Käyttöopas Peruuta

Yleiskatsaus ja konfigurointi mukautettuja lähettäviä työnkulkuja varten

Hae
Adobe Sign

Adobe Sign

Avaa sovellus

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

  1. Ennakkojulkaisutiedot
  2. Julkaisutiedot
  3. Tärkeät ilmoitukset

Aloita käyttö

  1. Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
  2. Pika-aloitusopas käyttäjille
  3. Kehittäjille
  4. Video-opetusohjelmakirjasto
  5. UKK

Hallinnoi

  1. Admin Consolen yleiskatsaus
  2. Käyttäjien hallinta
    1. Käyttäjien lisääminen
      1. Lisää käyttäjä
      2. Lisää käyttäjiä eränä
      3. Lisää käyttäjiä hakemistosta
      4. Lisää käyttäjiä MS Azure Active Directorysta
    2. Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
      1. Tekniset tilit – API-ohjatut
      2. Palvelutilit – Manuaalisesti ohjatut
    3. Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
    4. Vaihda nimi / sähköpostiosoite
    5. Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
    6. Muokkaa käyttäjän ryhmäjäsenyyttä ryhmäliittymän kautta
    7. Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
    8. Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
    9. Käyttäjätietojen vaihtaminen
    10. Käyttäjien todentaminen MS Azurella
    11. Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
    12. Tuoteprofiilit
    13. Kirjautumiskokemus 
  3. Tilin/ryhmän asetukset
    1. Asetusten yleiskuvaus
    2. Yleiset asetukset
      1. Tilitaso ja tunnus
      2. Uusi vastaanottajakokemus
      3. Omatoimisen allekirjoittamisen työnkulut
      4. Lähetä eränä
      5. Verkkolomakkeet
      6. Mukautetut lähetystyönkulut
      7. Power Automate -työnkulut
      8. Kirjastoasiakirjat
      9. Kerää lomaketietoja sopimuksilla
      10. Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
      11. Liitä allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio 
      12. Sisällytä sähköpostiviestiin linkki
      13. Sisällytä sähköpostiviestiin kuva
      14. Sähköposteihin liitettyjen tiedostojen nimeksi annetaan
      15. Liitä valvontaraportti asiakirjoihin
      16. Yhdistä useita asiakirjoja yhdeksi
      17. Lataa yksittäisiä dokumentteja
      18. Allekirjoitetun asiakirjan lähettäminen
      19. Delegointi tilini käyttäjille
      20. Salli ulkoisten vastaanottajien delegointi
      21. Allekirjoitusvaltuutus
      22. Lähetysvaltuutus
      23. Valtuus lisätä sähköisiä leimoja
      24. Aseta oletusaikavyöhyke
      25. Aseta päivämäärän oletusmuoto
      26. Käyttäjiä useissa ryhmissä (UMG)
        1. Päivitä ottaaksesi käyttöön Käyttäjiä useissa ryhmissä
      27. Ryhmän hallinnoijan käyttöoikeudet
      28. Korvaa vastaanottaja
      29. Valvontaraportti
        1. Yleiskatsaus
        2. Salli todentamaton käyttö tapahtuman vahvistussivulla
        3. Sisällytä muistutukset
        4. Sisällytä näyttötapahtumat
        5. Sisällytä sopimussivujen tai liitteiden määrä
      30. Tapahtuma-alaviite
      31. Tuotteen sisäiset viestit ja ohjeet
      32. Helppokäyttöiset PDF-tiedostot
      33. Uusi sisällönluontitoiminto
      34. Terveydenhuoltoalan asiakas
    3. Tilin asetusten määritys
      1. Lisää logo
      2. Mukauta yrityksen isäntänimeä/URL-osoitetta 
      3. Lisää yrityksen nimi
      4. Sopimuksen jälkeinen URL-uudelleenohjaus
    4. Allekirjoitusasetukset
      1. Hyvin muotoillut allekirjoitukset
      2. Anna vastaanottajien allekirjoittaa viimeistään
      3. Allekirjoittajat voivat muuttaa nimeään
      4. Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan
      5. Mukautetut käyttöehdot ja kuluttajailmoitus
      6. Ohjaa vastaanottajia lomakekentissä
      7. Sopimustyönkulun aloittaminen alusta
      8. Allekirjoittamisesta kieltäytyminen
      9. Salli leimatyönkulut
      10. Vaadi allekirjoittajia antamaan tittelinsä tai yrityksensä
      11. Anna allekirjoittajien tulostaa ja kirjoittaa allekirjoitus
      12. Näytä viestit sähköisesti allekirjoitettaessa
      13. Vaadi allekirjoittajia luomaan allekirjoitus mobiililaitteella
      14. Pyydä allekirjoittajilta IP-osoite
      15. Jätä yrityksen nimi ja titteli pois osallistumisleimoista
    5. Digitaaliset allekirjoitukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Lataa ja allekirjoita Acrobatilla
      3. Allekirjoita pilviallekirjoituksilla
      4. Sisällytä tunnistetietojen toimittajien metatiedot
      5. Rajoitetut pilviallekirjoitusten toimittajat
    6. Sähköiset leimat
    7. Digitaaliset tunnistetiedot
      1. Sähköisen identiteetin yhdyskäytävä
      2. Henkilöllisyyden tarkistuskäytäntö
    8. Raportoinnin asetukset
      1. Uusi raporttikokemus
      2. Perinteisen raportin asetukset
    9. Suojausasetukset
      1. Kertakirjautumisasetukset
      2. Muista minut -asetukset
      3. Kirjautumissalasanan käytäntö
      4. Kirjautumissalasanan vahvuus
      5. Verkkoistunnon kesto
      6. PDF-salaustyyppi
      7. API
      8. Käyttäjän ja ryhmän tietoihin pääsy
      9. Sallitut IP-alueet
      10. Tilin jakaminen
      11. Tilin jako-oikeudet
      12. Sopimusten jakamisen ohjausobjektit
      13. Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
      14. Sopimuksen allekirjoitussalasana
      15. Asiakirjan salasanan vahvuus
      16. Estä allekirjoittajia maantieteellisen sijainnin mukaan
      17. Puhelintodennus
      18. Tietoon perustuva todennus (KBA)
      19. Salli sivujen purkaminen
      20. Asiakirjalinkin vanhentuminen
      21. Lataa asiakasvarmenne webhookeja/takaisinsoittoja varten
      22. Aikaleima
    10. Lähetysasetukset
      1. Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
      2. Vaadi vastaanottajan nimi lähetettäessä
      3. Lukitse tunnettujen käyttäjien nimiarvot
      4. Sallitut vastaanottajaroolit
      5. Salli sähköiset todistajat
      6. Vastaanottajaryhmät
      7. Kopion saajat
      8. Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
      9. Pakolliset kentät
      10. Asiakirjojen liittäminen
      11. Kenttien yhdistäminen
      12. Muokkaa sopimuksia
      13. Sopimuksen nimi
      14. Kielet
      15. Yksityisviestit
      16. Sallitut allekirjoitustyypit
      17. Muistutukset
      18. Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
      19. Lähetä sopimusilmoitus, lähetystapana
      20. Allekirjoittajan tunnistusvaihtoehdot
        1. Yleiskatsaus
        2. Allekirjoitussalasana
        3. Kertasalasana sähköpostitse
        4. Acrobat Sign -todennus
        5. Puhelintodennus
        6. Pilvipohjainen digitaalinen allekirjoitus
        7. Tietoon perustuva todennus
        8. Henkilöllisyystodistus
        9. Allekirjoittajan henkilötietoraportit
      21. Sisällön suojaus
      22. Ota Notarize-tapahtumat käyttöön
      23. Asiakirjan voimassaolo
      24. Esikatsele, sijoita allekirjoitukset ja lisää kentät
      25. Allekirjoitusjärjestys
      26. Liquid Mode
      27. Mukautetun työnkulun säätimet
      28. Sähköisen allekirjoituksen sivun latausasetukset
      29. Allekirjoituksen jälkeinen URL-vahvistuksen uudelleenohjaus
    11. Viestimallit
    12. Biofarmakologiset asetukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Edellytä henkilöllisyyden todennusta
      3. Allekirjoittamisen syyt
    13. Työnkulkujen integraatio
    14. Notarisointiasetukset
    15. Maksujen integrointi
    16. Allekirjoittajan viestit
    17. SAML-asetukset
      1. SAML-kokoonpano
      2. Asenna Microsoft Active Directoryn liitospalvelu
      3. Asenna Okta
      4. Asenna OneLogin
      5. Asenna Oracle Identity -liitos
    18. Tietojen hallinnointi
    19. Aikaleima-asetukset
    20. Ulkoinen arkisto
    21. Tilin kielet
    22. Sähköpostin asetukset
      1. Sähköpostin ylä- ja alatunnistekuvat
      2. Salli yksittäisten käyttäjien sähköpostin alatunnisteet
      3. Mukauta Pyydetty allekirjoitusta -sähköpostiviestiä
      4. Mukauta Vastaanottaja- ja Piilokopio-kenttiä
      5. Ota linkittömät ilmoitukset käyttöön
      6. Sähköpostimallien mukauttaminen
    23. Siirtyminen echosign.comista adobesign.comiin
    24. Vastaanottajien vaihtoehtojen määrittäminen
  4. Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
    1. Helppokäyttöisyys
      1. Helppokäyttöisyyden vaatimustenmukaisuus
      2. Esteettömien lomakkeiden luominen Acrobat-tietokonesovelluksella
      3. Esteettömien AcroForms-lomakkeiden luominen
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR:n yleiskatsaus
      2. Käyttäjän muokkaaminen
      3. Käyttäjän sopimusten muokkaaminen    
    4. 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
      1. 21 CRF osa 11 validointipaketti
      2. 21 CFR ja EudraLex Liite 11:n käsikirja
      3. Jaettujen vastuiden analysointi
    5. Terveydenhuollon asiakkaat
    6. IVES-tuki
    7. Sopimusten tallentaminen säilöön
    8. EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
      1. EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan rajat ylittävät tapahtumat ja eIDAS
      2. Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen HMLR-vaatimukset
      3. Brexitin vaikutus Yhdistyneen kuningaskunnan sähköisiä allekirjoituksia koskeviin lakeihin
  5. Lataa sopimukset eränä
  6. Toimialueen varaus 
  7. Väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvät linkit

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

  1. Vastaanottajavaihtoehdot
    1. Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
    2. Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
      1. Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
      2. Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
      3. Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
      4. Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
      5. Aloita sopimus alusta
      6. Lataa PDF-versio sopimuksesta
      7. Tarkastele sopimuksen historiatietoja
      8. Tarkastele sopimusviestejä
      9. Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
      10. Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi 
      11. Siirry lomakekentillä
      12. Tyhjennä lomakekenttien tiedot
      13. Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
      14. Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
      15. Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
      16. Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
  2. Lähetä sopimuksia  
    1. Lähetä (Laadi) -sivu
      1. Maamerkkien ja ominaisuuksien yleiskatsaus
      2. Ryhmänvalitsin
      3. Tiedostojen ja mallien lisääminen
      4. Sopimuksen nimi
      5. Yleinen viesti
      6. Valmistumisen määräpäivä
      7. Muistutukset
      8. PDF-tiedoston suojaaminen salasanalla
      9. Allekirjoituksen tyyppi
      10. Vastaanottajan kielialue
      11. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys/-työnkulku
      12. Vastaanottajan roolit
      13. Vastaanottajan todennus
      14. Yksityinen viesti vastaanottajalle
      15. Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
      16. Kopion saavat osapuolet
      17. Henkilöllisyyden tarkistus
    2. Sopimuksen lähettäminen vain itselleen
    3. Sopimuksen lähettäminen muille
    4. Kirjoitetut allekirjoitukset
    5. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys
    6. Lähetä eränä
      1. Erälähetys-toiminnon yleiskatsaus
      2. Erälähetys – päämallin määrittäminen
      3. Erälähetys – CSV-tiedoston määrittäminen
      4. Peruuta erälähetystapahtuma
      5. Lisää muistutuksia erälähetykseen
      6. Erälähetyksen raportointi
  3. Kenttien lisääminen asiakirjoihin
    1. Sovelluksen sisällönluontiympäristö
      1. Automaattinen kenttien tunnistus
      2. Vedä ja pudota kenttiä sisällönluontiympäristössä
      3. Lomakekenttien määritys vastaanottajille
      4. Esitäyttö-rooli
      5. Lisää kenttiä uudelleenkäytettävällä kenttämallilla
      6. Kenttien siirtäminen uuteen kirjastomalliin
      7. Päivitetty sisällönluontiympäristö sopimuksia lähetettäessä
    2. Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
    3. Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
      1. AcroFormin luonti
      2. Esteettömien PDF-tiedostojen luominen
    4. Kentät
      1. Kenttätyypit
        1. Yleiset kenttätyypit
        2. Riville sovitetut kuvat
        3. Leiman kuvat
      2. Kentän sisällön ulkoasu
      3. Kenttien vahvistukset
      4. Peitettyjen kenttien arvot
      5. Näyttö-/piilotusehtojen asettaminen
      6. Lasketut kentät 
    5. Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
  4. Allekirjoita sopimuksia
    1. Allekirjoita sinulle lähetettyjä sopimuksia
    2. Täytä ja allekirjoita
    3. Omatoiminen allekirjoittaminen
  5. Sopimusten hallinta
    1. Hallinta-sivun yleiskatsaus
    2. Sopimusten delegointi
    3. Vastaanottajien korvaaminen
    4. Asiakirjan näkyvyyden rajoitus 
    5. Sopimuksen peruuttaminen 
    6. Luo uusia muistutuksia
    7. Tarkista muistutukset
    8. Muistutuksen peruuttaminen
    9. Power Automate -työnkulkujen käyttäminen
    10. Lisää toimintoja...
      1. Miten haku toimii
      2. Sopimuksen tarkasteleminen
      3. Luo malli sopimuksesta
      4. Piilota/näytä sopimukset näkymästä
      5. Allekirjoitetun kopion lataaminen
      6. Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
      7. Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
      8. Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
      9. Huomautuksen lisäys sopimukseen
      10. Yksittäisen sopimuksen jakaminen
      11. Sopimuksen jaon poistaminen
      12. Yksittäisen sopimuksen lataaminen
      13. Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
      14. Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
      15. Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
  6. Valvontaraportti
  7. Raportointi ja tietojen viennit
    1. Yleiskatsaus
    2. Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
    3. Raporttikaaviot
      1. Luo uusi raportti
      2. Sopimusraportit
      3. Tapahtumaraportit
      4. Asetusten toimintaraportti
      5. Muokkaa raporttia
    4. Tietojen viennit 
      1. Uuden tietojen viennin luonti
      2. Verkkolomakkeen tietojen vienti
      3. Muokkaa tietojen vientiä
      4. Tietojen viennin sisällön päivittäminen
      5. Tietojen viennin lataaminen
    5. Kaavion/viennin nimeäminen uudelleen
    6. Raportin/viennin monistaminen
    7. Raportin/viennin ajoittaminen
    8. Raportin/viennin poistaminen
    9. Tarkista tapahtuman käyttö

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

  1. Verkkolomakkeet 
    1. Luo verkkolomake
    2. Muokkaa verkkolomaketta
    3. Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
    4. Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
    5. Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi 
    6. Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
    7. Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
    8. Muuta verkkolomakkeen kokoa
  2. Uudelleenkäytettävät mallit (Kirjastomallit) 
    1. Yhdysvaltain valtionhallinnon lomakkeet Acrobat Sign -kirjastossa
    2. Kirjastomallin luonti
    3. Kirjastomallin nimen muuttaminen
    4. Kirjastomallin tyypin muuttaminen
    5. Kirjastomallin käyttöoikeustason muuttaminen
    6. Jaetun mallin kopiointi, muokkaus ja tallennus
    7. Lataa kirjastomallin koostekenttätiedot
  3. Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
  4. Power Automate -työnkulut 
    1. Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
    2. Ota Power Automate -integraatio käyttöön
    3. Hallinta-sivun tilanteenmukaiset toiminnot
    4. Seuraa Power Automaten käyttöä
    5. Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
    6. Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
    7. Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
    8. Työnkulkujen hallinta
    9. Työnkulkujen muokkaus
    10. Työnkulkujen jako
    11. Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
    12. Työnkulkujen poisto
    13. Hyödyllisiä malleja
      1. Vain järjestelmänvalvoja
        1. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      2. Sopimuksen arkistointi
        1. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      3. Verkkolomakesopimusten arkistointi
        1. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen SharePoint-kirjastoon
        2. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen Boxiin
      4. Sopimustietojen poiminta
        1. Lomakekenttätietojen poimiminen allekirjoitetusta asiakirjasta ja Excel-taulukon päivittäminen
      5. Sopimusilmoitukset
        1. Lähetä sopimuksen sisällön ja allekirjoitetun sopimuksen sisältäviä mukautettuja sähköposti-ilmoituksia
        2. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Teams-kanavalla
        3. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Slackissa
        4. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Webexissä
      6. Sopimuksen luonti
        1. Luo asiakirja Power App -lomakkeesta ja Word-mallista, lähetä allekirjoitettavaksi
        2. Luo sopimus OneDrivessa olevasta Word-mallista ja hanki allekirjoitus
        3. Luo sopimus valitulle Excel-riville, lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi
  5. Mukautetut lähetystyönkulut
    1. Mukautetun lähetystyönkulun yleiskatsaus
    2. Uuden lähetystyönkulun luominen
    3. Lähetystyönkulun muokkaaminen
    4. Poista lähetystyönkulun aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Sopimuksen lähetys Lähetä työnkulku -toiminnolla
  6. Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
    1. Käyttäjän jakaminen
    2. Sopimuksien jakaminen

Muihin tuotteisiin integrointi

  1.  Acrobat Sign -integraatioiden yleiskatsaus 
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. Acrobat Sign for Outlook
    3. Acrobat Sign for Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign for Teams
    5. Acrobat Sign for Microsoft PowerApps and Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
    7. Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign for Microsoft SharePoint 
  4. Muut integraatiot
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Kumppanin hallitsemat integraatiot
  6. Mistä hankin integrointiavaimen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-ohjelmointirajapinnat 
    1. Menetelmäopas
    2. SDK-/Kehittäjän opas
    3. API:in liittyvät usein kysytyt kysymykset    
  2. Webhookit 
    1. Webkoukun yleiskatsaus
    2. Uuden webhookin määrittäminen
    3. Tarkastele tai muokkaa webhookia
    4. Poista webhookin aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Webhookin poistaminen
    6. Kaksisuuntaiset SSL-varmenteet
    7. Webhookit ohjelmointirajapinnassa
  3. Eristysympäristö
    1. Eristysympäristön yleiskatsaus
    2. Tuotannon ja eristysympäristön linkitys
    3. Eristysympäristön resurssityypit

Tuotetuki ja vianetsintä

  1. Asiakastukiresurssit 
  2. Enterprise Customer Success -resurssit 

Mukautetun työnkulun suunnittelijalla voit luoda mukautettuja Laadinta-sivuja, jotka tukevat asiakirjojasi, käytäntöjäsi ja vaatimustenmukaisuutta.

Mukautetun työnkulun suunnittelija on ympäristö, jossa käyttäjät voivat luoda työnkulkumalleja, jotka käynnistyessään tuottavat mukautetun Laadinta-sivun. Suunnitteluprosessin kautta mukautettu Laadinta-sivu räätälöidään yritystarpeiden mukaiseksi, mikä yksinkertaistaa sopimuksen laadintaa ja yhdenmukaisia allekirjoitusprosesseja. Sen helppokäyttöisellä käyttöliittymällä voit määrittää osallistujien tiedot (sähköpostit, nimet, roolit ja reititykset), sisällyttää tiettyjä asiakirjoja, asettaa valmiiksi täytettyjä lomakekenttiä, hallinnoida sähköpostijakelua ja määrittää vaihtoehtoja, kuten vanhenemispäiviä tai salasanoja.

Työnkulkumallien hyödyt

Työnkulkumallit edistävät yhdenmukaisuutta, vähentävät virheitä ja helpottavat sopimusten luomista tarjoamalla mukautettuja ohjeita ja ennalta määriteltyjä kenttiä.

Niiden sopimusten osalta, jotka edellyttävät sääntelyn noudattamista, työnkulut yksinkertaistavat allekirjoitusten ja ilmoitusten monimutkaisia määrityksiä. Ne varmistavat yhdenmukaisuuden määrittelemällä ennalta hallittavissa olevat elementit ja valvomalla lähettäjän lisäämiä arvoja. Tämä lähestymistapa säästää aikaa ja varmistaa soveltuvien säädösten noudattamisen.

 Kun olet kirjautunut sisään, valitse aloitusnäytön ylävalikosta Työnkulut.

Kirjaudu Acrobat Signiin

Käyttöoikeus ja toimenpiteet

  • Kaikki käyttäjät: Työnkulkujen luonti henkilökohtaiseen käyttöön. Käyttöoikeus voidaan määrittää ryhmälle tai koko organisaatiolle (kun se on määritetty niin).
  • Ryhmien järjestelmänvalvojat: Voivat luoda työnkulkuja ja myöntää työnkulkujen käyttöoikeuksia ryhmille, joita hallinnoivat.
    • Ryhmien järjestelmänvalvojat voivat muokata ja määrittää uudelleen minkä tahansa työnkulun, joka on yhteinen heidän hallinnoimilleen ryhmille.
  • Tilien järjestelmänvalvojat: voivat luoda työnkulun ja myöntää sen käyttöoikeuksia kenelle tahansa organisaation käyttäjälle tai ryhmälle. 
    • Tilien järjestelmänvalvojat voivat muokata ja määrittää uudelleen minkä tahansa työnkulun, joka on yhteinen ryhmälle tai organisaatiolle.

Kutakin työnkulkumallista luotua sopimusta käsitellään erillisenä sopimuksena, jonka historia ja valvontaraportti ovat käytettävissä Hallinta-sivulta.
Kaikki yksittäisten sopimusten normaalit vuorovaikutukset, kuten vanhenemispäivän muuttaminen tai muistutusten luominen, ovat sallittuja.

Raportointi ja tietojen viennit

Luo sopimusraportteja ja tietojen vientejä käyttämällä Työnkulku-suodattimia tiettyjen työnkulkujen sisällyttämiseksi raportin tietojoukkoon.

Määritys

Saatavuus:

  • Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei tueta
  • Acrobat Sign Solutions: tuettu
  • Acrobat Sign Government: tuettu

Määrityksen laajuusalue:

Mukautettuihin lähetystyönkulkuihin vaikuttavia ohjausobjekteja voidaan käyttää tili- ja ryhmätasoilla.

Huomautus:

Tukidokumentaatiossa oletetaan, että seuraavat asetukset ovat käytössä:

  1. Ota uusi mukautetun työnkulun lähetyskokemus käyttöön
  2. Ota mallin määrittämä allekirjoituksen sijoittelu käyttöön

Jos näitä asetuksia ei ole otettu käyttöön organisaatiossasi, ota yhteyttä asiakkuuspäällikköösi saadaksesi apua päivityksen suhteen.

Uusimman työnkulkukokemuksen käyttöönotto lähentää työnkulkuja ja manuaalisen Lähetä-prosessin toiminnallisuutta.

Lisätyt toiminnot:

  • Mukautuva sivuasettelu: Parantaa asettelun joustavuutta käytettävyyden parantamiseksi.
  • Digitaaliset allekirjoitukset: Sallii yhden tai useamman vastaanottajan käyttää digitaalisia allekirjoituksia.
  • Premium-tason henkilöllisyyden varmennus: Määritä edistyksellinen vastaanottajien henkilöllisyyden varmistus.
  • Vastaanottajaryhmät: Määritä vastaanottajaryhmät lähetysprosessin aikana tai uudelleenkäytettävissä vastaanottajaryhmissä.
  • Asiakirjan liitevaihtoehdot: Liitä useita asiakirjamalleja, joista lähettäjä voi valita haluamansa lähetettäessä sopimusta.

Toiminnon ottaminen käyttöön:

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Lähetysasetukset > Mukautetut työnkulun ohjausobjektit > Mukautetut työnkulun ohjausobjektit ja ota käyttöön uusin työnkulkukokemus.

Työnkulkujen määrittäminen käyttämään uutta käyttöympäristöä

Premium-tason henkilöllisyyden todennus

Työnkulun suunnittelutoiminnossa kaikki käytössä olevat todennusmenetelmät näytetään vastaanottajaobjektissa.

  • Valintaruutujen asetukset: Todennusmenetelmät näytetään valintaruutuina, jolloin työnkulun suunnittelutoiminto voi määrittää, mitkä vaihtoehdot ovat käytettävissä. Vain ryhmäasetuksissa käytössä olevat menetelmät näytetään.
  • Lähettäjän joustavuus: Jos suunnittelutoiminnossa on valittuna useita todennusvaihtoehtoja, lähettäjällä on pääsy samoihin asetuksiin lähetysprosessin aikana (jos vastaanottaja on merkitty Muokattavaksi).

Tämä asetus takaa joustavuuden ja säilyttää vastaanottajien todennusmenetelmien hallinnan.

Vastaanottaja-välilehti, jossa näkyvät allekirjoittajan ominaisuudet ja todennusasetukset korostettuina

Vastaanottajaryhmät

Työnkulun suunnittelutoiminnossa vastaanottajaobjekteja voidaan määrittää Vastaanottajaryhmiksi, mikä tuo joustavuutta allekirjoitustyönkuluille.

  • Uudelleenkäytettävät tai kertaluonteiset ryhmät: Lähettäjä voi valita vastaanottajaryhmän osoitekirjasta tai luoda kertaluonteisen ryhmän määrittämällä useita sähköpostiosoitteita.
  • Jaettu vastuu: Vastaanottajaryhmä sallii useiden henkilöiden toimia yhdessä allekirjoitusvaiheessa.

Esimerkkikäyttötapaus:

Jos yhden kolmesta esihenkilöstä täytyy vasta-allekirjoittaa sopimus:

  1. Lisää vastaanottajaryhmä, joka sisältää kaikkien kolmen esihenkilön sähköpostiosoitteet.
  2. Kun ryhmän on allekirjoitettava, kaikille kolmelle esihenkilölle ilmoitetaan.
  3. Vain yhden esihenkilön täytyy suorittaa allekirjoitustoiminto, jotta asia voi edetä.

Vastaanottajaryhmät yksinkertaistavat työnkulkuja varmistamalla joustavuuden ja välttäen tarpeettomat viiveet allekirjoitusprosessissa.

Kun käytät uudelleenkäytettävää vastaanottajaryhmää työnkulussa, varmista, että ryhmä luodaan ensin ja että se on työnkulun laajuudessa käytettävissä. Jos työnkulku on esimerkiksi koko organisaation käytettävissä, vastaanottajaryhmän on oltava myös koko organisaation käytettävissä.

Voit lisätä kestokäyttöisen vastaanottajaryhmän valitsemalla Lisää vastaanottajaryhmä -painikkeen, jolloin ryhmänvalitsin avautuu.

Vastaanottajaryhmän yhteensopivuus riippuu työnkulun käyttöoikeuksista:

  • Koko tilin käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää vain tilin hallinnoimia vastaanottajaryhmiä.
  • Tietyn ryhmän käytettävissä olevissa työnkuluissa voidaan käyttää sekä ryhmän hallinnoimia että tilien hallinnoimia ryhmiä.
  • Yksittäisen käyttäjän työnkuluissa voidaan käyttää käyttäjän, ryhmän ja tilin hallinnoimia ryhmiä.

Lisähuomautuksia:

  • Kestokäyttöisen ryhmän nimeä käytetään automaattisesti ryhmän nimenä, kun mallin sisältävä sopimus lähetetään.
  • Ryhmän vastaanottajia ei voi muokata, lisätä tai poistaa.
  • Vastaanottajaryhmää ei voi poistaa allekirjoitustyönkulusta, vaikka vastaanottajaa ei olisi merkitty pakolliseksi.
  • Jos vastaanottaja on määritetty vastaanottajaryhmäksi, vastaanottajaa ei enää voi muokata, kun sopimuksia lähetetään mallilla.
Vastaanottajan määrityspaneeli, jossa on Lisää vastaanottajaryhmä -painike korostettuna. Mukaan lukien vastaanottajaryhmän valintaikkuna ja sitä seuraava Lähetä-sivu

Tilapäiset vastaanottajaryhmät luodaan suoraan mukautetun työnkulun sisällä, ja ne ovat kyseiselle työnkululle ominaisia. Näitä tietoja ei voi tallentaa tai käyttää uudelleen muissa prosesseissa.

Voit määrittää tilapäisen vastaanottajaryhmän seuraavasti:

  1. Anna ryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-kenttään pilkuilla erotettuina.
  2. Valitse Merkitse vastaanottajaryhmäksi -valintaruutu.

Kun lähettäjä aloittaa sopimuksen työnkulun avulla, järjestelmä luo automaattisesti ryhmän nimen. Tässä nimessä on etuliite, joka ilmaisee sen automaattisesti luoduksi, ja sen jälkeen ”Vastaanottajaryhmä X”, jossa X on peräkkäinen numero, joka perustuu lisättyjen vastaanottajaryhmien kokonaismäärään.

Jos vastaanottaja on määritetty muokattavaksi, lähettäjä voi:

  • muokata kentän nimeä.
  • poistaa valmiiksi täytetyt jäsenet.
  • lisätä uusia jäseniä tarpeen mukaan.
Työnkulun suunnittelija, jossa Merkitse vastaanottajaryhmäksi -asetus on valittuna ja tuloksena syntyvä Lähetä-sivu, jolla on lueteltu vastaanottajaryhmän jäsenet

Mukautuva malli, joka luo mukautetun Laadinta-sivun Lähetä-sivun tyylisenä.

”Uusi”-asetuksen käyttökokemus on päivitetty nykyaikaiseen mukautuvaan muotoiluun, esimerkkinä Lähetä-sivu.

Vanhassa ympäristössä vastaanottajaluettelon oikealla puolella olleet ohjeet on siirretty sivun ylälaidassa olevaan kutistettavaan ikkunaan.

Työnkululla määritetty sopimus

Mallissa määritetty kentän lisääminen

Mallissa määritetyt kenttälisäykset takaavat vahvan yhteyden Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnossa määritetyn vastaanottajaluettelon ja lomakkeissasi olevien asianmukaisten kenttien välille.

Esimerkkikäyttötapaus:

  1. Asiakasallekirjoittaja allekirjoittaa ensin.
  2. Valinnainen toinen allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen toisena.
  3. Myyntiedustaja, joka toimii toisen tai kolmannen vastaanottajan ominaisuudessa, käyttää sisäistä vasta-allekirjoitusta.

Perinteisesti tarvittaisiin kahta erillistä lomaketta vastaanottajien indeksoinnin vuoksi:

  • Ensimmäinen lomake on yhden allekirjoittajan skenaariolle, jossa sisäinen vasta-allekirjoitus on toisen allekirjoittajan indeksi.
  • Toinen lomake on kahden allekirjoittajan skenaariolle, jossa toinen allekirjoittaja on allekirjoittajan indeksi 2 ja vasta-allekirjoitus allekirjoittajan indeksi 3.

Mallissa määritettyjen sääntöjen avulla voit suunnitella yhden lomakkeen, joka sisältää kaikki mahdolliset vastaanottajakentät.

Toimintaperiaate:

  • Allekirjoittajan indeksi (joka on määritetty Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnossa) otetaan tiukasti käyttöön.
  • Kun sopimus lähetetään, ohitetuille (valinnaisille) vastaanottajille määritetyt kentät huomioidaan niiden indeksinumeroiden osalta, mutta ohitetaan allekirjoitusjakson aikana.

Edellä mainitussa esimerkissä:

  • Toinen allekirjoittaja saa aina allekirjoittajan indeksin 2.
  • Jos toinen allekirjoittaja on jätetty pois, allekirjoittaja2-kentät ohitetaan.
  • Vasta-allekirjoittaja (allekirjoittajan indeksi 3) määritetään yksinomaan allekirjoittaja3-kentille, ja sitä voi käyttää vain kyseisissä kentissä riippumatta siitä, onko toinen allekirjoittaja (allekirjoittajan indeksi 2) läsnä.

Mallin määrittämän allekirjoituksen sijoittelun ottaminen käyttöön:

  1. Siirry kohtaan Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun ohjausobjektit > Ota mallin määrittämä allekirjoituksen sijoittelu käyttöön

Tämä toiminto yksinkertaistaa monimutkaisia vastaanottajaskenaarioita, mikä vähentää useiden lomakkeiden tarvetta ja varmistaa tarkat kenttämääritykset.

Määritä työnkulut käyttämään mallin määrittämää allekirjoituksen sijoittelua

Huomautus:

Kun mallin määrittämä allekirjoituksen sijoittelutoiminto otetaan käyttöön, sopimusta ei voi työstää lähetysprosessin aikana.

Vastaanottajien ja kenttien välisen suhteen ymmärtäminen

Jokaiselle sopimuksen vastaanottajalle määritetään ”allekirjoittajan indeksinumero”, joka määrittää, mitä kenttiä hän voi täyttää tai allekirjoittaa. Jokaisella kentällä on myös vastaavuusindeksi, joka linkittää sen tietylle allekirjoittajalle. Esimerkiksi Allekirjoittaja 1 voi käyttää kaikkia kenttiä, jotka on merkitty allekirjoittaja 1:lle. 

Nämä indeksinumerot perustuvat kunkin vastaanottajan sijaintiin Lähetä-sivulla (ensimmäinen vastaanottaja on Indeksi 1, toinen on Indeksi 2 ja niin edelleen). Jos Vastaanottajien on allekirjoitettava järjestyksessä -asetus on käytössä, nämä indeksit ovat helposti nähtävissä.

Kun ymmärrät tämän suhteen, voit varmistaa, että jokainen vastaanottaja käyttää vain niitä kenttiä, jotka on tarkoitettu hänelle, mikä helpottaa ja jäsentää allekirjoitusprosessia.

Huomautus:

Mikä tahansa kenttä ilman allekirjoittajan indeksiä on kaikkien niiden vastaanottajien käytettävissä, jotka haluavat täyttää sen (kunnes se täytetään, jolloin se lukitaan muiden täytettyjen kenttien tapaan).

Kun luot vastaanottajan työnkulun Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnossa, allekirjoittajan indeksit määritetään ylhäältä alas ja vasemmalta oikealle.

Jos esimerkiksi sekä Allekirjoittaja että Toinen allekirjoittaja ovat näkyvissä yläkulmassa:

  • Allekirjoittajasta, joka on sijoitettu vasempaan reunaan, tulee Allekirjoittaja 1.
  • Oikealla puolella olevasta toisesta allekirjoittajasta tulee Allekirjoittaja 2.

He voivat allekirjoittaa rinnakkain, mutta nämä indeksit varmistavat, että jokainen vastaanottaja käyttää vain itselleen tarkoitettuja kenttiä (Allekirjoittaja1-kentät ovat Allekirjoittajalle ja Allekirjoittaja2-kentät ovat Toiselle allekirjoittajalle).

Esimerkki allekirjoitustyönkulun kaaviosta, jossa on neljä vastaanottajaa.

Myyntiedustaja lisää allekirjoituksensa kolmantena, kun allekirjoittaja ja toinen allekirjoittavat ovat valmiit.

Neljänneksi pyydetään johtoportaan hyväksyntä, kun myyntiedustaja on lisännyt vasta-allekirjoituksensa.

Huomautus:

Vastaanottajien nimikkeet (esimerkiksi Allekirjoittaja, Toinen allekirjoittaja, Myyntiedustaja jne.) eivät vaikuta kenttien määrityksiin. Ne ovat järjestelmänvalvojan määrittämiä nimiä, joiden avulla käyttäjät voivat ymmärtää työnkulkumallin nopeasti.

Yllä oleva vastaanottajien työnkulku luo Mukautettu luonti -sivun, joka sisältää alla olevalta näyttävän vastaanottajaosion.

(Mukautettu luonti -sivulla pinojärjestys näkyy selkeämmin, vaikka indeksinumerot eivät olekaan näkyvissä.)

Esimerkki mukautetusta luontisivusta, jolla näkyvät vastaanottajat ja liitteenä heidän indeksinumeronsa.

Kun lomaketta laaditaan, jokainen kenttä määritetään tietylle allekirjoitusindeksille valitsemalla ensin osallistuja ja sijoittamalla sitten kentät kyseiselle osallistujalle. 

Vedä ja pudota -sisällönluontiympäristö, jossa näkyvät vastaanottajien luettelo ja vastaavat värikoodatut kentät/

Vihje:

Jokainen osallistuja on värikoodattu selkeyden vuoksi, jotta näet helposti, mitkä kentät kuuluvat kenellekin.

Jotta edes voit määrittää työnkulkuja, ominaisuuden on oltava käytössä.

Siirry kohtaan Yleiset asetukset > Mukautetun lähetyksen työnkulut ja ota käyttöön vaihtoehto Ota työnkulun suunnittelutoiminto hallinnoijien käyttöön.

Kun tämä on käytössä, kaikilla tili- ja ryhmätason hallinnoijilla on pääsy työnkulun suunnittelijaan hallintavalikossaan.

  • Ryhmien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja niille ryhmille, joihin heillä on hallinnollinen toimivalta.
  • Tilitason hallinnoijat voivat luoda työnkulun paitsi mille tahansa ryhmälle, myös organisaation laajuisia työnkulkuja.

Käytettävissä on vaihtoehto, jolla voidaan ottaa käyttöön työnkulkujen luonti käyttäjätasolla ja myöntää muille kuin hallinnoijille oikeudet tehdä omia mukautettuja työnkulkuja.

Yleiset asetukset -valikossa näkyvät Ota työnkulun suunnittelija käyttöön hallinnoijille -valinnat korostettuina.

  • Kun tämä asetus on käytössä, Mukautetut työnkulut on saatavana Työnkulut-välilehdeltä.
  • Kun asetus on poistettu käytöstä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto ei ole saatavana.
Ota käyttöön käyttöoikeus vs. ota pois käytöstä

Oletuksena muut kuin järjestelmänvalvojakäyttäjät voivat luoda työnkulkuja vain itselleen eivätkä voi jakaa niitä ryhmänsä kanssa. Voit kuitenkin ottaa työnkulun jakamisen käyttöön tili- tai ryhmätasolla siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset - Mukautetut lähetystyönkulut > Salli käyttäjän luomien työnkulkujen jakaminen mille tahansa hänen ryhmälleen.

Yleiset asetukset -valikossa näkyvät Salli käyttäjien luomien työnkulkujen jakaminen -valinnat korostettuina.

  • Kun asetus on käytössä, käyttäjät näkevät ryhmävalitsimen pudotusvalikon vaihtoehtona sille, kuka voi käyttää työnkulkua.
  • Kun asetus on poistettu käytöstä, ryhmävalitsimen pudotusvalikko ei näy käyttöliittymässä.
Salli jakaminen

Tilit, jotka yrittävät pakottaa yhdenmukaisia prosesseja ja minimoida käyttäjän syötteen, voivat luoda ennalta määritetyt työnkulut kaikille dokumenteille, mikä estää kertaluonteisen lähettämisen. Jos tililläsi käytetään Käyttäjiä useissa ryhmissä -toimintoa, voit määrittää työnkulun asetukset ryhmätasolla varmistaaksesi, että oikeat allekirjoitusvaihtoehdot ja -ilmoitukset ovat aina käytössä.

Jos haluat rajoittaa käyttäjät lähettämään vain hyväksyttyjen työnkulkujen kautta, siirry kohtaan Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut > Ota käyttöön sopimusten lähettäminen vain työnkulkujen avulla.

Työnkulkujen määrittäminen ainoaksi tavaksi sopimusten lähettämiseen

Vanhojen ympäristöjen yleisten ongelmien virheraportointi

Uuden käyttöliittymän parannetun hallinnan ja suojauksen vuoksi jotkin vanhat työnkulun elementit voivat aiheuttaa virheitä. Näiden ongelmien selittämiseksi on lisätty virheiden lisätarkistuksia.

Jos uusi lähetyskokemus on otettu tilillä käyttöön ja käyttäjä käynnistää ongelmallisen työnkulun, hän näkee virheestä ilmoittavan punaisen palkin:

Jos tilillä käytetään oletusarvoisesti perinteistä toimintoa, työnkulku saattaa toimia normaalisti. 

Uusi ympäristö näyttää virheet havaittuina. 

Jos havaitaan useampi kuin yksi ongelma, kaikki havaitut virheet luetellaan.

Jotta työnkulku toimii uuden käyttöliittymän säännöillä, järjestelmänvalvojan on muokattava työnkulkua ja korjattava havaitut virheet:

Klassisen sääntöjoukon mukaan sähköpostimerkkijonot tai niiden erottelu saattavat olla virheellisiä (välilyönnit vs. pilkut esimerkiksi)

Jos näet tämän virheen, hallinnoija tulee tarkistaa, että:

  • Jos sähköpostin kopion vastaanottajien osoitteet on rajattu asianmukaisesti

  • Jokainen määritetty vastaanottajan sähköpostimerkkisarja on rakennettu asianmukaisesti
    • (esim. name@domain.tld)
  •  
    • Uusi ympäristö hyväksyy pilkkujen ja puolipisteiden käytön

Hyvät jäsenet,

Nykyaikainen käyttöliittymä edellyttää, että Työnkulun suunnittelijan Asiakirjat-sivulla olevien asiakirjojen nimet ovat yksilölliset.

Katso tämän virheen lisätiedot tästä

Hallinnoija voi liittää työnkulkua suunnitellessaan asiakirjamallin, jonka käyttöoikeusalue on rajallinen.

Kun käyttöoikeusalueen ulkopuolinen käyttäjä yrittää ladata työnkulun, asiakirjan liittäminen epäonnistuu ja aiheuttaa tietoturvarikkomuksen.

Hallinnoija voi esimerkiksi luoda uuden asiakirjamallin, jonka ominaisuudet sallivat käytön ainoastaan omistajalle.  Järjestelmänvalvoja voi liittää kyseisen asiakirjan työnkulkuun, koska hän on asiakirjan omistaja. 

Muut käyttäjät ovat asiakirjan käyttöoikeusalueen ulkopuolella.

Kun tämä virhe tapahtuu, järjestelmänvalvojan on muutettava liitetyn asiakirjamallin ominaisuuksia.

Katso mallin ominaisuuksien tarkistus- ja muuttamisohjeet tästä

Mukautettuihin lähetystyönkulkuihin liittyvä lisäsisältö:

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Pikalinkit

Näytä kaikki sopimuksesi Sopimusten hallinta
Näytä pikalinkit
Piilota pikalinkit

Lakisääteiset ilmoitukset    |    Verkkotietosuojakäytäntö