Käyttöopas Peruuta

Luo mukautettu laatimissivu mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnon avulla

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

  1. Ennakkojulkaisutiedot
  2. Julkaisutiedot
  3. Tärkeät ilmoitukset

Aloita käyttö

  1. Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
  2. Pika-aloitusopas käyttäjille
  3. Kehittäjille
  4. Video-opetusohjelmakirjasto
  5. UKK

Hallinnoi

  1. Admin Consolen yleiskatsaus
  2. Käyttäjien hallinta
    1. Käyttäjien lisääminen
      1. Lisää käyttäjä
      2. Lisää käyttäjiä eränä
      3. Lisää käyttäjiä hakemistosta
      4. Lisää käyttäjiä MS Azure Active Directorysta
    2. Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
      1. Tekniset tilit – API-ohjatut
      2. Palvelutilit – Manuaalisesti ohjatut
    3. Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
    4. Vaihda nimi / sähköpostiosoite
    5. Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
    6. Muokkaa käyttäjän ryhmäjäsenyyttä ryhmäliittymän kautta
    7. Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
    8. Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
    9. Käyttäjätietojen vaihtaminen
    10. Käyttäjien todentaminen MS Azurella
    11. Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
    12. Tuoteprofiilit
    13. Kirjautumiskokemus 
  3. Tilin/ryhmän asetukset
    1. Asetusten yleiskuvaus
    2. Yleiset asetukset
      1. Tilitaso ja tunnus
      2. Uusi vastaanottajakokemus
      3. Omatoimisen allekirjoittamisen työnkulut
      4. Lähetä eränä
      5. Verkkolomakkeet
      6. Mukautetut lähetystyönkulut
      7. Power Automate -työnkulut
      8. Kirjastoasiakirjat
      9. Kerää lomaketietoja sopimuksilla
      10. Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
      11. Liitä allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio 
      12. Sisällytä sähköpostiviestiin linkki
      13. Sisällytä sähköpostiviestiin kuva
      14. Sähköposteihin liitettyjen tiedostojen nimeksi annetaan
      15. Liitä valvontaraportti asiakirjoihin
      16. Yhdistä useita asiakirjoja yhdeksi
      17. Lataa yksittäisiä dokumentteja
      18. Allekirjoitetun asiakirjan lähettäminen
      19. Delegointi tilini käyttäjille
      20. Salli ulkoisten vastaanottajien delegointi
      21. Allekirjoitusvaltuutus
      22. Lähetysvaltuutus
      23. Valtuus lisätä sähköisiä leimoja
      24. Aseta oletusaikavyöhyke
      25. Aseta päivämäärän oletusmuoto
      26. Käyttäjiä useissa ryhmissä (UMG)
        1. Päivitä ottaaksesi käyttöön Käyttäjiä useissa ryhmissä
      27. Ryhmän hallinnoijan käyttöoikeudet
      28. Korvaa vastaanottaja
      29. Valvontaraportti
        1. Yleiskatsaus
        2. Salli todentamaton käyttö tapahtuman vahvistussivulla
        3. Sisällytä muistutukset
        4. Sisällytä näyttötapahtumat
        5. Sisällytä sopimussivujen tai liitteiden määrä
      30. Tapahtuma-alaviite
      31. Tuotteen sisäiset viestit ja ohjeet
      32. Helppokäyttöiset PDF-tiedostot
      33. Uusi sisällönluontitoiminto
      34. Terveydenhuoltoalan asiakas
    3. Tilin asetusten määritys
      1. Lisää logo
      2. Mukauta yrityksen isäntänimeä/URL-osoitetta 
      3. Lisää yrityksen nimi
      4. Sopimuksen jälkeinen URL-uudelleenohjaus
    4. Allekirjoitusasetukset
      1. Hyvin muotoillut allekirjoitukset
      2. Anna vastaanottajien allekirjoittaa viimeistään
      3. Allekirjoittajat voivat muuttaa nimeään
      4. Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan
      5. Mukautetut käyttöehdot ja kuluttajailmoitus
      6. Ohjaa vastaanottajia lomakekentissä
      7. Sopimustyönkulun aloittaminen alusta
      8. Allekirjoittamisesta kieltäytyminen
      9. Salli leimatyönkulut
      10. Vaadi allekirjoittajia antamaan tittelinsä tai yrityksensä
      11. Anna allekirjoittajien tulostaa ja kirjoittaa allekirjoitus
      12. Näytä viestit sähköisesti allekirjoitettaessa
      13. Vaadi allekirjoittajia luomaan allekirjoitus mobiililaitteella
      14. Pyydä allekirjoittajilta IP-osoite
      15. Jätä yrityksen nimi ja titteli pois osallistumisleimoista
    5. Digitaaliset allekirjoitukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Lataa ja allekirjoita Acrobatilla
      3. Allekirjoita pilviallekirjoituksilla
      4. Sisällytä tunnistetietojen toimittajien metatiedot
      5. Rajoitetut pilviallekirjoitusten toimittajat
    6. Sähköiset leimat
    7. Digitaaliset tunnistetiedot
      1. Sähköisen identiteetin yhdyskäytävä
      2. Henkilöllisyyden tarkistuskäytäntö
    8. Raportoinnin asetukset
      1. Uusi raporttikokemus
      2. Perinteisen raportin asetukset
    9. Suojausasetukset
      1. Kertakirjautumisasetukset
      2. Muista minut -asetukset
      3. Kirjautumissalasanan käytäntö
      4. Kirjautumissalasanan vahvuus
      5. Verkkoistunnon kesto
      6. PDF-salaustyyppi
      7. API
      8. Käyttäjän ja ryhmän tietoihin pääsy
      9. Sallitut IP-alueet
      10. Tilin jakaminen
      11. Tilin jako-oikeudet
      12. Sopimusten jakamisen ohjausobjektit
      13. Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
      14. Sopimuksen allekirjoitussalasana
      15. Asiakirjan salasanan vahvuus
      16. Estä allekirjoittajia maantieteellisen sijainnin mukaan
      17. Puhelintodennus
      18. Tietoon perustuva todennus (KBA)
      19. Salli sivujen purkaminen
      20. Asiakirjalinkin vanhentuminen
      21. Lataa asiakasvarmenne webhookeja/takaisinsoittoja varten
      22. Aikaleima
    10. Lähetysasetukset
      1. Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
      2. Vaadi vastaanottajan nimi lähetettäessä
      3. Lukitse tunnettujen käyttäjien nimiarvot
      4. Sallitut vastaanottajaroolit
      5. Salli sähköiset todistajat
      6. Vastaanottajaryhmät
      7. Kopion saajat
      8. Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
      9. Pakolliset kentät
      10. Asiakirjojen liittäminen
      11. Kenttien yhdistäminen
      12. Muokkaa sopimuksia
      13. Sopimuksen nimi
      14. Kielet
      15. Yksityisviestit
      16. Sallitut allekirjoitustyypit
      17. Muistutukset
      18. Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
      19. Lähetä sopimusilmoitus, lähetystapana
      20. Allekirjoittajan tunnistusvaihtoehdot
        1. Yleiskatsaus
        2. Allekirjoitussalasana
        3. Kertasalasana sähköpostitse
        4. Acrobat Sign -todennus
        5. Puhelintodennus
        6. Pilvipohjainen digitaalinen allekirjoitus
        7. Tietoon perustuva todennus
        8. Henkilöllisyystodistus
        9. Allekirjoittajan henkilötietoraportit
      21. Sisällön suojaus
      22. Ota Notarize-tapahtumat käyttöön
      23. Asiakirjan voimassaolo
      24. Esikatsele, sijoita allekirjoitukset ja lisää kentät
      25. Allekirjoitusjärjestys
      26. Liquid Mode
      27. Mukautetun työnkulun säätimet
      28. Sähköisen allekirjoituksen sivun latausasetukset
      29. Allekirjoituksen jälkeinen URL-vahvistuksen uudelleenohjaus
    11. Viestimallit
    12. Biofarmakologiset asetukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Edellytä henkilöllisyyden todennusta
      3. Allekirjoittamisen syyt
    13. Työnkulkujen integraatio
    14. Notarisointiasetukset
    15. Maksujen integrointi
    16. Allekirjoittajan viestit
    17. SAML-asetukset
      1. SAML-kokoonpano
      2. Asenna Microsoft Active Directoryn liitospalvelu
      3. Asenna Okta
      4. Asenna OneLogin
      5. Asenna Oracle Identity -liitos
    18. Tietojen hallinnointi
    19. Aikaleima-asetukset
    20. Ulkoinen arkisto
    21. Tilin kielet
    22. Sähköpostin asetukset
      1. Sähköpostin ylä- ja alatunnistekuvat
      2. Salli yksittäisten käyttäjien sähköpostin alatunnisteet
      3. Mukauta Pyydetty allekirjoitusta -sähköpostiviestiä
      4. Mukauta Vastaanottaja- ja Piilokopio-kenttiä
      5. Ota linkittömät ilmoitukset käyttöön
      6. Sähköpostimallien mukauttaminen
    23. Siirtyminen echosign.comista adobesign.comiin
    24. Vastaanottajien vaihtoehtojen määrittäminen
  4. Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
    1. Helppokäyttöisyys
      1. Helppokäyttöisyyden vaatimustenmukaisuus
      2. Esteettömien lomakkeiden luominen Acrobat-tietokonesovelluksella
      3. Esteettömien AcroForms-lomakkeiden luominen
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR:n yleiskatsaus
      2. Käyttäjän muokkaaminen
      3. Käyttäjän sopimusten muokkaaminen    
    4. 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
      1. 21 CRF osa 11 validointipaketti
      2. 21 CFR ja EudraLex Liite 11:n käsikirja
      3. Jaettujen vastuiden analysointi
    5. Terveydenhuollon asiakkaat
    6. IVES-tuki
    7. Sopimusten tallentaminen säilöön
    8. EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
      1. EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan rajat ylittävät tapahtumat ja eIDAS
      2. Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen HMLR-vaatimukset
      3. Brexitin vaikutus Yhdistyneen kuningaskunnan sähköisiä allekirjoituksia koskeviin lakeihin
  5. Lataa sopimukset eränä
  6. Toimialueen varaus 
  7. Väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvät linkit

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

  1. Vastaanottajavaihtoehdot
    1. Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
    2. Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
      1. Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
      2. Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
      3. Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
      4. Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
      5. Aloita sopimus alusta
      6. Lataa PDF-versio sopimuksesta
      7. Tarkastele sopimuksen historiatietoja
      8. Tarkastele sopimusviestejä
      9. Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
      10. Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi 
      11. Siirry lomakekentillä
      12. Tyhjennä lomakekenttien tiedot
      13. Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
      14. Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
      15. Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
      16. Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
  2. Lähetä sopimuksia  
    1. Lähetä (Laadi) -sivu
      1. Maamerkkien ja ominaisuuksien yleiskatsaus
      2. Ryhmänvalitsin
      3. Tiedostojen ja mallien lisääminen
      4. Sopimuksen nimi
      5. Yleinen viesti
      6. Valmistumisen määräpäivä
      7. Muistutukset
      8. PDF-tiedoston suojaaminen salasanalla
      9. Allekirjoituksen tyyppi
      10. Vastaanottajan kielialue
      11. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys/-työnkulku
      12. Vastaanottajan roolit
      13. Vastaanottajan todennus
      14. Yksityinen viesti vastaanottajalle
      15. Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
      16. Kopion saavat osapuolet
      17. Henkilöllisyyden tarkistus
    2. Sopimuksen lähettäminen vain itselleen
    3. Sopimuksen lähettäminen muille
    4. Kirjoitetut allekirjoitukset
    5. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys
    6. Lähetä eränä
      1. Erälähetys-toiminnon yleiskatsaus
      2. Erälähetys – päämallin määrittäminen
      3. Erälähetys – CSV-tiedoston määrittäminen
      4. Peruuta erälähetystapahtuma
      5. Lisää muistutuksia erälähetykseen
      6. Erälähetyksen raportointi
  3. Kenttien lisääminen asiakirjoihin
    1. Sovelluksen sisällönluontiympäristö
      1. Automaattinen kenttien tunnistus
      2. Vedä ja pudota kenttiä sisällönluontiympäristössä
      3. Lomakekenttien määritys vastaanottajille
      4. Esitäyttö-rooli
      5. Lisää kenttiä uudelleenkäytettävällä kenttämallilla
      6. Kenttien siirtäminen uuteen kirjastomalliin
      7. Päivitetty sisällönluontiympäristö sopimuksia lähetettäessä
    2. Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
    3. Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
      1. AcroFormin luonti
      2. Esteettömien PDF-tiedostojen luominen
    4. Kentät
      1. Kenttätyypit
        1. Yleiset kenttätyypit
        2. Riville sovitetut kuvat
        3. Leiman kuvat
      2. Kentän sisällön ulkoasu
      3. Kenttien vahvistukset
      4. Peitettyjen kenttien arvot
      5. Näyttö-/piilotusehtojen asettaminen
      6. Lasketut kentät 
    5. Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
  4. Allekirjoita sopimuksia
    1. Allekirjoita sinulle lähetettyjä sopimuksia
    2. Täytä ja allekirjoita
    3. Omatoiminen allekirjoittaminen
  5. Sopimusten hallinta
    1. Hallinta-sivun yleiskatsaus
    2. Sopimusten delegointi
    3. Vastaanottajien korvaaminen
    4. Asiakirjan näkyvyyden rajoitus 
    5. Sopimuksen peruuttaminen 
    6. Luo uusia muistutuksia
    7. Tarkista muistutukset
    8. Muistutuksen peruuttaminen
    9. Power Automate -työnkulkujen käyttäminen
    10. Lisää toimintoja...
      1. Miten haku toimii
      2. Sopimuksen tarkasteleminen
      3. Luo malli sopimuksesta
      4. Piilota/näytä sopimukset näkymästä
      5. Allekirjoitetun kopion lataaminen
      6. Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
      7. Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
      8. Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
      9. Huomautuksen lisäys sopimukseen
      10. Yksittäisen sopimuksen jakaminen
      11. Sopimuksen jaon poistaminen
      12. Yksittäisen sopimuksen lataaminen
      13. Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
      14. Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
      15. Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
  6. Valvontaraportti
  7. Raportointi ja tietojen viennit
    1. Yleiskatsaus
    2. Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
    3. Raporttikaaviot
      1. Luo uusi raportti
      2. Sopimusraportit
      3. Tapahtumaraportit
      4. Asetusten toimintaraportti
      5. Muokkaa raporttia
    4. Tietojen viennit 
      1. Uuden tietojen viennin luonti
      2. Verkkolomakkeen tietojen vienti
      3. Muokkaa tietojen vientiä
      4. Tietojen viennin sisällön päivittäminen
      5. Tietojen viennin lataaminen
    5. Kaavion/viennin nimeäminen uudelleen
    6. Raportin/viennin monistaminen
    7. Raportin/viennin ajoittaminen
    8. Raportin/viennin poistaminen
    9. Tarkista tapahtuman käyttö

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

  1. Verkkolomakkeet 
    1. Luo verkkolomake
    2. Muokkaa verkkolomaketta
    3. Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
    4. Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
    5. Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi 
    6. Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
    7. Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
    8. Muuta verkkolomakkeen kokoa
  2. Uudelleenkäytettävät mallit (Kirjastomallit) 
    1. Yhdysvaltain valtionhallinnon lomakkeet Acrobat Sign -kirjastossa
    2. Kirjastomallin luonti
    3. Kirjastomallin nimen muuttaminen
    4. Kirjastomallin tyypin muuttaminen
    5. Kirjastomallin käyttöoikeustason muuttaminen
    6. Jaetun mallin kopiointi, muokkaus ja tallennus
    7. Lataa kirjastomallin koostekenttätiedot
  3. Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
  4. Power Automate -työnkulut 
    1. Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
    2. Ota Power Automate -integraatio käyttöön
    3. Hallinta-sivun tilanteenmukaiset toiminnot
    4. Seuraa Power Automaten käyttöä
    5. Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
    6. Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
    7. Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
    8. Työnkulkujen hallinta
    9. Työnkulkujen muokkaus
    10. Työnkulkujen jako
    11. Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
    12. Työnkulkujen poisto
    13. Hyödyllisiä malleja
      1. Vain järjestelmänvalvoja
        1. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      2. Sopimuksen arkistointi
        1. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      3. Verkkolomakesopimusten arkistointi
        1. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen SharePoint-kirjastoon
        2. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen Boxiin
      4. Sopimustietojen poiminta
        1. Lomakekenttätietojen poimiminen allekirjoitetusta asiakirjasta ja Excel-taulukon päivittäminen
      5. Sopimusilmoitukset
        1. Lähetä sopimuksen sisällön ja allekirjoitetun sopimuksen sisältäviä mukautettuja sähköposti-ilmoituksia
        2. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Teams-kanavalla
        3. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Slackissa
        4. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Webexissä
      6. Sopimuksen luonti
        1. Luo asiakirja Power App -lomakkeesta ja Word-mallista, lähetä allekirjoitettavaksi
        2. Luo sopimus OneDrivessa olevasta Word-mallista ja hanki allekirjoitus
        3. Luo sopimus valitulle Excel-riville, lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi
  5. Mukautetut lähetystyönkulut
    1. Mukautetun lähetystyönkulun yleiskatsaus
    2. Uuden lähetystyönkulun luominen
    3. Lähetystyönkulun muokkaaminen
    4. Poista lähetystyönkulun aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Sopimuksen lähetys Lähetä työnkulku -toiminnolla
  6. Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
    1. Käyttäjän jakaminen
    2. Sopimuksien jakaminen

Muihin tuotteisiin integrointi

  1.  Acrobat Sign -integraatioiden yleiskatsaus 
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. Acrobat Sign for Outlook
    3. Acrobat Sign for Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign for Teams
    5. Acrobat Sign for Microsoft PowerApps and Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
    7. Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign for Microsoft SharePoint 
  4. Muut integraatiot
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Kumppanin hallitsemat integraatiot
  6. Mistä hankin integrointiavaimen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-ohjelmointirajapinnat 
    1. Menetelmäopas
    2. SDK-/Kehittäjän opas
    3. API:in liittyvät usein kysytyt kysymykset    
  2. Webhookit 
    1. Webkoukun yleiskatsaus
    2. Uuden webhookin määrittäminen
    3. Tarkastele tai muokkaa webhookia
    4. Poista webhookin aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Webhookin poistaminen
    6. Kaksisuuntaiset SSL-varmenteet
    7. Webhookit ohjelmointirajapinnassa
  3. Eristysympäristö
    1. Eristysympäristön yleiskatsaus
    2. Tuotannon ja eristysympäristön linkitys
    3. Eristysympäristön resurssityypit

Tuotetuki ja vianetsintä

  1. Asiakastukiresurssit 
  2. Enterprise Customer Success -resurssit 

Suunnittele mukautettu Laadi-sivu, jossa on Mukautettu työnkulun suunnittelutoiminto.

Yritystileissä kaikki käyttäjät voivat luoda mukautettuja Laadi-sivuja käyttämällä Mukautettua työnkulun suunnittelutoimintoa , jos se käytössä.

Mukautetut Laadi-sivut voivat vaihdella yksinkertaisista, personoiduista laatimismalleista – mukaan lukien allekirjoitustiedot, vanhentumisajat, henkilökohtaiset viestit ja niin edelleen – monimutkaisiin, usean allekirjoituksen hybridityönkulkuihin, jotka varmistavat yrityksen käytäntöjen tiukan noudattamisen.

  • Tilin järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulkuja koko tilille tai tietyille ryhmille.
  • Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulkuja määritetyille ryhmilleen.
  • Käyttäjät, joilla on oikeat käyttöoikeudet, voivat luoda ja jakaa henkilökohtaisia työnkulkuja ryhmiensä kanssa.

Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnon käyttäminen:

  1. Siirry Työnkulut-välilehdelle ylänavigointipalkissa.
  2. Valitse Mukautetut työnkulut vasemmasta valikosta nähdäksesi käytettävissä olevat työnkulut.
  3. Aloita uuden työnkulun määrittäminen valitsemalla Luo työnkulku.
Mukautettu työnkulku -luettelo, jossa on korostettuna Luo työnkulku -painike.

Kun avaat uuden työnkulun, Työnkulun suunnittelutoiminto -otsikko näkyy logon alla.

Sivun yläreunasta löydät useita ilmaisimia ja säätimiä:

  1. Tilan ilmaisin – Näyttää työnkulun nykyisen tilan:
    • Luonnos/ei-aktiivinen – Merkitty ”Luonnokseksi”.
    • Aktiivinen – Merkitty ”Aktiiviseksi”.
  2. Työnkulun nimi – Näyttää työnkulun nimen (esim. Uusi työnkulku).
  3. Kloonaa työnkulku – Luo työnkulusta kopion uudella nimellä.
  4. Poista työnkulku – Poistaa työnkulun tililtä.
  5. Sulje – Poistuu työnkulusta. Näkyviin tulee kehote, jos muutoksia ei ole tallennettu.
  6. Tallenna – Tallentaa kaikki muutokset.
  7. Aktivoi/deaktivoi – Vaihtaa työnkulun tilan:
    • Aktivoitu – Työnkulku on merkitty aktiiviseksi, ja se on määritettyjen käyttäjien, ryhmien tai organisaation käytettävissä.
    • Deaktivoitu – Työnkulku pysyy Luonnos-tilassa ja on vain omistajan tai järjestelmänvalvojan käytettävissä.
Työnkulun suunnittelutoiminnon pääpalkki, jossa toiminnot on numeroitu

Työnkulun luominen edellyttää seuraavien tietojen määrittämistä:

  • Työnkulun tiedot – Nimeä työnkulku, lisää mukautettuja ohjeita lähettäjille ja määritä käyttöoikeudet.
  • Sopimustiedot – Mukauta, miten sopimustiedot näkyvät mukautetulla Laadi-sivulla.
  • Vastaanottajat – Määritä allekirjoitusjärjestys lisäämällä allekirjoittajia ja muita vastaanottajatyyppejä.
  • Sähköpostit – Määritä sähköposti-ilmoitukset eri osallistujille allekirjoitusprosessin jokaisessa vaiheessa.
  • Dokumentit – Valitse työnkulkuun sisällytettävät dokumentit.
  • Lähettäjän syöttökentät – Lisää kenttiä lähettäjille tietojen syöttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä. Tämä syöte sulautuu sopimukseen ennen kuin se saavuttaa allekirjoittajat ja hyväksyjät.

Kaikki Työnkulun suunnittelutoiminnossa määritetty auttaa automatisoimaan mukautettua Laadi-sivua, mikä vähentää lähettäjien manuaalista syöttöä. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*), ja valinnaiset kentät voidaan mukauttaa tai jättää tyhjiksi.

Tavoitteena on esitäyttää mahdollisimman paljon tietoa, mikä tekee lähetysprosessista nopeamman, helpomman ja vähemmän alttiin virheille.

Huomautus:

Mukautetussa työnkulussa määritetyt asetukset ja ominaisuudet ylittävät kaikki ryhmä-/tilitason asetukset. Tämä koskee kaikkia työnkulun määritettävissä olevia elementtejä.

Esimerkiksi jos ryhmätason asetus asiakirjan vanhentumiselle on viisi päivää ja työnkulkumallissa määritetään kolmen päivän valmistumisen määräaika, sopimus vanhenee kolmen päivän kuluttua.

Kun Työnkulun suunnittelutoiminto avautuu, Työnkulun tiedot -paneeli tulee näkyviin:

Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminto, jossa näkyy Työnkulun tiedot -välilehti

Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:

  • Työnkulun nimi – anna työnkululle yksilöllinen nimi.
  • Kuka voi käyttää tätä työnkulkua  – määritä, kuka voi käyttää työnkulkua.
  • Ohjeet lähettäjälle – lisää näyttöön ohjeita työnkulkua käyttäville lähettäjille.

Nämä asetukset määrittelevät, miten työnkulku esitetään valikoissa ja käyttöliittymässä, antavat käyttöoikeuden sitä tarvitsevalle käyttäjälle tai ryhmälle ja sisältävät vaihtoehdon selventää tarvittaessa ohjeita lähettäjälle.

Työnkulun nimen määrittäminen

Työnkulun nimeä käytetään Acrobat Sign -käyttöliittymän sisällä työnkulkumallin tunnistamiseen. Se näkyy seuraavilla alueilla:

  • Kun valitset työnkulkua luettelosta.
  • Mukautettu työnkulku -luettelossa.
  • Kun käytät Työnkulku-suodatinta raporteissa ja tietojen viennissä.

Työnkulun nimeä ei koskaan näytetä vastaanottajille, joten voit käyttää sitä versioinnissa, palvelutasoissa tai missä tahansa muussa organisaatiollesi oleellisessa luokituksessa.

Esimerkkejä työnkulun nimestä kirjastovalitsimessa ja työnkulkuluettelossa.

Määrittäminen: Kuka voi käyttää tätä työnkulkua

Kuka voi käyttää tätä työnkulkua -asetus määrittää, ketkä käyttäjät voivat käyttää työnkulkua. Käytettävissä ovat seuraavat vaihtoehdot:

  • Vain minä – työnkulku on vain tekijän käytettävissä.

    • Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos mukautetun työnkulun käyttöoikeudet on myönnetty kaikille käyttäjille.
    • Useisiin ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat valita, mihin ryhmään he määrittävät työnkulun.
  • Valittu ryhmä – antaa käyttöoikeuden tietylle avattavasta luettelosta valitulle ryhmälle.

    • Useisiin ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat luoda työnkulkuja mille tahansa ryhmälle, johon he kuuluvat.
    • Työnkulut on sidottu yhteen ryhmään. Ryhmän valitsin on estetty Laadi-sivulta.
    • Jos haluat jakaa työnkulun useiden ryhmien kanssa, suorita ensin testaus ja kloonaa sitten työnkulku kullekin käyttöoikeuden tarvitsevalle ryhmälle.
    • Ryhmän jäsenet voivat käyttää työnkulkua, ja jos kaikille käyttäjille myönnetään mukautetun työnkulun käyttöoikeus, he voivat kloonata ja muokata työnkulkua omaan käyttöönsä.
    • Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat muokata ryhmänsä sisällä jaettuja työnkulkuja. Tilin järjestelmänvalvojat voivat muokata kaikille ryhmille jaettuja työnkulkuja.
  • Kuka tahansa käyttäjä organisaatiossani – työnkulku on kaikkien Acrobat Sign -tilin käyttäjien käytettävissä.

    • Tilitason työnkulut voidaan lähettää mistä tahansa ryhmästä, jonka jäsen lähettäjä on.
    • Tilitason järjestelmänvalvojat voivat muokata mitä tahansa organisaatiotasolla jaettua työnkulkua.

Valitse sopiva asetus sen mukaan, kuinka laajasti työnkulku tulisi jakaa.

foo

Työnkulun valitsin järjestää työnkulut kolmeen kansioon käyttöoikeusasetusten perusteella. Nämä kansiot ovat:

  1. Vain minä – Näyttää työnkulkuja, jotka käyttäjä on luonut henkilökohtaiseen käyttöön.
  2. Oma ryhmä – Sisältää työnkulkuja, jotka ovat käyttäjän määritetyn ryhmän käytettävissä. Jos käyttäjällä on jäsenyys useissa ryhmissä, hän näkee kaikki ryhmätasolla määritetyt työnkulut.
  3. Organisaatio – Sisältää työnkulkuja, jotka ovat kaikkien Acrobat Sign -tilin käyttäjien käytettävissä.

Jos käyttäjällä ei ole työnkulkuja tietyssä kansiossa, kansiota ei näytetä, jotta käyttöliittymä pysyy puhtaana ja siistinä.

Kirjaston valitsin, joka näyttää kolme työnkulkujen kansiota.

 Anna ohjeet mukautetulla laatimissivulla

Uusien ja monimutkaisten prosessien yhteyteen on hyvä lisätä upotettuja ohjeita Laatimissivulle.

Voit muotoilla ohjeita käyttämällä seuraavia HTML-tunnisteita ja -määreitä:

  • Tekstin muotoilu: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
  • Listat: <ul> (järjestämätön luettelo), <ol> (järjestetty luettelo), <li> (luettelokohde)
  • Kuvat: <img src="fully qualified path">
  • Linkit: <a href="fully qualified path">

Polkujen on oltava nimenomaisesti sallittuja, jos sisällytät kuvaan tai linkkitunnisteisiin src- tai href-attribuutit. Lähetä URL-osoitteet asiakastukitiimille hyväksyntää varten.

foo

Ohjeet näkyvät mukautetun Laadi-sivun yläreunassa. Käyttäjät voivat laajentaa tai tiivistää ohjeita käyttämällä Lisää/vähemmän-painiketta.

Nämä ohjeet näkyvät vain mukautetulla Laadi-sivulla, eikä niitä koskaan näytetä vastaanottajille.

foo

Sopimustietojen määrittäminen mukautettua Laadi-sivua varten

Kun määrität Sopimustiedot, määritä tiedot, jotka täytetään Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.

Sopimustiedot

  • Sopimuksen nimi – Kirjoita sopimuksen nimi. Tämä näkyy Hallinta-sivulla ja Allekirjoita/hyväksy-sähköpostiotsikossa.
  • Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä näkyy näytössä Laadi-sivulla.

CC (Carbon Copy) -asetukset

  • CC – Anna kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Erottele useat osoitteet pilkulla ( , ) tai puolipisteellä ( ; ).
  • Minimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden vähimmäismäärä.
  • Maksimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden enimmäismäärä.
  • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata CC-sähköpostiosoitteita Laadi-sivulla.

Vastaanottajan kieli

  • Tämä asetus määrittää, onko kielenvalitsin käytettävissä Laadi-sivulla ja asettaa vastaanottajan oletuskielen.
    • Älä näytä kielenvalitsinta – Käytetään ryhmän tasolla määritettyä vastaanottajan oletuskieltä.

Lähetysvalinnat

  • Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Sallii, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
    • Pakollinen – Jos tämä on käytössä, lähettäjien on asetettava salasana, eikä tätä asetusta voi poistaa käytöstä Laadi-sivulla.
  • Valmistumisen määräaika – Mahdollistaa vaihtoehdon asettaa valmistumisaika Laadi-sivulla.
    • Päiviä sopimuksen valmistumiseen – Määrittää oletusarvoisen päivien määrän, jolloin vastaanottajien on suoritettava allekirjoittaminen. Tämä arvo on aina muokattavissa Laadi-sivulla.
  • Salli asiakirjojen luominen ennen lähettämistä – Antaa lähettäjien muokata lomakekenttiä sisällönluontiympäristössä käyttämällä Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehtoa.
    • Ota sisällönluonti käyttöön oletuksena – Ottaa automaattisesti käyttöön Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehdon Laadi-sivulla.

Valitse sopivat asetukset yksinkertaistaaksesi lähetysprosessia säilyttäen samalla joustavuuden lähettäjien kannalta.

Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminto, jossa näkyy Sopimustiedot-välilehti

Vihje:

 Lomakekenttien tunnusten muokkaaminen

Huomaa, että joidenkin kenttien otsikoita voidaan muokata, mihin viittaa kynäkuvake .

  • Valitse kynäkuvake syöttääksesi mukautetun otsikon, joka tulee näkyviin Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.
  • Tämän avulla voit nimetä kenttiä uudelleen käyttäjien tunteman sisäisen terminologian mukaiseksi.
  • Mukautetuissa otsikoissa on 100 merkin rajoitus, joten voit liittää mukaan lyhyitä ohjeita tarvittaessa.
  • Jos haluat palauttaa alkuperäisen otsikon, napsauta kumoamispainiketta .

Esimerkiksi Sopimuksen nimi voidaan nimetä uudelleen Suostumukseksi:

Avaa Vastaanottajien reititys -osio valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat

Mukautettu työnkulun suunnittelutoiminto, jossa näkyy Vastaanottajat-välilehti

Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä.  Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.

  • Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
    • Napsauta Lisää-kuvaketta .
    • Valitse käytettävä rooli (kaikki tilillä käytettävissä olevat roolit ovat saatavana).

 

  • Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat
Vastaanottajan lisäyspaneeli, jossa näkyy rinnakkainen Haara-asetus

 

  • Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja valitse poistokuvake.
Vastaanottaja allekirjoitustyönkulussa, jossa poistokuvake on korostettuna

 

  • Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, vie kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkaa-kuvaketta.
Vastaanottaja allekirjoitustyönkulussa, jossa muokkauskuvake on korostettuna ja vastaanottajan profiili näkyvissä

Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:

  • Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi. 
    • Vastaanottajien tunnusten on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
  • Vastaanottaja – Kirjoita vastaanottajan oletussähköpostiosoite.
  • Lisää vastaanottajaryhmä – Valitse tämä painike, jos haluat lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän käytettävissäsi olevien vastaanottajaryhmien luettelosta.
  • Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, Vastaanottaja -kentässä olevista osoitteista luodaan vastaanottajaryhmä normaalin vastaanottajan sähköpostitietueen sijaan. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi tai täyttää joko yhdellä tai usealla Sähköposti-kentästä poimitulla (pilkuilla erotetulla) sähköpostiosoitteella.
  • Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittu, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
  • Pakollinen – Ota asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
  • Muokattava – Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjä voi päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-sivulla.
  • Lisää yksityinen viesti– Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat lähettää vastaanottajalle yksityisen viestin. Yksityisviestit lisätään vastaanottajan sähköpostiviestiin (yleisen viestin lisäksi) ja sähköiselle allekirjoitussivulle.
  • Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, lomakkeen täyttäjä jne.).
  • Todennus – Valitse, mikä henkilöllisyyden todennustapa allekirjoittajalta vaaditaan. Vain käytössä olevat vaihtoehdot ovat näkyvissä.
    • Yksivaiheiset todennukset: Ei mitään (sähköposti), Acrobat Sign, sähköpostin kertasalasana.
    • Kaksivaiheiset todennukset: puhelin, tietoon perustuva todennus, salasana ja henkilöllisyystodistus.

Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajamääritykset napsauttamalla Tallenna-painiketta.

Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja) sekä sisäisten vastaanottajien (myyntiedustajan ja myyntijohtajan hyväksynnän) otsikkoja on mukautettu. 

Esimerkki vastaanottajatyönkulusta, jossa näkyy kaksi asiakkaan allekirjoittajaa rinnakkaisessa työnkulussa ja kaksi sisäistä allekirjoittajaa peräkkäisessä prosessissa.

Siirry Sähköpostiviestit-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Sähköpostiviestit.

Sähköpostiviestit -osiossa voit hallita, mitä ilmoituksia lähetetään eri tapahtumien mukaisten allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana.

Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoituksia lähetetään vastaanottajille ja CC-vastaanottajille, kun jokin sopimus peruutetaan.

Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminto, jossa näkyy Sähköpostit-välilehti

  • Valitse niiden tapahtumien valintaruudut, joiden pitäisi käynnistää sähköposti-ilmoitus, ja valitse sitten Tallenna määrittääksesi asetukset.
  • Siirry Asiakirjat-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Asiakirjat.

    Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminto, jossa näkyy Asiakirjat-välilehti

    Asiakirjat-osiossa voit määrittää, miten asiakirjat liitetään ja miten niitä hallitaan työnkulussa.

    • Asiakirjan otsikko – Kirjoita asiakirjan otsikko. Tämä otsikko näkyy Asiakirjat-osion Laadi-sivulla.
    • Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää asiakirjan Acrobat Sign -mallikirjastostasi. Asiakirja sisällytetään automaattisesti, kun työnkulkua käytetään.
      • Jos mitään tiedostoa ei valita, lähettäjän on ladattava asiakirja sopimusta lähetettäessä.
      • Jos asiakirja on merkitty Pakolliseksi, se liitetään aina mukaan työnkulun alkaessa.
      • Poista tiedosto – Jos haluat poistaa liitetiedoston, valitse (X)-kuvake tiedoston nimen vieressä.
    • Asiakirjan nimi – Kirjoita lähettäjälle merkityksellinen nimi asiakirjan tunnistamiseksi. Oletusnimi perustuu lähetettyyn tiedostoon, mutta sitä voidaan muokata.
    • Pakollinen – Määritä, onko asiakirja sisällytettävä sopimukseen.
    • Lisää asiakirja – Valitse Lisää asiakirja lisätäksesi lisätiedostoja. Jokaisella asiakirjalla on oltava yksilöllinen otsikko.
    • Poista rivi – Jos haluat poistaa asiakirjan, valitse (X)-kuvake sitä vastaavalla rivillä.
    Huomautus:

    Kun liität Acrobat Sign -kirjastomallin työnkulkuun, käyttäjät voivat käyttää vain malleja, jotka täyttävät seuraavat ehdot:

    • Lähettäjän henkilökohtaisesti omistama.
    • Määritetty samaan ryhmään kuin työnkulku.
    • Määritetty organisaatiolle (tilitason mallit), jotka kaikki ryhmät perivät.

    Tämä rajoitus johtuu siitä, että työnkuluilla on yksi yhteen -suhde ryhmiin, mikä tarkoittaa, että ne on sidottu yhteen ryhmään kerrallaan.

    Tämä eroaa siitä, miten useisiin ryhmiin (yksi useaan) kuuluvat käyttäjät kokevat mallikirjaston. Nämä käyttäjät voivat nähdä kaikki mallit, jotka liittyvät jokaiseen ryhmään, johon he kuuluvat. Työnkulkujen laajuus on kuitenkin rajoitettu, ja ne näyttävät vain niille määritettyyn ryhmään liittyvät mallit.

    Alla on esimerkki määritetystä Asiakirjat-osasta:

    Asiakirjat-välilehti näyttää neljä määritettyä tiedostoa, jotka voidaan liittää.

    Siirry Lähettäjän syöttökentät -osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.

    Nämä syöttökentät on määritetty lomakekentiksi liitetyissä asiakirjoissa – joko työnkulussa ennalta määritettyinä tai lähettäjän lataamina.

    Lähettäjät voivat käyttää näitä kenttiä tietojen esitäyttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajille.

    Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminto, jossa näkyvät lähettäjän syöttökentät

    Valitse Lähettäjän syöttökentät -paneelissa Lisää kenttä jokaisen kentän osalta, joka lähettäjän on tarkistettava ja mahdollisesti täytettävä.

    Lähettäjän syöttökentät -välilehti, jossa on korostettuna Lisää kenttä -painike

    Määritä seuraavat asetukset jokaiselle lisätylle riville:

    • Näyttönimi – Anna kentän otsikko. Tämä näkyy Laadi-sivulla viitteenä lähettäjälle.
    • Lomakekentän nimi – Kirjoita kentän nimi sellaisena kuin se näkyy liitteenä olevassa kirjastoasiakirjassa. Nimen tulee vastata täsmälleen asiakirjan lomakekenttää.
    • Oletusarvo – (Valinnainen) Anna kentän oletusarvo.
    • Pakollinen – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos kenttä on täytettävä ennen sopimuksen lähettämistä.
    • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä voi muokata oletusarvoa.
    • Poista rivi – Valitse (X)-kuvake rivin poistamiseksi.

    Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentistä

    Lähettäjän syöttökentät -välilehti, jossa näkyy muutamia lomakekenttien oletusasetuksia

    Kun työnkulku on täysin määritetty, valitse Tallenna tallentaaksesi muutokset.

    Kun olet valmis ottamaan työnkulun käyttöön, valitse Aktivoi ottaaksesi sen käyttöön.

    Vihje:

    Aseta testauksen aikana Kuka voi käyttää tätä työnkulkua -kohtaan Vain minä varmistaaksesi, että kaikki kokoonpanot toimivat odotetulla tavalla.

    Kun olet varma, että työnkulku on määritetty oikein, päivitä Kuka voi käyttää tätä työnkulkua sopivaan tuotantoasetukseen ja Tallenna tekemäsi muutokset.

    Pyydä apua nopeammin ja helpommin

    Oletko uusi käyttäjä?