La funzione Data di scadenza in Acrobat Sign consente ai mittenti di impostare un limite di tempo per i destinatari che devono completare le proprie firme prima che l’accordo venga annullato automaticamente. Ciò consente di controllare le scadenze per la firma, in particolare per gli accordi urgenti, come contratti a tempo determinato oppure offerte speciali. Inoltre, semplifica la gestione degli accordi eliminando gli accordi obsoleti o il cui completamento è improbabile dall’elenco In corso, rendendo più semplice il tracciamento di quelli attivi.

I mittenti possono impostare date di scadenza fino a 180 giorni da quando viene inviato un accordo. Per impostazione predefinita, gli accordi vengono pianificati con scadenza alle 23:59, ora del server locale. Tuttavia, i mittenti possono modificare questa impostazione. Per ottimizzare la performance del sistema, gli accordi scadono sempre durante le ore di minor traffico per il gruppo di server assegnato. Qualora una scadenza dovesse essere impostata durante le ore di picco, il sistema aggiunge automaticamente 12 ore per garantire che la scadenza avvenga durante le ore di minor traffico.

Nota:

Se non viene impostata manualmente alcuna data di scadenza, gli accordi scadono automaticamente dopo 365 giorni nello stato In corso, garantendo che gli accordi di lunga durata non rimangano aperti per un periodo infinito.
Tutti gli orari di scadenza si basano sul fuso orario del gruppo di server (consulta le domande frequenti nella parte inferiore della pagina).

Configurazione

Disponibilità:

Acrobat Standard e Acrobat Pro: non supportati
Acrobat Sign Solutions: supportato; disattivato per impostazione predefinita
Acrobat Sign per la Pubblica Amministrazione: supportato; disattivato per impostazione predefinita

Ambito di configurazione:

Gli amministratori possono abilitare questa funzione a livello di account e di gruppo..

Accedi a questa funzione passando dal menu di configurazione dell’amministratore a Impostazioni di invio > Scadenza documento

Controlli Scadenza documento nel menu Impostazioni di invio.

L’esperienza del mittente per la Scadenza documento può variare a seconda della configurazione, ovvero stai configurando un account commerciale Acrobat Sign Solutions oppure un account Acrobat Sign per la Pubblica Amministrazione.

Seleziona il livello di servizio che stai utilizzando dalle opzioni seguenti per rivedere le opzioni di configurazione nei loro rispettivi ambienti:

Quando è abilitata l’opzione Scadenza documento, è necessario selezionare anche Consenti ai mittenti di applicare o modificare le impostazioni della scadenza per ciascun documento oppure Limite di giorni disponibili per firmare i documenti.

Controlli Scadenza del documento nella pagina Impostazioni di invio con l’opzione “Abilita scadenza del documento” evidenziata.

Ciò rende disponibile il valore Scadenza per il completamento nelle Impostazioni accordo.

Se l’impostazione è disattivata, l’opzione Scadenza per il completamento è bloccata e non può essere modificata.

Sezione delle impostazioni dell’accordo della pagina Composizione che evidenzia il campo “Data di completamento” bloccato.

Quando questa opzione è attivata, i mittenti possono modificare la data di scadenza in qualsiasi giorno entro 180 giorni dalla creazione dell’accordo.

Per i nuovi accordi, la data di scadenza viene impostata automaticamente a 180 giorni dal giorno dell’invio (a meno che non sia stato definito un numero limitato di giorni).

Il mittente può scegliere una data di scadenza diversa entro 180 giorni.

Quando questa opzione è attivata, per gli accordi In corso è possibile modificare la data della scadenza sulla pagina Gestisci.

La Data di scadenza nei metadati dell’accordo mostra un’icona a forma di matita per aprire l’interfaccia Aggiungi o Modifica per la scadenza.

Due esempi di pagina Gestisci, uno che evidenzia l’area in cui si trova l’icona Modifica e l’altro che evidenzia che non è presente alcuna icona.

Quando questa opzione è attivata, per i nuovi accordi viene adottata automaticamente una scadenza di completamento misurata nel numero di giorni definito dal campo di input.

Se l’opzione per consentire al mittente di impostare o modificare la data di scadenza non è abilitata, il selettore data sul lato destro del campo della data di scadenza verrà bloccato e verrà applicata solo la finestra di scadenza predefinita.

La sezione delle impostazioni dell’accordo della pagina Composizione che evidenzia la scadenza di completamento con il selettore data bloccato.

Quando questa opzione è attivata, la data di scadenza del documento non si applica ai destinatari interni, ovvero agli utenti all’interno dello stesso account Acrobat Sign del mittente.

Ciò garantisce che i destinatari esterni completeranno le proprie azioni nella finestra di scadenza definita, come indicato nei dettagli dell’accordo e nelle notifiche e-mail. Intanto, per i controfirmatari interni non è impostato il limite della data di scadenza, per evitare situazioni in cui non ci sia più tempo per completare qualsiasi azione prima della scadenza dell’accordo.

Quando questa opzione è attivata, le informazioni sulla scadenza vengono inserite in qualsiasi comunicazione e-mail inviata al destinatario.

Gli esempi riportati di seguito mostrano la richiesta di firmare e un messaggio e-mail di promemoria con le informazioni sulla scadenza visibili.

Se l’opzione è disattivata, le informazioni sulla scadenza non vengono incluse nel modello e-mail.

Esempio di e-mail al destinatario con le informazioni sulla scadenza evidenziate.

Per i nuovi accordi viene visualizzata l’opzione Scadenza per il completamento. L’esperienza dipende dall’uso della scadenza predefinita o dall’impostazione della scadenza da parte del mittente.

Se l’opzione Scadenza documento non è abilitata, l’opzione Scadenza per il completamento viene omessa completamente dalla pagina.

La pagina di composizione classica che evidenzia l’opzione Scadenza per il completamento

Quando questa opzione è attivata, i mittenti possono modificare la data di scadenza in qualsiasi giorno entro 180 giorni dalla creazione dell’accordo.

Controlli Scadenza documento nella pagina Impostazioni di invio con l’opzione “Consenti al mittente di impostare la data” evidenziata.

Nei nuovi accordi viene visualizzata l’opzione Scadenza per il completamento senza valore inserito. Il mittente può specificare un numero di giorni prima della scadenza dell’accordo, oppure non verrà definita alcuna scadenza.

La pagina Composizione classica che evidenzia l’opzione Scadenza per il completamento

Quando questa opzione è abilitata, per gli accordi In corso è possibile modificare la data di scadenza nella pagina Gestisci.

Controlli Scadenza del documento nella pagina Impostazioni di invio con l’opzione “Consenti modifica della data” evidenziata.

La Data di scadenza nei metadati dell’accordo mostra un’icona a forma di matita per aprire l’interfaccia Aggiungi o Modifica per la scadenza.

Quando questa opzione è attivata, per i nuovi accordi viene adottata automaticamente una scadenza di completamento misurata nel numero di giorni definito dal campo di input.

Controlli Scadenza documento nella pagina Impostazioni di invio con l’opzione “Limita numero di giorni” evidenziata.

Se l’opzione per consentire al mittente di impostare o modificare la data di scadenza non è abilitata, l’opzione Scadenza per il completamento verrà selezionata, ma sarà bloccata. In questo caso viene applicata solo la finestra di scadenza predefinita.

La pagina Composizione classica che evidenzia la scadenza per il completamento con il selettore data bloccato.

Quando questa opzione è attivata, la data di scadenza del documento non si applica ai destinatari interni, ovvero agli utenti all’interno dello stesso account Acrobat Sign del mittente.

Controlli Scadenza documento nella pagina Impostazioni di invio con l’opzione “Includi destinatari interni” evidenziata.

Quando questa opzione è attivata, le informazioni sulla scadenza vengono inserite in qualsiasi comunicazione e-mail inviata al destinatario.

Controlli Scadenza documento nella pagina Impostazioni di invio con l’opzione “Includi informazioni nelle e-mail” evidenziata.

Gli esempi riportati di seguito mostrano la richiesta di firmare e un messaggio e-mail di promemoria con le informazioni sulla scadenza visibili.

Se l’opzione è disattivata, le informazioni sulla scadenza non vengono incluse nel modello e-mail.

Tempistica per la scadenza

La scadenza del documento si verifica sempre durante le ore di minor traffico in base al server che ha inviato l’accordo. Le ore di minor traffico sono sempre comprese tra le 19:00 e le 7:00 nel fuso orario locale del server.

Per impostazione predefinita, agli accordi inviati tramite il processo Richiedi firme moderno viene assegnato l’orario di scadenza 23:59, anche se ai mittenti può essere concesso di impostare date e tempi di scadenza personalizzati. Tuttavia, gli accordi inviati tramite API, integrazioni o interfacce precedenti non dispongono dell’impostazione predefinita alle ore 23:59; anzi, adottano la marca temporale del momento in cui l’accordo è stato inviato inizialmente.

Se la scadenza di un accordo è impostata durante le ore di maggior traffico, l’accordo viene inserito in coda e la scadenza viene ritardata automaticamente di 12 ore per garantire che l’evento scadenza venga elaborato durante le ore di minor traffico.

Stato e modifica durante la coda per la scadenza

Mentre un accordo è in messo coda per la scadenza, lo stato rimane In corso nella pagina Gestisci e nelle risposte dell’API.
I destinatari non possono firmare un accordo messo in coda e riceveranno un messaggio di errore che indica che l’accordo non può essere firmato.
Durante la finestra di coda di 12 ore, il mittente può modificare la Data di scadenza sulla pagina Gestisci per estendere la scadenza e concedere ai destinatari un ulteriore tempo per firmare.

Best practice

In genere, si consiglia di impostare almeno una data di scadenza predefinita. Questo consente di mantenere gli accordi organizzati e allineati alle politiche correnti. La scadenza degli accordi il cui completamento è improbabile migliora l’efficienza riducendo la dispersione nel filtro In corso della pagina Gestisci e rendendo più semplice il tracciamento e la gestione degli accordi attivi.

Se le date di scadenza sono abilitate, prendi in considerazione di:

Abilitare l’opzione Includi informazioni sulla scadenza nelle e-mail inviate ai firmatari: informando i destinatari di una scadenza, si favorisce il completamento tempestivo e viene chiarito che l’accordo scadrà se non agiscono.
Disabilitare Includi i firmatari interni quando si applicano i termini di scadenza dei documenti: i termini di scadenza interessano in genere i destinatari esterni più degli utenti interni. La disabilitazione di questa opzione impedisce la scadenza degli accordi se i controfirmatari interni non hanno completato le azioni previste in tempo utile.
Abilitare Consenti la modifica delle impostazioni di scadenza dopo che il documento è stato inviato: la possibilità di consentire le modifiche dipende in genere dai requisiti di conformità. Se il processo non richiede limitazioni temporali rigorose, l’attivazione di questa opzione offre flessibilità, fornendo ai mittenti un’opzione per salvare un accordo in scadenza.

Aspetti da considerare e domande frequenti:

Le ore di minor traffico sono quelle tra le 19:00 e le 07:00, in base al fuso orario più centrale per il gruppo di partizione dal quale viene inviato l’accordo. I fusi orari utilizzati per ciascun gruppo di partizione sono:

Gruppo di partizione	Fuso orario per le ore di maggior traffico (07:00 - 19:00)
NA1, NA2, NA3, NA4	America/Chicago
EU1, EU2	Europa/Berlino
AU1	Australia/Sydney
JP1	Asia/Tokyo
IN1	Asia/Calcutta
SG1	Asia/Singapore

Nota:

Alcuni gruppi di partizione includono più partizioni che coprono più fusi orari. Tutte le partizioni nel gruppo applicano la stessa finestra di scadenza durante le ore di minor traffico.
Ad esempio, le zone NA1, NA2, NA3 o NA4 osservano tutte le stesse ore di minor traffico basate sul fuso orario centrale (GMT -6).

L’accordo scadrà come previsto, in genere entro pochi minuti dall’orario di scadenza impostato.

Questo fa riferimento alla partizione in cui è stato inviato l’accordo, in base all’ambiente del mittente. Scopri in quale partizione ti trovi >

Il firmatario non sarà in grado di firmare dopo il periodo di scadenza, anche se lo stato dell’accordo non è ancora passato a SCADUTO. Il firmatario visualizzerà un messaggio di errore:

Se un accordo è in coda per la scadenza ma questa non è ancora stata elaborata, il mittente può ancora modificare la data di scadenza. Ciò consente al destinatario di disporre di più tempo per firmare l’accordo, prima che questo scada.

Finché il sistema non elabora la scadenza (entro 12 ore), l’accordo rimane nello stato IN CORSO. Una volta elaborato l’evento scadenza, lo stato passa a SCADUTO.

Sì, puoi modificare il periodo di scadenza in qualsiasi momento, fin quando questa non viene elaborata. Non ci sono restrizioni per la modifica dell’orario di scadenza prima che l’accordo passi allo stato SCADUTO.

Sì, ma il ritardo può variare di qualche minuto in base al caricamento del sistema.

Quando imposti la data/ora di scadenza nella pagina Richiedi firme, il valore predefinito è le 23:59, per garantire che la scadenza avvenga durante le ore di minor traffico e che venga elaborata in quell’orario o subito dopo. Puoi regolare questa impostazione nella sezione Impostazioni accordo.

Sezione “Impostazioni accordo” della pagina Richiedi firma che evidenzia l’impostazione Scadenza per il completamento.

L’accordo continuerà a essere visualizzato come In corso fino all’elaborazione della scadenza, in genere dopo 12 ore.

La Governance dei dati inizia solo dopo che l’accordo passa a uno stato finale (ad esempio, SCADUTO). Un scadenza ritardata ritarda anche l’inizio del periodo di conservazione.

L’evento scadenza viene registrato una volta elaborata la scadenza; questa può essere ritardata fino a 12 ore se l’orario di scadenza rientra nelle ore di maggior traffico.

Questo aggiornamento ottimizza le prestazioni del sistema per soddisfare la crescente domanda.

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