Konfigurer automatisk dokumentudløb (fuldførelsesdeadline)

Funktionen Udløbsdato i Acrobat Sign gør det muligt for afsendere at angive en tidsgrænse for hvornår modtagere skal fuldføre deres underskrifter, før aftalen annulleres automatisk. Det hjælper med at kontrollere frister for underskrivelse, især for tidsfølsomme aftaler såsom sæsonbestemte kontrakter eller særtilbud. Det strømliner også administrationen af aftaler ved at fjerne gamle aftaler eller aftaler, der sandsynligvis ikke kan fuldføres, fra I gang-listen, hvilket gør det nemmere at spore aktive aftaler.

Afsendere kan indstille udløbsdatoer til op til 180 dage fra, når en aftale sendes. Aftaler er som standard planlagt til at udløbe kl. 23:59 lokal servertid, men afsendere kan ændre denne indstilling. For at optimere systemets ydeevne udløber aftaler altid uden for spidsbelastningsperioder for deres tildelte servergruppe. Indstilles et udløb til perioden for spidsbelastning, tilføjer systemet automatisk 12 timer, så det sikres, at udløb sker uden for perioden for spidsbelastning.

Bemærk:

Angives en udløbsdato ikke manuelt, udløber aftaler automatisk efter 365 dage i tilstanden I gang for at sikre, at langvarige aftaler ikke forbliver åbne på ubestemt tid.
Alle udløbstider er baseret på servergruppens tidszone (se Ofte stillede spørgsmål nederst på siden).

Konfiguration

Tilgængelighed:

Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke understøttet
Acrobat Sign Solutions: Understøttet; deaktiveret som standard
Acrobat Sign for Government: Understøttet; deaktiveret som standard

Konfigurationsomfang:

Administratorer kan aktivere denne funktion på konto- og gruppeniveau.

Få adgang til denne funktion ved at gå til administratorens konfigurationsmenu for Indstillinger for afsendelse > Dokumentudløb

Kontrolelementerne for udløb af dokument i menuen Indstillinger for afsendelse.

Afsenderoplevelsen for Udløb af dokument varierer, afhængigt af om du konfigurerer en erhvervsmæssig Acrobat Sign Solutions-konto eller en Acrobat Sign for Government-konto.

Vælg dit serviceniveau fra nedenstående muligheder for at gennemgå konfigurationsmulighederne i deres respektive miljøer:

Er Dokumentudløb aktiveret, skal man også vælge enten Tillad afsendere at indstille eller ændre udløbsindstillinger pr. dokument eller Begræns hvor mange dage underskrivere har til at underskrive dokumenter.

Kontrolelementerne for udløb af dokument på siden Indstillinger for afsendelse med indstillingen "Aktivér udløb af dokument" fremhævet.

Det gør værdien Frist for udfyldelse i Aftaleindstillinger tilgængelig.

Er indstillingen deaktiveret, er indstillingen Frist for udfyldelse låst og kan ikke redigeres.

Afsnittet Aftaleindstillinger på siden Oprettelse med det låste felt "Fuldførelsesdato" fremhævet.

Er det aktiveret, har afsendere mulighed for at ændre udløbsdatoen til en hvilken som helst dag inden for 180 dage efter aftalens oprettelse.

Nye aftaler indstiller automatisk udløbsdatoen til 180 dage fra datoen for afsendelse (medmindre et begrænset antal dage er defineret).

Afsenderen kan frit vælge en anden udløbsdato inden for de 180 dage.

Når det er aktiveret, har aftaler, der er I gang, mulighed for at redigere udløbsdatoen på siden Administrer.

Udløbsdatoen i aftalens metadata viser et blyantikon til at åbne grænsefladen Tilføj eller Rediger for fristen.

To eksempler på siden Administrer, hvor det ene fremhæver placeringen af ikonet Rediger, og det andet fremhæver, at der ikke er noget ikon.

Når den er aktiveret, vedtager nye aftaler automatisk en fuldførelsesdeadline målt i det antal dage, der er defineret af inputfeltet.

Hvis muligheden for at tillade afsendere at indstille eller ændre udløbsdatoen ikkeer aktiveret, låses datovælgeren til højre for feltet Udløbsdato, og kun standardvinduet for udløb gennemtvinges.

Sektionen Aftaleindstillinger på oprettelsessiden, der fremhæver udfyldelsesdeadlinen med den låste datovælger.

Når den er aktiveret, gælder dokumentets udløbsdato ikke for interne modtagere og brugere på den samme Acrobat Sign-konto som afsenderen.

Det sikrer, at eksterne modtagere skal fuldføre deres handlinger inden for det definerede udløbsvindue som angivet i aftaleoplysningerne og mailnotifikationerne. I mellemtiden er interne medunderskrivere ikke begrænset af udløbsdatoen, hvilket forhindrer situationer, hvor de løber tør for tid til at fuldføre deres handlinger, før aftalen udløber.

Når det aktiveres, indsættes oplysninger om udløbsdato i al korrespondance med modtageren via mail.

Eksempler nedenfor viser anmodningen om at underskrive og en påmindelsesmail med synlige oplysninger om udløbsdatoen.

Hvis indstillingen er deaktiveret, er udløbsoplysningerne ikke inkluderet i mailskabelonen.

Eksempel på mails til modtageren med oplysningerne om deadline fremhævet.

Når Dokumentudløb er aktiveret, skal enten Tillad afsendere at indstille eller ændre udløbsindstillinger pr. dokument eller Begræns antallet af dage, underskrivere har til at underskrive dokumenter, til også vælges.

Nye aftaler viser indstillingen Fuldførelsesdeadline. Oplevelsen afhænger af, om standarddeadlinen bruges, eller om afsenderen kan indstille deadlinen.

Hvis Dokumentudløb ikke er aktiveret, er indstillingen Fuldførelsesdeadline helt udeladt fra siden.

den klassiske side Opret, der fremhæver indstillingen Fuldførelsesdeadline

Er det aktiveret, har afsendere mulighed for at ændre udløbsdatoen til en hvilken som helst dag inden for 180 dage efter aftalens oprettelse.

Kontrolelementerne for dokumentudløb på siden Afsendelsesindstillinger med indstillingen "Tillad afsendere at indstille datoen" fremhævet.

Nye aftaler viser muligheden Fuldførelsesdeadline uden indsat værdi. Afsenderen kan angive et antal dage, før aftalen udløber, eller der defineres ikke noget udløb.

Når den er aktiveret, har aftaler, der er I gang, mulighed for at redigere deadlinedatoen på sidenAdministrer .

Kontrolelementerne for dokumentudløb på siden Afsendelsesindstillinger med indstillingen "Tillad ændring af dato" fremhævet.

Udløbsdatoen i aftalens metadata viser et blyantikon for at åbne grænsefladen Tilføj eller Rediger for deadlinen.

Når den er aktiveret, vedtager nye aftaler automatisk en fuldførelsesdeadline målt i det antal dage, der er defineret af inputfeltet.

Kontrolelementerne for dokumentudløb på siden Afsendelsesindstillinger med indstillingen "Begræns antallet af dage" fremhævet.

Hvis muligheden for at tillade afsendere at indstille eller ændre udløbsdatoen ikkeer aktiveret, kontrolleres indstillingen Fuldførelsesdeadline, men den låses. Kun standardvinduet for udløb gennemtvinges i dette tilfælde.

Den klassiske side Opret, der fremhæver fuldførelsesdeadlinen med den låste datovælger.

Når den er aktiveret, gælder dokumentets udløbsdato ikke for interne modtagere og brugere på den samme Acrobat Sign-konto som afsenderen.

Kontrolelementerne for dokumentudløb på siden Afsendelsesindstillinger med indstillingen "Medtag interne modtagere" fremhævet.

Når det aktiveres, indsættes oplysninger om udløbsdato i al korrespondance med modtageren via mail.

Kontrolelementerne for dokumentudløb på siden Afsendelsesindstillinger med indstillingen "Inkluder oplysninger i mails" fremhævet.

Eksempler nedenfor viser anmodningen om at underskrive og en påmindelsesmail med synlige oplysninger om udløbsdatoen.

Hvis indstillingen er deaktiveret, er udløbsoplysningerne ikke inkluderet i mailskabelonen.

Udløbstidspunkt

Dokumentet udløber altid uden for spidsbelastningsperioder, alt efter hvilken server der har sendt aftalen. Åbningstider uden for spidsbelastningsperioder er fra 19 til 7 i serverens lokale tidszone.

Aftaler, der sendes via den moderne Anmod om signaturer-proces, tildeles som standard en udløbstid, som er 23:59 PM, selvom afsendere kan få tilladelse til at angive brugerdefinerede udløbsdatoer og -tidspunkter. Aftaler, der sendes via API'en, integrationer eller ældre grænseflader, indstilles dog ikke som standard til 23:59 PM. I stedet anvender de tidsstemplet for, hvornår aftalen oprindeligt blev sendt.

Hvis en aftale er indstillet til at udløbe i spidsbelastningsperioder, står den i kø til udløb, men forsinkes automatisk med 12 timer, så udløbshændelsen behandles uden for spidsbelastningsperioder.

Status og redigering under udløbskøen

Så længe en aftale er i kø til udløb, vil dens status være I proces på siden Administrer og i API-svar.
Modtagere kan ikke underskrive en aftale, der er i kø, og vil se en fejlmeddelelse om, at aftalen ikke kan underskrives.
I køvinduet på 12 timer kan afsenderen redigere udløbsdatoen på siden Administrer og forlænge tidsfristen, så modtagerne får mere tid til at underskrive.

Bedste praksisser

Normalt anbefales det som minimum at angive en standardudløbsdato. Det hjælper med at holde aftaler organiserede og afstemte med aktuelle politikker. Udløb af aftaler, der sandsynligvis ikke fuldføres, forbedrer effektiviteten ved at reducere rod i filteret I gang på siden Administrer, hvilket gør det nemmere at spore og administrere aktive aftaler.

Hvis du aktiverer udløbsdatoer, skal du overveje:

Aktivering af Inkluder udløbsoplysninger i mails, der sendes til underskrivere – underretning af modtagere af en deadline tilskynder til rettidig fuldførelse og præciserer, at aftalen udløber, hvis de ikke handler.
Deaktivering af Inkluder interne underskrivere, når der anvendes deadlines for dokumentudløb – deadlines påvirker typisk eksterne modtagere mere end interne brugere. Deaktivering af denne indstilling forhindrer aftaler i at udløbe, blot fordi interne medunderskrivere ikke har fuldført deres handlinger i tide.
Aktivér Tillad ændring af udløbsindstillinger, efter dokumentet er sendt – om ændringer tillades, afhænger normalt af overholdelseskrav. Hvis din proces ikke kræver stramme tidsbegrænsninger, giver aktivering af denne indstilling fleksibilitet, hvilket giver afsenderne en mulighed for at gemme en aftale, der er ved at udløbe.

Ting du bør vide og ofte stillede spørgsmål:

Timer uden spidsbelastning er mellem kl. 19.00 og kl. 7.00 baseret på den mest centrale tidszone for den shard-gruppe, aftalen blev sendt fra. Tidszonerne brugt for hver shard-gruppe er:

Shard-gruppe	Tidszone for spidsbelastningsperioder (7.00-19.00)
NA1, NA2, NA3, NA4	USA/Chicago
EU1, EU2	Europa/Berlin
AU1	Australien/Sydney
JP1	Asien/Tokyo
IN1	Asien/Kolkata
SG1	Asien/Singapore

Bemærk:

Nogle shard-grupper inkluderer flere shards, der spænder over flere tidszoner. Alle shards i gruppen anvender samme udløbsvindue uden spidsbelastning.
For eksempel anvender NA1, NA2, NA3 eller NA4 alle de samme ikke-spidsbelastningsperioder baseret på Central Time (GMT -6).

Underskriveren vil ikke kunne underskrive efter udløbstidspunktet, selv hvis aftalen endnu ikke er skiftet til statussen UDLØBET . De vil se en fejlmeddelelse:

Er en aftale sat i kø til udløb, men udløbet endnu ikke er blevet behandlet, kan afsenderen muligvis stadig redigere udløbsdatoen. Det giver modtageren ekstra tid til at underskrive aftalen, før den udløber.

Når udløbsdatoen/klokkeslættet indstilles på siden Anmod om signaturer, er standard 23:59, hvilket sikrer, at udløbsdatoen sker uden for spidsbelastningstiden og behandles på det pågældende tidspunkt eller kort tid derefter. Du kan justere dette i afsnittet Aftaleindstillinger.

Afsnittet "Aftaleindstillinger" på siden Anmod om signatur med indstillingen Udfyldelsesfrist fremhævet.

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?

Konfigurer automatisk dokumentudløb (fuldførelsesdeadline)

Giv afsendere mulighed for at indstille en adgangskode for at se en aftale.