I modelli libreria consentono agli utenti di creare documenti interattivi riutilizzabili. Questi modelli possono variare da accordi semplici con un singolo campo firma, ad esempio gli accordi di non divulgazione, a moduli complessi per la dichiarazione dei redditi o l’onboarding dei dipendenti.

Se utilizzi spesso lo stesso file per definire un accordo, con un un modello puoi semplificare il processo, velocizzare la consegna del documento, garantire coerenza nel contratto firmato finale e assicurarti che tutto il tuo team usi la versione più recente.

Tipi di modelli

I modelli di libreria possono essere creati in due modi:

Modelli per livello di campo modulo: questi modelli contengono solo i campi applicati a un file caricato. Sono ideali per le organizzazioni che generano contratti in modo dinamico con contenuti personalizzati, ma seguendo un formato standardizzato. Carica il file e applica il livello di campo per posizionare tutti i campi.
Modelli di documento: questi modelli includono sia il file base che i campi predefiniti. Sono ideali per documenti statici e standard che non richiedono contenuti dinamici, come moduli fiscali, moduli di domanda o di ammissione e accordi di non divulgazione.

Configurazione

Disponibilità:

Acrobat Standard e Acrobat Pro: abilitati per impostazione predefinita. Non configurabile.
Acrobat Sign Solutions: supportato; abilitato per impostazione predefinita.
Acrobat Sign for Government: supportato; abilitato per impostazione predefinita.

Nota:

L’utente che crea un modello ne è il proprietario.

Solo il proprietario può modificare il modello o regolarne il livello di autorizzazione, a meno che il modello non sia condiviso con il gruppo o l’organizzazione:

Gli amministratori a livello di account possono modificare il modello dalla sezione Librerie condivise del menu di amministrazione, se condiviso con l’organizzazione.
Gli amministratori a livello di gruppo possono modificare il modello dalla sezione Librerie condivise nel menu amministratore, se condiviso con un gruppo in cui dispongono delle autorizzazioni di amministratore.
- Gli amministratori a livello di account hanno inoltre accesso a tutti i documenti condivisi con qualsiasi gruppo.

Gli amministratori a livello di account o gli amministratori del gruppo che supervisionano il creatore originale possono trasferire la proprietà del modello a un altro utente.

Creare un modello libreria

Per creare un modello libreria, passa alla scheda Home, quindi seleziona Crea un modello da riutilizzare
Viene caricata la pagina di configurazione Crea un modello Libreria.

Trascina i file nella sezione Aggiungi file oppure seleziona il pulsante Scegli i file per aprire il pannello del selettore di file.

Se necessario, puoi allegare più file per creare un modello più grande.
Immetti il nome del modello nel campo Nome modello.
Configura il tipo di modello:
- Documento riutilizzabile: questa opzione salva il documento completo, il contenuto e i campi modulo.
- Livello per campi modulo riutilizzabile : questa opzione salva solo il livello per campi modulo da applicare a un altro documento (contenuto diverso con lo stesso layout).
- Entrambi: entrambi i tipi di modelli saranno disponibili.
Nota:

In qualsiasi momento è possibile cambiare il tipo di modello modificandone le proprietà.
Configura Chi può usare il modello.

L’accesso a un modello è determinato dall’utente che lo carica. Scegli tra le seguenti opzioni:
- Solo io: il modello è disponibile solo per l’utente che lo carica.
- Qualsiasi utente nel mio gruppo: il modello è collegato al gruppo dell’utente che carica, fornendo l’accesso a tutti i membri del gruppo. Se l’utente può accedere a più gruppi, verrà presentato un altro menu a discesa per selezionare il gruppo a cui collegare il modello.
  
  Se il caricatore si sposta in un altro gruppo, il modello rimane associato al gruppo originale.
  
  Gli amministratori a livello di account e di gruppo possono modificare il modello nel menu Librerie condivise.
  
  La modifica dell’associazione di gruppo del modello rimuove l’accesso per il gruppo precedente, ma non influisce sugli accordi già inviati.
  
  Gli account per i quali è abilitata la funzione Utenti in più gruppi visualizzeranno un menu a discesa per selezionare il gruppo correlato al momento dell’invio del modello.
- Qualsiasi utente nella mia azienda: il modello è accessibile a tutti gli utenti dell’account.
  
  Gli amministratori a livello di account possono modificare il modello nel menu Librerie condivise.
  
  Questa opzione è sempre disponibile, ma si verifica un errore di autorizzazione se l’utente non dispone dell’autorizzazione per condividere i modelli a livello di organizzazione.
Nota:
Eliminazione di un modello: l’utente a cui appartiene il modello può eliminarlo in qualsiasi momento.

Modifica di un modello: l’utente proprietario, così come gli amministratori di gruppi e account, possono modificare il modello.

Modifica di un modello in un accordo: altri utenti possono regolare i campi selezionando Anteprima e aggiungi campi durante l’invio di un accordo. Queste modifiche si applicano solo all’accordo specifico che il mittente sta modificando e non modifica il modello originale.
Seleziona Anteprima e aggiungi campi per avviare il processo di creazione dei campi modulo.
Aggiungere i partecipanti

La pagina si aggiorna per visualizzare il pannello Aggiungi partecipanti.

Prima di inserire i campi, il sistema deve sapere quanti partecipanti potrebbero essere interessati alla compilazione del modulo. Ciò garantisce che i campi possano essere assegnati correttamente.
- Ogni campo deve essere assegnato in modo esplicito a un partecipante, definito come campo Precompila per il mittente o impostato su Chiunque.
- Aggiungi il numero massimo di destinatari che potrebbero dover interagire con il modulo selezionando l’icona più sotto l’elenco dei partecipanti. Aggiungi partecipanti finché tutti gli slot dei partecipanti richiesti non vengono aggiunti. Ad esempio, se il modello può coinvolgere fino a quattro destinatari, aggiungi quattro partecipanti.
Al termine, seleziona Anteprima e aggiungi campi per continuare.
Nota:

Se necessario, anche i valori Nome modello, Tipo modello e Chi può usare il modello possono essere modificati in questo pannello.
Si apre l’ambiente di creazione del modulo e vengono visualizzati tutti i campi presenti nel documento caricato.

Per aggiungere altri campi:
- Seleziona un tipo di campo dal pannello a sinistra e trascinalo nel documento, dove è necessario.
  
  Quando inserisci un campo, viene assegnato automaticamente al partecipante selezionato.
- Utilizza il pulsante Inserisci campi in automatico nella parte superiore dell’elenco dei campi per consentire al sistema di inserirli automaticamente.
  
  Il sistema tenta di assegnare il tipo di campo appropriato in base al contenuto del documento.
  
  Se non viene rilevato alcun tipo di campo specifico, viene inserito un campo Testo.
  
  Tutti i campi inseriti automaticamente vengono assegnati al partecipante selezionato attualmente.
Al termine, Crea il modello.
Puoi sempre tornare a modificarlo in un secondo momento.