Met de functie Vervaldatum in Acrobat Sign kunnen afzenders voor ontvangers een tijdslimiet instellen om hun handtekeningen te voltooien voordat de overeenkomst automatisch wordt geannuleerd. Hiermee kunt u de ondertekeningsdeadlines beter in de gaten houden, vooral bij tijdgevoelige overeenkomsten zoals seizoenscontracten of speciale aanbiedingen. Dit vereenvoudigt ook het beheer van overeenkomsten door overeenkomsten die oud zijn of waarschijnlijk niet meer worden voltooid, uit de lijst In uitvoering te verwijderen, waardoor actieve overeenkomsten gemakkelijker kunnen worden bijgehouden.

Afzenders kunnen vervaldatums vanaf het verzenden van een overeenkomst instellen tot 180 dagen. Overeenkomsten verlopen standaard om 23:59 uur (lokale servertijd), maar verzenders kunnen deze instelling wijzigen. Om systeemprestaties te optimaliseren verlopen overeenkomsten altijd tijdens off-peak-uren voor hun toegewezen servergroep. Als er tijdens de piekuren een vervaltijd is ingesteld, voegt het systeem automatisch 12 uur toe, zodat de vervaltijd buiten de piekuren plaatsvindt.

Opmerking:

Als er geen vervaldatum wordt ingesteld, vervallen overeenkomsten automatisch na 365 dagen met de status In uitvoering, zodat lang bestaande overeenkomsten niet voor onbepaalde tijd open blijven.
Alle vervaltijden zijn gebaseerd op de tijdzone van de servergroep (zie de veelgestelde vragen onder aan de pagina).

Configuratie

Beschikbaarheid:

Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet ondersteund
Acrobat Sign Solutions: ondersteund; standaard uitgeschakeld
Acrobat Sign voor Government: ondersteund; standaard uitgeschakeld

Configuratiebereik:

Beheerders kunnen deze functie inschakelen op account- en groepsniveau.

Krijg toegang tot deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder naar Verzendinstellingen > Documentvervaldatum te gaan

De besturingselementen voor Documentvervaldatum in het menu Verzendinstellingen.

De verzenderervaring voor Documentvervaldatum kan verschillen, afhankelijk van of u een commerciële Acrobat Sign Solutions-account of een Acrobat Sign voor Government-account configureert.

Selecteer in de onderstaande opties het serviceniveau dat u gebruikt om de configuratieopties in hun omgeving te bekijken:

Wanneer Documentvervaldatum is ingeschakeld, moet ook de optie Laat afzenders de vervaldatum per document instellen of wijzigen of Beperk het aantal dagen dat ondertekenaars documenten kunnen ondertekenen tot worden geselecteerd.

De besturingselementen voor de documentvervaldatum op de pagina Verzendinstellingen met de optie Documentvervaldatum inschakelen gemarkeerd.

Hierdoor is de waarde voor Voltooiingsdeadline in de Overeenkomstinstellingen beschikbaar.

Als de instelling is uitgeschakeld, is de optie Voltooiingsdeadline vergrendeld en kan deze niet worden bewerkt.

De sectie Overeenkomstinstellingen van de pagina Samenstellen met het vergrendelde veld Voltooiingsdatum gemarkeerd.

Indien dit is ingeschakeld, hebben afzenders de mogelijkheid om de vervaldatum te wijzigen een willekeurige dag binnen 180 dagen na het maken van de overeenkomst.

Bij nieuwe overeenkomsten wordt de vervaldatum automatisch ingesteld op 180 dagen vanaf de dag van verzending (tenzij er een beperkt aantal dagen is gedefinieerd).

De afzender kan binnen deze 180 dagen een andere vervaldatum kiezen.

Indien dit is ingeschakeld, kunnen overeenkomsten die In uitvoering zijn, de deadlinedatum bewerken op de pagina Beheren.

De vervaldatum in de metagegevens van de overeenkomst toont een potloodpictogram om de interface Toevoegen of Bewerken voor de deadline te openen.

Twee voorbeelden van de pagina Beheren, één waarin het pictogram Bewerken is gemarkeerd en de andere waarin geen pictogram aanwezig is.

Als deze optie is ingeschakeld, nemen nieuwe overeenkomsten automatisch een voltooiingsdeadline over die wordt gemeten in het aantal dagen dat door het invoerveld is gedefinieerd.

Als de optie waarmee de afzender de vervaldatum kan instellen of wijzigen, niet is ingeschakeld, wordt de datumkiezer rechts van het veld Vervaldatum vergrendeld en wordt alleen het standaard vervaltijdvenster afgedwongen.

De sectie Overeenkomstinstellingen van de pagina Samenstellen met de voltooiingsdeadline met de vergrendelde datumkiezer gemarkeerd.

Als deze optie is ingeschakeld, geldt de documentvervaldatum niet voor interne ontvangers binnen hetzelfde Acrobat Sign-account als de afzender.

Hierdoor moeten externe ontvangers hun acties binnen het gedefinieerde vervaltijdvenster voltooien, zoals vermeld in de overeenkomstdetails en e-mailmeldingen. Intussen worden interne medeondertekenaars niet beperkt door de vervaldatum. Dit voorkomt situaties waarin ze geen tijd meer hebben om hun acties te voltooien voordat de overeenkomst afloopt.

Als deze optie is ingeschakeld, worden de deadlinegegevens ingevoerd in alle e-mailcommunicatie aan de ontvanger.

Voorbeelden hieronder tonen het verzoek om te ondertekenen en een herinnerings-e-mail met de deadlinegegevens zichtbaar.

Als de optie is uitgeschakeld, wordt de informatie over de vervaldatum niet in de e-mailsjabloon opgenomen.

Voorbeeld-e-mails naar de ontvanger met de deadlinegegevens gemarkeerd.

Bij nieuwe overeenkomsten wordt de optie Voltooiingsdeadline weergegeven. De ervaring zal ervan afhangen of de standaarddeadline wordt gebruikt of dat de afzender de deadline kan instellen.

Als de optie Documentvervaldatum niet is ingeschakeld, wordt de optie Voltooiingsdeadline volledig weggelaten van de pagina.

De klassieke pagina Samenstellen met de optie Voltooiingsdeadline gemarkeerd

Indien dit is ingeschakeld, hebben afzenders de mogelijkheid om de vervaldatum te wijzigen een willekeurige dag binnen 180 dagen na het maken van de overeenkomst.

De besturingselementen voor Documentvervaldatum op de pagina Verzendinstellingen met de optie Toestaan dat afzender de datum instelt gemarkeerd.

Bij nieuwe overeenkomsten wordt de optie Voltooiingsdeadline weergegeven zonder dat er een waarde is ingevoegd. De afzender kan het aantal dagen opgeven voordat de overeenkomst verloopt, anders wordt er geen vervaldatum gedefinieerd.

Indien dit is ingeschakeld, kunt u voor overeenkomsten die In uitvoering zijn, de deadlinedatum bewerken op de pagina Beheren.

De besturingselementen voor Documentvervaldatum op de pagina Verzendinstellingen met de optie Wijzigen van datum toestaan gemarkeerd.

De vervaldatum in de metagegevens van de overeenkomst toont een potloodpictogram om de interface Toevoegen of Bewerken voor de deadline te openen.

Als deze optie is ingeschakeld, nemen nieuwe overeenkomsten automatisch een voltooiingsdeadline over die wordt gemeten in het aantal dagen dat door het invoerveld is gedefinieerd.

De besturingselementen voor Documentvaldatum op de pagina Verzendinstellingen met de optie Aantal dagen beperken gemarkeerd.

Als de optie waardoor de afzender de vervaldatum kan instellen of wijzigen niet is ingeschakeld, wordt de optie Voltooiingsdeadline ingeschakeld, maar vergrendeld. In dit geval wordt alleen het standaard vervaltijdvenster afgedwongen.

De klassieke pagina Samenstellen met de voltooiingsdeadline met de vergrendelde datumkiezer gemarkeerd.

Als deze optie is ingeschakeld, geldt de documentvervaldatum niet voor interne ontvangers binnen hetzelfde Acrobat Sign-account als de afzender.

De besturingselementen voor Documentvervaldatum op de pagina Verzendinstellingen met de optie Interne ontvangers opnemen gemarkeerd.

Als deze optie is ingeschakeld, worden de deadlinegegevens ingevoerd in alle e-mailcommunicatie aan de ontvanger.

De besturingselementen voor Documentvervaldatum op de pagina Verzendinstellingen met de optie Informatie opnemen in e-mails gemarkeerd.

Voorbeelden hieronder tonen het verzoek om te ondertekenen en een herinnerings-e-mail met de deadlinegegevens zichtbaar.

Als de optie is uitgeschakeld, wordt de informatie over de vervaldatum niet in de e-mailsjabloon opgenomen.

Timing van vervaltijd

Het verlopen van documenten vindt altijd plaats tijdens de daluren op de server die de overeenkomst heeft verzonden. Daluren zijn van 19:00 tot 07:00 uur in de lokale tijdzone van de server.

Standaard krijgen overeenkomsten die via het moderne proces voor Handtekeningen aanvragen worden verzonden, een vervaltijd van 23:59 uur toegewezen, maar afzenders kunnen aangepaste vervaldata en -tijden instellen. Overeenkomsten die via de API, integraties of verouderde interfaces worden verzonden, hebben echter geen standaardwaarde van 23:59 uur; in plaats daarvan nemen ze de tijdstempel over van het moment waarop de overeenkomst aanvankelijk is verzonden.

Als een overeenkomst is ingesteld op een vervaltijd tijdens de piekuren, wordt deze in de wachtrij voor vervaldatum gezet, maar wordt deze datum automatisch met 12 uur uitgesteld. Zo wordt de vervaldatum verwerkt tijdens daluren.

Status en bewerken tijdens wachtrij voor vervaldatum

Zolang een overeenkomst in de wachtrij staat om te verlopen, blijft de status In behandeling op de pagina Beheren en API-reacties.
Ontvangers kunnen geen wachtrijovereenkomst ondertekenen en ontvangen een foutmelding dat de overeenkomst niet kan worden ondertekend.
Tijdens het wachtrijvenster van 12 uur kan de afzender de vervaldatum op de pagina Beheren bewerken om de deadline te verlengen en ontvangers meer tijd te geven om te ondertekenen.

Best practices

In het algemeen wordt het aanbevolen om ten minste een standaard verlooptijdvenster in te stellen. Hierdoor blijven overeenkomsten overzichtelijk en afgestemd op het huidige beleid. Het verlopen van overeenkomsten die waarschijnlijk niet worden voltooid, verbetert de efficiëntie doordat het filter In uitvoering op de pagina Beheren overzichtelijk blijft, wat het bijhouden en beheren van actieve overeenkomsten gemakkelijker maakt.

Als u vervaldatums inschakelt, moet u rekening houden met het volgende:

Neem vervaldatuminformatie op in de e-mails die naar de ondertekenaars worden verzonden inschakelen - Het informeren van ontvangers over een deadline bevordert een tijdige voltooiing en maakt duidelijk dat de overeenkomst vervalt als ze niets doen.
De optie Interne ondertekenaars opnemen bij het toepassen van deadlines voor documenten uitschakelen - Deadlines hebben meestal meer invloed op externe ontvangers dan op interne gebruikers. Het uitschakelen van deze optie voorkomt dat overeenkomsten verlopen doordat interne medeondertekenaars hun acties niet op tijd hebben voltooid.
De optie Wijzigen van vervaldatuminstellingen na verzenden van document toestaan - Of wijzigingen worden toegestaan, hangt meestal af van nalevingsvereisten. Als uw proces geen strikte tijdsbeperkingen vereist, biedt het inschakelen van deze optie flexibiliteit: het geeft de afzenders een optie om een overeenkomst op te slaan die gaat verlopen.

Handige weetjes en veelgestelde vragen:

Niet-piekuren vallen tussen 19:00 uur en 07:00 uur op basis van de meest centrale tijdzone voor de shardgroep waaruit de overeenkomst is verzonden. De tijdzones voor elke shardgroep zijn:

Shardgroep	Tijdzone voor piekuren (07:00 uur - 19:00 uur)
NA1, NA2, NA3, NA4	Amerika/Chicago
EU1, EU2	Europa/Berlijn
AU1	Australië/Sydney
JP1	Azië/Tokio
IN1	Azië/Kolkata
SG1	Azië/Singapore

Opmerking:

Sommige shardgroepen omvatten meerdere shards met meerdere tijdzones. Alle shards in de groep passen hetzelfde vervaltijdvenster buiten piekuren toe.
De NA1, NA2, NA3 of NA4 volgen bijvoorbeeld allemaal dezelfde niet-piekuren op basis van Central Time (GMT -6).

De overeenkomst verloopt zoals gepland, meestal binnen enkele minuten na de ingestelde vervaltijd.

Dit verwijst naar de shard waar de overeenkomst naartoe is verzonden, op basis van de omgeving van de afzender. (Bekijk welke shard u gebruikt >)

Na de vervaltijd kan de ondertekenaar niet meer ondertekenen, ook niet als de overeenkomst nog niet is gewijzigd naar de status EXPIRED. Ze zien een foutmelding:

Als een overeenkomst in de vervalwachtrij, maar de vervaldatum nog niet is verwerkt, kan de afzender de vervaldatum nog bewerken. Hierdoor heeft de ontvanger extra tijd om de overeenkomst te ondertekenen voordat de overeenkomst vervalt.

Totdat het systeem de vervaltijd heeft verwerkt ( binnen 12 uur), heeft de overeenkomst de status IN_PROCESS. Dit verandert in EXPIRED zodra de vervalgebeurtenis is verwerkt.

Ja, u kunt de vervaltijd op elk moment bewerken totdat deze is verwerkt. Er zijn geen beperkingen voor het wijzigen van de vervaltijd voordat de overeenkomst overgaat naar de status EXPIRED.

Ja, maar de vertraging kan met een paar minuten variëren, afhankelijk van de systeembelasting.

Bij het instellen van de vervaldatum/-tijd op de pagina Handtekeningen aanvragen wordt deze standaard ingesteld op 23:59 uur, zodat de vervaltijd plaatsvindt buiten de piekuren en op dat moment of snel daarna wordt verwerkt. U kunt dit aanpassen in de sectie Overeenkomstinstellingen.

Het gedeelte Overeenkomstinstellingen op de pagina Handtekening aanvragen met de instelling Deadline voor voltooiing gemarkeerd.

De overeenkomst blijft staan als In uitvoering totdat de vervaltijd is verwerkt, meestal 12 uur later.

Gegevensbeheer begint pas nadat de overeenkomst is overgeschakeld naar een terminale status (bijvoorbeeld EXPIRED). Een vertraagde vervaltijd vertraagt ook het begin van de bewaringsperiode.

De vervalgebeurtenis wordt vastgelegd zodra de vervaldatum is verwerkt. Dit kan tot 12 uur worden vertraagd als de vervaltijd in de piekuren valt.

Met deze update worden de systeemprestaties geoptimaliseerd om tegemoet te komen aan de toenemende vraag.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Automatische verloopdatum voor documenten configureren (voltooiingsdeadline)

Laat afzenders een vervaldatum opgeven om automatisch een overeenkomst te annuleren na een ingestelde tijd.