L’integrazione di Acrobat Sign con il servizio di autenticazione notarile online di Notarize Inc. è disponibile solo per l’utilizzo negli Stati Uniti con piani di servizio Business ed Enterprise.

Specifica dei requisiti di autenticazione per un partecipante durante la composizione di un nuovo accordo

Quando la funzione di autenticazione è abilitata per l’account Acrobat Sign, il mittente può selezionare Richiede la notarizzazione selezionando i puntini di sospensione sul lato destro del record del destinatario.

L’opzione di autenticazione è disponibile solo per i destinatari con un ruolo di Firmatario .

Nota:

L’opzione per includere altri metodi di autenticazione è ancora disponibile per verificare l’accesso degli utenti all’accordo prima della sessione di autenticazione ufficiale online.

Quando il mittente seleziona Avanti, vengono richieste ulteriori informazioni nella pagina dei dettagli dell’Autenticazione ufficiale:

Specifica il servizio di autenticazione ufficiale

Le Opzioni del servizio di autenticazione disponibili per i mittenti si basano sulle transazioni Notarize abilitate per il mittente in base alle configurazioni definite dall’amministratore nelle Impostazioni di invio. Le opzioni di servizio di autenticazione ufficiale sono determinate dai diritti acquistati delle offerte Notarize ottenute direttamente da Notarize Inc.

Usa il servizio di autenticazione ufficiale on-demand di Notarize, Inc.: disponibile per i mittenti con accesso al servizio di autenticazione ufficiale on-demand.

Quando si utilizza il servizio di autenticazione ufficiale on-demand, è disponibile un’opzione per il mittente che consente di specificare che il pagamento per la transazione deve essere effettuato dal firmatario. Quando questa opzione è selezionata, al firmatario verrà richiesto da Notarize di effettuare il pagamento prima che il documento completato possa essere reso disponibile. La quota transazioni Notarize per Autenticazione ufficiale on demand associata all’account mittente non viene dedotta quando il firmatario paga Notarize, Inc. per la transazione.

Utilizzo dell’autenticazione ufficiale fornita dalla mia organizzazione: disponibile per i mittenti con accesso al servizio di autenticazione ufficiale interna di Notarize Inc.

Facoltativamente, puoi includere l’indirizzo e-mail del notaio interno durante l’avvio delle richieste di autenticazione.

Conferma i file da autenticare

Consente ai mittenti di selezionare tutti o un sottoinsieme di documenti che necessitano dell’autenticazione.

Ulteriori opzioni di autenticazione

Consente ai mittenti di specificare facoltativamente una pianificazione della riunione e di aggiungere istruzioni al notaio.

Lo stato degli accordi può essere monitorato tramite la pagina Gestisci di Acrobat Sign. Una volta che i firmatari che richiedono l’autenticazione ufficiale hanno completato il passaggio di revisione precedente all’autenticazione e l’accordo non è più disponibile per l’autenticazione, lo stato dell’accordo diventa “Inviato per l’autenticazione ufficiale.”

Esperienza del destinatario

I destinatari del Firmatario dell’autenticazione ufficiale ricevono un messaggio e-mail che chiede loro di esaminare il contenuto dell’accordo e compilare tutti i campi a loro dedicati. Se è configurato un altro metodo di autenticazione, il destinatario deve soddisfare tale requisito di autenticazione prima di visualizzare il documento.

Nota:

I campi firma vengono soppressi in questa prima revisione del documento.

Tutti gli altri tipi di campi sono disponibili per il destinatario.

Una volta completata la compilazione di tutti i campi obbligatori, al destinatario viene richiesto di procedere con l’avvio del processo di autenticazione ufficiale tramite Notarize, Inc.

Nota:

I passaggi 2-12 si svolgono sulla piattaforma Notarize. I dettagli riportati di seguito sono forniti da Notarize Inc.
Una seconda e-mail viene inviata al destinatario immediatamente da Notarize, Inc., indicando che dovrebbe iniziare una sessione di autenticazione.

Nota:

Le transazioni Notarize con più destinatari riceveranno l’e-mail da Notarize, Inc.dopo che tutti i destinatari hanno completato la revisione dell’accordo.

Questo collegamento apre una sessione con il sistema Notarize.
Si apre una finestra con la pagina di destinazione Notarize.

Il destinatario fa clic sul pulsante Esegui autenticazione e viene indirizzato a una schermata di input in cui viene richiesto di immettere le informazioni sul nome come appare nel relativo ID:
Un’immagine dell’accordo viene visualizzata affinché il destinatario possa rivederla.

Selezionando su Fine revisione, il destinatario passa alla fase successiva:
Viene verificata la connettività audio e video e, quando richiesto, il destinatario deve consentire l’accesso:
Una volta confermata la connessione, il destinatario deve:
- Verificare il nome completo
- Indicare la data di nascita
- Indicare il codice fiscale
- Fornire l’indirizzo di casa
Al destinatario viene chiesto di convalidare la propria identità rispondendo a cinque domande in due minuti o meno.
- Se il destinatario risponde in modo errato o impiega più di due minuti, il processo di convalida fallisce.
- Al destinatario viene concessa un’ultima possibilità per rispondere ad altre cinque domande. Se il secondo tentativo non riesce, la sessione fallisce e il destinatario deve attendere 24 ore prima di poter riprovare.
Dopo aver superato il processo di verifica delle cinque domande, al destinatario viene chiesto di fornire una foto di identificazione valida rilasciata da un ente pubblico.

Il destinatario ha la possibilità di scattare immagini con un dispositivo mobile o utilizzare il browser Web e la relativa webcam:

Dopo aver selezionato un metodo, al destinatario viene richiesto di dichiarare il tipo di documento di identità utilizzato.

Al destinatario viene quindi richiesto di scattare immagini del documento:
Quando le immagini vengono raccolte, al destinatario viene chiesto di immettere il numero del documento insieme alle altre informazioni personali.
Il destinatario viene quindi collegato a un Notaio in diretta. Il processo può richiedere uno o due minuti mentre il notaio viene contattato e accetta la sessione.

Quando il notaio accetta la sessione, viene visualizzato il documento dell’accordo con i campi firma visibili. Il documento rimane bloccato fino a quando il notaio non è pronto a testimoniare la firma.

Sia il notaio che il destinatario possono vedere il documento a vicenda, e durante la sessione è consentita la comunicazione verbale.

Il notaio convalida i documenti e rilascia il documento che il destinatario deve firmare.
Il destinatario seleziona uno stile di firma e lo applica al documento.
Dopo che la firma è stata apposta, il notaio applica il timbro apposito e la sessione della firma viene completata correttamente.
Una volta completata la transazione, riceverai una notifica da Acrobat Sign.

Per gli utenti con un account Acrobat Sign, i documenti completati e l’audit trail possono essere scaricati dalla pagina Gestisci di Acrobat Sign

Nota:

È possibile recuperare i singoli documenti autenticati dalla sezione allegati del file PDF unito.

Consumo di transazioni Notarize

Nota:

Questa sezione si applica solo ai clienti che hanno acquistato la quota delle transazioni Notarize.

Tenere traccia del volume disponibile:

Per monitorare il volume delle transazioni o dell’abbonamento Notarize disponibili per l’account:

Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Abilita le seguenti transazioni con autenticazione ufficiale
Fai clic sul collegamento Traccia utilizzo:

Pagina Impostazioni di invio con le informazioni Traccia utilizzo evidenziate

Una “transazione Notarize” ha luogo ogni volta che il Servizio di autenticazione viene usato per entrare in una riunione con un notaio in cui il notaio è in grado di completare un’autenticazione per almeno un firmatario.

Una transazione Notarize può avere da uno a otto firmatari.

Report di audit

Un evento di autenticazione riuscito viene registrato nel report di audit di Acrobat Sign con una sezione separata che include gli eventi durante l’autenticazione riportati da Notarize, Inc.

Il report allegato include solo le parti coinvolte (identificate per nome e indirizzo e-mail) e lo stato “pass/fail” dell’evento segnalato da Notarize Inc. Questo addendum fa parte del report di audit ed è eliminato dal sistema con qualsiasi altra azione che elimini il report di audit (GDPR, Conservazione).

Il percorso di verifica Notarize è inoltre disponibile in allegato a singoli documenti autenticati.

Configurazione

Disponibilità:

L’integrazione Notarize è disponibile solo per piani di licenza Acrobat Sign Solutions.

Ambito di configurazione:

La funzione deve essere attivata solo al livello di account.

È possibile accedere ai controlli di abilitazione passando a Impostazioni account > Impostazioni autenticazione

Pagina di abilitazione Notarize con la chiave API e il pulsante di abilitazione evidenziati

Quando l’integrazione è abilitata, sono disponibili controlli aggiuntivi definibili a livello di account o di gruppo.

Questi controlli regolano i servizi Notarize Inc disponibili per l’account.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Abilita le seguenti transazioni di autenticazione ufficiale

Le opzioni di controllo sono:

Servizio di autenticazione ufficiale on-demand di Notarize: consente l’elaborazione delle richieste di autenticazione da parte di agenti con il servizio Notarize.
Autenticazione ufficiale interna w/ con autenticazione del firmatario a più fattori: consente un’autenticazione ufficiale interna per elaborare le richieste di autenticazione. Questo metodo richiede al firmatario di superare l’autenticazione a più fattori (passaggi 6-9 dell’esperienza del destinatario).
Autenticazione ufficiale interna - Noto personalmente al notaio: consente all’autenticazione interna di elaborare le richieste di autenticazione senza richiedere l’autenticazione a più fattori.

Quando l’integrazione è abilitata, sono disponibili controlli aggiuntivi definibili a livello di account o di gruppo.

Questi controlli regolano i servizi Notarize Inc disponibili per l’account.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Abilita le seguenti transazioni di autenticazione ufficiale

Le opzioni di controllo sono:

Servizio di autenticazione ufficiale on-demand di Notarize: consente l’elaborazione delle richieste di autenticazione da parte di agenti con il servizio Notarize.
Autenticazione ufficiale interna w/ autenticazione del firmatario a più fattori : consente un’autenticazione ufficiale interna per elaborare le richieste di autenticazione. Questo metodo richiede al firmatario di superare l’autenticazione a più fattori (passaggi 6-9 dell’esperienza del destinatario).
Autenticazione ufficiale interna - Noto personalmente dal notaio: consente all’autenticazione interna di elaborare le richieste di autenticazione senza richiedere l’autenticazione a più fattori.

Nota:

Se le transazioni Notarize non sono visibili nella pagina Impostazioni di invio, verifica che le impostazioni a livello di account siano abilitate.

Integrazioni Acrobat Sign che supportano le transazioni Notarize

Integrazione con Microsoft
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
Acrobat Desktop

Limitazioni / Funzioni incompatibili

Localizzazione - solo per l’inglese americano
La funzione di integrazione Notarize non è disponibile per i Flussi di lavoro personalizzati, Firma autonoma e Moduli Web.
Le Firme digitali non sono supportate nelle transazioni che includono l’autenticazione notarile.
La Visibilità limitata dei documenti non è compatibile con l’autenticazione notarile e verrà ignorata se abilitata.
L’opzione per mantenere separati i documenti non è disponibile per gli accordi che vengono autenticati.
I Campi di pagamento non possono essere utilizzato per i partecipanti che richiedono autenticazione.
Lo stesso indirizzo e-mail non può essere utilizzato per due firmatari (scenario coniugale) in accordi che includono l’autenticazione ufficiale.
Più firmatari che richiedono autorizzazioni possono essere avviati da una singola transazione Acrobat Sign, ma tutti devono partecipare a una sessione di autenticazione simultanea sulla piattaforma Notarize.

Domande frequenti:

L’opzione Mantieni i documenti separati non è attualmente supportata con gli accordi che coinvolgono l’autenticazione. Tuttavia, singoli documenti autenticati possono essere recuperati dalla sezione allegati del file PDF unito.

Le transazioni nella pagina Impostazioni di invio vengono visualizzate in base alle autorizzazioni dell’organizzazione per i tipi di transazione Notarize.

Contatta il Supporto di Notarize Inc.

Nota:

Se sono presenti aggiornamenti per Notarize degli abbonamenti gestiti (ad esempio, per l’aggiunta di nuovi tipi di transazione, potresti dover riattivare l’integrazione tramite le impostazioni a livello di account per visualizzare i nuovi tipi di transazione gestita Notarize in Impostazioni di invio. Per riattivare l’integrazione, disattiva prima l’integrazione e quindi riattiva l’attivazione immettendo la chiave API Notarize.

No, i testimoni non possono essere specificati.

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Integrazione di Notarize con Acrobat Sign

Panoramica - Integrazione Notarize

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