Käyttöopas Peruuta

Rajoita asiakirjan näkyvyyttä sopimuksen osallistujille

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Suodata sopimuksen sivut, joita kukin vastaanottaja voi tarkastella allekirjoittaessaan.

Asiakirjan rajoitetun näkyvyyden (LDV) asetusten avulla voit sisällyttää sopimukseen useita tiedostoja ja samalla kontrolloida, mitkä vastaanottajat voivat tarkastella mitäkin tiedostoa. Valitut asetukset ja sopimuksen määritykset määräävät asiakirjan näkyvyyden. 

Käytä LDV:tä asiakirjojen käytön rajoittamiseen vastaanottajaroolien perusteella. Yleisiä skenaarioita ovat:

  • Myyntisopimukset – Sisäiset työryhmät tarkistavat tai hyväksyvät sopimukset ennen niiden lähettämistä asiakkaille.
  • Uusien työntekijöiden asiakirjat – Lisäasiakirjat toimitetaan, kun ehdokas on hyväksynyt tarjouksen.
  • HR-asiakirjat – Tiettyjä asiakirjoja käsitellään sisäisesti, ennen kuin ne jaetaan allekirjoittajan kanssa.

Tässä on korkeatasoista käyttöä esittelevä lyhyt video:

Saatavuus:

  • Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei tueta
  • Acrobat Sign Solutions: tuettu, oletusarvoisesti poistettu käytöstä
  • Acrobat Sign Government: tuettu, oletusarvoisesti poistettu käytöstä

Määrityksen laajuusalue:

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys voidaan ottaa käyttöön sekä tili- että ryhmätasolla.

Miten asiakirjan näkyvyys toimii

Asiakirjan rajoitetun näkyvyyden (LDV) säännöt ohjaavat vastaanottajien mahdollisuutta tarkastella tiettyjä tiedostoja sopimuksessa.

  • Asiakirjan rajoitettu näkyvyys voidaan ottaa käyttöön sekä tili- että ryhmätasolla.
  • Järjestelmä näyttää vain tiedoston sisällön, joka on nimenomaisesti määritetty vastaanottajalle.
  • Jos haluat määrittää tiedoston vastaanottajalle, lisää vastaanottajalle vähintään yksi kenttä tiedostossa.

Tärkeitä huomioita

  • LDV koskee koko tiedostoja, ei yksittäisiä sivuja. Jos tiedostossa on 40 sivua ja vastaanottajalle on määritetty yksi kenttä yhdellä sivulla, vastaanottaja näkee tiedoston kaikki sivut.
  • Jos tiedosto ei sisällä vastaanottajalle määritettyjä kenttiä, järjestelmä sulkee koko tiedoston näkymästä.
  • Jos sopimus sisältää useita tiedostoja ja vastaanottajan tarvitsee käyttää kaikkia tiedostoja, kullekin tiedostolle on määritettävä vähintään yksi kenttä.
  • Jos haluat käyttää sivutason ohjausta, jaettele asiakirja erillisiksi tiedostoiksi, joista jokainen sisältää vain asiaankuuluvat sivut.
LDV-esimerkki

Oikealla olevassa esimerkissä on kaksi allekirjoittajaa ja kaksi asiakirjaa sopimuksessa.

Allekirjoittaja 1 näkee molemmat asiakirjat, sillä kummassakin asiakirjassa on määritetty kenttä (Kenttä 1 ja Kenttä 2).

Allekirjoittaja 2 näkee vain asiakirjan 2, sillä hänellä ei ole määritettyä kenttää asiakirjassa 1. 

  • Asiakirja 2 näkyy, koska Kenttä 3 on määritetty allekirjoittajalle 2.
Huomautus:

LDV-säännöt edellyttävät seuraavia ehtoja:

  • Useita vastaanottajia – Sopimukseen on sisällyttävä useampi kuin yksi vastaanottaja.
    • Vastaanottajia ovat kaikki allekirjoitus- tai hyväksymisprosessiin osallistujat.
    • Kopion saavia osapuolia ei lasketa vastaanottajiksi.
  • Useita tiedostoja – Sopimuksessa on oltava useampi kuin yksi tiedosto.
    • Tiedostoiksi katsotaan kaikki sopimuksen luontiin käytetyt liitteet (.doc, .xls, .pdf, .png jne.).

LDV-sääntöjä ei voi soveltaa sopimukseen, jos jompaakumpaa ehtoa ei täytetä.

Määritys

Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan käyttää siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Asiakirjan rajoitettu näkyvyys

Yleiset asetukset -välilehti, jossa on korostettuna LDV-säätimet.

Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, joissa on hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai niihin määritettyjä tiedonsyöttökenttiä on perusasetus, joka ottaa käyttöön LDV-kokemuksen ja joukon aliohjaimia. Jos tämä ohjaus on poistettu käytöstä, LDV kokonaisuudessaan on poistettu käytöstä vastaanottajakokemuksessa.

Kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostot koko ajan.

LDV on poistettu käytöstä.

Osallistuja

Allekirjoitusprosessin aikana

Kun sopimus on valmis

Lähettäjä

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Sisäinen vastaanottaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Ulkoinen vastaanottaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Sisäinen kopion saaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Ulkoinen kopion saaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Ulkoisen arkiston vastaanottaja

Kaikki asiakirjat

Kun LDV-pääohjain on otettu käyttöön, näkyvyyttä voidaan hallita kolmella lisämäärityksellä haluamasi kokemuksen mukaan:

LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa

Lähettäjä voi käyttää REST API v6 -sovellusliittymää nimenomaisesti asiakirjojen näkyvyyden takaamiseen.

REST API v6 -kutsut ohittavat kaikki käyttöliittymässä olevat asiakirjojen näkyvyysasetukset, sillä API-kutsu ohittaa tili- ja ryhmätason asetukset.

Ainoa siirretty toimintatapa on se, että lähettäjän on määritettävä asiakirjan otsikko, jos se määrittää jonkin tietyn vastaanottajan lomakekentän. 

Hyvä tietää

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?