Uudet ominaisuudet
Aloita käyttö
- Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
- Pika-aloitusopas käyttäjille
- Kehittäjille
- Video-opetusohjelmakirjasto
- UKK
Hallinnoi
- Admin Consolen yleiskatsaus
- Käyttäjien hallinta
- Käyttäjien lisääminen
- Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
- Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
- Vaihda nimi / sähköpostiosoite
- Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
- Muokkaa käyttäjän ryhmäjäsenyyttä ryhmäliittymän kautta
- Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
- Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
- Käyttäjätietojen vaihtaminen
- Käyttäjien todentaminen MS Azurella
- Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
- Tuoteprofiilit
- Kirjautumiskokemus
- Tilin/ryhmän asetukset
- Asetusten yleiskuvaus
- Yleiset asetukset
- Tilitaso ja tunnus
- Uusi vastaanottajakokemus
- Omatoimisen allekirjoittamisen työnkulut
- Lähetä eränä
- Verkkolomakkeet
- Mukautetut lähetystyönkulut
- Power Automate -työnkulut
- Kirjastoasiakirjat
- Kerää lomaketietoja sopimuksilla
- Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
- Liitä allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio
- Sisällytä sähköpostiviestiin linkki
- Sisällytä sähköpostiviestiin kuva
- Sähköposteihin liitettyjen tiedostojen nimeksi annetaan
- Liitä valvontaraportti asiakirjoihin
- Yhdistä useita asiakirjoja yhdeksi
- Lataa yksittäisiä dokumentteja
- Allekirjoitetun asiakirjan lähettäminen
- Delegointi tilini käyttäjille
- Salli ulkoisten vastaanottajien delegointi
- Allekirjoitusvaltuutus
- Lähetysvaltuutus
- Valtuus lisätä sähköisiä leimoja
- Aseta oletusaikavyöhyke
- Aseta päivämäärän oletusmuoto
- Käyttäjiä useissa ryhmissä (UMG)
- Ryhmän hallinnoijan käyttöoikeudet
- Korvaa vastaanottaja
- Valvontaraportti
- Tapahtuma-alaviite
- Tuotteen sisäiset viestit ja ohjeet
- Helppokäyttöiset PDF-tiedostot
- Uusi sisällönluontitoiminto
- Terveydenhuoltoalan asiakas
- Tilin asetusten määritys
- Allekirjoitusasetukset
- Hyvin muotoillut allekirjoitukset
- Anna vastaanottajien allekirjoittaa viimeistään
- Allekirjoittajat voivat muuttaa nimeään
- Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan
- Mukautetut käyttöehdot ja kuluttajailmoitus
- Ohjaa vastaanottajia lomakekentissä
- Sopimustyönkulun aloittaminen alusta
- Allekirjoittamisesta kieltäytyminen
- Salli leimatyönkulut
- Vaadi allekirjoittajia antamaan tittelinsä tai yrityksensä
- Anna allekirjoittajien tulostaa ja kirjoittaa allekirjoitus
- Näytä viestit sähköisesti allekirjoitettaessa
- Vaadi allekirjoittajia luomaan allekirjoitus mobiililaitteella
- Pyydä allekirjoittajilta IP-osoite
- Jätä yrityksen nimi ja titteli pois osallistumisleimoista
- Digitaaliset allekirjoitukset
- Sähköiset leimat
- Digitaaliset tunnistetiedot
- Raportoinnin asetukset
- Uusi raporttikokemus
- Perinteisen raportin asetukset
- Suojausasetukset
- Kertakirjautumisasetukset
- Muista minut -asetukset
- Kirjautumissalasanan käytäntö
- Kirjautumissalasanan vahvuus
- Verkkoistunnon kesto
- PDF-salaustyyppi
- API
- Käyttäjän ja ryhmän tietoihin pääsy
- Sallitut IP-alueet
- Tilin jakaminen
- Tilin jako-oikeudet
- Sopimusten jakamisen ohjausobjektit
- Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
- Sopimuksen allekirjoitussalasana
- Asiakirjan salasanan vahvuus
- Estä allekirjoittajia maantieteellisen sijainnin mukaan
- Puhelintodennus
- Tietoon perustuva todennus (KBA)
- Salli sivujen purkaminen
- Asiakirjalinkin vanhentuminen
- Lataa asiakasvarmenne webhookeja/takaisinsoittoja varten
- Aikaleima
- Lähetysasetukset
- Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
- Vaadi vastaanottajan nimi lähetettäessä
- Lukitse tunnettujen käyttäjien nimiarvot
- Sallitut vastaanottajaroolit
- Salli sähköiset todistajat
- Vastaanottajaryhmät
- Kopion saajat
- Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
- Pakolliset kentät
- Asiakirjojen liittäminen
- Kenttien yhdistäminen
- Muokkaa sopimuksia
- Sopimuksen nimi
- Kielet
- Yksityisviestit
- Sallitut allekirjoitustyypit
- Muistutukset
- Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
- Lähetä sopimusilmoitus, lähetystapana
- Allekirjoittajan tunnistusvaihtoehdot
- Sisällön suojaus
- Ota Notarize-tapahtumat käyttöön
- Asiakirjan voimassaolo
- Esikatsele, sijoita allekirjoitukset ja lisää kentät
- Allekirjoitusjärjestys
- Liquid Mode
- Mukautetun työnkulun säätimet
- Sähköisen allekirjoituksen sivun latausasetukset
- Allekirjoituksen jälkeinen URL-vahvistuksen uudelleenohjaus
- Viestimallit
- Biofarmakologiset asetukset
- Työnkulkujen integraatio
- Notarisointiasetukset
- Maksujen integrointi
- Allekirjoittajan viestit
- SAML-asetukset
- SAML-kokoonpano
- Asenna Microsoft Active Directoryn liitospalvelu
- Asenna Okta
- Asenna OneLogin
- Asenna Oracle Identity -liitos
- SAML-kokoonpano
- Tietojen hallinnointi
- Aikaleima-asetukset
- Ulkoinen arkisto
- Tilin kielet
- Sähköpostin asetukset
- Siirtyminen echosign.comista adobesign.comiin
- Vastaanottajien vaihtoehtojen määrittäminen
- Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
- Helppokäyttöisyys
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
- Terveydenhuollon asiakkaat
- IVES-tuki
- Sopimusten tallentaminen säilöön
- EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
- Lataa sopimukset eränä
- Toimialueen varaus
- Väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvät linkit
Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta
- Vastaanottajavaihtoehdot
- Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
- Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
- Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
- Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
- Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
- Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
- Aloita sopimus alusta
- Lataa PDF-versio sopimuksesta
- Tarkastele sopimuksen historiatietoja
- Tarkastele sopimusviestejä
- Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
- Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi
- Siirry lomakekentillä
- Tyhjennä lomakekenttien tiedot
- Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
- Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
- Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
- Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
- Lähetä sopimuksia
- Lähetä (Laadi) -sivu
- Maamerkkien ja ominaisuuksien yleiskatsaus
- Ryhmänvalitsin
- Tiedostojen ja mallien lisääminen
- Sopimuksen nimi
- Yleinen viesti
- Valmistumisen määräpäivä
- Muistutukset
- PDF-tiedoston suojaaminen salasanalla
- Allekirjoituksen tyyppi
- Vastaanottajan kielialue
- Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys/-työnkulku
- Vastaanottajan roolit
- Vastaanottajan todennus
- Yksityinen viesti vastaanottajalle
- Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
- Kopion saavat osapuolet
- Henkilöllisyyden tarkistus
- Sopimuksen lähettäminen vain itselleen
- Sopimuksen lähettäminen muille
- Kirjoitetut allekirjoitukset
- Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys
- Lähetä eränä
- Lähetä (Laadi) -sivu
- Kenttien lisääminen asiakirjoihin
- Sovelluksen sisällönluontiympäristö
- Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
- Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
- Kentät
- Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
- Allekirjoita sopimuksia
- Sopimusten hallinta
- Hallinta-sivun yleiskatsaus
- Sopimusten delegointi
- Vastaanottajien korvaaminen
- Asiakirjan näkyvyyden rajoitus
- Sopimuksen peruuttaminen
- Luo uusia muistutuksia
- Tarkista muistutukset
- Muistutuksen peruuttaminen
- Power Automate -työnkulkujen käyttäminen
- Lisää toimintoja...
- Miten haku toimii
- Sopimuksen tarkasteleminen
- Luo malli sopimuksesta
- Piilota/näytä sopimukset näkymästä
- Allekirjoitetun kopion lataaminen
- Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
- Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
- Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
- Huomautuksen lisäys sopimukseen
- Yksittäisen sopimuksen jakaminen
- Sopimuksen jaon poistaminen
- Yksittäisen sopimuksen lataaminen
- Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
- Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
- Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
- Valvontaraportti
- Raportointi ja tietojen viennit
- Yleiskatsaus
- Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
- Raporttikaaviot
- Tietojen viennit
- Kaavion/viennin nimeäminen uudelleen
- Raportin/viennin monistaminen
- Raportin/viennin ajoittaminen
- Raportin/viennin poistaminen
- Tarkista tapahtuman käyttö
Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut
- Verkkolomakkeet
- Luo verkkolomake
- Muokkaa verkkolomaketta
- Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
- Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
- Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi
- Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
- Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
- Muuta verkkolomakkeen kokoa
- Uudelleenkäytettävät mallit (Kirjastomallit)
- Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
- Power Automate -työnkulut
- Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
- Ota Power Automate -integraatio käyttöön
- Hallinta-sivun tilanteenmukaiset toiminnot
- Seuraa Power Automaten käyttöä
- Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
- Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
- Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
- Työnkulkujen hallinta
- Työnkulkujen muokkaus
- Työnkulkujen jako
- Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
- Työnkulkujen poisto
- Hyödyllisiä malleja
- Vain järjestelmänvalvoja
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
- Sopimuksen arkistointi
- Verkkolomakesopimusten arkistointi
- Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen SharePoint-kirjastoon
- Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
- Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
- Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen Boxiin
- Sopimustietojen poiminta
- Sopimusilmoitukset
- Lähetä sopimuksen sisällön ja allekirjoitetun sopimuksen sisältäviä mukautettuja sähköposti-ilmoituksia
- Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Teams-kanavalla
- Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Slackissa
- Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Webexissä
- Sopimuksen luonti
- Luo asiakirja Power App -lomakkeesta ja Word-mallista, lähetä allekirjoitettavaksi
- Luo sopimus OneDrivessa olevasta Word-mallista ja hanki allekirjoitus
- Luo sopimus valitulle Excel-riville, lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi
- Vain järjestelmänvalvoja
- Mukautetut lähetystyönkulut
- Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
Muihin tuotteisiin integrointi
- Acrobat Sign -integraatioiden yleiskatsaus
- Acrobat Sign for Salesforce
- Acrobat Sign for Microsoft
- Muut integraatiot
- Kumppanin hallitsemat integraatiot
- Mistä hankin integrointiavaimen
Acrobat Sign Developer
- REST-ohjelmointirajapinnat
- Webhookit
- Eristysympäristö
Tuotetuki ja vianetsintä
Suunnittele mukautettu Laadi-sivu, jossa on Mukautettu työnkulun suunnittelutoiminto.
Yritystileissä kaikki käyttäjät voivat luoda mukautettuja Laadi-sivuja käyttämällä Mukautettua työnkulun suunnittelutoimintoa , jos se käytössä.
Mukautetut Laadi-sivut voivat vaihdella yksinkertaisista, personoiduista laatimismalleista – mukaan lukien allekirjoitustiedot, vanhentumisajat, henkilökohtaiset viestit ja niin edelleen – monimutkaisiin, usean allekirjoituksen hybridityönkulkuihin, jotka varmistavat yrityksen käytäntöjen tiukan noudattamisen.
- Tilin järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulkuja koko tilille tai tietyille ryhmille.
- Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulkuja määritetyille ryhmilleen.
- Käyttäjät, joilla on oikeat käyttöoikeudet, voivat luoda ja jakaa henkilökohtaisia työnkulkuja ryhmiensä kanssa.
Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnon käyttäminen:
- Siirry Työnkulut-välilehdelle ylänavigointipalkissa.
- Valitse Mukautetut työnkulut vasemmasta valikosta nähdäksesi käytettävissä olevat työnkulut.
- Aloita uuden työnkulun määrittäminen valitsemalla Luo työnkulku.
Kun avaat uuden työnkulun, Työnkulun suunnittelutoiminto -otsikko näkyy logon alla.
Sivun yläreunasta löydät useita ilmaisimia ja säätimiä:
- Tilan ilmaisin – Näyttää työnkulun nykyisen tilan:
- Luonnos/ei-aktiivinen – Merkitty ”Luonnokseksi”.
- Aktiivinen – Merkitty ”Aktiiviseksi”.
- Työnkulun nimi – Näyttää työnkulun nimen (esim. Uusi työnkulku).
- Kloonaa työnkulku – Luo työnkulusta kopion uudella nimellä.
- Poista työnkulku – Poistaa työnkulun tililtä.
- Sulje – Poistuu työnkulusta. Näkyviin tulee kehote, jos muutoksia ei ole tallennettu.
- Tallenna – Tallentaa kaikki muutokset.
- Aktivoi/deaktivoi – Vaihtaa työnkulun tilan:
- Aktivoitu – Työnkulku on merkitty aktiiviseksi, ja se on määritettyjen käyttäjien, ryhmien tai organisaation käytettävissä.
- Deaktivoitu – Työnkulku pysyy Luonnos-tilassa ja on vain omistajan tai järjestelmänvalvojan käytettävissä.
Työnkulun luominen edellyttää seuraavien tietojen määrittämistä:
- Työnkulun tiedot – Nimeä työnkulku, lisää mukautettuja ohjeita lähettäjille ja määritä käyttöoikeudet.
- Sopimustiedot – Mukauta, miten sopimustiedot näkyvät mukautetulla Laadi-sivulla.
- Vastaanottajat – Määritä allekirjoitusjärjestys lisäämällä allekirjoittajia ja muita vastaanottajatyyppejä.
- Sähköpostit – Määritä sähköposti-ilmoitukset eri osallistujille allekirjoitusprosessin jokaisessa vaiheessa.
- Dokumentit – Valitse työnkulkuun sisällytettävät dokumentit.
- Lähettäjän syöttökentät – Lisää kenttiä lähettäjille tietojen syöttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä. Tämä syöte sulautuu sopimukseen ennen kuin se saavuttaa allekirjoittajat ja hyväksyjät.
Kaikki Työnkulun suunnittelutoiminnossa määritetty auttaa automatisoimaan mukautettua Laadi-sivua, mikä vähentää lähettäjien manuaalista syöttöä. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*), ja valinnaiset kentät voidaan mukauttaa tai jättää tyhjiksi.
Tavoitteena on esitäyttää mahdollisimman paljon tietoa, mikä tekee lähetysprosessista nopeamman, helpomman ja vähemmän alttiin virheille.
Mukautetussa työnkulussa määritetyt asetukset ja ominaisuudet ylittävät kaikki ryhmä-/tilitason asetukset. Tämä koskee kaikkia työnkulun määritettävissä olevia elementtejä.
Esimerkiksi jos ryhmätason asetus asiakirjan vanhentumiselle on viisi päivää ja työnkulkumallissa määritetään kolmen päivän valmistumisen määräaika, sopimus vanhenee kolmen päivän kuluttua.
Kun Työnkulun suunnittelutoiminto avautuu, Työnkulun tiedot -paneeli tulee näkyviin:
Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:
- Työnkulun nimi – anna työnkululle yksilöllinen nimi.
- Kuka voi käyttää tätä työnkulkua – määritä, kuka voi käyttää työnkulkua.
- Ohjeet lähettäjälle – lisää näyttöön ohjeita työnkulkua käyttäville lähettäjille.
Nämä asetukset määrittelevät, miten työnkulku esitetään valikoissa ja käyttöliittymässä, antavat käyttöoikeuden sitä tarvitsevalle käyttäjälle tai ryhmälle ja sisältävät vaihtoehdon selventää tarvittaessa ohjeita lähettäjälle.
Työnkulun nimen määrittäminen
Työnkulun nimeä käytetään Acrobat Sign -käyttöliittymän sisällä työnkulkumallin tunnistamiseen. Se näkyy seuraavilla alueilla:
- Kun valitset työnkulkua luettelosta.
- Mukautettu työnkulku -luettelossa.
- Kun käytät Työnkulku-suodatinta raporteissa ja tietojen viennissä.
Työnkulun nimeä ei koskaan näytetä vastaanottajille, joten voit käyttää sitä versioinnissa, palvelutasoissa tai missä tahansa muussa organisaatiollesi oleellisessa luokituksessa.
Määrittäminen: Kuka voi käyttää tätä työnkulkua
Kuka voi käyttää tätä työnkulkua -asetus määrittää, ketkä käyttäjät voivat käyttää työnkulkua. Käytettävissä ovat seuraavat vaihtoehdot:
Vain minä – työnkulku on vain tekijän käytettävissä.
- Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos mukautetun työnkulun käyttöoikeudet on myönnetty kaikille käyttäjille.
- Useisiin ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat valita, mihin ryhmään he määrittävät työnkulun.
Valittu ryhmä – antaa käyttöoikeuden tietylle avattavasta luettelosta valitulle ryhmälle.
- Useisiin ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat luoda työnkulkuja mille tahansa ryhmälle, johon he kuuluvat.
- Työnkulut on sidottu yhteen ryhmään. Ryhmän valitsin on estetty Laadi-sivulta.
- Jos haluat jakaa työnkulun useiden ryhmien kanssa, suorita ensin testaus ja kloonaa sitten työnkulku kullekin käyttöoikeuden tarvitsevalle ryhmälle.
- Ryhmän jäsenet voivat käyttää työnkulkua, ja jos kaikille käyttäjille myönnetään mukautetun työnkulun käyttöoikeus, he voivat kloonata ja muokata työnkulkua omaan käyttöönsä.
- Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat muokata ryhmänsä sisällä jaettuja työnkulkuja. Tilin järjestelmänvalvojat voivat muokata kaikille ryhmille jaettuja työnkulkuja.
Kuka tahansa käyttäjä organisaatiossani – työnkulku on kaikkien Acrobat Sign -tilin käyttäjien käytettävissä.
- Tilitason työnkulut voidaan lähettää mistä tahansa ryhmästä, jonka jäsen lähettäjä on.
- Tilitason järjestelmänvalvojat voivat muokata mitä tahansa organisaatiotasolla jaettua työnkulkua.
Valitse sopiva asetus sen mukaan, kuinka laajasti työnkulku tulisi jakaa.
Työnkulun valitsin järjestää työnkulut kolmeen kansioon käyttöoikeusasetusten perusteella. Nämä kansiot ovat:
- Vain minä – Näyttää työnkulkuja, jotka käyttäjä on luonut henkilökohtaiseen käyttöön.
- Oma ryhmä – Sisältää työnkulkuja, jotka ovat käyttäjän määritetyn ryhmän käytettävissä. Jos käyttäjällä on jäsenyys useissa ryhmissä, hän näkee kaikki ryhmätasolla määritetyt työnkulut.
- Organisaatio – Sisältää työnkulkuja, jotka ovat kaikkien Acrobat Sign -tilin käyttäjien käytettävissä.
Jos käyttäjällä ei ole työnkulkuja tietyssä kansiossa, kansiota ei näytetä, jotta käyttöliittymä pysyy puhtaana ja siistinä.
Anna ohjeet mukautetulla laatimissivulla
Uusien ja monimutkaisten prosessien yhteyteen on hyvä lisätä upotettuja ohjeita Laatimissivulle.
Voit muotoilla ohjeita käyttämällä seuraavia HTML-tunnisteita ja -määreitä:
- Tekstin muotoilu: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Listat: <ul> (järjestämätön luettelo), <ol> (järjestetty luettelo), <li> (luettelokohde)
- Kuvat: <img src="fully qualified path">
- Linkit: <a href="fully qualified path">
Polkujen on oltava nimenomaisesti sallittuja, jos sisällytät kuvaan tai linkkitunnisteisiin src- tai href-attribuutit. Lähetä URL-osoitteet asiakastukitiimille hyväksyntää varten.
Ohjeet näkyvät mukautetun Laadi-sivun yläreunassa. Käyttäjät voivat laajentaa tai tiivistää ohjeita käyttämällä Lisää/vähemmän-painiketta.
Nämä ohjeet näkyvät vain mukautetulla Laadi-sivulla, eikä niitä koskaan näytetä vastaanottajille.
Sopimustietojen määrittäminen mukautettua Laadi-sivua varten
Kun määrität Sopimustiedot, määritä tiedot, jotka täytetään Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.
Sopimustiedot
- Sopimuksen nimi – Kirjoita sopimuksen nimi. Tämä näkyy Hallinta-sivulla ja Allekirjoita/hyväksy-sähköpostiotsikossa.
- Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä näkyy näytössä Laadi-sivulla.
CC (Carbon Copy) -asetukset
- CC – Anna kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Erottele useat osoitteet pilkulla ( , ) tai puolipisteellä ( ; ).
- Minimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden vähimmäismäärä.
- Maksimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden enimmäismäärä.
- Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata CC-sähköpostiosoitteita Laadi-sivulla.
Vastaanottajan kieli
- Tämä asetus määrittää, onko kielenvalitsin käytettävissä Laadi-sivulla ja asettaa vastaanottajan oletuskielen.
- Älä näytä kielenvalitsinta – Käytetään ryhmän tasolla määritettyä vastaanottajan oletuskieltä.
Lähetysvalinnat
- Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Sallii, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
- Pakollinen – Jos tämä on käytössä, lähettäjien on asetettava salasana, eikä tätä asetusta voi poistaa käytöstä Laadi-sivulla.
- Valmistumisen määräaika – Mahdollistaa vaihtoehdon asettaa valmistumisaika Laadi-sivulla.
- Päiviä sopimuksen valmistumiseen – Määrittää oletusarvoisen päivien määrän, jolloin vastaanottajien on suoritettava allekirjoittaminen. Tämä arvo on aina muokattavissa Laadi-sivulla.
- Salli asiakirjojen luominen ennen lähettämistä – Antaa lähettäjien muokata lomakekenttiä sisällönluontiympäristössä käyttämällä Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehtoa.
- Ota sisällönluonti käyttöön oletuksena – Ottaa automaattisesti käyttöön Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehdon Laadi-sivulla.
Valitse sopivat asetukset yksinkertaistaaksesi lähetysprosessia säilyttäen samalla joustavuuden lähettäjien kannalta.
Lomakekenttien tunnusten muokkaaminen
Huomaa, että joidenkin kenttien otsikoita voidaan muokata, mihin viittaa kynäkuvake .
- Valitse kynäkuvake syöttääksesi mukautetun otsikon, joka tulee näkyviin Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.
- Tämän avulla voit nimetä kenttiä uudelleen käyttäjien tunteman sisäisen terminologian mukaiseksi.
- Mukautetuissa otsikoissa on 100 merkin rajoitus, joten voit liittää mukaan lyhyitä ohjeita tarvittaessa.
- Jos haluat palauttaa alkuperäisen otsikon, napsauta kumoamispainiketta
.
Esimerkiksi Sopimuksen nimi voidaan nimetä uudelleen Suostumukseksi:
Avaa Vastaanottajien reititys -osio valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat
Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä. Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.
- Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
- Napsauta Lisää-kuvaketta
.
- Valitse käytettävä rooli (kaikki tilillä käytettävissä olevat roolit ovat saatavana).
- Napsauta Lisää-kuvaketta
- Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat.
- Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja valitse poistokuvake
.
- Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, vie kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkaa-kuvaketta
.
Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:
- Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi.
- Vastaanottajien tunnusten on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
- Vastaanottaja – Kirjoita vastaanottajan oletussähköpostiosoite.
- Lisää vastaanottajaryhmä – Valitse tämä painike, jos haluat lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän käytettävissäsi olevien vastaanottajaryhmien luettelosta.
- Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, Vastaanottaja -kentässä olevista osoitteista luodaan vastaanottajaryhmä normaalin vastaanottajan sähköpostitietueen sijaan. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi tai täyttää joko yhdellä tai usealla Sähköposti-kentästä poimitulla (pilkuilla erotetulla) sähköpostiosoitteella.
- Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittu, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
- Pakollinen – Ota asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
- Muokattava – Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjä voi päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-sivulla.
- Lisää yksityinen viesti– Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat lähettää vastaanottajalle yksityisen viestin. Yksityisviestit lisätään vastaanottajan sähköpostiviestiin (yleisen viestin lisäksi) ja sähköiselle allekirjoitussivulle.
- Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, lomakkeen täyttäjä jne.).
- Todennus – Valitse, mikä henkilöllisyyden todennustapa allekirjoittajalta vaaditaan. Vain käytössä olevat vaihtoehdot ovat näkyvissä.
- Yksivaiheiset todennukset: Ei mitään (sähköposti), Acrobat Sign, sähköpostin kertasalasana.
- Kaksivaiheiset todennukset: puhelin, tietoon perustuva todennus, salasana ja henkilöllisyystodistus.
Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajamääritykset napsauttamalla Tallenna-painiketta.
Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja) sekä sisäisten vastaanottajien (myyntiedustajan ja myyntijohtajan hyväksynnän) otsikkoja on mukautettu.
Siirry Sähköpostiviestit-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Sähköpostiviestit.
Sähköpostiviestit -osiossa voit hallita, mitä ilmoituksia lähetetään eri tapahtumien mukaisten allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana.
Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoituksia lähetetään vastaanottajille ja CC-vastaanottajille, kun jokin sopimus peruutetaan.
Siirry Asiakirjat-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Asiakirjat.
Asiakirjat-osiossa voit määrittää, miten asiakirjat liitetään ja miten niitä hallitaan työnkulussa.
- Asiakirjan otsikko – Kirjoita asiakirjan otsikko. Tämä otsikko näkyy Asiakirjat-osion Laadi-sivulla.
- Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää asiakirjan Acrobat Sign -mallikirjastostasi. Asiakirja sisällytetään automaattisesti, kun työnkulkua käytetään.
- Jos mitään tiedostoa ei valita, lähettäjän on ladattava asiakirja sopimusta lähetettäessä.
- Jos asiakirja on merkitty Pakolliseksi, se liitetään aina mukaan työnkulun alkaessa.
- Poista tiedosto – Jos haluat poistaa liitetiedoston, valitse (X)-kuvake tiedoston nimen vieressä.
- Asiakirjan nimi – Kirjoita lähettäjälle merkityksellinen nimi asiakirjan tunnistamiseksi. Oletusnimi perustuu lähetettyyn tiedostoon, mutta sitä voidaan muokata.
- Pakollinen – Määritä, onko asiakirja sisällytettävä sopimukseen.
- Lisää asiakirja – Valitse Lisää asiakirja lisätäksesi lisätiedostoja. Jokaisella asiakirjalla on oltava yksilöllinen otsikko.
- Poista rivi – Jos haluat poistaa asiakirjan, valitse (X)-kuvake sitä vastaavalla rivillä.
Kun liität Acrobat Sign -kirjastomallin työnkulkuun, käyttäjät voivat käyttää vain malleja, jotka täyttävät seuraavat ehdot:
- Lähettäjän henkilökohtaisesti omistama.
- Määritetty samaan ryhmään kuin työnkulku.
- Määritetty organisaatiolle (tilitason mallit), jotka kaikki ryhmät perivät.
Tämä rajoitus johtuu siitä, että työnkuluilla on yksi yhteen -suhde ryhmiin, mikä tarkoittaa, että ne on sidottu yhteen ryhmään kerrallaan.
Tämä eroaa siitä, miten useisiin ryhmiin (yksi useaan) kuuluvat käyttäjät kokevat mallikirjaston. Nämä käyttäjät voivat nähdä kaikki mallit, jotka liittyvät jokaiseen ryhmään, johon he kuuluvat. Työnkulkujen laajuus on kuitenkin rajoitettu, ja ne näyttävät vain niille määritettyyn ryhmään liittyvät mallit.
Alla on esimerkki määritetystä Asiakirjat-osasta:
Siirry Lähettäjän syöttökentät -osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.
Nämä syöttökentät on määritetty lomakekentiksi liitetyissä asiakirjoissa – joko työnkulussa ennalta määritettyinä tai lähettäjän lataamina.
Lähettäjät voivat käyttää näitä kenttiä tietojen esitäyttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajille.
Valitse Lähettäjän syöttökentät -paneelissa Lisää kenttä jokaisen kentän osalta, joka lähettäjän on tarkistettava ja mahdollisesti täytettävä.
Määritä seuraavat asetukset jokaiselle lisätylle riville:
- Näyttönimi – Anna kentän otsikko. Tämä näkyy Laadi-sivulla viitteenä lähettäjälle.
- Lomakekentän nimi – Kirjoita kentän nimi sellaisena kuin se näkyy liitteenä olevassa kirjastoasiakirjassa. Nimen tulee vastata täsmälleen asiakirjan lomakekenttää.
- Oletusarvo – (Valinnainen) Anna kentän oletusarvo.
- Pakollinen – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos kenttä on täytettävä ennen sopimuksen lähettämistä.
- Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä voi muokata oletusarvoa.
- Poista rivi – Valitse (X)-kuvake rivin poistamiseksi.
Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentistä:
Kun olet valmis ottamaan työnkulun käyttöön, valitse Aktivoi ottaaksesi sen käyttöön.
Aseta testauksen aikana Kuka voi käyttää tätä työnkulkua -kohtaan Vain minä varmistaaksesi, että kaikki kokoonpanot toimivat odotetulla tavalla.
Kun olet varma, että työnkulku on määritetty oikein, päivitä Kuka voi käyttää tätä työnkulkua sopivaan tuotantoasetukseen ja Tallenna tekemäsi muutokset.