Novità
Introduzione
- Guida introduttiva per gli amministratori
- Guida introduttiva per gli utenti
- Per gli sviluppatori
- Libreria tutorial video
- Domande frequenti
Amministrazione
- Panoramica su Admin Console
- Gestione degli utenti
- Aggiungere, modificare e rivedere utenti attivi
- Creare utenti con funzioni specifiche
- Rivedere gli utenti che non hanno completato la verifica
- Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
- Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente tramite l’interfaccia del gruppo
- Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
- Tipi di identità utente e SSO
- Cambiare l’identità utente
- Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
- Autenticare gli utenti con la Federazione Google
- Profili di prodotti
- Esperienza di accesso
- Impostazioni account/gruppo
- Panoramica delle impostazioni
- Impostazioni generali
- Livello e ID account
- Nuova esperienza del destinatario
- Flussi di lavoro per firma autonoma
- Invia in modalità collettiva
- Moduli web
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Flussi di lavoro Power Automate
- Documenti libreria
- Raccogliere i dati modulo con gli accordi
- Visibilità limitata dei documenti
- Allegare una copia PDF dell’accordo firmato
- Includere un collegamento nell’e-mail
- Includere un’immagine nell’e-mail
- Denominazione dei file allegati alle e-mail
- Allegare report di audit ai documenti
- Unire più documenti in uno solo
- Scaricare documenti singoli
- Caricare un documento firmato
- Delega per utenti nel mio account
- Consentire la delega ai destinatari esterni
- Autorizzazione a firmare
- Autorizzazione a inviare
- Autorizzazione all’aggiunta di sigilli elettronici
- Impostare un fuso orario predefinito
- Impostare un formato data predefinito
- Utenti in più gruppi
- Autorizzazioni amministratore gruppo
- Sostituzione del destinatario
- Report di audit
- Piè di pagina transazione
- Messaggi e assistenza nel prodotto
- PDF accessibili
- Nuova esperienza di creazione
- Cliente nel settore sanitario
- Configurazione dell’account
- Aggiungere un logo
- Personalizzare nome host/URL dell’azienda
- Aggiungere il nome dell’azienda
- Reindirizzamento URL post-accordo
- Preferenze firma
- Firme formattate correttamente
- Consentire ai destinatari di firmare
- I firmatari possono cambiare il nome
- Consentire ai destinatari di usare la propria firma salvata
- Personalizzare le Condizioni d’uso e l’Informativa cliente
- Guida per i destinatari ai campi del modulo
- Riavviare il flusso di lavoro dell’accordo
- Rifiuto di firmare
- Consentire flussi di lavoro con timbri
- Chiedere ai firmatari di fornire il proprio Titolo o Azienda
- Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
- Mostrare i messaggi durante la firma elettronica
- Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
- Richiedere indirizzo IP dei destinatari
- Escludere il nome dell’azienda e il titolo dai timbri di partecipazione
- Applica un ridimensionamento adattivo del disegno della firma
- Firme digitali
- Sigilli elettronici
- Identità digitale
- Impostazioni report
- Nuova esperienza per i report
- Impostazioni per report Classic
- Impostazioni di protezione
- Impostazioni Single Sign-on
- Impostazioni Ricordami
- Criterio password di accesso
- Forza password di accesso
- Durata sessione Web
- Tipo cifratura PDF
- API
- Accesso a informazioni su utenti e gruppi
- Intervalli IP consentiti
- Condivisione account
- Permessi di condivisione account
- Controlli di condivisione accordi
- Verifica identità firmatario
- Password per firma accordo
- Forza password del documento
- Blocca firmatari tramite geolocalizzazione
- Autenticazione tramite telefono
- Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
- Consentire estrazione pagina
- Scadenza del link del documento
- Caricare un certificato client per webhook/richiamata
- Marca temporale
- Impostazioni di invio
- Mostrare la pagina Invia dopo l’accesso
- Richiedere il nome del destinatario all’invio
- Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
- Ruoli destinatario consentiti
- Consentire e-Witnesses
- Gruppi di destinatari
- Cc
- Accesso dei destinatari agli accordi
- Campi obbligatori
- Creazione di documenti allegati
- Appiattisci i campi
- Modificare gli accordi
- Nome dell’accordo
- Lingue
- Messaggi privati
- Tipi di firma consentiti
- Promemoria
- Protezione con password di documenti firmati
- Invia notifica di invio accordo tramite
- Opzioni di identificazione firmatari
- Protezione contenuti
- Abilitare transazioni Notarize
- Scadenza documento
- Mostrare l’anteprima, posizionare le firme e aggiungere campi
- Ordine di firma
- Liquid Mode
- Controlli per flusso di lavoro personalizzato
- Opzioni di caricamento per la pagina di firma elettronica
- Reindirizzamento URL di conferma post-firma
- Modelli messaggio
- Impostazioni Bio-Pharma
- Integrazione flusso di lavoro
- Impostazioni autenticazione
- Integrazione per pagamenti
- Messaggi per firmatari
- Impostazioni SAML
- Configurazione SAML
- Installare Microsoft Active Directory Federation Service
- Installare Okta
- Installare OneLogin
- Installare Oracle Identity Federation
- Configurazione SAML
- Governance dei dati
- Impostazioni marca temporale
- Archivio esterno
- Lingue account
- Impostazioni e-mail
- Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
- Configurare le opzioni per i destinatari
- Linee guida per i requisiti normativi
- Accessibilità
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
- Clientela del settore sanitario
- Supporto IVES
- Accordi di “archiviazione”
- Considerazioni UE/Regno Unito
- Download di accordi in modalità collettiva
- Richiedere il proprio dominio
- Collegamenti Segnala abuso
- Requisiti di sistema e limitazioni
Inviare, firmare e gestire gli accordi
- Opzioni destinatari
- Annullare un promemoria tramite e-mail
- Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
- Panoramica della pagina di firma elettronica
- Aprire per leggere l’accordo senza campi
- Rifiutare di firmare un accordo
- Delegare autorizzazioni di firma
- Riavviare l’accordo
- Scaricare un file PDF dell’accordo
- Visualizzare la cronologia dell’accordo
- Visualizzare i messaggi dell’accordo
- Convertire una firma elettronica in una manuale
- Convertire una firma da manuale a elettronica
- Aggiungere i campi modulo
- Cancellare i dati dai campi modulo
- Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
- Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
- Rivedere le note legali
- Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
- Inviare gli accordi
- Pagina Invia (Composizione)
- Panoramica dei punti di riferimento e delle funzioni
- Selettore dei gruppi
- Aggiunta di file e modelli
- Nome accordo
- Messaggio globale
- Scadenza per completamento
- Promemoria
- Proteggere con password un PDF
- Tipo di firma
- Lingua del destinatario
- Ordine/flusso di firma dei destinatari
- Ruoli dei destinatari
- Autenticazione del destinatario
- Messaggio privato per il destinatario
- Accesso dei destinatari agli accordi
- Parti in Cc
- Controllo dell’identità
- Inviare un accordo solo a se stessi
- Inviare un accordo ad altri
- Firme manuali
- Ordine di firma del destinatario
- Invia in modalità collettiva
- Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
- Invio in modalità collettiva: configurare un modello principale
- Invio in modalità collettiva: configurare un file CSV
- Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
- Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
- Reporting per Invia in modalità collettiva
- Pagina Invia (Composizione)
- Authoring dei campi nei documenti
- Ambiente di authoring in-app
- Rilevamento automatico dei campi
- Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
- Assegnare i campi modulo ai destinatari
- Ruolo di precompilazione
- Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
- Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
- Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
- Creare moduli e tag di testo
- Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
- Campi
- Tipi di campi
- Tipi di campi comuni
- Campi per firma elettronica
- Campo Iniziali
- Campo nome destinatario
- Campo e-mail destinatario
- Campo data della firma
- Campo di testo
- Campo data
- Campo numerico
- Casella di controllo
- Pulsante di scelta
- Menu a discesa
- Sovrapposizione collegamenti
- Campo di pagamento
- Allegati
- Timbro di partecipazione
- Numero transazione
- Immagine
- Azienda
- Titolo
- Timbro
- Aspetto del contenuto dei campi
- Convalida dei campi
- Valori dei campi nascosti
- Impostazione delle condizioni Mostra/Nascondi
- Campi calcolati
- Tipi di campi
- Domande frequenti sull’authoring
- Ambiente di authoring in-app
- Firmare gli accordi
- Gestire gli accordi
- Panoramica della pagina Gestisci
- Delegare gli accordi
- Sostituire i destinatari
- Limitare la visibilità del documento
- Annullare un accordo
- Creare nuovi promemoria
- Revisione dei promemoria
- Annullare un promemoria
- Accedere ai flussi Power Automate
- Altre azioni...
- Come funziona la ricerca
- Visualizzare un accordo
- Creare un modello da un accordo
- Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
- Caricare un accordo firmato
- Modificare i file e i campi di un accordo inviato
- Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
- Aggiungere o modificare una data di scadenza
- Aggiungere una nota a un accordo
- Condividere un singolo accordo
- Annullare la condivisione di un accordo
- Scaricare un singolo accordo
- Scaricare i singoli file di un accordo
- Scaricare il report di audit di un accordo
- Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
- Report di audit
- Rapporti ed esportazioni di dati
- Panoramica
- Concedere agli utenti l’accesso al reporting
- Grafici del report
- Esportazioni di dati
- Rinominare un report o un’esportazione
- Duplicare un report o un’esportazione
- Pianificare un report o un’esportazione
- Eliminare un report o un’esportazione
- Verificare l’utilizzo delle transazioni
Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi
- Moduli web
- Modelli riutilizzabili (Modelli libreria)
- Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
- Creare un modello libreria
- Modificare il nome di un modello libreria
- Modificare il tipo di un modello libreria
- Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
- Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
- Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
- Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
- Flussi di lavoro Power Automate
- Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
- Abilitare l’integrazione di Power Automate
- Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
- Tracciare l’utilizzo di Power Automate
- Creare un nuovo flusso (esempi)
- Trigger utilizzati per i flussi
- Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
- Gestire i flussi
- Modificare i flussi
- Condividere i flussi
- Disabilitare o abilitare i flussi
- Eliminare i flussi
- Modelli utili
- Solo per l’amministratore
- Archiviazione dell’accordo
- Archiviazione del modulo web dell’accordo
- Salvare i documenti dei moduli web completati nella libreria di SharePoint
- Salvare i documenti dei moduli web completati in OneDrive for Business
- Salvare i documenti completati in Google Drive
- Salvare i documenti dei moduli web completati in Box
- Estrazione di dati dall’accordo
- Notifiche per l’accordo
- Inviare notifiche e-mail personalizzate con i contenuti dell’accordo e l’accordo firmato
- Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in un canale Teams
- Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Slack
- Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Webex
- Generazione degli accordi
- Generare un documento da modulo Power App e modello Word e inviarlo per la firma
- Generare un accordo da un modello Word in OneDrive e ottenere la firma
- Generare un accordo per la riga Excel selezionata, inviarlo per revisione e firma
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Condividere utenti e accordi
Integrazione con altri prodotti
- Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign
- Acrobat Sign per Salesforce
- Acrobat Sign per Microsoft
- Altre integrazioni
- Integrazioni gestite dai partner
- Come ottenere una chiave di integrazione
Acrobat Sign per sviluppatori
- API REST
- Webhook
- Sandbox
Supporto e risoluzione dei problemi
Aggiungi un livello di protezione aggiuntivo inviando un codice di accesso monouso (OTP) allo smartphone del destinatario tramite WhatsApp.
L’autenticazione tramite WhatsApp è un metodo di verifica a due fattori premium che aggiunge una protezione dell’identità solida. Un codice di accesso monouso viene inviato al telefono del destinatario tramite l’app WhatsApp e il destinatario deve immettere tale codice per accedere all’accordo.
Il destinatario deve disporre di un account di WhatsApp attivo e il numero di telefono collegato all’account deve essere fornito al mittente per impostare l’autenticazione.
Disponibilità:
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: not supportati
- Acrobat Sign Solutions: supportato; disabilitato per impostazione predefinita
- Acrobat Sign per la Pubblica Amministrazione: non supportato
L’autenticazione WhatsApp è un metodo premium soggetto a tariffe in base all’utilizzo.
- Le transazioni devono essere acquistate in anticipo tramite il rappresentante commerciale Adobe.
- Le transazioni vengono gestite a livello di account: tutti i gruppi attingono dallo stesso pool condiviso.
- L’autenticazione WhatsApp condivide questo pool con i metodi di autenticazione Telefono/SMS.
Ambito di configurazione:
Gli amministratori possono abilitare questa opzione a livello di account e di gruppo.
Per accedere a questa funzione, nel menu di configurazione dell’amministratore passa a Impostazioni di invio > Opzioni di identificazione firmatari
Come utilizzare questa funzione
Quando l’autenticazione WhatsApp è configurata, i destinatari ricevono un messaggio e-mail che richiede di immettere un codice di verifica per accedere all’accordo. Tale messaggio include:
Le ultime quattro cifre del numero di telefono configurato durante l’accordo, in modo che il destinatario possa confermare dove verrà inviato il codice.
Nome del mittente (o contatto designato) nel caso in cui il destinatario abbia bisogno di assistenza, ad esempio per aggiornare il numero di telefono nel file.
Quando è pronto, il destinatario seleziona Invia codice per ricevere il codice monouso tramite WhatsApp.
Dopo che il destinatario ha selezionato Invia codice:
- La pagina si aggiorna per visualizzare un campo per l’inserimento del codice di verifica.
- Un codice a sei cifre viene inviato tramite WhatsApp al numero di telefono fornito durante la configurazione.
- Il codice è valido per 10 minuti. Se il codice scade, il destinatario deve tornare all’e-mail originale e richiedere un nuovo codice.
- Il destinatario ha un numero di tentativi limitato per l’immissione del codice corretto. Se tale limite viene superato, l’accesso all’accordo viene annullato automaticamente e il mittente riceve una notifica.
Una volta superata l’autenticazione, il destinatario può interagire con l’accordo.
Se per qualche motivo il destinatario chiude l’accordo prima di completarlo, per continuare dovrà autenticarsi di nuovo.
Configurazione del metodo di autenticazione WhatsApp durante la composizione di un nuovo accordo
Quando è abilitata l’autenticazione tramite WhatsApp, il mittente può selezionarla dal menu a discesa Autenticazione a più fattori nella sezione Impostazioni destinatario della pagina Composizione:
Per utilizzare WhatsApp come metodo di autenticazione, il destinatario deve avere un numero di telefono registrato con WhatsApp. Per configurare correttamente l’autenticazione, il numero di telefono deve essere condiviso con il mittente.
Note:
- Se il destinatario delega il proprio ruolo, deve anche fornire il numero di telefono registrato con WhatsApp del nuovo destinatario.
- Il mittente può aggiornare il numero di telefono per gli accordi in corso modificando il tipo di autenticazione dalla pagina Gestisci.
L’autenticazione tramite WhatsApp richiede che il destinatario disponga di un account WhatsApp attivo collegato a un numero di telefono valido.
Se il destinatario non dispone di un account per WhatsApp o se il numero di telefono fornito non è valido, il processo si blocca e viene visualizzato un messaggio di errore che blocca il processo di invio:
Consumo di transazioni di autenticazione premium
L’autenticazione tramite WhatsApp richiede che le transazioni vengano acquistate e aggiunte all’account prima di poterle utilizzare. Queste transazioni vengono usate per destinatario.
- Ogni destinatario che utilizza l’autenticazione tramite WhatsApp usa una transazione.
Esempio: vengono utilizzate tre transazioni se un accordo include tre destinatari che utilizzano l’autenticazione tramite WhatsApp. - L’aggiunta di più destinatari a un accordo riduce le transazioni totali disponibili per l’account di una per ogni destinatario che utilizza WhatsApp.
- Se si annulla un accordo il cui stato è Bozza, tutte le transazioni di autenticazione tramite WhatsApp tornano al volume totale disponibile per l’account.
- L’annullamento di un accordo in corso non restituisce le transazioni utilizzate.
- Quando si cambia metodo di autenticazione (da qualsiasi altro metodo) in autenticazione tramite WhatsApp, si consuma una transazione.
- Se per lo stesso destinatario si passa più volte dall’autenticazione tramite WhatsApp ad altri metodi di autenticazione (e viceversa), si usa una sola transazione in totale.
- Se si cambia il metodo di autenticazione da WhatsApp a un altro metodo, la transazione non viene ripristinata.
- Ogni destinatario utilizza solo una transazione, indipendentemente dal numero di tentativi effettuati durante il processo di autenticazione.
Tenere traccia del volume disponibile
Per monitorare il numero delle autenticazioni tramite WhatsApp disponibili per l’account:
- Passa a Impostazioni di invio > Opzioni di identificazione firmatario
- Seleziona il collegamento Traccia utilizzo:
L’autenticazione tramite WhatsApp e telefono/SMS e la consegna del collegamento condividono lo stesso pool di transazioni. L’utilizzo delle transazioni viene suddiviso nel riquadro a comparsa per mostrare il volume usato per le transazioni di consegna SMS e autenticazione telefonica.
Report di audit
Nel report di audit viene chiaramente indicato che WhatsApp ha inviato un codice di accesso monouso a un numero di telefono per la verifica dell’identità.
- Vengono esposte solo le ultime quattro cifre del numero di telefono.
Se l’accordo viene annullato perché il destinatario non è stato in grado di autenticarsi, il motivo è indicato in modo esplicito:
Best practice e considerazioni
- Se l’autenticazione della firma a due fattori non è richiesta per le firme interne, puoi valutare l’utilizzo del metodo di autenticazione Acrobat Sign anziché l’autenticazione tramite WhatsApp, al fine di semplificare il processo di firma e risparmiare sull’utilizzo di transazioni di autenticazione premium.
- Il numero di telefono associato al tentativo di autenticazione può essere modificato solo per gli accordi in corso modificando il tipo di autenticazione nella pagina di gestione del mittente.
Configurazione
L’autenticazione tramite WhatsApp include due set di controlli che possono essere configurati a livello di account e di gruppo:
- Impostazioni di invio: gestire l’accesso del mittente all’autenticazione tramite WhatsApp e configurare le opzioni correlate.
- Impostazioni sicurezza: limitano il numero di tentativi a disposizione del destinatario per immettere il codice di verifica corretto.
Abilitare l’autenticazione tramite WhatsApp nelle Impostazioni di invio.
Per consentire ai mittenti di utilizzare l’autenticazione tramite WhatsApp, attiva l’opzione in Impostazioni di invio in Opzioni di identificazione firmatari.
Sono disponibili le opzioni seguenti:
- Autenticazione tramite WhatsApp: quando questa casella è selezionata, l’opzione di autenticazione WhatsApp diventa disponibile durante la configurazione dell’accordo.
- Codice paese predefinito: imposta un codice paese predefinito per i destinatari del gruppo. Questo consente di garantire la corretta formattazione dei numeri di telefono durante l’invio degli accordi.
- Personalizza il contatto di supporto: sostituisci l’indirizzo e-mail del mittente predefinito con un valore di contatto personalizzato, come l’indirizzo e-mail del team di supporto. Se viene lasciato vuoto, l’indirizzo e-mail dell’utente mittente verrà utilizzato come contatto per impostazione predefinita.
Configurare le impostazioni di sicurezza
L’autenticazione tramite WhatsApp richiede un limite definito per i tentativi di verifica non riusciti prima di annullare l’accordo. L’impostazione predefinita è di 10 tentativi.
Puoi impostare questo valore nella pagina Impostazioni di protezione. Per il funzionamento dell’autenticazione tramite WhatsApp è necessario un valore diverso da zero.
Annullamento automatico per l’autenticazione WhatsApp non riuscita
L’accordo viene annullato automaticamente se il destinatario supera il numero di tentativi di autenticazione consentiti tramite WhatsApp.
Il mittente riceve una notifica e-mail che include il nome del destinatario che non è riuscito ad autenticarsi. Nessun’altro destinatario viene notificato.
