L'utilizzo di un servizio di certificazione notarile in Acrobat Sign aggiunge un livello affidabile di verifica dell'identità e garanzia legale per gli accordi che richiedono firme autenticate.Molti settori, come quello immobiliare, finanziario e dei servizi legali, si affidano alla certificazione notarile per convalidare le transazioni, confermare l'identità del firmatario e prevenire le frodi.Integrando la certificazione notarile direttamente in Acrobat Sign, gli utenti possono soddisfare questi requisiti senza uscire dalla piattaforma.

Con le funzionalità di certificazione notarile online remota (RON), Acrobat Sign consente ai firmatari di completare accordi autenticati in modo sicuro e pratico da qualsiasi luogo.Ciò riduce i tempi di elaborazione, supporta la conformità alle normative statali e di settore e aumenta la fiducia nei documenti firmati digitalmente.

Per le organizzazioni, la certificazione notarile in Acrobat Sign semplifica i flussi di lavoro complessi combinando firma, verifica dell'identità e autenticazione in un unico processo verificabile.

Adobe Acrobat Sign ha stretto una partnership con Proof (precedentemente Notarize) per fornire servizi di certificazione notarile online.

Configurazione

Disponibilità:

Acrobat Standard e Acrobat Pro: non configurabile
Acrobat Sign Solutions: supportato
Acrobat Sign per la Pubblica amministrazione: non supportata

Ambito di configurazione:

Gli amministratori possono abilitare questa funzione a livello di account.Una volta abilitata, è possibile configurare i singoli servizi a livello di account e di gruppo.

Abilita i servizi notarili navigando nel menu di configurazione dell'amministratore fino a Impostazioni account > Impostazioni di certificazione notarile

Pagina di abilitazione Notarize con la chiave API e il pulsante di abilitazione evidenziati

Dopo l'abilitazione dell'integrazione, sono disponibili ulteriori controlli, che possono essere definiti a livello di account o di gruppo.

Questi controlli regolano i servizi disponibili per l'account Acrobat Sign tramite il servizio notarile Proof .

Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Abilita le seguenti transazioni di autenticazione ufficiale

Le opzioni di controllo sono:

Servizio notarile su richiesta - Consente l'elaborazione delle richieste di certificazione notarile da parte degli agenti del servizio Proof .
Notaio interno con autenticazione del firmatario a più fattori - Consente a un notaio interno di elaborare le richieste di certificazione notarile.Questo metodo richiede al firmatario di superare l’autenticazione a più fattori (passaggi 6-9 dell’esperienza del destinatario).

Nota:

Se le transazioni Notarize non sono visibili nella pagina Impostazioni di invio, verifica che le impostazioni a livello di account siano abilitate.

Specifica dei requisiti di autenticazione per un partecipante durante la composizione di un nuovo accordo

Quando il servizio di certificazione notarile è abilitato per l'account Acrobat Sign, il mittente può selezionare Richiede certificazione notarile facendo clic sui puntini di sospensione sul lato destro del record del destinatario.

Nota:

L'opzione di certificazione notarile è disponibile solo:

Quando si utilizza l'ambiente di composizione classico.
Per i destinatari con ruolo di Firmatario .

Pagina Invia che evidenzia la configurazione del firmatario con Notarize — L'opzione per includere altri metodi di autenticazione è ancora disponibile per verificare l'accesso dell'utente all'accordo prima della sessione di certificazione notarile online.

Una volta che il mittente seleziona Avanti, vengono richieste informazioni aggiuntive nella pagina Dettagli della certificazione notarile :

Specifica il servizio di autenticazione ufficiale

Le opzioni del servizio notarile disponibili per i mittenti si basano sulle opzioni abilitate nella pagina Impostazioni di invio.Se l'opzione non è abilitata, sarà assente quando il mittente compone l'accordo.Le opzioni del servizio notarile sono determinate dai diritti acquistati ottenuti direttamente da Proof.

Utilizza il servizio Notary on-demand di Notarize, Inc. - Disponibile per i mittenti con accesso al servizio Notary on-demand.
Quando si utilizza il servizio di autenticazione ufficiale on-demand, è disponibile un’opzione per il mittente che consente di specificare che il pagamento per la transazione deve essere effettuato dal firmatario. Quando questa opzione è selezionata, al firmatario verrà richiesto da Notarize di effettuare il pagamento prima che il documento completato possa essere reso disponibile.La quota di transazioni per Notary on Demand associata all'account del mittente non viene detratta quando il firmatario paga Proof per la transazione.

Utilizza il notaio fornito dalla mia organizzazione - Disponibile per i mittenti con accesso al servizio In-House Notary di Proof .
Facoltativamente, puoi includere l’indirizzo e-mail del notaio interno durante l’avvio delle richieste di autenticazione.

Conferma i file da autenticare

Consente ai mittenti di selezionare tutti o un sottoinsieme di documenti che necessitano dell’autenticazione.

Ulteriori opzioni di autenticazione

Consente ai mittenti di specificare facoltativamente una pianificazione della riunione e di aggiungere istruzioni al notaio.

Lo stato degli accordi può essere monitorato tramite la pagina Gestisci di Acrobat Sign. Una volta che i firmatari che richiedono l’autenticazione ufficiale hanno completato il passaggio di revisione precedente all’autenticazione e l’accordo non è più disponibile per l’autenticazione, lo stato dell’accordo diventa “Inviato per l’autenticazione ufficiale.”

Esperienza del destinatario

I destinatari del Firmatario dell’autenticazione ufficiale ricevono un messaggio e-mail che chiede loro di esaminare il contenuto dell’accordo e compilare tutti i campi a loro dedicati.Se è configurato un metodo di autenticazione, il destinatario deve soddisfare tale requisito di autenticazione prima di visualizzare il documento.

Nota:

I campi firma vengono soppressi in questa prima revisione del documento.

Tutti gli altri tipi di campi sono disponibili per il destinatario.

Una volta completati tutti i campi obbligatori, il destinatario viene invitato a Procedere con l'avvio del processo di notarizzazione online remota con Proof.

Nota:

I passaggi 2-12 avvengono sulla piattaforma Proof .I dettagli seguenti sono forniti da Proof.
Una seconda e-mail viene inviata immediatamente al destinatario da Proof, indicando che dovrebbe iniziare una sessione con il notaio.

Nota:

Le transazioni notarizzate che hanno più destinatari riceveranno l'e-mail da Proof dopo che tutti i destinatari avranno completato la revisione dell'accordo.

Questo link apre una sessione con il sistema Proof .
Si apre una finestra con la pagina di destinazione di Proof .

Il destinatario seleziona il pulsante Ottieni notarizzazione e viene indirizzato a una schermata di inserimento dove gli viene richiesto di inserire le informazioni del nome come appaiono nel suo documento d'identità:
Un’immagine dell’accordo viene visualizzata affinché il destinatario possa rivederla.

Seleziona Revisione completata per passare alla fase successiva:
Viene verificata la connettività audio e video e, quando richiesto, il destinatario deve consentire l’accesso:
Una volta confermata la connessione, il destinatario deve:
- Verifica il nome completo
- Indicare la data di nascita
- Assegnare il numero di previdenza sociale negli Stati Uniti (almeno le ultime quattro cifre)
- Fornire l’indirizzo di casa
Al destinatario viene chiesto di convalidare la propria identità rispondendo a cinque domande in due minuti o meno.
- Se il destinatario risponde in modo errato o impiega più di due minuti, il processo di convalida fallisce.
- Al destinatario viene concessa un’ultima possibilità per rispondere ad altre cinque domande. Se il secondo tentativo non riesce, la sessione fallisce e il destinatario deve attendere 24 ore prima di poter riprovare.
Dopo aver superato il processo di verifica delle cinque domande, al destinatario viene chiesto di fornire una foto di identificazione valida rilasciata da un ente pubblico.

Il destinatario ha la possibilità di scattare immagini con un dispositivo mobile o utilizzare il browser Web e la relativa webcam:

Dopo aver selezionato un metodo, al destinatario viene richiesto di dichiarare il tipo di documento di identità utilizzato.

Al destinatario viene quindi richiesto di scattare immagini del documento:
Quando le immagini vengono raccolte, al destinatario viene chiesto di immettere il numero del documento insieme alle altre informazioni personali.
Il destinatario viene quindi collegato a un Notaio in diretta. Il processo può richiedere uno o due minuti mentre il notaio viene contattato e accetta la sessione.

Quando il notaio accetta la sessione, viene visualizzato il documento dell’accordo con i campi firma visibili. Il documento rimane bloccato fino a quando il notaio non è pronto a testimoniare la firma.

Sia il notaio che il destinatario possono vedere il documento a vicenda, e durante la sessione è consentita la comunicazione verbale.

Il notaio convalida i documenti e rilascia il documento che il destinatario deve firmare.
Il destinatario seleziona uno stile di firma e lo applica al documento.
Dopo che la firma è stata apposta, il notaio applica il timbro apposito e la sessione della firma viene completata correttamente.
Riceverai una notifica da acrobat sign una volta completata la transazione.

Per gli utenti con un account acrobat sign, i documenti completati e il registro di controllo possono essere scaricati dalla pagina Gestisci di acrobat sign

Nota:

È possibile recuperare i singoli documenti autenticati dalla sezione allegati del file PDF unito.

Consumo di transazioni notarili

Nota:

Questa sezione è applicabile solo ai clienti che hanno acquistato la quota di transazioni Proof.

Tenere traccia del volume disponibile:

Per monitorare il volume di transazioni notarili disponibili per l'account:

Vai a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Abilita le seguenti transazioni Notarize
Seleziona il link Monitora utilizzo:

Pagina Impostazioni di invio con le informazioni Traccia utilizzo evidenziate

Una "Transazione autenticata" si verifica ogni volta che il s ervizio di autenticazione viene utilizzato per partecipare a un incontro con un notaio in cui il notaio è in grado di completare un'autenticazione per almeno un firmatario.

Le transazioni che coinvolgono un notaio possono avere da uno a otto firmatari.

Report di audit

Un evento di notarizzazione riuscito viene registrato nel acrobat sign rapporto di controllo con una sezione separata che include gli eventi durante la notarizzazione come riportato dal servizio notarile.

Il rapporto allegato include solo le parti coinvolte (identificate per nome e indirizzo e-mail) insieme allo stato "superato/non superato" dell'evento come riportato dal servizio notarile. Questa appendice fa parte del rapporto di controllo e viene eliminata dal sistema con qualsiasi altra azione che elimina il rapporto di controllo (GDPR, Conservazione).

Il registro di controllo di Proof può essere trovato anche allegato ai singoli documenti notarizzati.

Integrazioni di Acrobat Sign che supportano le transazioni con autenticazione notarile

Integrazione con Microsoft
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
Acrobat Desktop

Limitazioni / Funzioni incompatibili

Localizzazione - solo per l’inglese americano
L'integrazione è disponibile solo tramite l'ambiente di composizione classico.
L'integrazione Proof non è disponibile per flussi di lavoro personalizzati, firma autonoma e moduli web.
Le Firme digitali non sono supportate nelle transazioni che includono l’autenticazione notarile.
La Visibilità limitata dei documenti non è compatibile con l’autenticazione notarile e verrà ignorata se abilitata.
L'opzione per mantenere i documenti separati non è disponibile per gli accordi autenticati da un notaio.
I Campi di pagamento non possono essere utilizzato per i partecipanti che richiedono autenticazione.
Lo stesso indirizzo e-mail non può essere utilizzato per due firmatari (scenario coniugale) in accordi che includono l’autenticazione ufficiale.
È possibile avviare più firmatari che richiedono autenticazioni notarili da un'unica transazione di Acrobat Sign, ma tutti i firmatari devono partecipare a una sessione notarile simultanea sulla piattaforma Proof .

Domande frequenti:

L’opzione Mantieni i documenti separati non è attualmente supportata con gli accordi che coinvolgono l’autenticazione. Tuttavia, singoli documenti autenticati possono essere recuperati dalla sezione allegati del file PDF unito.

Le transazioni nella pagina Impostazioni di invio vengono visualizzate in base ai tipi di autorizzazione dell'organizzazione.

Contatta l'assistenza di Proof.

Nota:

Se ci sono aggiornamenti agli abbonamenti gestiti da Proof (come l'aggiunta di nuovi tipi di transazione), potrebbe essere necessario riattivare l'integrazione tramite le impostazioni a livello di account affinché i nuovi tipi di transazione vengano visualizzati nella pagina Impostazioni di invio.Per riattivare l'integrazione, disattivala e poi riattivala inserendo la chiave API.

No, i testimoni non possono essere specificati.

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