützt.

Wenn Benutzer-IDs die Datei anzeigen können, die das Anhangsfeld enthält, sind sie auch berechtigt, den Inhalt des Anhangs anzuzeigen.

Das Ersetzen eines Empfängers funktioniert ganz normal, allerdings gibt es eine Ausnahme:

  • Absender der Vereinbarung dürfen sich nicht selbst ersetzen, wenn sie als Empfänger mit einer nicht signierenden Rolle aufgeführt sind, und die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien deaktiviert ist.

Wenn die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien aktiviert ist:

  • Interne Empfänger können nur an einen anderen internen Benutzer delegieren.
  • Externe Empfänger dürfen nicht an einen internen Benutzer delegieren.
    • Wenn du dies versuchst, wird die Fehlermeldung ausgegeben, dass dein Kontoadministrator die Delegierung an diese Person nicht zulässt.

Die Dateien und Felder können (mit der Funktion „Vereinbarung ändern“) solange bearbeitet werden, bis die Vereinbarung von einem Teilnehmer angezeigt wurde.

LDV ist rollenunabhängig. 

Du musst für nicht signierende Empfänger in jeder Datei, auf die diese Zugriff haben sollen, mindestens ein Feld platzieren.

Wenn einem Empfänger keine sichtbaren Dateien zugewiesen sind (weil keine Felder platziert wurden), wird ein Fehler ausgelöst: 

Teilnehmer <email> (<participant role>) hat kein sichtbares Dokument

Massenversand funktioniert genauso wie andere Vereinbarungen. 

Wenn eine Vereinbarung gesendet wird, muss mindestens ein erforderliches (nicht optionales oder bedingtes) Signaturfeld für jeden Empfänger mit einer Signaturrolle vorhanden sein.

Wenn für einen oder mehrere Unterzeichner kein erforderliches Signaturfeld vorhanden ist, wird am Ende der Vereinbarung eine zusätzliche Seite mit einem Signaturblock für jeden Unterzeichner hinzugefügt (wodurch alle Unterzeichner diese letzte Seite anzeigen können).

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