Opret en brugerdefineret oprettelsesside ved hjælp af Tilpasset arbejdsforløb-designer

Når Workflow Designer åbnes, vises panelet Oplysninger om arbejdsforløb:

På siden Oplysninger om arbejdsforløb skal du angive følgende oplysninger:

• Navn på arbejdsforløb – Angiv et unikt navn for dit arbejdsforløb.
• Hvem kan bruge dette arbejdsforløb – Angiver, hvem der kan bruge arbejdsforløbet.
• Instruktioner til afsender - Tilføj vejledning på skærmen til afsendere, der bruger arbejdsforløbet.

Disse indstillinger definerer, hvordan arbejdsforløbet repræsenteres i menuerne og brugergrænsefladen, giver adgang til den bruger eller gruppe, der skal kunne bruge det, og inkluderer muligheden for at gøre instruktioner til afsenderen tydeligere, hvis det er nødvendigt.

Definition af aftaleoplysninger for den brugertilpassede side Opret

Når du konfigurerer Aftaleoplysninger, så angiv de detaljer, der skal udfyldes på siden Opret, når arbejdsforløbet bruges.

Aftaleoplysninger

• Aftalenavn – Angiv et navn for aftalen. Det vises på siden Administration og i e-mailoverskriften Underskriv venligst/godkend venligst.
• Besked – Angiv en besked til modtagerne. Dette vises på siden Opret.

Indstillinger for CC (Carbon Copy).

• CC – Angiv CC-modtagernes mailadresser. Adskil flere adresser med komma ( , ) eller semikolon ( ; ).
• Minimum – Angiv det mindste antal tilladte CC-mailadresser.
• Maksimum – Angiv det maksimalt tilladte antal CC-mailadresser.
• Redigerbar – Aktivér denne indstilling, hvis afsendere skal kunne redigere CC-adresser på siden Opret.

Modtagers sprog

• Indstillingen bestemmer, om sprogvælgeren er tilgængelig på siden Opret og indstiller standardmodtagersproget.
  • Vis ikke sprogvælger – Standardmodtagersprog som defineret på gruppeniveau anvendes.

Indstillinger for afsendelse

• Angiv adgangskode for at åbne downloadede PDF-filer – Giver afsenderen mulighed for at angive en adgangskode til en downloadet PDF.
  • Påkrævet – Hvis det er aktiveret, skal afsendere angive en adgangskode, og indstillingen kan ikke slås fra på siden Opret.
• Afslutningsfrist – Aktiverer muligheden for at indstille en frist for afslutning på siden Opret.
  • Dage til at fuldføre aftalen – Definerer standardantallet af dage, modtagerne har til at gennemføre underskrivelsen. Værdien kan altid redigeres på siden Opret.
• Tillad oprettelse af dokumenter før afsendelse – Lader afsendere ændre formularfelter i oprettelsesmiljøet ved brug af indstillingen Forhåndsvisning og tilføj signaturfelter.
  • Aktivér oprettelse som standard – Aktiverer automatisk Forhåndsvisning og tilføj signaturfelter på siden Opret.

Vælg de relevante indstillinger for at strømline afsendelsesprocessen og samtidigt bevare fleksibiliteten for afsendere.

Klik på Modtagere til venstre for at gå til afsnittet Routing af modtagere

I sektionen Distribution af modtagere kan du angive modtagerne og afsendelsesrækkefølgen som ønsket. Du kan oprette meget komplekse arbejdsforløb med seriel, parallel, hybrid eller indlejret distribution.  Følgende anvisninger fremhæver den funktionalitet, der er tilgængelig for Routing af modtagere.

• Sådan tilføjer du en anden modtager før eller efter en eksisterende modtager:
  • Klik på tilføjelsesikonet .
  • Vælg den rolle, du vil bruge (alle roller, der er aktiveret for kontoen, vil være tilgængelige).

• Du kan angive en parallel gren ved at klikke på tilføjelsesikonet over en modtager og vælge Parallelle grene. 

• Du kan slette en modtager ved at holde markøren over modtagerboblen og klikke på sletteikonet .

• Du kan tilpasse en modtager ved at holde markøren over boblen og klikke på redigerings-ikonet .

Når du redigerer en modtager, kan du konfigurere følgende:

• Modtageretiket – tilpas etiketten til modtageren. Skift eksempelvis modtagerens standardetiket til Køber. 
  • Modtagernes labels skal være entydige i et workflow.
• Modtager – angiv modtagerens standardmailadresse.
• Tilføj modtagergruppe - Vælg denne knap for at tilføje en genanvendelig modtagergruppe fra listen over modtagergrupper, der er tilgængelige for dig.
• Markér som modtagergruppe - Når dette er markeret, oprettes en modtagergruppe fra de mailadresser, der er angivet i feltet Modtager i stedet for en standard modtagerpost. Modtagergruppen kan efterlades tom eller udfyldes med én eller flere mailadresser fra feltet E-mail (kommaseparerede).
• Denne modtager er afsenderen– hvis markeret indsættes afsenderen som modtageren.
• Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der skal kræves en signatur fra modtageren.
  
• Redigerbar – aktivér denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at opdatere denne modtagers mailadresse på siden Send.
• Tilføj Privat besked– vælg denne indstilling for at sende en privat besked til modtageren. Private beskeder indsættes i modtagerens mail (ud over den globale besked) og på e-underskrivelsessiden.
• Modtager-CC – inkluder én eller flere CC-parter, der underrettes om aftalen på samme tid som modtageren. Denne CC er kun knyttet til den enkelte modtager.
• Rolle– opdater modtagerens rolle (underskriver, godkender, formularudfylder osv.).
• Bekræftelse af identitet – vælg, hvilken type identitetsbekræftelse der skal gælde for underskriveren. Kun de aktiverede indstillinger vil være synlige.
  
  • Enkeltfaktorgodkendelser: ingen (mail), Acrobat Sign, engangsadgangskode til mail.
  • Tofaktorgodkendelser: telefon, KBA, adgangskode og id-kort.

Husk at klikke på Gem for at gemme udførte modtagerkonfigurationer.

Nedenfor er et eksempel på oplysninger omModtager og en distribution, hvor etiketterne for begge underskrivere (køber og medunderskriver) og for de interne modtagere (salgschefens og chefens godkendelse) er blevet tilpasset. 

Klik på Mails i venstre skinne for at gå til sektionen Mails.

I sektionen Mails kan du styre, hvilke notifikationer der sendes under signatur- og godkendelsesprocessen, baseret på bestemte hændelser.

Du kan f.eks. angive, at der sendes notifikationer til modtagere og cc-modtagere, når en aftale annulleres.

Klik på Dokumenter i venstre skinne for at gå til sektionen Dokumenter.

I sektionen Dokumenterkan du definere, hvordan dokumenter vedhæftes og administreres i arbejdsforløbet.

• Dokumenttitel – skriv en titel til dokumentet. Denne titel vises i sektionen Dokumenter på siden Opret .
• Filer – klik på ikonet Tilføj filer for at vedhæfte et dokument fra dit Acrobat Sign-skabelonsbibliotek. Dokumentet medtages automatisk, når arbejdsforløbet bruges.
  • Hvis der ikke er valgt nogen fil, er det obligatorisk for afsenderen at uploade en fil, når aftalen sendes.
  • Hvis et dokument er markeret som Påkrævet, vil den altid være vedhæftet, når arbejdsforløbet starter.
  • Slet fil – for at fjerne en vedhæftet fil skal du trykke på ikonet (X) ved siden af filnavnet.
• Dokumentnavn – indtast et relevant navn, så afsenderen kan identificere dokumentet. Standardnavnet er baseret på den uploadede fil, men kan redigeres.
• Påkrævet – angiv, om dokumentet skal indgå i aftalen.
• Tilføj dokument – vælg Tilføj dokument for at inkludere yderligere filer. Hvert dokument skal have en unik titel.
• Slet række – for at fjerne et dokument skal du trykke på ikonet (X) i den tilsvarende række.

Nedenfor er et eksempel på en konfigureret sektion for Dokumenter:

Klik på Inputfelter for afsender i venstre skinne for at gå til sektionen Inputfelter for afsender.

Disse inputfelter er knyttet til formularfelter i de vedhæftede dokumenter – uanset om de er foruddefineret i arbejdsforløbet eller uploadet af afsenderen.

Afsendere kan bruge disse felter til at forudfylde oplysninger, før de sender aftalen til modtagerne.

I panelet Inputfelter for afsender skal du vælge Tilføj felt for hvert felt, som afsenderen skal gennemgå og potentielt udfylde.

For hver tilføjet række skal du konfigurere følgende indstillinger:

• Visningsnavn – skriv en titel til feltet. Det vises på siden Opret som reference for afsenderen.
• Formularfeltnavn – indtast feltnavnet, som det vises i det vedhæftede biblioteksdokument. Navnet skal matche nøjagtigt med formularfeltet i dokumentet.
• Standardværdi – (valgfrit) indtast en standardværdi for feltet.
• Påkrævet – aktivér denne indstilling, hvis feltet skal udfyldes, før aftalen sendes.
• Redigerbar – Aktivër denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at ændre standardværdien.
• Slet række – Vælg ikonet (X) for at fjerne rækken.

Nedenfor er et eksempel på Inputfelter for afsender: