Skapa en anpassad komponeringssida med den anpassade arbetsflödesdesignern

När Arbetsflödesdesignern öppnas visas panelen för Arbetsflödesinformation:

På sidan Arbetsflödesinformation anger du följande detaljer:

• Arbetsflödets namn – Ange ett unikt namn för arbetsflödet.
• Vilka kan använda det här arbetsflödet – Ange vem som kan använda arbetsflödet.
• Instruktioner för avsändaren – Lägg till vägledning på skärmen för avsändare som använder arbetsflödet.

Dessa inställningar definierar hur arbetsflödet representeras i menyerna och användargränssnittet, ger åtkomst till användaren eller gruppen som ska kunna använda det och inkluderar möjligheten att förtydliga instruktioner till avsändaren vid behov.

Definiera avtalsinformation för den anpassade sidan Skapa

När du konfigurerar Avtalsinformation anger du detaljerna som ska fyllas i på sidan Skapa när arbetsflödet används.

Avtalsinformation

• Avtalsnamn – ange avtalets namn. Detta visas på sidan Hantera och i e-postrubriken Signera/godkänn.
• Meddelande – skriv ett meddelande till mottagarna. Detta visas på sidan Skapa.

CC-inställningar (kopia)

• CC – ange e-postadresserna till kopiemottagarna. Separera flera adresser med komma ( , ) eller semikolon ( ; ).
• Minimi – ställ in det minsta antalet tillåtna e-postadresser för CC.
• Maximalt – ställ in det maximala antalet tillåtna e-postadresser för CC.
• Redigerbar – aktivera det här alternativet om du vill att avsändare ska kunna ändra CC-adresser på sidan Skapa.

Mottagarens språk

• Den här inställningen avgör om språkväljaren är tillgänglig på sidan Skapa och ställer in standardspråk för mottagare.
  • Visa inte språkväljare – standardspråket för mottagare som har ställts in på gruppnivå används.

Sändningsalternativ

• Ange lösenord för att öppna hämtad PDF-fil – gör att avsändare kan ange ett lösenord för en hämtad PDF-fil.
  • Obligatoriskt – om detta är aktiverat måste avsändare ange ett lösenord, och det här alternativet kan inte stängas av på sidan Skapa.
• Tidsgräns för slutförande – aktiverar möjligheten att ställa in förfallotid för slutförande på sidan Skapa.
  • Dagar för att slutföra avtalet – definierar standardvärdet för hur många dagar mottagare har på sig för att slutföra signeringen. Detta värde är alltid redigerbart på sidan Skapa.
• Tillåt redigering av dokument före sändning – låter avsändare ändra formulärfält i redigeringsmiljön med hjälp av alternativet Förhandsgranska och lägg till signaturfält.
  • Aktivera redigering som standard – aktiverar automatiskt Förhandsgranska och lägg till signaturfält på sidan Skapa.

Välj lämpliga inställningar för att effektivisera sändningsprocessen utan att ta bort avsändarnas flexibilitet.

Välj Mottagare i den vänstra listen när du vill öppna avsnittet Mottagarrouting

I avsnittet Mottagarrouting kan du ange mottagarna och routingordningen efter behov. Du kan skapa mycket komplicerade arbetsflöden med seriell, parallell, blandad eller kapslad och blandad dirigeringsordning.  Instruktionerna som följer visar funktionerna som finns för mottagarrouting.

• Så här lägger du till en annan mottagare före eller efter en befintlig mottagare:
  • Välj ikonen Lägg till .
  • Välj den roll du vill använda (alla roller som är aktiverade för kontot är tillgängliga).

• För att ange en parallell gren ska du välja ikonen Lägg till ovanför en mottagare och sedan Parallella grenar. 

• Om du vill radera en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och väljer ikonen Radera .

• Om du vill anpassa en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och klickar på  ikonen Redigera.

När du redigerar en mottagare kan du konfigurera följande:

• Mottagaretikett – Du kan anpassa mottagarens etikett. Du kan till exempel ändra standardetiketten Mottagare till Köpare. 
  • Etiketterna för mottagarna måste vara unika i arbetsflödet.
• Mottagare– ange mottagarens standarde-postadress.
• Lägg till mottagargrupp – välj den här knappen för att lägga till en återanvändbar mottagargrupp från listan över mottagargrupper som är tillgängliga för dig.
• Markera som mottagargrupp – när det här alternativet är markerat skapas en mottagargrupp från de e-postadresser som listas i fältet Mottagare i stället för en standardpost för mottagare av e-post. Mottagargruppen kan lämnas tom eller fyllas i med en eller flera e-postadresser från fältet E-post (kommaavgränsade).
• Mottagaren är avsändare – när detta alternativ är markerat infogas avsändaren som mottagare.
• Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om en signatur från mottagaren krävs.
  
• Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändaren kan uppdatera mottagarens e-postadress på sidan Skicka.
• Lägg till privat meddelande– välj det här alternativet om du vill ange ett privat meddelande till mottagaren. Privata meddelanden infogas i mottagarens e-postmeddelande (utöver det globala meddelandet) och på sidan för e-signering.
• Roll – uppdaterar mottagarens roll (signerare, godkännare, formulärifyllare osv.).
• Autentisering – Välj vilken typ av identitetsverifiering som krävs för undertecknaren. Endast de alternativ som har aktiverats är synliga.
  
  • Enfaktorautentisering: ingen (e-post), Acrobat Sign, engångslösenord för e-post.
  • Tvåfaktorautentisering: telefon, KBA, lösenord och myndighets-ID.

Se till att Spara alla mottagarkonfigurationer som har gjorts.

Nedan visas ett exempel på mottagarinformation och en routning där etiketterna för båda signerarna (signerare och medsignerare) och för de interna mottagarna (godkännande från säljare och chef) har anpassats. 

Välj E-postmeddelanden i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet E-postmeddelanden.

I avsnittet E-postmeddelanden kan du bestämma vilka meddelanden som skickas under signerings- och godkännandeprocessen baserat på olika händelser.

Du kan till exempel ange att meddelanden ska skickas till mottagarna och mottagarna av kopior när ett avtal har annullerats.

Välj Dokument i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet Dokument.

I avsnittet Dokument kan du definiera hur dokument bifogas och hanteras i arbetsflödet.

• Dokumenttitel – Ange dokumentets titel. Denna titel visas i avsnittet Dokument på sidan Skapa.
• Filer – Välj ikonen Lägg till fil för att bifoga ett dokument från mallbiblioteket i Acrobat Sign. Dokumentet ingår automatiskt när arbetsflödet används.
  • Om ingen fil väljs kommer avsändaren att behöva ladda upp ett dokument när avtalet skickas.
  • Om ett dokument är markerat som Obligatoriskt kommer det alltid att bifogas när arbetsflödet startar.
  • Ta bort fil – För att ta bort en bifogad fil väljer du ikonen (X) bredvid filnamnet.
• Dokumentnamn – Ange ett meningsfullt namn för avsändaren för att identifiera dokumentet. Standardnamnet baseras på den uppladdade filen, men kan redigeras.
• Obligatoriskt – Ange om handlingen ska ingå i avtalet.
• Lägg till dokument – Välj Lägg till dokument för att inkludera ytterligare filer. Varje dokument måste ha en unik titel.
• Ta bort rad – För att ta bort ett dokument väljer du ikonen (X) på motsvarande rad.

Nedan visas ett exempel på ett konfigurerat dokumentavsnitt:

Klicka på Inmatningsfält för avsändare i den vänstra listen för att komma åt avsnittet Inmatningsfält för avsändare .

Dessa inmatningsfält mappas till formulärfält i de bifogade dokumenten – oavsett om de är fördefinierade i arbetsflödet eller laddas upp av avsändaren.

Avsändare kan använda dessa fält för att förifylla information innan avtalet skickas till mottagarna.

I panelen Inmatningsfält för användare väljer du Lägg till fält för varje fält som avsändaren behöver granska och eventuellt fylla i.

Konfigurera följande inställningar för varje rad som läggs till:

• Visningsnamn – Ange en titel för fältet. Detta visas på sidan Skapa som referens för avsändaren.
• Formulärfältnamn – Ange fältnamnet som det visas i det bifogade biblioteksdokumentet. Namnet måste matcha exakt med formulärfältet i dokumentet.
• Standardvärde – (Valfritt) Ange ett standardvärde för fältet.
• Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om fältet måste fyllas i innan avtalet skickas.
• Redigerbar – Aktivera det här alternativet för att tillåta avsändaren att ändra standardvärdet.
• Ta bort rad – Välj ikonen (X) för att ta bort raden.

Nedan visas ett exempel på Indatafält för avsändare: