Bbibliotekmaler lar brukere opprette gjenbrukbare, interaktive dokumenter. Disse malene kan omfatte alt fra enkle avtaler med ett enkelt signaturfelt, for eksempel konfidensialitetsavtaler, til komplekse skjemaer for avgiftsregistrering eller medarbeideroppstart.

Hvis du ofte bruker den samme filen til å definere en avtale, kan en mal effektivisere prosessen ved å øke hastigheten på dokumentlevering, sikre konsekvens i den endelige signerte kontrakten og holde arbeidsgruppen oppdatert med den siste versjonen.

Typer maler

Bibliotekmaler kan opprettes på to måter:

Maler for skjemafeltlag – Disse malene inneholder bare feltene som brukes på en opplastet fil. De er ideelle for organisasjoner som genererer kontrakter dynamisk med tilpasset innhold, men som følger et standardisert format. Last opp filen og bruk feltlaget til å plassere alle feltene.
Dokumentmaler – Disse malene inkluderer både basisfilen og forhåndsdefinerte felt. De fungerer best for statiske dokumenter med standardtekst som ikke krever dynamisk innhold, for eksempel skatteskjemaer, applikasjoner og konfidensialitetsavtaler.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Acrobat Standard og Acrobat Pro: aktivert som standard. Ikke konfigurerbar.
Acrobat Sign Solutions: støttes. Aktivert som standard.
Acrobat Sign for Government: støttes. Aktivert som standard.

Merk:

Brukeren som oppretter en mal, er eieren.

Bare eieren kan redigere malen eller endre tillatelsesnivået, med mindre den deles med gruppen eller organisasjonen deres:

Administratorer på kontonivå kan redigere malen fra delen Delte biblioteker i administrasjonsmenyen hvis den er delt med organisasjonen.
Administratorer på gruppenivå kan redigere malen fra delen Delte biblioteker på administratormenyen, hvis den deles med en gruppe hvor de har administratormyndighet.
- Administratorer på kontonivå har også tilgang til alle dokumenter som er delt med grupper.

Administratorer på kontonivå eller gruppeadministratoren som overvåker den opprinnelige oppretteren kan overføre maleierskap til en annen bruker.

Opprette en bibliotekmal

For å opprette en bibliotekmal, navigerer du til Hjem-fanen og velger Opprett en gjenbrukbar mal
Konfigurasjonssiden Opprett bibliotekmal lastes inn.

Dra og slipp filene dine i Legg til filer -delen, eller velg Velg filer-knappen for å åpne filvelgerpanelet.

Flere filer kan legges ved for å lage en større mal, hvis ønskelig.
Oppgi navnet på malen din i Malnavn-feltet.
Konfigurer maltypen:
- Gjenbrukbart dokument – Dette alternativet lagrer hele dokumentet, innholdet og skjemafeltene.
- Gjenbrukbart skjemafeltlag – Dette alternativet lagrer bare skjemafeltlaget som skal brukes på et annet dokument (forskjellig innhold med samme oppsett).
- Begge – Begge maltypene er tilgjengelige.
Merk:

Du kan når som helst endre maltype ved å redigere malegenskapene.
Konfigurer Hvem kan bruke malen.

Tilgang til en mal bestemmes av brukeren som laster den opp. Velg mellom følgende alternativer:
- Bare meg – Arbeidsflyten er bare tilgjengelig for brukeren som laster opp.
- Enhver bruker i gruppen min – Malen er koblet til gruppen til brukeren som laster opp, slik at alle gruppemedlemmer får tilgang. Hvis brukeren har tilgang til flere grupper, vil en annen rullegardinmeny vises for å velge gruppen som malen skal kobles til.
  
  Hvis den som laster opp, flytter til en annen gruppe, forblir malen tilknyttet den opprinnelige gruppen.
  
  Administratorer på gruppe- og kontonivå kan redigere malen i Delte biblioteker-menyen.
  
  Endring av malens gruppetilknytning fjerner tilgang for den forrige gruppen, men påvirker ikke avtaler som allerede er sendt.
  
  Kontoer med Brukere i flere grupper aktivert, ser en nedtrekksmeny hvor de kan velge den relaterte gruppen ved sending av malen.
- Enhver bruker i organisasjonen min – Malen er tilgjengelig for alle brukere på kontoen.
  
  Administratorer på kontonivå kan redigere malen i menyen Delte biblioteker.
  
  Dette alternativet er alltid tilgjengelig, men det oppstår en tillatelsesfeil hvis brukeren mangler tillatelse til å dele maler i hele organisasjonen.
Merk:
Sletter en mal – Brukeren som eier malen, kan slette den når som helst.

Redigering av en mal – Eierbrukeren, gruppe- og kontoadministratorer kan redigere malen.

Endre en mal i en avtale – Andre brukere kan justere felt ved å velge Forhåndsvis og legg til felt når de sender en avtale. Disse endringene gjelder bare for den spesifikke avtalen avsenderen redigerer, og endrer ikke den opprinnelige malen.
Velg Forhåndsvis og legg til felt for å starte redigeringsprosessen for skjemafeltet.
Legg til deltakere

Siden oppdateres for å vise panelet Legg til deltakere.

Før du plasserer felt, må systemet vite hvor mange deltakere som kan være involvert i å fylle ut skjemaet. Dette sikrer at feltene kan tilordnes riktig.
- Hvert felt må eksplisitt tilordnes til en deltaker, definert som et Forhåndsutfyll felt for avsenderen, eller satt til Alle.
- Legg til maksimalt antall mottakere som kan ha behov for å samhandle med skjemaet, ved å velge pluss-ikonet under deltakerlisten. Legg til deltakere til alle nødvendige deltakerspor er lagt til. Hvis malen for eksempel kan involvere opptil fire mottakere, legger du til fire deltakere.
Når du er ferdig, velger du Forhåndsvis og legg til felt for å fortsette.
Merk:

Verdiene for malnavn, maltype og hvem som kan bruke malen kan redigeres i dette panelet, også hvis du vil gjøre justeringer.
Skjemabyggingsmiljøet åpnes og viser alle felt som allerede finnes i det opplastede dokumentet.

Slik legger du til flere felt:
- Velg en felttype fra det venstre panelet, og dra den til dokumentet der det trengs.
  
  Når du plasserer et felt, tilordnes det automatisk til den valgte deltakeren.
- Bruk Plasser felt automatisk-knappen øverst i feltlisten for å la systemet plassere felt automatisk.
  
  Systemet forsøker å tildele den riktige felttypen basert på dokumentinnhold.
  
  Hvis ingen spesifikk felttype blir oppdaget, plasseres et tekst-felt.
  
  Alle automatisk plasserte felt tilordnes til den valgte deltakeren.
Opprett malen når du er ferdig.
Du kan alltid komme tilbake og redigere den senere.