Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Voor ontwikkelaars
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
- User Management
- Actieve gebruikers toevoegen, bewerken en bekijken
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Gebruikers bekijken die verificatie nog niet hebben voltooid
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Het groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken via de groepsinterface
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
- Account-/groepsinstellingen
- Overzicht van instellingen
- Algemene instellingen
- Accountniveau en ID
- Nieuwe ervaring voor ontvangers
- Workflows voor zelfondertekening
- In bulk verzenden
- Webformulieren
- Workflows op maat verzenden
- Power Automate-workflows
- Bibliotheekdocumenten
- Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
- Beperkte documentzichtbaarheid
- Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen
- Een koppeling opnemen in de e-mail
- Een afbeelding opnemen in de e-mail
- Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
- Controlerapport bij documenten bijvoegen
- Meerdere documenten samenvoegen tot één document
- Afzonderlijke documenten downloaden
- Een ondertekend document uploaden
- Delegatie voor gebruikers in mijn account
- Externe ontvangers toestaan te delegeren
- Bevoegdheid om te ondertekenen
- Bevoegdheid om te verzenden
- Machtiging om elektronische zegels toe te voegen
- De standaard tijdzone instellen
- Een standaard datumnotatie instellen
- Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
- Machtigingen voor groepsbeheerder
- Ontvanger vervangen
- Controlerapport
- Voettekst van transactie
- In-product berichten en begeleiding
- Toegankelijke PDF's
- Nieuwe ontwerpfunctie
- Klant in de gezondheidszorg
- Accountinstellingen / Merkidentiteitsinstellingen
- Voorkeuren handtekening
- Goed ingedeelde handtekeningen
- Ontvangers toestaan om te ondertekenen door
- Ondertekenaars kunnen hun naam wijzigen
- Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken
- Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
- Ontvangers door formuliervelden navigeren
- Overeenkomstworkflow opnieuw starten
- Weigeren te ondertekenen
- Stempelworkflows toestaan
- Vereisen dat ondertekenaars hun functie of bedrijf opgeven
- Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
- Berichten tonen bij elektronisch ondertekenen
- Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
- Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
- Bedrijfsnaam en functie uitsluiten van deelnemingsstempels
- Adaptieve schaling van getekende handtekeningen toepassen
- Digitale handtekeningen
- Overzicht
- Downloaden en ondertekenen met Acrobat /content/help/nl/sign/config/admin-managed-sharing.
- Ondertekenen met cloudhandtekeningen
- Inclusief metadata voor identiteitsproviders
- Beperkte providers voor cloudhandtekeningen
- Elektronische zegels
- Digitale identiteit
- Rapportinstellingen
- Nieuwe rapportervaring
- Klassieke rapportinstellingen
- Beveiligingsinstellingen
- Instellingen voor eenmalig aanmelden
- Instellingen voor Mij onthouden
- Wachtwoordbeleid voor aanmelden
- Wachtwoordsterkte voor aanmelden
- Duur van websessie
- Type PDF-versleuteling
- API
- Toegang tot gebruikers- en groepsgegevens
- Toegestane IP-bereiken
- Account delen
- Machtigingen voor account delen
- Besturingselementen voor het delen van overeenkomsten
- Identiteitsverificatie van ondertekenaars
- Wachtwoord voor ondertekening van overeenkomst
- Wachtwoordsterkte van het document
- Ondertekenaars blokkeren op geolocatie
- Telefoonverificatie
- KBA-verificatie op kennisbasis
- Pagina-extractie toestaan
- Verloopdatum documentkoppeling
- Een clientcertificaat voor webhooks/callbacks uploaden
- Tijdstempel
- Verzendinstellingen
- Verzendpagina na aanmelden tonen
- Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
- Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
- Toegestane ontvangersrollen
- Elektronische getuigen toestaan
- Ontvangersgroepen
- CC's
- Vereiste velden
- Documenten bijvoegen
- Velden afvlakken
- Overeenkomsten wijzigen
- Naam van overeenkomst
- Talen
- Privéberichten
- Toegestane handtekeningtypes
- Herinneringen
- Wachtwoordbeveiliging ondertekend document
- Overeenkomstbericht verzenden via
- Opties voor indentificatie van ondertekenaar
- Inhoudsbeveiliging
- Transacties met notaris inschakelen
- Documentverloopdatum
- Voorvertoning, handtekeningen plaatsen en velden toevoegen
- Handtekeningvolgorde
- Liquid Mode
- Besturingselementen voor aangepaste workflows
- Uploadopties voor de pagina voor elektronische ondertekening
- URL omleiden voor bevestiging na ondertekening
- Toegang beperken tot gedeelde overeenkomsten
- Berichtsjablonen
- Bio-Pharma-instellingen
- Workflowintegratie
- Notariële instellingen
- Betalingsintegratie
- Ondertekenaarberichten
- SAML-instellingen
- SAML-configuratie
- Microsoft Active Directory Federation Service installeren
- Okta installeren
- OneLogin installeren
- Oracle Identity Federation installeren
- SAML-configuratie
- Voorschriften voor gegevens
- Instellingen tijdstempel
- Extern archiveren
- Accounttalen
- E-mailinstellingen
- Migreren van echosign.com naar adobesign.com
- Configuratieopties voor ontvangers
- Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Overeenkomsten in bulk downloaden
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
- Systeemvereisten en beperkingen
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
- Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
- Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Deze overeenkomst herstarten
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
- Pagina Verzenden (Samenstellen)
- Overzicht van herkenningspunten en functies
- Groepskiezer
- Bestanden en sjablonen toevoegen
- Naam van overeenkomst
- Algemeen bericht
- Deadline voor voltooiing
- Herinneringen
- Een PDF met een wachtwoord beveiligen
- Handtekeningtype
- Landinstellingen voor de ontvanger
- Handtekeningvolgorde/flow van ontvangers
- Rollen ontvanger
- Verificatie van de ontvanger
- Privébericht voor de ontvanger
- Toegang tot overeenkomst voor de ontvanger
- De partijen in het CC-veld
- Identiteitscontrole
- Een overeenkomst alleen naar uzelf verzenden
- Een overeenkomst naar anderen verzenden
- Schriftelijke handtekeningen
- Volgorde van ondertekening voor ontvangers
- In bulk verzenden
- Pagina Verzenden (Samenstellen)
- Velden in documenten opnemen
- In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veldtypen
- Algemene veldtypes
- Velden voor elektronisch ondertekenen
- Initiaalveld
- Veld voor de naam van de ontvanger
- Veld voor het e-mailadres van de ontvanger
- Veld voor ondertekeningsdatum
- Tekstveld
- Datumveld
- Nummerveld
- Selectievakje
- Keuzerondje
- Vervolgkeuzemenu
- Koppelingsoverlay
- Betalingsveld
- Bijlagen
- Deelnamestempel
- Transactienummer
- Afbeelding
- Bedrijf
- Titel
- Stempel
- Veldinhoudsweergave
- Veldvalidaties
- Waarden van gemaskeerde velden
- Voorwaarden voor tonen/verbergen instellen
- Berekende velden
- Veldtypen
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
- In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
- Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
- Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
- Overzicht
- Gebruikers toegang verlenen tot rapportage
- Rapportgrafieken
- Gegevensexports
- De naam van een grafiek/export wijzigen
- Een rapport/export dupliceren
- Een rapport/export plannen
- Een rapport/export verwijderen
- Transactiegebruik controleren
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
- Herbruikbare sjablonen (Bibliotheeksjablonen)
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
- Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
- Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Uw voltooide documenten in SharePoint opslaan
- Uw voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
- Uw voltooide documenten in Google Drive opslaan
- Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
- Voltooide documenten in Box opslaan
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Voltooide webformulierdocumenten in de SharePoint-bibliotheek opslaan
- Voltooide webformulierdocumenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
- Voltooide documenten in Google Drive opslaan
- Voltooide webformulierdocumenten in Box opslaan
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Aangepaste e-mailmeldingen met uw inhoud van de overeenkomst en ondertekende overeenkomst verzenden
- Adobe Acrobat Sign-meldingen ontvangen in een Teams-kanaal
- Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Slack
- Uw Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Webex
- Overeenkomst genereren
- Een document genereren uit het Power App-formulier en de Word-sjabloon en verzenden ter ondertekening
- Een overeenkomst genereren vanuit een Word-sjabloon in OneDrive en de handtekening ophalen
- Overeenkomst genereren voor geselecteerde Excel-rij, verzenden voor controle en ondertekening
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Overzicht van Acrobat Sign-integraties
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
- Sandbox
Ondersteuning en probleemoplossing
Overzicht van gegevensbeheer/gegevensbehoud
Standaard bewaart Adobe Acrobat Sign alle klantendocumenten in de service op veilige manier zolang het account actief is.
Transactiegegevens blijven in het systeem staan totdat de klant actie onderneemt om de overeenkomsten expliciet te verwijderen.
- De Acrobat Sign-service voldoet aan diverse industrienormen voor gegevensbeveiliging en beschikbaarheid, zoals PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II en ISO 27001.
Wanneer de Acrobat Sign-licentie van een klant afloopt of wordt beëindigd, is Adobe niet verplicht de overeenkomsten, auditrapporten of andere klantgegevens van de klant te bewaren.
Als Adobe dergelijke gegevens echter wel bewaart, worden deze verwijderd in overeenstemming met een retentiebeleid dat is gedefinieerd toen de klant een actieve Acrobat Sign-licentie had.
Voor de klanten die hun overeenkomstrecords liever op hun eigen systemen opslaan en de originele documenten uit de Acrobat Sign-systemen willen verwijderen, kan een ‘retentiebeleid’ worden gedefinieerd dat bepaalt hoe lang Acrobat Sign de transactie moet bewaren, en na deze periode automatisch de overeenkomst (en optioneel de ondersteunende audit- en persoonlijke gegevens) uit Acrobat Sign verwijdert.
De regels van dit retentiebeleid worden gedefinieerd door een beheerder op accountniveau in de sectie Gegevensbeheer van het beheermenu.
- Beheerders op groepsniveau hebben niet de bevoegdheid om bewaarregels te maken of uit te schakelen.
- Instellingen op accountniveau worden overgenomen door alle groepen in het account als hun standaardwaarde:
- Groepen moeten individueel worden geconfigureerd als ze moeten afwijken van de instelling op accountniveau.
- Instellingen op groepsniveau overschrijven altijd de instelling op accountniveau.
Configuratie
Beschikbaarheid:
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet configureerbaar
- Acrobat Sign Solutions: ondersteund
- Acrobat Sign voor Government: ondersteund
Configuratiebereik:
Beheerders kunnen deze functie inschakelen op account- en groepsniveau.
De interface voor deze functie is toegankelijk via het tabblad Datagovernance in het beheerdersmenu.
Documenten/bestanden/bijlagen versus Overeenkomsten versus Transacties
- Documenten/bestanden/bijlagen zijn allemaal individuele bestanden die naar het Acrobat Sign-systeem worden geüpload. De bouwstenen voor overeenkomsten.
- Overeenkomsten zijn de klantgerichte objecten die Acrobat Sign maakt van de geüploade bestanden en die ontvangers invullen en/of ondertekenen. ‘Overeenkomst’ is de term die wordt gebruikt om zowel het object tijdens het proces van het verkrijgen van handtekeningen als de uiteindelijke PDF die wordt gegenereerd te definiëren.
- De term ‘transacties’ verwijst naar de overeenkomst en alle bijbehorende logboeken en documentatie die tijdens het proces voor of door de overeenkomst zijn gegenereerd. (bijvoorbeeld: Auditrapportages, authenticatieresultaten, gegevens op veldniveau, CSV-pagina's).
Regel versus Regel-id
De term Regel verwijst (in de context van dit artikel) naar een voorgeschreven proces. In dit geval naar het proces dat bepaalt wanneer een overeenkomst wordt verwijderd uit het Acrobat Sign-systeem. Het is een algemene term voor het toepassen van een variabele voorwaarde (wanneer een overeenkomst moet worden verwijderd) op een ander object (in dit geval overeenkomsten).
De term RuleID wordt gebruikt om een specifieke geconfigureerde regel te beschrijven. Wanneer een regel wordt gemaakt, wordt een uniek ID-nummer toegewezen (vandaar de RuleID) om de regel te onderscheiden van alle andere regels. De geconfigureerde ruleID is het letterlijke object dat gerelateerd is aan de overeenkomst.
Eindstatus van een overeenkomst
Retentieregels worden geactiveerd wanneer een overeenkomst een ‘eindstatus’ bereikt.
Een eindstatus wordt bereikt wanneer de overeenkomst geen verdere acties bevat die door ontvangers kunnen worden ondernomen om de overeenkomst te voltooien. Er zijn drie eindstatussen:
- Voltooid - Wordt bereikt wanneer alle ontvangers alle processen van de overeenkomst met goed gevolg hebben afgerond.
- Afgebroken - Een afgebroken overeenkomst is gestopt door een expliciete handeling. Deze handeling kan afkomstig zijn van verschillende bronnen:
- Geannuleerd door de afzender
- Afgewezen door de ontvanger
- Mislukt vanwege een verificatiefout van de ontvanger
- Mislukt vanwege een systeemfout
- Verlopen - Overeenkomsten die hun vervaldatum bereiken vanwege inactiviteit binnen de gedefinieerde periode.
Wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt:
- Acrobat Sign controleert de bewaarregels op groepsniveau van de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt (de huidige groep waarin de gebruiker zich bevindt wanneer de overeenkomst definitief wordt).
- Als er momenteel geen regel op groepsniveau wordt toegepast, wordt de regel op accountniveau gebruikt.
- Als de regel op accountniveau ook niet is gedefinieerd, zijn er geen bewaarregels gedefinieerd en krijgt de overeenkomst geen verwijderdatum.
- Overeenkomsten die geen verwijderdatum krijgen wanneer ze definitief worden, kunnen nog steeds worden verwijderd via GDPR tools.
Als een retentieregel wordt toegepast op de overeenkomst:
- De overeenkomst wordt verwijderd op basis van de regelparameters
- De RuleID van de toegepaste regel is gekoppeld aan de transactie, zodat de juiste regel wordt nageleefd op het moment van verwijdering
De overeenkomst in eindstatus wacht tot de aangewezen verwijderingstijd.
- Het aantal dagen tot verwijdering dient letterlijk te worden opgevat.
- Als er bijvoorbeeld 14 dagen zijn gedefinieerd, wordt de verwijderingsactie precies 14 dagen (tot op de seconde) geactiveerd nadat de overeenkomst de eindstatus heeft bereikt
Wanneer het moment van verwijdering is aangebroken, controleert Acrobat Sign de RuleID om te bepalen of de regel al dan niet is Uitgeschakeld
- Als de regel Uitgeschakeld is, wordt er geen actie ondernomen
- Als de regel niet Uitgeschakeld is, wordt de overeenkomst verwijderd
- Als de optie om het auditrapport en de persoonsgegevens (PII) te verwijderen is ingeschakeld, is hetzelfde proces van toepassing op basis van het tijdsinterval dat voor die documenten is gedefinieerd
- Accounts waarvoor de verificatiemethode Overheids-id wordt gebruikt, verwijderen het identiteitsrapport van de ondertekenaar (indien verzameld) als onderdeel van de persoonsgegevens
- Als de optie om het auditrapport en de persoonsgegevens (PII) te verwijderen is ingeschakeld, is hetzelfde proces van toepassing op basis van het tijdsinterval dat voor die documenten is gedefinieerd
Retentieregels configureren op accountniveau
Configureer eerst de retentie op accountniveau (indien van toepassing).
Alle groepen nemen automatisch de instellingen op accountniveau over, dat is dus handig als u van plan bent één beleid op alle groepen toe te passen:
- Ga naar Account > Datagovernance
- Selecteer het pluspictogram
De overlay Retentieregel maken wordt weergegeven:
- Definieer het aantal dagen dat een overeenkomst moet worden bewaard nadat deze een definitieve status heeft bereikt.
- 1 dag is het minimum.
- 5475 dagen (15 jaar) is het maximum.
- Stel optioneel een bewaartermijn in voor het auditspoor van de overeenkomst en bijbehorende persoonlijke informatie van de betrokken partijen.
- De audit en persoonsgegevens moeten ten minste zo lang worden bewaard als de overeenkomst, en mogelijk langer.
- Als deze optie niet is ingeschakeld, worden het auditrecord en de persoonsgegevens bewaard totdat ze op een andere manier worden verwijderd (bijvoorbeeld: GDPR-verwijdering).
De eerste regel (bovenaan de stapel, zonder een Einddatum) is de momenteel toegepaste regel. Er kan slechts één regel tegelijk worden toegepast voor een groep.
Als er een nieuwe regel wordt gemaakt:
- De nieuwe regel wordt de momenteel toegepaste regel.
- De nieuwe regel wordt bovenaan de lijst ingevoegd met de Startdatum waarop de regel is gemaakt, en geen Einddatum.
- Als een eerder bestaande regel van kracht is wanneer de nieuwe regel wordt gemaakt:
- De eerder bestaande regel wordt niet meer toegepast op nieuwe definitieve overeenkomsten.
- De eerder bestaande regel verschuift naar beneden in de lijst, net onder de nieuwe (huidige) regel.
- De eerder bestaande regel krijgt automatisch een Einddatum die overeenkomt met de Startdatum van de nieuwe (huidige) regel.
Retentieregels configureren op groepsniveau
Door retentieregels op groepsniveau te configureren, overschrijft u de overgenomen regels op accountniveau voor gebruikers die momenteel deel uitmaken van de groep.
Als een gebruiker met actieve overeenkomsten wordt verplaatst naar een andere groep, zijn de retentieregels van de nieuwe groep van toepassing op alle overeenkomsten die in die groep de eindstatus bereiken.
Overeenkomsten in de eindstatus waarop een retentieregel is toegepast voordat de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt naar een nieuwe groep is verplaatst, houden zich aan de verwijderingsdatum van de toegepaste regel, op voorwaarde dat de regel niet is uitgeschakeld vóór de verwijdering.
Met het bovenstaande in gedachten is het configureren van retentieregels op groepsniveau slechts op twee manieren anders:
Zo opent u het tabblad Gegevensbeheer van een groep:
- Navigeer naar: Beheer > Groepen.
- Selecteer de groep die je wilt bewerken.
- Selecteer Groepsinstellingen.
- Selecteer de optie Gegevensbeheer in de linker rail.
- Let op: als er geen retentieregels op groepsniveau worden toegepast, is er een duidelijke indicatie dat regels op accountniveau van kracht zijn.
- Maak nieuwe regels door het pluspictogram te selecteren (net als in de interface op accountniveau)
Nadat regels in groepen zijn gemaakt, kunt u die retentieregels op groepsniveau openen via het tabblad Gegevensbeheer op accountniveau:
- Ga naar Accountinstellingen > Gegevensbeheer.
- Selecteer het tabblad Groepen met retentieregels.
- Selecteer de groepsnaam die je wilt bewerken.
- Selecteer Groepsretentieregels bekijken en de pagina Gegevensbeheer op groepsniveau wordt geopend.
Bij het configureren van regels op groepsniveau is de extra optie Alle overeenkomsten voor deze groep bewaren beschikbaar.
Met deze optie kan een groep een retentieregel op accountniveau overschrijven en alle overeenkomsten (voor de gebruikers in de groep) voor onbepaalde tijd bewaren.
Status van retentieregel
Ingeschakeld – Regels die nog steeds geldig zijn voor de overeenkomsten die een eindstatus bereikten toen de regel werd toegepast.
- De momenteel toegepaste regel staat altijd bovenaan de lijst en bevat geen Einddatum.
Uitgeschakeld - Regels die zijn Uitgeschakeld worden niet meer toegepast.Als een overeenkomst een eindstatus bereikte onder een uitgeschakelde regel, wordt deze niet verwijderd op de geplande verwijderdatum.
- Uitgeschakelde regels worden grijs weergegeven.
- Uitgeschakelde regels kunnen niet opnieuw worden ingeschakeld.
Verlopen – Verlopen regels hebben geen overeenkomsten in eindstatus die nog verwijderd moeten worden.
- Bijvoorbeeld: Als je een regel voor 14 dagen hebt die eindigt op 10 maart, dan verloopt de regel aan het einde van 24 maart, omdat alle overeenkomsten die onder de regel vallen al zijn verwijderd.
Verouderd - Klanten met een retentiebeleid dat werd bepaald door de verouderde oude back-endinstelling, zien dat beleid weerspiegeld als een Verouderde retentieregel.
- Overeenkomsten die al gepland stonden om te worden verwijderd onder de verouderde regel (voordat de nieuwe regels werden ingesteld) zullen de verwijdertijd van de verouderde regel aanhouden.
Regels filteren op basis van status
De lijst met retentieregels kan worden gefilterd door het 'hamburger'-pictogram rechtsboven in de tabel te selecteren.
Met deze opties kunt u filteren op:
- Alle regels - de standaardwaarde
- Alleen ingeschakelde regels
- Alleen uitgeschakelde regels
- Alleen verlopen regels
U beschikt ook over de mogelijkheid om 15, 30 of 50 records per pagina te retourneren.
Een regel uitschakelen
Het uitschakelen van een regel kan niet worden teruggedraaid.
Het uitschakelen van een regel betekent dat alle resterende overeenkomsten die onder de desbetreffende regel vallen, niet langer een verwijderingsdatum hebben die zal worden nageleefd.
Deze overeenkomsten zouden dan moeten worden verwijderd met behulp van AVG-tools.
Een regel uitschakelen:
- Selecteer de regel.
- Selecteer de koppeling Uitschakelen.
Verwijderde groepen
Retentie is gebaseerd op instellingen op groepsniveau (expliciet ingesteld of overgenomen van de instellingen op accountniveau).
Voor toekomstige controle van de toegepaste retentieregels is het noodzakelijk dat een geschiedenis van de regels behouden blijft.
Daarom wordt de GroupID niet volledig verwijderd. In plaats daarvan blijven de noodzakelijke instellingen behouden en kunnen deze worden bekeken/bewerkt via de toegang van de beheerder op accountniveau tot Groepen.
Verwijderde groepen kunnen worden weergegeven op de pagina Groepen door het 'hamburger'-pictogram te selecteren en Alleen verwijderde groepen tonen te kiezen
Selecteer de groep die je wilt bewerken en selecteer de koppeling Groepsinstellingen.
- Regels kunnen op dezelfde manier worden gemaakt en uitgeschakeld als toen de groep actief was.
- Er kan slechts één regel worden toegepast wanneer overeenkomsten een eindstatus bereiken.
- Er kunnen meerdere regels Ingeschakeld zijn, aangezien een regel ingeschakeld blijft zolang er overeenkomsten zijn met een geplande verwijderdatum (volgens de omvang van de regel).
- Regels die zijn Uitgeschakeld mogen niet opnieuw worden ingeschakeld Uitgeschakeld is permanent.
- Retentieregels worden toegepast wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt, niet wanneer de overeenkomst wordt gemaakt.
- De toegepaste retentieregel is gebaseerd op de groep waarin de gebruiker die de overeenkomst maakt zich bevindt op het moment dat de overeenkomst een eindstatus bereikt.
- Er is geen manier om de bewaartermijnregels die op een overeenkomst zijn toegepast te bewerken nadat deze een eindstatus heeft bereikt wat betreft de wachttijd.
- Je kunt een regel uitschakelen om te voorkomen dat de overeenkomst wordt verwijderd, maar dit zou het verwijderen van alle overeenkomsten die de regel hebben overgenomen en nog niet zijn verwijderd, tegenhouden.
- Je kunt bepalen welke regel van toepassing is op een overeenkomst door het auditrapport van de overeenkomst te controleren en de datum waarop deze is voltooid te vergelijken met de datumbereiken van je verschillende bewaartermijnregels.
- 5475 dagen is de maximale bewaartermijn die je kunt instellen.