Uudet ominaisuudet
Aloita käyttö
- Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
- Pika-aloitusopas käyttäjille
- Kehittäjille
- Video-opetusohjelmakirjasto
- UKK
Hallinnoi
- Admin Consolen yleiskatsaus
- Käyttäjien hallinta
- Käyttäjien lisääminen
- Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
- Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
- Vaihda nimi / sähköpostiosoite
- Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
- Muokkaa käyttäjän ryhmäjäsenyyttä ryhmäliittymän kautta
- Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
- Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
- Käyttäjätietojen vaihtaminen
- Käyttäjien todentaminen MS Azurella
- Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
- Tuoteprofiilit
- Kirjautumiskokemus
- Tilin/ryhmän asetukset
- Asetusten yleiskuvaus
- Yleiset asetukset
- Tilitaso ja tunnus
- Uusi vastaanottajakokemus
- Omatoimisen allekirjoittamisen työnkulut
- Lähetä eränä
- Verkkolomakkeet
- Mukautetut lähetystyönkulut
- Power Automate -työnkulut
- Kirjastoasiakirjat
- Kerää lomaketietoja sopimuksilla
- Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
- Liitä allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio
- Sisällytä sähköpostiviestiin linkki
- Sisällytä sähköpostiviestiin kuva
- Sähköposteihin liitettyjen tiedostojen nimeksi annetaan
- Liitä valvontaraportti asiakirjoihin
- Yhdistä useita asiakirjoja yhdeksi
- Lataa yksittäisiä dokumentteja
- Allekirjoitetun asiakirjan lähettäminen
- Delegointi tilini käyttäjille
- Salli ulkoisten vastaanottajien delegointi
- Allekirjoitusvaltuutus
- Lähetysvaltuutus
- Valtuus lisätä sähköisiä leimoja
- Aseta oletusaikavyöhyke
- Aseta päivämäärän oletusmuoto
- Käyttäjiä useissa ryhmissä (UMG)
- Ryhmän hallinnoijan käyttöoikeudet
- Korvaa vastaanottaja
- Valvontaraportti
- Tapahtuma-alaviite
- Tuotteen sisäiset viestit ja ohjeet
- Helppokäyttöiset PDF-tiedostot
- Uusi sisällönluontitoiminto
- Terveydenhuoltoalan asiakas
- Tilin asetusten määritys
- Allekirjoitusasetukset
- Hyvin muotoillut allekirjoitukset
- Anna vastaanottajien allekirjoittaa viimeistään
- Allekirjoittajat voivat muuttaa nimeään
- Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan
- Mukautetut käyttöehdot ja kuluttajailmoitus
- Ohjaa vastaanottajia lomakekentissä
- Sopimustyönkulun aloittaminen alusta
- Allekirjoittamisesta kieltäytyminen
- Salli leimatyönkulut
- Vaadi allekirjoittajia antamaan tittelinsä tai yrityksensä
- Anna allekirjoittajien tulostaa ja kirjoittaa allekirjoitus
- Näytä viestit sähköisesti allekirjoitettaessa
- Vaadi allekirjoittajia luomaan allekirjoitus mobiililaitteella
- Pyydä allekirjoittajilta IP-osoite
- Jätä yrityksen nimi ja titteli pois osallistumisleimoista
- Käytä mukautuvan allekirjoituksen piirtämisen skaalausta
- Digitaaliset allekirjoitukset
- Sähköiset leimat
- Digitaaliset tunnistetiedot
- Raportoinnin asetukset
- Uusi raporttikokemus
- Perinteisen raportin asetukset
- Suojausasetukset
- Kertakirjautumisasetukset
- Muista minut -asetukset
- Kirjautumissalasanan käytäntö
- Kirjautumissalasanan vahvuus
- Verkkoistunnon kesto
- PDF-salaustyyppi
- API
- Käyttäjän ja ryhmän tietoihin pääsy
- Sallitut IP-alueet
- Tilin jakaminen
- Tilin jako-oikeudet
- Sopimusten jakamisen ohjausobjektit
- Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
- Sopimuksen allekirjoitussalasana
- Asiakirjan salasanan vahvuus
- Estä allekirjoittajia maantieteellisen sijainnin mukaan
- Puhelintodennus
- Tietoon perustuva todennus (KBA)
- Salli sivujen purkaminen
- Asiakirjalinkin vanhentuminen
- Lataa asiakasvarmenne webhookeja/takaisinsoittoja varten
- Aikaleima
- Lähetysasetukset
- Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
- Vaadi vastaanottajan nimi lähetettäessä
- Lukitse tunnettujen käyttäjien nimiarvot
- Sallitut vastaanottajaroolit
- Salli sähköiset todistajat
- Vastaanottajaryhmät
- Kopion saajat
- Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
- Pakolliset kentät
- Asiakirjojen liittäminen
- Kenttien yhdistäminen
- Muokkaa sopimuksia
- Sopimuksen nimi
- Kielet
- Yksityisviestit
- Sallitut allekirjoitustyypit
- Muistutukset
- Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
- Lähetä sopimusilmoitus, lähetystapana
- Allekirjoittajan tunnistusvaihtoehdot
- Sisällön suojaus
- Ota Notarize-tapahtumat käyttöön
- Asiakirjan voimassaolo
- Esikatsele, sijoita allekirjoitukset ja lisää kentät
- Allekirjoitusjärjestys
- Liquid Mode
- Mukautetun työnkulun säätimet
- Sähköisen allekirjoituksen sivun latausasetukset
- Allekirjoituksen jälkeinen URL-vahvistuksen uudelleenohjaus
- Viestimallit
- Biofarmakologiset asetukset
- Työnkulkujen integraatio
- Notarisointiasetukset
- Maksujen integrointi
- Allekirjoittajan viestit
- SAML-asetukset
- SAML-kokoonpano
- Asenna Microsoft Active Directoryn liitospalvelu
- Asenna Okta
- Asenna OneLogin
- Asenna Oracle Identity -liitos
- SAML-kokoonpano
- Tietojen hallinnointi
- Aikaleima-asetukset
- Ulkoinen arkisto
- Tilin kielet
- Sähköpostin asetukset
- Siirtyminen echosign.comista adobesign.comiin
- Vastaanottajien vaihtoehtojen määrittäminen
- Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
- Helppokäyttöisyys
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
- Terveydenhuollon asiakkaat
- IVES-tuki
- Sopimusten tallentaminen säilöön
- EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
- Lataa sopimukset eränä
- Toimialueen varaus
- Väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvät linkit
- Järjestelmän vaatimukset ja rajoitukset
Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta
- Vastaanottajavaihtoehdot
- Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
- Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
- Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
- Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
- Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
- Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
- Aloita sopimus alusta
- Lataa PDF-versio sopimuksesta
- Tarkastele sopimuksen historiatietoja
- Tarkastele sopimusviestejä
- Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
- Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi
- Siirry lomakekentillä
- Tyhjennä lomakekenttien tiedot
- Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
- Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
- Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
- Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
- Lähetä sopimuksia
- Lähetä (Laadi) -sivu
- Maamerkkien ja ominaisuuksien yleiskatsaus
- Ryhmänvalitsin
- Tiedostojen ja mallien lisääminen
- Sopimuksen nimi
- Yleinen viesti
- Valmistumisen määräpäivä
- Muistutukset
- PDF-tiedoston suojaaminen salasanalla
- Allekirjoituksen tyyppi
- Vastaanottajan kielialue
- Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys/-työnkulku
- Vastaanottajan roolit
- Vastaanottajan todennus
- Yksityinen viesti vastaanottajalle
- Vastaanottajan sopimuksen käyttöoikeudet
- Kopion saavat osapuolet
- Henkilöllisyyden tarkistus
- Sopimuksen lähettäminen vain itselleen
- Sopimuksen lähettäminen muille
- Kirjoitetut allekirjoitukset
- Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys
- Lähetä eränä
- Lähetä (Laadi) -sivu
- Kenttien lisääminen asiakirjoihin
- Sovelluksen sisällönluontiympäristö
- Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
- Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
- Kentät
- Kenttätyypit
- Yleiset kenttätyypit
- Sähköisen allekirjoituksen kentät
- Nimikirjainkenttä
- Vastaanottajan nimikenttä
- Vastaanottajan sähköpostiosoitekenttä
- Allekirjoituspäiväkenttä
- Tekstikenttä
- Päivämääräkenttä
- Numerointikenttä
- Valintaruutu
- Valintanappi
- Avattava valikko
- Linkin peittokuva
- Maksukenttä
- Liitteet
- Osallistumisleima
- Tapahtumanumero
- Kuva
- Yritys
- Otsikko
- Leima
- Kentän sisällön ulkoasu
- Kenttien vahvistukset
- Peitettyjen kenttien arvot
- Näyttö-/piilotusehtojen asettaminen
- Lasketut kentät
- Kenttätyypit
- Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
- Allekirjoita sopimuksia
- Sopimusten hallinta
- Hallinta-sivun yleiskatsaus
- Sopimusten delegointi
- Vastaanottajien korvaaminen
- Asiakirjan näkyvyyden rajoitus
- Sopimuksen peruuttaminen
- Luo uusia muistutuksia
- Tarkista muistutukset
- Muistutuksen peruuttaminen
- Power Automate -työnkulkujen käyttäminen
- Lisää toimintoja...
- Miten haku toimii
- Sopimuksen tarkasteleminen
- Luo malli sopimuksesta
- Piilota/näytä sopimukset näkymästä
- Allekirjoitetun kopion lataaminen
- Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
- Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
- Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
- Huomautuksen lisäys sopimukseen
- Yksittäisen sopimuksen jakaminen
- Sopimuksen jaon poistaminen
- Yksittäisen sopimuksen lataaminen
- Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
- Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
- Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
- Valvontaraportti
- Raportointi ja tietojen viennit
- Yleiskatsaus
- Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
- Raporttikaaviot
- Tietojen viennit
- Kaavion/viennin nimeäminen uudelleen
- Raportin/viennin monistaminen
- Raportin/viennin ajoittaminen
- Raportin/viennin poistaminen
- Tarkista tapahtuman käyttö
Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut
- Verkkolomakkeet
- Luo verkkolomake
- Muokkaa verkkolomaketta
- Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
- Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
- Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi
- Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
- Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
- Muuta verkkolomakkeen kokoa
- Uudelleenkäytettävät mallit (Kirjastomallit)
- Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
- Power Automate -työnkulut
- Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
- Ota Power Automate -integraatio käyttöön
- Hallinta-sivun tilanteenmukaiset toiminnot
- Seuraa Power Automaten käyttöä
- Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
- Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
- Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
- Työnkulkujen hallinta
- Työnkulkujen muokkaus
- Työnkulkujen jako
- Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
- Työnkulkujen poisto
- Hyödyllisiä malleja
- Vain järjestelmänvalvoja
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
- Sopimuksen arkistointi
- Verkkolomakesopimusten arkistointi
- Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen SharePoint-kirjastoon
- Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
- Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
- Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen Boxiin
- Sopimustietojen poiminta
- Sopimusilmoitukset
- Lähetä sopimuksen sisällön ja allekirjoitetun sopimuksen sisältäviä mukautettuja sähköposti-ilmoituksia
- Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Teams-kanavalla
- Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Slackissa
- Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Webexissä
- Sopimuksen luonti
- Luo asiakirja Power App -lomakkeesta ja Word-mallista, lähetä allekirjoitettavaksi
- Luo sopimus OneDrivessa olevasta Word-mallista ja hanki allekirjoitus
- Luo sopimus valitulle Excel-riville, lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi
- Vain järjestelmänvalvoja
- Mukautetut lähetystyönkulut
- Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
Muihin tuotteisiin integrointi
- Acrobat Sign -integraatioiden yleiskatsaus
- Acrobat Sign for Salesforce
- Acrobat Sign for Microsoft
- Muut integraatiot
- Kumppanin hallitsemat integraatiot
- Mistä hankin integrointiavaimen
Acrobat Sign Developer
- REST-ohjelmointirajapinnat
- Webhookit
- Eristysympäristö
Tuotetuki ja vianetsintä
Tietojen hallinnoinnin/säilytyksen yleiskatsaus
Oletusarvoisesti Adobe Acrobat Sign säilyttää palvelussa suojatusti kaikki asiakkaiden asiakirjat niin kauan kuin tili on aktiivinen.
Tapahtumatiedot pysyvät järjestelmässä siihen asti, että asiakas ryhtyy nimenomaisiin toimiin sopimusten poistamiseksi.
- Acrobat Sign -palvelu noudattaa useita tietoturvan ja tietojen käyttöoikeuksien standardeja, joihin kuuluu muun muassa PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ja ISO 27001.
Adobe ei ole velvollinen säilyttämään asiakkaan sopimuksia, auditointiraportteja tai muita asiakkaan tietoja asiakkaan Acrobat Sign -käyttöoikeuden vanhenemisen tai päättymisen jälkeen.
Jos Adobe kuitenkin säilyttää tällaisia tietoja, ne poistetaan minkä tahansa asiakkaan Acrobat Sign -käyttöoikeuden aikana määritetyn säilytyskäytännön mukaisesti.
Asiakkaat, jotka haluavat tallentaa sopimustensa tiedot omiin järjestelmiinsä ja poistaa alkuperäiset asiakirjat Acrobat Sign ‑järjestelmistä, voivat määrittää ”säilytyskäytännön” ilmaisemaan, kuinka kauan Acrobat Sign säilyttää tapahtuman. Kyseisen ajanjakson jälkeen järjestelmä poistaa sopimuksen Acrobat Signista (asiakkaan halutessa poistetaan myös sopimusta tukevat tarkastukset/henkilötiedot).
Säilytyssäännöt määrittää tilitason järjestelmänvalvoja Tietojen hallinta -osiossa järjestelmänvalvojan valikosta.
- Ryhmätason järjestelmänvalvojilla ei ole oikeutta luoda tai poistaa säilytyssääntöjä.
- Kaikki tilin ryhmät perivät tilitason asetukset oletusarvonaan.
- Ryhmät on määritettävä erikseen, jos niiden halutaan käyttävän muita kuin tilitason asetuksia.
- Ryhmätason asetukset korvaavat aina tilitason asetuksen.
Dokumentit/tiedostot/liitetiedostot vs. sopimukset vs. tapahtumat
- Dokumentit/tiedostot/liitetiedostot ovat kaikki yksittäisiä Acrobat Sign -järjestelmään ladattavia tiedostoja. Sopimuksen rakennusmateriaaleja.
- Sopimukset ovat asiakkaalle tarkoitettuja kohteita, jotka Acrobat Sign luo lähetettyjen tiedostojen pohjalta ja jotka vastaanottajat täyttävät ja/tai allekirjoittavat. "Sopimus" on termi, jota käytetään objektin määrittämiseen sekä allekirjoitusten hankintaprosessin että lopullisen PDF-tiedoston luonnin aikana.
- Tapahtumat käsittävät sopimuksen sekä kaiken siihen liittyvän kirjaamisen ja dokumentaation, jotka luodaan sopimusta varten ja sen toimesta (esim. valvontaraportit, todennustulokset, kenttätason tiedot, .csv-sivut).
Sääntö vs. sääntötunnus
Sääntö-termi viittaa (tämän artikkelin asiayhteydessä) ennalta määritettyyn prosessiin. Tässä tapauksessa kyseinen prosessi määrittää, milloin sopimus poistetaan Acrobat Sign -järjestelmästä. Se on yleinen termi, jota käytetään, kun puhutaan muuttuvan ehdon (sopimuksen poistoajankohdan) soveltamisesta toiseen objektiin (tässä tapauksessa sopimuksiin).
Sääntötunnus-termiä käytetään määritetyn säännön kuvaamiseen. Kun sääntö luodaan, sille määrätään yksilöllinen tunnus (sääntötunnus) sen erottamiseksi kaikista muista säännöistä. Määritetty sääntötunnus on literaaliobjekti, joka liittyy sopimukseen.
Sopimuksen lopullinen tila
Säilytyssäännöt käynnistetään, kun sopimus saavuttaa "lopullisen tilan".
Lopullinen tila saavutetaan, kun vastaanottajat eivät enää voi suorittaa muita toimenpiteitä sopimuksen saattamiseksi valmiiksi. Lopullisia tiloja on kolme:
- Valmis – Saavutetaan, kun kaikki vastaanottajat ovat suorittaneet sopimukselle kaikki prosessit onnistuneesti.
- Hylätty – Hylätty sopimus on pysäytetty tietyllä toiminnolla. Tällä toiminnolla voi olla eri lähteitä:
- lähettäjä peruutti
- vastaanottaja hylkäsi
- epäonnistui vastaanottajan todennusvirheen vuoksi
- epäonnistui järjestelmävirheen vuoksi.
- Vanhentunut – Sopimukset, joiden voimassaoloaika päättyy toimimattomuuden vuoksi määritellyllä ajanjaksolla.
Kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan:
- Acrobat Sign tarkistaa sopimuksen luoneen käyttäjän ryhmätason säilytyssäännöt (ryhmässä, johon käyttäjä kuuluu sopimuksen saavuttaessa lopullisen tilan)
- Jos mitään ryhmätason sääntöä ei sillä hetkellä ole käytössä, käytetään tilitason sääntöä.
- Jos myös tilitason sääntö on määrittämättä, säilytyssääntöjä ei määritetä, eikä sopimuksella ole poistopäivää.
- Sopimukset, joilla ei ole poistopäivää, kun ne saavuttavat lopullisen tilan, voidaan silti poistaa GDPR-työkaluilla.
Jos sopimuksen kanssa käytetään säilytyssääntöä:
- Sopimus on ajoitettu poistettavaksi sääntöparametrien perusteella.
- Sovelletun säännön sääntötunnus liittyy tapahtumaan ja varmistaa, että poistohetkellä sovelletaan oikeaa sääntöä.
Lopullisessa tilassa oleva sopimus odottaa määritettyyn poistoaikaan asti.
- Poistoon jäljellä olevien päivien määrä on literaalinen.
- Jos poistoajankohdaksi määritetään esimerkiksi 14 päivää, poistotoiminto käynnistyy täsmälleen (sekunnilleen) 14 päivää sen jälkeen, kun sopimus on siirtynyt lopulliseen tilaan.
Kun poistamisen aika koittaa, Acrobat Sign tarkistaa sääntötunnuksen avulla, onko sääntö poistettu käytöstä vai ei.
- Jos sääntö on poistettu käytöstä, toimenpiteisiin ei ryhdytä.
- Jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä, sopimus poistetaan.
- Jos valvontaraportin ja henkilökohtaisten tietojen poistotoiminto on käytössä, suoritetaan sama prosessi näille dokumenteille määritetyn aikavälin perusteella.
- Tileillä, joilla käytetään henkilöllisyystodistukseen perustuvaa todennusmenetelmää, allekirjoittajan henkilötietoraportti (jos sellainen on tehty) poistetaan osana henkilökohtaisia tietoja.
- Jos valvontaraportin ja henkilökohtaisten tietojen poistotoiminto on käytössä, suoritetaan sama prosessi näille dokumenteille määritetyn aikavälin perusteella.
Määritys
Saatavuus:
Tietojen hallinnointi -ympäristö on käytettävissä työryhmä- ja suuryritystason lisenssisopimuksille.
Kokoonpanon laajuus:
Tietojen hallinnointi -sääntöjä voidaan käyttää tili- ja ryhmätasoilla.
Tämän ominaisuuden käyttöliittymää voidaan arvioida siirtymällä järjestelmänvalvojan valikon Tietojen hallinnointi -välilehdelle.
Määritä säilytyssäännöt tilitasolla.
Määritä ensin tilitason säilytys (jos sellainen on).
Kaikki ryhmät perivät automaattisesti tilitason asetukset, joten jos haluat soveltaa yhtä käytäntöä kaikkiin ryhmiin, saavutat tällä tämän tavoitteen:
- Valitse Tili > Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
- Napsauta pluskuvaketta.
Luo säilytyssääntö -peittokuvan sisältö:
- Määritä, kuinka monta päivää sopimusta tulisi säilyttää sen jälkeen, kun se on saavuttanut lopullisen tilan.
- Minimi on yksi päivä.
- Maksimi on 5 475 päivää (15 vuotta).
- Aseta halutessasi sopimuksen kirjausketjun säilytysaika ja sopimuksen osapuoliin liittyvät henkilökohtaiset tiedot.
- Kirjausketjua ja henkilökohtaisia tietoja on säilytettävä vähintään niin kauan kuin sopimusta, mahdollisesti myös pidempään.
- Jos tätä asetusta ei ole otettu käyttöön, kirjausketjua ja henkilökohtaisia tietoja säilytetään siihen asti, kunnes ne poistetaan jollakin muulla menetelmällä (esim. GDPR-poistolla).
Ensimmäinen sääntö (pinon yläosassa, ilman päättymispäivää) on sillä hetkellä sovellettava sääntö. Yhteen ryhmään voi soveltaa vain yhtä sääntöä kerrallaan.
Jos luodaan uusi sääntö:
- Uudesta säännöstä tulee sillä hetkellä käytettävä sääntö.
- Uusi sääntö lisätään luettelon alkuun yhdessä säännön luontiajankohdan ilmoittavan aloituspäivän kanssa, ilman päättymispäivää.
- Jos aikaisemmin luotu sääntö on aktiivisesti käytössä uutta sääntöä luotaessa:
- Aikaisemmin luotua sääntöä ei enää sovelleta lopulliseen tilaan siirtyviin sopimuksiin.
- Aikaisemmin luotua sääntöä siirretään luettelossa alaspäin, uuden (voimassa olevan) säännön alle.
- Aikaisemmin luodulle säännölle luodaan automaattisesti päättymispäivän arvo, joka vastaa uuden (voimassa olevan) säännön alkamispäivää.
Säilytyssääntöjen määrittäminen ryhmätasolla
Määrittämällä ryhmätason säilytyssäännöt korvaat ryhmään sillä hetkellä kuuluvien käyttäjien perimät tilitason säännöt.
Jos käyttäjää siirretään ryhmien kesken, kun sopimuksia on kesken, uuden ryhmän säilytyssääntöjä sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka siirtyvät lopulliseen tilaan käyttäjän ollessa kyseisessä ryhmässä.
Lopullisessa tilassa olevissa sopimuksissa, joissa säilytyssääntö on otettu käyttöön ennen säännön luoneen käyttäjän siirtämistä uuteen ryhmään, noudatetaan sovelletun säännön poistopäivää, jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä ennen poistotoimintoa.
Kun tämä pidetään mielessä, ryhmätason säilytyssääntöjen määrittäminen eroaa edellä esitetystä vain kahdella tavalla:
Pääset ryhmän tietojen hallintavälilehteen seuraavasti:
- Valitse Tili > Ryhmät.
- Napsauta muokattavaa ryhmää kerran.
- Valitse Ryhmän asetukset.
- Valitse vasemmasta sivuvalikosta Tietojen hallinnointi.
- Huomaa, että jos ryhmätason säilytyssääntöjä ei ole käytössä, se on selvä merkki siitä, että käytössä on tilitason säännöt.
- Luo uusia sääntöjä napsauttamalla pluskuvaketta (kuten tilitason käyttöliittymässä).
Kun säännöt on luotu ryhmissä, voit käyttää näitä ryhmätason säilytyssääntöjä tilitason Tietojen hallinnointi -välilehdestä:
- Valitse Tili > Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
- Napsauta Ryhmät, joilla on säilytyssäännöt -välilehteä.
- Napsauta muokattavan ryhmän nimeä kerran.
- Valitse Näytä ryhmien säilytyssäännöt, niin ryhmätason Tietojen hallinnointi -sivu avautuu.
Ryhmätason sääntöjä määritettäessä on käytettävissä ylimääräinen Säilytä kaikki tämän ryhmän sopimukset -vaihtoehto.
Tämän vaihtoehdon avulla ryhmä voi korvata tilitason säilytyssäännön ja säilyttää kaikki sopimukset (ryhmän käyttäjille) ikuisesti.
Säilytyssäännön tila
Käytössä – Sääntöjä, jotka ovat edelleen voimassa sovellettaessa sääntöä lopulliseen tilaan siirtyneille sopimuksille.
- Käytössä oleva sääntö on aina luettelon alussa, eikä sillä ole päättymispäivää.
Poistettu käytöstä – Poistettu käytöstä -sääntöjä ei enää sovelleta. Jos sopimus saavutti lopullisen tilan käytöstä poistetun säännön mukaisesti, sopimusta ei poisteta tavoitepoistopäivänä.
- Käytöstä poistetut säännöt ovat harmaita.
- Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön.
Vanhentunut – Vanhentuneilla säännöillä ei ole lopullisessa tilassa olevia, poistoa odottavia sopimuksia.
- Jos sinulla on esimerkiksi 14 päivän sääntö, jonka päättymispäivä on 10. maaliskuuta, sääntö vanhentuu 24. maaliskuuta päivän lopussa, koska kaikki säännön piiriin kuuluvat sopimukset on jo poistettu.
Vanha – Asiakkaat, joilla säilytyssääntö määräytyi vanhan tausta-asetuksen perusteella, näkevät tämän käytännön heijastuvan vanhana säilytyssääntönä.
- Sopimukset, jotka oli jo aikaisemmin ajoitettu poistettaviksi vanhan säännön perusteella (ennen kuin uudet säännöt otettiin käyttöön), poistetaan vanhan säännön poistoajankohdan mukaisesti.
Sääntöjen suodattaminen tilan mukaan
Säilytyssääntöjen luetteloa voidaan suodattaa napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa "hampurilaiskuvaketta".
Näiden vaihtoehtojen avulla voit suodattaa
- kaikki säännöt – oletusarvo
- vain käytössä olevat säännöt
- vain käytöstä poistetut säännöt
- vain vanhentuneet säännöt.
Voit myös palauttaa 15, 30 tai 50 tietuetta sivua kohti.
Säännön poistaminen käytöstä
Säännön käytöstä poistamista ei voida kumota.
Kun sääntö poistetaan käytöstä, yhdelläkään vielä jäljellä olevalla, säännön piiriin kuuluvalla sopimuksella ei enää ole poistopäivää, joka huomioitaisiin.
Nämä sopimukset on siten poistettava GDPR-työkaluilla.
Voit poistaa säännön käytöstä seuraavasti:
- Valitse sääntö.
- Napsauta Poista käytöstä -linkkiä.
Poistetut ryhmät
Säilytys perustuu (eksplisiittisesti asetettuihin tai tilitason asetuksista perittyihin) ryhmätason asetuksiin.
Käytettyjen säilytyssääntöjen tuleva tarkistus edellyttää, että sääntöjen historia on olemassa.
Siksi ryhmätunnusta ei poisteta kokonaan. Tarvittavat asetukset säilytetään, ja niitä voidaan tarkastella/muokata tilitason järjestelmänvalvojan käytettävissä olevien ryhmien kautta.
Poistetut ryhmät voidaan tuoda näkyviin Ryhmät-sivulla napsauttamalla "hampurilaiskuvaketta" ja valitsemalla Näytä vain poistetut ryhmät.
Napsauta muokattavaa ryhmää kerran ja napsauta Ryhmän asetukset -linkkiä.
- Sääntöjä voidaan luoda ja poistaa käytöstä samalla tavalla kuin ryhmän ollessa aktiivinen.
API-pohjainen poistotoiminto
Kun säilytyspyyntö on tehty, asiakkaiden järjestelmänvalvojilla on mahdollisuus käyttää Acrobat Sign API:a dokumenttien poistamiseen yksitellen.
- Käytettävä API-kutsu on: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Ota yhteys tukitiimiin tämän vaihtoehdon käyttöönottamiseksi.
- Vain yhtä sääntöä voidaan soveltaa, kun sopimukset saavuttavat lopullisen tilan.
- Useita sääntöjä voidaan ottaa käyttöön, sillä sääntö pysyy käytössä, kunhan sen piiriin kuuluu sopimuksia, joilla on tavoitepoistopäivä (säännön laajuuden mukaisesti).
- Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön. Käytöstä poisto on lopullista.
- Säilytyssääntöjä sovelletaan, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan, ei silloin, kun sopimus luodaan.
- Käytetty säilytyssääntö perustuu ryhmään, johon säännön luonut käyttäjä kuuluu, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan.
- Sopimukseen sovellettuja sääntöjä ei voi muuttaa, kun sopimus on siirtynyt lopulliseen tilaan odotusajan osalta.
- Voit poistaa säännön käytöstä, jos haluat estää sopimuksen poiston, mutta tämä estää kaikkien säännön piiriin kuuluvien, mutta vielä poistamattomien sopimusten poiston.
- Voit selvittää sopimukseen sovellettavan säännön tarkistamalla sopimuksen valvontaraportin ja vertaamalla sopimuksen valmistumispäivää säilytyssääntöjen päivämääräalueisiin.
- Pisin mahdollinen säilytysjakso on 5475 päivää.