Het verzenden van een overeenkomst met een workflow begint op de Startpagina door de knop Starten vanuit bibliotheek te selecteren en vervolgens de workflow te selecteren die u wilt gebruiken.

Zodra u een workflow hebt geselecteerd, wordt een gewijzigde pagina Verzenden weergegeven met de aangepaste volgorde van de ontvanger, eventuele aangepaste instructies, bijgevoegde bestanden, enzovoort.

Starten met het gebruik van een workflow:
1. Selecteer Starten vanuit bibliotheek op de Start pagina.
2. Selecteer Workflows in de opties aan de linkerkant.
3. Zoek de workflow op in een van de samenvouwbare mappen:
  
  Mijn workflows - deze bevat workflows die alleen voor u beschikbaar zijn.
  
  {GroupName}-workflows - deze bevat workflows die aan een specifieke groep zijn toegewezen en zijn gelabeld met de naam van de groep.
  
  Accountworkflows - deze bevat workflows die beschikbaar zijn voor de hele organisatie.
4. Selecteer de workflow die u wilt gebruiken.
5. Selecteer Starten onder aan het deelvenster van de workflowkiezer.
De aangepaste pagina Samenstellen wordt weergegeven:
Voorbeeld van aanpassingen voor de aangepaste pagina Samenstellen

Het voorbeeld van de aangepaste pagina Samenstellen hierboven bevat vooraf geconfigureerde elementen uit verschillende workflowsecties:

A. Sectie Informatie over workflow
- Workflownaam: bovenaan verschijnt Servicecontract Q12025.
- Instructies voor afzender: weergegeven als Hoe deze workflow werkt.
B. Sectie Informatie over overeenkomst
- Aangepaste overeenkomstnaam: als titel van de overeenkomst verschijnt GlobalCorp-servicecontract.
- Bericht: het toegevoegde bericht (In de bijlage vindt u het servicecontract...) wordt weergegeven.
- Deadline voor voltooiing: ingesteld op 5 februari 2025.
- CC-ontvanger: er wordt een vooraf gedefinieerd, niet-bewerkbaar e-mailadres weergegeven.
C. Sectie met ontvangers
- Aangepaste labels: ontvangers worden gelabeld als Ondertekenaar en Medeondertekenaar, terwijl interne ontvangers worden gelabeld als Vertegenwoordiger en Goedkeuring door management.
- Vergrendeld e-mailadres: de afzender is een ondertekenaar (Ontvanger 3). Het e-mailadres van de ondertekenaar is vergrendeld en kan niet worden bewerkt.
- Ontvangersgroep (goedkeuring door management): omdat de ontvangersgroep opnieuw kan worden gebruikt, kan deze niet worden bewerkt. Het aantal leden wordt weergegeven.
D. Sectie Documenten
- Vooraf geïdentificeerde documenten: het servicecontract verschijnt in het gedeelte Bestand toevoegen.
- Optionele documenten: de afzender kan de Optionele geheimhoudingsovereenkomst uploaden via een koppeling waarin deze wordt gevraagd om dit zo nodig te doen.
E. Sectie Invoervelden voor afzender
- Gedefinieerde velden: deze worden weergegeven in het gedeelte Velden toevoegen.
- Bewerkbare standaardwaarden: vooraf geconfigureerde waarden worden automatisch geïmporteerd, maar blijven bewerkbaar voor de afzender.
Vul de velden in die voor uw workflow zijn vereist.

In het bovenstaande voorbeeld zijn dat de volgende:
- Voeg het juiste document voor de overeenkomst toe.
- Voeg de eerste en tweede ontvanger toe.
- Controleer de vereiste veldinformatie of werk deze bij (klantniveau, klantenkorting en leveringsvoorwaarden).
Schakel het selectievakje Handtekeningvelden voorvertonen en toevoegen in en breng wijzigingen aan in de formuliervelden.
Selecteer Nu verzenden.
Bekijk, update of beheer de nieuwe overeenkomst op de pagina Beheren, net als bij elke andere overeenkomst.