Luo mukautettu laatimissivu mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnon avulla

Kun Työnkulun suunnittelutoiminto avautuu, Työnkulun tiedot -paneeli tulee näkyviin:

Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:

• Työnkulun nimi – anna työnkululle yksilöllinen nimi.
• Kuka voi käyttää tätä työnkulkua  – määritä, kuka voi käyttää työnkulkua.
• Ohjeet lähettäjälle – lisää näyttöön ohjeita työnkulkua käyttäville lähettäjille.

Nämä asetukset määrittelevät, miten työnkulku esitetään valikoissa ja käyttöliittymässä, antavat käyttöoikeuden sitä tarvitsevalle käyttäjälle tai ryhmälle ja sisältävät vaihtoehdon selventää tarvittaessa ohjeita lähettäjälle.

Sopimustietojen määrittäminen mukautettua Laadi-sivua varten

Kun määrität Sopimustiedot, määritä tiedot, jotka täytetään Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.

Sopimustiedot

• Sopimuksen nimi – Kirjoita sopimuksen nimi. Tämä näkyy Hallinta-sivulla ja Allekirjoita/hyväksy-sähköpostiotsikossa.
• Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä näkyy näytössä Laadi-sivulla.

CC (Carbon Copy) -asetukset

• CC – Anna kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Erottele useat osoitteet pilkulla ( , ) tai puolipisteellä ( ; ).
• Minimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden vähimmäismäärä.
• Maksimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden enimmäismäärä.
• Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata CC-sähköpostiosoitteita Laadi-sivulla.

Vastaanottajan kieli

• Tämä asetus määrittää, onko kielenvalitsin käytettävissä Laadi-sivulla ja asettaa vastaanottajan oletuskielen.
  • Älä näytä kielenvalitsinta – Käytetään ryhmän tasolla määritettyä vastaanottajan oletuskieltä.

Lähetysvalinnat

• Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Sallii, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
  • Pakollinen – Jos tämä on käytössä, lähettäjien on asetettava salasana, eikä tätä asetusta voi poistaa käytöstä Laadi-sivulla.
• Valmistumisen määräaika – Mahdollistaa vaihtoehdon asettaa valmistumisaika Laadi-sivulla.
  • Päiviä sopimuksen valmistumiseen – Määrittää oletusarvoisen päivien määrän, jolloin vastaanottajien on suoritettava allekirjoittaminen. Tämä arvo on aina muokattavissa Laadi-sivulla.
• Salli asiakirjojen luominen ennen lähettämistä – Antaa lähettäjien muokata lomakekenttiä sisällönluontiympäristössä käyttämällä Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehtoa.
  • Ota sisällönluonti käyttöön oletuksena – Ottaa automaattisesti käyttöön Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehdon Laadi-sivulla.

Valitse sopivat asetukset yksinkertaistaaksesi lähetysprosessia säilyttäen samalla joustavuuden lähettäjien kannalta.

Avaa Vastaanottajien reititys -osio valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat

Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä.  Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.

• Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
  • Napsauta Lisää-kuvaketta .
  • Valitse käytettävä rooli (kaikki tilillä käytettävissä olevat roolit ovat saatavana).

• Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat. 

• Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja valitse poistokuvake.

• Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, vie kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkaa-kuvaketta.

Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:

• Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi. 
  • Vastaanottajien tunnusten on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
• Vastaanottaja – Kirjoita vastaanottajan oletussähköpostiosoite.
• Lisää vastaanottajaryhmä – Valitse tämä painike, jos haluat lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän käytettävissäsi olevien vastaanottajaryhmien luettelosta.
• Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, Vastaanottaja -kentässä olevista osoitteista luodaan vastaanottajaryhmä normaalin vastaanottajan sähköpostitietueen sijaan. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi tai täyttää joko yhdellä tai usealla Sähköposti-kentästä poimitulla (pilkuilla erotetulla) sähköpostiosoitteella.
• Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittu, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
• Pakollinen – Ota asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
  
• Muokattava – Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjä voi päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-sivulla.
• Lisää yksityinen viesti– Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat lähettää vastaanottajalle yksityisen viestin. Yksityisviestit lisätään vastaanottajan sähköpostiviestiin (yleisen viestin lisäksi) ja sähköiselle allekirjoitussivulle.
• Vastaanottajan kopio – Sisällytä yksi tai useampia kopion saavia osapuolia, joille ilmoitetaan sopimuksesta samanaikaisesti vastaanottajan kanssa. Tämä kopio on linkitetty vain yksittäiseen vastaanottajaan.
• Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, lomakkeen täyttäjä jne.).
• Todennus – Valitse, mikä henkilöllisyyden todennustapa allekirjoittajalta vaaditaan. Vain käytössä olevat vaihtoehdot ovat näkyvissä.
  
  • Yksivaiheiset todennukset: Ei mitään (sähköposti), Acrobat Sign, sähköpostin kertasalasana.
  • Kaksivaiheiset todennukset: puhelin, tietoon perustuva todennus, salasana ja henkilöllisyystodistus.

Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajamääritykset napsauttamalla Tallenna-painiketta.

Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja) sekä sisäisten vastaanottajien (myyntiedustajan ja myyntijohtajan hyväksynnän) otsikkoja on mukautettu. 

Siirry Sähköpostiviestit-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Sähköpostiviestit.

Sähköpostiviestit -osiossa voit hallita, mitä ilmoituksia lähetetään eri tapahtumien mukaisten allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana.

Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoituksia lähetetään vastaanottajille ja CC-vastaanottajille, kun jokin sopimus peruutetaan.

Hyvät jäsenet,

Siirry Asiakirjat-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Asiakirjat.

Asiakirjat-osiossa voit määrittää, miten asiakirjat liitetään ja miten niitä hallitaan työnkulussa.

• Asiakirjan otsikko – Kirjoita asiakirjan otsikko. Tämä otsikko näkyy Asiakirjat-osion Laadi-sivulla.
• Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää asiakirjan Acrobat Sign -mallikirjastostasi. Asiakirja sisällytetään automaattisesti, kun työnkulkua käytetään.
  • Jos mitään tiedostoa ei valita, lähettäjän on ladattava asiakirja sopimusta lähetettäessä.
  • Jos asiakirja on merkitty Pakolliseksi, se liitetään aina mukaan työnkulun alkaessa.
  • Poista tiedosto – Jos haluat poistaa liitetiedoston, valitse (X)-kuvake tiedoston nimen vieressä.
• Asiakirjan nimi – Kirjoita lähettäjälle merkityksellinen nimi asiakirjan tunnistamiseksi. Oletusnimi perustuu lähetettyyn tiedostoon, mutta sitä voidaan muokata.
• Pakollinen – Määritä, onko asiakirja sisällytettävä sopimukseen.
• Lisää asiakirja – Valitse Lisää asiakirja lisätäksesi lisätiedostoja. Jokaisella asiakirjalla on oltava yksilöllinen otsikko.
• Poista rivi – Jos haluat poistaa asiakirjan, valitse (X)-kuvake sitä vastaavalla rivillä.

Alla on esimerkki määritetystä Asiakirjat-osasta:

Siirry Lähettäjän syöttökentät -osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.

Nämä syöttökentät on määritetty lomakekentiksi liitetyissä asiakirjoissa – joko työnkulussa ennalta määritettyinä tai lähettäjän lataamina.

Lähettäjät voivat käyttää näitä kenttiä tietojen esitäyttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajille.

Valitse Lähettäjän syöttökentät -paneelissa Lisää kenttä jokaisen kentän osalta, joka lähettäjän on tarkistettava ja mahdollisesti täytettävä.

Määritä seuraavat asetukset jokaiselle lisätylle riville:

• Näyttönimi – Anna kentän otsikko. Tämä näkyy Laadi-sivulla viitteenä lähettäjälle.
• Lomakekentän nimi – Kirjoita kentän nimi sellaisena kuin se näkyy liitteenä olevassa kirjastoasiakirjassa. Nimen tulee vastata täsmälleen asiakirjan lomakekenttää.
• Oletusarvo – (Valinnainen) Anna kentän oletusarvo.
• Pakollinen – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos kenttä on täytettävä ennen sopimuksen lähettämistä.
• Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä voi muokata oletusarvoa.
• Poista rivi – Valitse (X)-kuvake rivin poistamiseksi.

Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentistä: