Brukerveiledning Avbryt

Oversikt og konfigurasjon for tilpassede arbeidsflyter for sending

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

  1. Merknader før utgivelse
  2. Produktmerknader
  3. Viktige varsler

Kom i gang

  1. Hurtigstartveiledning for administratorer
  2. Hurtigstartveiledning for brukere
  3. For utviklere
  4. Videoopplæringsbibliotek
  5. Vanlige spørsmål

Administrer

  1. Oversikt over Admin Console
  2. Brukeradministrasjon
    1. Legge til brukere
      1. Legge til en bruker
      2. Opprette brukere samlet
      3. Legge til brukere fra katalogen din
      4. Legge til brukere fra MS Azure Active Directory
    2. Lage funksjonsfokuserte brukere
      1. Tekniske kontoer – API-styrt
      2. Servicekontoer – Manuell styring
    3. Se etter brukere med klargjøringsfeil
    4. Endre navn/e-postadresse
    5. Redigere en brukers gruppemedlemskap
    6. Redigere en brukers gruppemedlemskap gjennom gruppegrensesnittet
    7. Forfremme en bruker til en administratorrolle
    8. Brukeridentitetstyper og SSO
    9. Bytte brukeridentitet
    10. Autentisere brukere med MS Azure
    11. Autentisere brukere med Google-føderasjon
    12. Produktprofiler
    13. Påloggingsopplevelse 
  3. Innstillinger for konto/gruppe
    1. Innstillingsoversikt
    2. Globale innstillinger
      1. Kontonivå og ID
      2. Ny mottakeropplevelse
      3. Selvsigneringsarbeidsflyter
      4. Send samlet
      5. Nettskjemaer
      6. Tilpassede arbeidsflyter for sending
      7. Power Automate-arbeidsflyter
      8. Biblioteksdokumenter
      9. Samle inn skjemadata med avtaler
      10. Begrenset dokumentsynlighet
      11. Legge ved en PDF-kopi av den signerte avtalen 
      12. Inkludere en kobling i e-posten
      13. Inkludere et bilde i e-postmeldingen
      14. Filer vedlagt e-post navngis som
      15. Legge ved revisjonsrapporter til dokumenter
      16. Slå sammen flere dokumenter til ett dokument
      17. Last ned enkeltdokumenter
      18. Last opp signert dokument
      19. Delegering for brukere i kontoen min
      20. Tillate eksterne mottakere å delegere
      21. Myndighet til å signere
      22. Myndighet til å sende
      23. Rett til å legge til elektroniske segl
      24. Angi en standard tidssone
      25. Angi et standard datoformat
      26. Brukere i flere grupper (UMG)
        1. Oppgrader for å bruke UMG
      27. Administratortillatelser for grupper
      28. Erstatte mottaker
      29. Revisjonsrapport
        1. Oversikt
        2. Tillate uautorisert tilgang på transaksjonsbekreftelsessiden
        3. Inkludere påminnelser
        4. Inkludere visningshendelser
        5. Inkludere avtaleside / antall vedlegg
      30. Transaksjonsbunntekst
      31. I produktmeldinger og veiledning
      32. Tilgjengelige PDF-er
      33. Ny redigeringsopplevelse
      34. Kunde i helsevesenet
    3. Kontooppsett
      1. Legge til logo
      2. Tilpasse firmaets vertsnavn/nettadresse    
      3. Legge til firmanavn
      4. Nettadresseomdirigeringer etter avtale
    4. Signaturpreferanser
      1. Riktig formaterte signaturer
      2. La mottakere signere ved å
      3. Underskrivere kan endre navn
      4. La mottakere bruke den lagrede signaturen sin
      5. Tilpassede vilkår for bruk og forbrukerinformasjon
      6. Led mottakerne gjennom skjemafelt
      7. Start avtalens arbeidsflyt på nytt
      8. Avslå å signere
      9. Tillat Stempler-arbeidsflyt
      10. Krev at underskrivere angir stilling eller firma
      11. La underskrivere skrive ut og plassere en skriftlig signatur
      12. Vis meldinger ved e-signering
      13. Krev at underskrivere bruker en mobilenhet til å opprette sin signatur
      14. Be om IP-adresse fra underskrivere
      15. Utelat firmanavn og tittel fra deltakelsesstempler
    5. Digitale signaturer
      1. Oversikt
      2. Laste ned og signere med Acrobat
      3. Signere med skysignaturer
      4. Inkluder metadata for identitetsleverandører
      5. Begrensede skysignaturtilbydere
    6. Elektroniske segl
    7. Digital identitet
      1. Gateway for digital identitet
      2. Policy for identitetskontroll
    8. Rapportinnstillinger
      1. Ny rapportopplevelse
      2. Klassiske rapportinnstillinger
    9. Sikkerhetsinnstillinger
      1. Innstillinger for enkeltpålogging
      2. Innstillinger for Husk meg
      3. Policy for innloggingspassord
      4. Styrke på innloggingspassordet
      5. Varighet på nettøkt
      6. PDF-krypteringstype
      7. API
      8. Tilgang for bruker- og gruppeinformasjon
      9. Tillatte IP-serier
      10. Kontodeling
      11. Tillatelser for kontodeling
      12. Avtalens delingskontroller
      13. Bekreftelse av underskriveridentitet
      14. Signeringspassord for avtale
      15. Styrke på dokumentpassord
      16. Blokker underskrivere etter geografisk plassering
      17. Telefongodkjenning
      18. Kunnskapsbasert godkjenning (KBA)
      19. Tillat uttrekking av side
      20. Utløp for dokumentlenke
      21. Last opp et klientsertifikat for webhook/tilbakekall
      22. Tidsstempel
    10. Send-innstillinger
      1. Vis Send-siden etter pålogging
      2. Krev mottakernavn ved sending
      3. Lås navneverdier for kjente brukere
      4. Tillatte mottakerroller
      5. Tillat e-vitner
      6. Mottakergrupper
      7. Kopimottakere
      8. Tilgang til mottakeravtale
      9. Obligatoriske felt
      10. Legge ved dokumenter
      11. Feltutflating
      12. Endre avtaler
      13. Avtalenavn
      14. Språk
      15. Private meldinger
      16. Tillatte signaturtyper
      17. Påminnelser
      18. Passordbeskyttelse for signert dokument
      19. Send avtalevarsel gjennom
      20. Alternativer for underskriveridentifikasjon
        1. Oversikt
        2. Signeringspassord
        3. Engangspassord via e-post
        4. Acrobat Sign-godkjenning
        5. Telefongodkjenning
        6. Skybasert digital signatur
        7. Kunnskapsbasert godkjenning
        8. Myndighets-ID
        9. Underskriveridentitetsrapporter
      21. Innholdsbeskyttelse
      22. Aktiver notariser-transaksjoner
      23. Dokumentutløp
      24. Forhåndsvis, plasser signaturer og legg til felt
      25. Signeringsrekkefølge
      26. Liquid Mode
      27. Tilpassede arbeidsflytkontroller
      28. Opplastingsalternativer for e-signeringssiden
      29. Omdirigering til nettadresse for bekreftelse etter signering
    11. Meldingsmaler
    12. Bio-Pharma-innstillinger
      1. Oversikt
      2. Håndhev identitetsgodkjenning
      3. Årsaker til signering
    13. Arbeidsflytintegrasjon
    14. Innstillinger for notarisering
    15. Betalingsintegrering
    16. Underskrivermelding
    17. SAML-innstillinger
      1. SAML-konfigurasjon
      2. Installer Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installer Okta
      4. Installer OneLogin
      5. Installer Oracle Identity Federation
    18. Datastyring
    19. Tidsstempelinnstillinger
    20. Eksternt arkiv
    21. Kontospråk
    22. E-post-innstillinger
      1. E-post topp- og bunntekstbilder
      2. Tillate bunntekster for enkeltbrukere
      3. Tilpass e-post for signaturforespørsel
      4. Tilpass Til- og Kopi til-feltene
      5. Aktivere koblingsløse varsler
      6. Tilpasse e-postmaler
    23. Flytte fra echosign.com til adobesign.com
    24. Konfigurere alternativer for mottakere
  4. Retningslinjer for lovfestede krav
    1. Tilgjengelighet
      1. Samsvar med tilgjengelighet
      2. Opprette tilgjengelige skjemaer med Acrobat-skrivebordet
      3. Opprett tilgjengelige AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR-oversikt
      2. Skjule en bruker
      3. Skjule en brukers avtaler    
    4. 21 CFR del 11 og EudraLex vedlegg 11
      1. 21 CRF del 11 valideringspakke
      2. Håndbok for vedlegg 11 til 21 CFR og EudraLex
      3. Analyse av felles ansvar
    5. Kunder innen helsesektoren
    6. IVES-støtte
    7. Oppbevaring av avtaler i hvelv
    8. Hensyn for EU/Storbritannia
      1. Grensekryssende EU/UK-transaksjoner og eIDAS
      2. HMLR-krav til dokumenter som er elektronisk signert
      3. Betydningen av Brexit for e-signaturlover i Storbritannia
  5. Last ned flere avtaler samtidig
  6. Kreve domenet ditt 
  7. Koblinger for å rapportere misbruk

Sende, signere og behandle avtaler

  1. Mottakeralternativer
    1. Avbryte en e-postpåminnelse
    2. Alternativer på e-signeringssiden
      1. Oversikt over e-signeringssiden
      2. Åpne for å lese avtalen uten felt
      3. Avslå å signere en avtale
      4. Delegere signeringsautorisasjon
      5. Starte avtalen på nytt
      6. Laste ned avtalen som PDF
      7. Vise avtalehistorikken
      8. Vise avtalebeskjeder
      9. Konvertere fra elektronisk til skriftlig signatur
      10. Konvertere fra skriftlig til elektronisk signatur
      11. Bla gjennom skjemafeltene
      12. Fjerne dataene fra skjemafeltene
      13. Navigere og zoome på signeringssiden
      14. Endre språket som brukes i avtaleverktøyene og informasjonen
      15. Lese de juridiske merknadene
      16. Justere Acrobat Sign-innstillingene for informasjonskapsler
  2. Send avtaler  
    1. Send (komponer)-side
      1. Oversikt over landemerker og funksjoner
      2. Gruppevelger
      3. Legger til filer og maler
      4. Avtalenavn
      5. Global melding
      6. Tidsfrist for fullføring
      7. Påminnelser
      8. Passordbeskytt PDF-en
      9. Signaturtype
      10. Språk for mottakeren
      11. Mottakers signaturrekkefølge/-flyt
      12. Mottakerroller
      13. Mottakergodkjenning
      14. Privat melding til mottakeren
      15. Tilgang til mottakeravtale
      16. Kopimottakerne
      17. Identitetskontroll
    2. Send en avtale kun til deg selv
    3. Send en avtale til andre
    4. Skriftlige signaturer
    5. Signeringsrekkefølge for mottakere
    6. Send samlet
      1. Oversikt over Send samlet-funksjonen
      2. Send samlet – Konfigurer en overordnet mal
      3. Send samlet – Konfigurer CSV-filen
      4. Avbryte en Send samlet-transaksjon
      5. Legg til påminnelser til Send samlet
      6. Rapportering for Send samlet
  3. Redigere felt til dokumenter
    1. Redigeringsmiljø i appen
      1. Automatisk feltgjenkjenning
      2. Dra og slipp felt ved hjelp av redigeringsmiljøet
      3. Tildele skjemafelt til mottakere
      4. Forhåndsutfyll-rollen
      5. Bruke felt med en gjenbrukbar feltmal
      6. Overføre felt til en ny biblioteksmal
      7. Oppdatert forfatterskapsmiljø ved sending av avtaler
    2. Opprette skjemaer og tekstkoder
    3. Opprette skjemaer med Acrobat (AcroForms)
      1. Opprette AcroForm
      2. Opprette tilgjengelige PDF-er
    4. Felt
      1. Felttyper
        1. Vanlige felttyper
        2. Innebygde bilder
        3. Stempelbilder
      2. Utseende på feltinnhold
      3. Feltvalideringer
      4. Verdier for maskerte felt
      5. Angi vis/skjul betingelser
      6. Beregningsfelt 
    5. Vanlige spørsmål om forfatting
  4. Signer avtaler
    1. Signere avtaler som er sendt til deg
    2. Fyll ut og signer
    3. Selvsignering
  5. Behandle avtaler
    1. Behandle sideoversikt
    2. Delegere avtaler
    3. Erstatte mottakere
    4. Begrense dokumentsynlighet 
    5. Kansellere en avtale 
    6. Opprette nye påminnelser
    7. Gå gjennom påminnelser
    8. Avbryte en påminnelse
    9. Få tilgang til Power Automate-flyter
    10. Flere handlinger ...
      1. Slik fungerer søk
      2. Vise en avtale
      3. Opprette en mal fra en avtale
      4. Skjule/vise avtaler fra visning
      5. Laste opp en signert avtale
      6. Endre filer og felt i en sendt avtale
      7. Redigere godkjenningsmetoden til en mottaker
      8. Legge til eller endre en utløpsdato
      9. Legge til et notat i avtalen
      10. Dele en enkeltavtale
      11. Oppheve deling av en avtale
      12. Laste ned en individuell avtale
      13. Laste ned de individuelle filene i en avtale
      14. Laste ned revisjonsrapporten for en avtale
      15. Laste ned feltinnholdet i en avtale
  6. Revisjonsrapport
  7. Rapportering og dataeksport
    1. Oversikt
    2. Gi brukere tilgang til rapportering
    3. Rapportdiagrammer
      1. Opprette en ny rapport
      2. Avtalerapporter
      3. Transaksjonsrapporter
      4. Innstillinger for aktivitetsrapporter
      5. Redigere en rapport
    4. Dataeksporter 
      1. Opprette en ny dataeksport
      2. Eksport av nettskjemadata
      3. Redigere en dataeksport
      4. Oppdatere dataeksportinnholdet
      5. Laste ned dataeksporten
    5. Gi nytt navn til et diagram / en eksport
    6. Duplisere en rapport/eksport
    7. Planlegge en rapport/eksport
    8. Slette en rapport/eksport
    9. Kontrollere transaksjonsbruk

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

  1. Nettskjemaer 
    1. Opprette et webskjema
    2. Redigere et webskjema
    3. Aktivere/deaktivere et webskjema
    4. Skjule/vise et webskjema
    5. Finne nettadressen eller skriptkoden 
    6. Forhåndsutfylle nettskjemafelt med nettparametere
    7. Lagre et webskjema for å fullføre senere
    8. Velge et nettskjema
  2. Gjenbrukbare maler (Bibliotekmaler) 
    1. Amerikanske offentlige skjemaer i Acrobat Sign-biblioteket
    2. Opprette en biblioteksmal
    3. Endre navnet på en bibliotekmal
    4. Endre type for en bibliotekmal
    5. Endre tillatelsesnivået for en biblioteksmal
    6. Kopiere, redigere og lagre en delt mal
    7. Laste ned de samlede feltdataene for en biblioteksmal
  3. Overføre eierskap til nettskjemaer og bibliotekmaler
  4. Power Automate-arbeidsflyter 
    1. Oversikt over Power Automate-integreringen og inkluderte rettigheter
    2. Aktivere Power Automate-integreringen
    3. Konteksthandlinger på Administrer-siden
    4. Sporing av Power Automate-bruk
    5. Opprette en ny flyt (eksempler)
    6. Utløsere som brukes for flyter
    7. Importere flyter fra utenfor Acrobat Sign
    8. Administrer flyter
    9. Rediger flyter
    10. Dele flyter
    11. Deaktivere eller aktivere flyter
    12. Slette flyter
    13. Nyttige maler
      1. Kun administrator
        1. Lagre alle fullførte dokumenter i SharePoint
        2. Lagre alle fullførte dokumenter på OneDrive for Business
        3. Lagre alle fullførte dokumenter på Google Disk
        4. Lagre alle fullførte dokumenter i DropBox
        5. Lagre alle fullførte dokumenter i Box
      2. Avtalearkiver
        1. Lagre de fullførte dokumentene i SharePoint
        2. Lagre de fullførte dokumentene i One Drive for Business
        3. Lagre de fullførte dokumentene på Google Disk
        4. Lagre dine fullførte dokumenter i DropBox
        5. Lagre de fullførte dokumentene i Box
      3. Arkivering av nettskjemaavtale
        1. Lagre fullførte nettskjemadokumenter i SharePoint-biblioteket
        2. Lagre fullførte nettskjemadokumenter i OneDrive for Business
        3. Lagre fullførte dokumenter på Google Disk
        4. Lagre fullførte nettskjemadokumenter i Box
      4. Avtaledatauttrekking
        1. Trekke ut skjemafeltdata fra det signerte dokumentet og oppdatere Excel-ark
      5. Avtalevarsler
        1. Sende tilpassede e-postvarsler med avtaleinnholdet og signert avtale
        2. Få Adobe Acrobat Sign-varsler i en Teams-kanal
        3. Få Adobe Acrobat Sign-varsler i Slack
        4. Få Adobe Acrobat Sign-varsler i Webex
      6. Generering av avtaler
        1. Generere dokument fra Power App-skjema og Word-mal, sende til signering
        2. Generere avtale fra Word-mal i OneDrive, og få signatur
        3. Generere avtale for valgt Excel-rad, sende til gjennomgang og signering
  5. Tilpassede arbeidsflyter for sending
    1. Oversikt for tilpasset Send-arbeidsflyt
    2. Opprette en ny Send-arbeidsflyt
    3. Redigere en Send-arbeidsflyt
    4. Aktivere eller deaktivere en tilpasset Send-arbeidsflyt
    5. Sende en avtale med en Send-arbeidsflyt
  6. Dele brukere og avtaler
    1. Dele en bruker
    2. Dele avtaler

Integrere med andre produkter

  1.  Oversikt over Acrobat Sign-integrasjoner 
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. Acrobat Sign for Outlook
    3. Acrobat Sign for Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign for Teams
    5. Acrobat Sign for Microsoft PowerApps og Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
    7. Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign for Microsoft SharePoint 
  4. Andre integrasjoner
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Partneradministrerte integrasjoner
  6. Hvordan innhente en integrasjonsnøkkel

Acrobat Sign-utvikler

  1. REST-API-er 
    1. Metodedokumentasjon
    2. SDK/utviklerveiledning
    3. Vanlige spørsmål om API    
  2. Webhook 
    1. Oversikt over webhook
    2. Konfigurere en ny webhook
    3. Vise eller redigere en webhook
    4. Deaktivere eller reaktivere en webhook
    5. Slette en webhook
    6. Toveis SSL-sertifikater
    7. Webhooks i API-et
  3. Sandbox
    1. Oversikt over Sandbox
    2. Koble sammen produksjon og Sandbox
    3. Acrobat Sign Sandbox-aktivatyper

Kundestøtte og feilsøking

  1. Ressurser for kundestøtte 
  2. Suksessressurser for Enterprise-kunder 

Bruk Tilpasset arbeidsflytutforming til å opprette egendefinerte Komponer-sider som er utformet for å støtte dokumentene, policyene og samsvarskravene dine.

Tilpasset arbeidsflytutforming gir et miljø der brukere kan opprette arbeidsflytmaler som produserer en egendefinert Komponer-side når den utløses. Gjennom designprosessen skreddersys den tilpassede siden til virksomhetens behov, slik at avtalesammensetning og konsistente signeringsprosesser effektiviseres. Med det intuitive grensesnittet kan du definere deltakerdetaljer (e-post, navn, roller og ruting), inkludere spesifikke dokumenter, angi forhåndsutfylte skjemafelt, administrere e-postdistribusjon og konfigurere alternativer som utløpsdatoer eller passord.

Fordeler med arbeidsflytmaler

Arbeidsflytmaler fremmer konsistens, reduserer feil og gjør avtaleoppretting enklere ved å gi tilpassede instruksjoner og forhåndsdefinerte felt.

For avtaler som krever samsvar med forskrifter, strømlinjeformer arbeidsflyter komplekse konfigurasjoner for signaturer og varsler. De sikrer konsistens ved å forhåndsdefinere kontrollerbare elementer og håndheve beskyttelsen for verdier lagt til av avsendere. Denne tilnærmingen sparer tid og sikrer overholdelse av gjeldende forskrifter.

 Når du er logget på, velger du Arbeidsflyter i den øverste menyen på startskjermen.

Tilgang og handlinger

  • Alle brukere: Opprett arbeidsflyter for personlig bruk. Tilgang kan tilordnes til en gruppe eller hele organisasjonen (når den er konfigurert til dette).
  • Gruppeadministratorer: Kan opprette og gi tilgang til arbeidsflyter for gruppene de administrerer.
    • Gruppeadministratorer kan redigere og konfigurere på nytt enhver arbeidsflyt som deles med en gruppe de har administratormyndighet over.
  • Kontoadministratorer: Kan opprette og gi tilgang til en arbeidsflyt for enhver bruker eller gruppe i organisasjonen. 
    • Kontoadministratorer kan redigere og konfigurere på nytt enhver arbeidsflyt som er delt med en gruppe eller med organisasjonen.

Hver avtale som genereres fra en arbeidsflytmal, behandles som en særskilt avtale, med historikk og revisjonsrapport tilgjengelig fra Administrer-siden.
Alle vanlige samhandlinger med de enkelte avtalene, som å endre utløpsdatoen eller opprette påminnelser, er tillatt.

Rapportering og dataeksporter

Generer avtalerapporter og dataeksporter ved å bruke Arbeidsflyt-filtre for å inkludere angitte arbeidsflyter i rapportdatasettet.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

  • Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke støttet
  • Acrobat Sign Solutions: Støttet
  • Acrobat Sign for Government: Støttet

Konfigurasjonsomfang:

Kontrollene som påvirker Tilpassede arbeidsflyter for sending er tilgjengelige på konto- og gruppenivå.

Merk:

Hjelpedokumentasjonen antar at følgende innstillinger er aktivert:

  1. Aktiver ny sendeopplevelse for tilpassede arbeidsflyter
  2. Aktiver maldefinert signaturplassering

Hvis disse innstillingene ikke er aktivert for organisasjonen din, kontakter du din kundeansvarlige for å få hjelp med oppdateringen.

Ved å aktivere den nyeste arbeidsflytopplevelsen kommer arbeidsflytene nærmere funksjonaliteten til den manuelle Send-prosessen.

Funksjoner som er lagt til:

  • Justerbart sideoppsett: Gir bedre brukervennlighet med fleksibelt sideoppsett.
  • Digitale signaturer: Tillater at én eller flere mottakere bruker digitale signaturer.
  • Premium identitetsverifisering: Konfigurer avansert identitetsverifisering for mottakere.
  • Mottakergrupper: Konfigurer mottakergrupper i løpet av sendingen, eller bruk gjenbrukbare mottakergrupper.
  • Alternativer for dokumentvedlegg: Legg ved flere dokumentmaler som avsenderen kan velge fra når avtalen sendes.

Slik aktiveres det:

Gå til Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Tilpassede arbeidsflytkontroller  > Egendefinerte arbeidsflytkontroller, og aktiver den nyeste arbeidsflytopplevelsen.

Konfigurer arbeidsflyter for å bruke den nye opplevelsen

Premium identitetsverifisering

I Arbeidsflytutforming vises alle aktiverte autentiseringsmetoder i mottakerobjektet.

  • Avmerkingsboksalternativer: Verifiseringsmetodene vises som avmerkingsbokser, slik at arbeidsflyt-designeren kan velge hvilke alternativer som er tilgjengelige. Bare metoder som er aktivert i gruppeinnstillingene vil vises.
  • Avsendervalg: Hvis flere verifiseringsalternativer velges, har avsenderen tilgang til de samme alternativene under sendeprosessen (hvis mottakeren er flagget som redigerbar).

Dette oppsettet gir fleksibilitet, samtidig som det gir full kontroll over verifiseringsmetodene.

Mottaker-fanen med underskriveregenskaper vist og autentiseringsalternativene uthevet

Mottakergrupper

I Arbeidsflytutforming kan mottakerobjekter samles som Mottakergrupper, noe som gir flere valg for signaturarbeidsflyter.

  • Gjenbrukbare eller Ad Hoc-grupper: Avsenderen kan velge en mottakergruppe fra adresseboken eller opprette en ad hoc-gruppe ved å angi flere e-postadresser.
  • Delt ansvar: En mottakergruppe lar flere enkeltpersoner handle for ett enkelt signaturtrinn.

Eksempel på brukssak:

Hvis du trenger at en av tre ledere kontrasignerer en avtale:

  1. Lag en mottakergruppe med e-postadressene til de tre lederne.
  2. Når det er på tide at gruppen signerer, varsles alle lederne.
  3. Bare én leder må signere for å fortsette.

Mottakergrupper gir mer effektive arbeidsflyter ved at man sikrer fleksibilitet og unngår unødvendige forsinkelser i signaturprosessen.

Når du bruker en gjenbrukbar mottakergruppe i en arbeidsflyt, må du sørge for at gruppen opprettes først og at den er tilgjengelig for alle i arbeidsflyten. Hvis arbeidsflyten er tilgjengelig for hele organisasjonen, må mottakergruppen også være tilgjengelig for hele organisasjonen.

Hvis du vil legge til en gjenbrukbar mottakergruppe, trykker du på Legg til mottakergruppe for å åpne gruppevelgeren.

Mottakergruppekompatibilitet avhenger av arbeidsflyttillatelser:

  • Arbeidsflyter som er tilgjengelige for en hel konto kan kun bruke kontoadministrerte grupper.
  • Arbeidsflyter som er tilgjengelige for en bestemt gruppe, kan bruke både gruppeadministrerte og kontoadministrerte grupper.
  • Arbeidsflyter for en individuell bruker kan bruke grupper som administreres av enkeltbrukere, grupper og kontoer.

Tilleggsmerknader:

  • Navnet på den gjenbrukbare gruppen brukes automatisk som gruppenavn når du sender en avtale med malen.
  • Mottakere i en gruppe kan ikke redigeres, legges til eller fjernes.
  • En mottakergruppe kan ikke fjernes fra signaturflyten, selv om mottakeren ikke er merket som obligatorisk.
  • Hvis den er konfigurert som en mottakergruppe, kan ikke mottakeren lenger redigeres når avtaler sendes med malen.
Mottakerkonfigurasjonspanelet med Legg til mottakergruppe-knappen uthevet. Inkluder mottakergruppevelgervinduet og den resulterende Send-siden

Ad hoc-mottakergrupper opprettes direkte i en tilpasset arbeidsflyt og gjelder kun for den arbeidsflyten. De kan ikke lagres eller brukes på nytt i andre prosesser.

Slik konfigurerer du en ad hoc-mottakergruppe:

  1. Skriv inn e-postadressene til gruppemedlemmene atskilt med komma i feltet Mottaker.
  2. Marker avmerkingsboksen Merk som mottakergruppe.

Når avsenderen starter en avtale ved hjelp av arbeidsflyten, genererer systemet automatisk et gruppenavn. Dette navnet inkluderer et prefiks som identifiserer det som automatisk generert, etterfulgt av «Mottakergruppe X», der X er et sekvensnummer basert på det totale antallet mottakergrupper som er lagt til.

Hvis mottakeren er angitt som Redigerbar, kan avsenderen:

  • Redigere gruppenavnet.
  • Fjerne alle forhåndsutfylte medlemmer.
  • Legge til nye medlemmer.
Arbeidsflytutformingen med Merk som mottakergruppe valgt og den resulterende Send-siden med mottakergruppemedlemmene oppført

Justerbart design som bygger en egendefinert Skriv-side i samme stil som Send-siden.

Brukeropplevelsen under «ny»-innstillingen er oppdatert til moderne flytbart design, som ser ut som Send-siden.

Instruksjonene som tidligere var til høyre for mottakerlisten, er flyttet til toppen av siden i et vindu som kan skjules.

Arbeidsflytkonfigurert avtale

Maldefinert felttilordning

Maldefinerte felttilordninger sikrer en sterk kobling mellom mottakerlisten, som definert i Tilpasset arbeidsflytutforming og i de passende feltene i skjemaene dine.

Eksempel på brukssak:

  1. En kundeunderskriver signerer først.
  2. En valgfri medunderskriver kan signere som nummer to.
  3. En salgsrepresentant, som fungerer som andre eller tredje mottaker, bruker en intern kontraunderskrift.

Tradisjonelt kreves to separate skjemaer på grunn av indeksering av mottakere:

  • Ett for scenariet med én underskriver, hvor den interne kontraunderskriften er utformet som som andre underskriverindeks.
  • Det ene er for scenariet medunderskriver, der medunderskriveren er underskriverindeks 2, og kontraunderskriften er utformet som underskriverindeks 3.

Med maldefinerte regler kan du utforme ett enkelt skjema med alle potensielle mottakerfelt inkludert.

Slik fungerer det:

  • Underskriverindeksen (som definert i Custom Workflow Designer) håndheves strengt.
  • Når avtalen sendes, forstås felt som er tilordnet til utelatte (valgfrie) mottakere, som indeksnumre, men ignoreres under signatursyklusen.

I eksempelet ovenfor:

  • Medunderskriveren er alltid tilordnet underskriverindeks 2.
  • Hvis medunderskriveren utelates, blir underskriver2-feltene ignorert.
  • Medunderskriveren (underskriverindeks 3) tilordnes eksklusivt til underskriver3-feltene, og samhandler bare med disse feltene, uavhengig av om medunderskriveren (underskriverindeks 2) finnes.

Aktivere maldefinert signaturplassering:

  1. Gå til Send-innstillinger > Tilpassede arbeidsflytkontroller > Aktiver maldefinert signaturplassering

Denne funksjonaliteten forenkler komplekse mottakerscenarier, noe som reduserer behovet for flere skjemaer og sikrer nøyaktige felttilordninger.

Sett opp arbeidsflyter for å bruke maldefinert signaturplassering

Merk:

Aktivering av funksjonen for maldefinert signaturplassering vil deaktivere muligheten for å forfatte avtalen under sendeprosessen.

Forstå relasjonene mellom mottakere og felt

Hver mottaker i en avtale tildeles et «underskriverindeksnummer», som avgjør hvilke felt de kan fylle ut eller signere. Hvert felt har også en samsvarende indeks som knytter det til en bestemt underskriver. Underskriver 1 har for eksempel tilgang til alle felt som er merket Underskriver 1. 

Disse indeksnumrene er basert på hver mottakers posisjon på Send-siden (den første mottakeren er Indeks 1, den andre er Indeks 2 og så videre). Hvis Mottakere må signere i rekkefølge er slått på, finner du rekkefølgen i indeksene.

Dette gjør det lett å sikre at hver mottaker bare fyller ut feltene som er ment for dem, noe som gjør signeringsprosessen raskere og mer organisert.

Merk:

Alle felt uten underskriver-indeks er tilgjengelig for mottakere som vil fylle det ut (når de fylles ut låses de på samme måte som de andre utfylte feltene).

Når du oppretter en mottakerflyt i Tilpasset arbeidsflytutforming, tilordnes underskriverindekser fra topp til bunn og venstre til høyre.

Hvis for eksempel både Underskriver og Medunderskriver vises øverst:

  • Underskriveren, som står helt til venstre, blir Underskriver 1.
  • Medunderskriveren til høyre blir Underskriver 2.

De kan signere parallelt, men indeksene sørger for at hver mottaker bare kan fylle ut feltene som er ment for dem (Underskriver 1-feltene for underskriveren, Underskriver 2-feltene for medunderskriveren).

Et eksempel på et signaturflytdiagram med fire mottakere.

«Selger» signerer som nummer tre, etter både Underskriver og Medunderskriver er ferdig.

«Ledergodkjenning» kommer som nummer fire, etter at selgerens kontrasignatur er på plass.

Merk:

Mottakeretikettene (f.eks. «underskriver», «medunderskriver», «selger» osv.) påvirker ikke hvilke felt som tilordnes. De er kun navn som administratoren velger for å hjelpe brukere med å forstå arbeidsflytmalen.

Mottakerflyten ovenfor vil gi en Egendefinert side med en mottakerdel som ser ut som i eksempelet nedenfor.

(På Egendefinert side er stakkrekkefølgen mer tydelig, selv om indeksnumrene ikke vises.)

Eksempel på egendefinert side som viser mottakerne med indeksnumrene innfelt.

Når du redigerer et skjema, tilordner du hvert felt til en bestemt signeringsindeks ved å velge en deltaker og så plassere feltene for deltakeren. 

Dra-og-slipp-redigeringsmiljøet viser en liste over mottakere med tilhørende fargekodede felt/

Tips:

Alle deltakerne er fargekodet, noe som gjør det enkelt å se hvilke felt som tilhører hvem.

For selv å ha muligheten til å konfigurere arbeidsflyter, må funksjonen være aktivert.

Naviger til Globale innstillinger > Tilpasset sending av arbeidsflyt og aktiver Aktiver arbeidsflytutformer for administratorer.

Når den er aktivert, har alle konto- og gruppenivåadministratorer tilgang til arbeidsflytdesigneren i deres administratormeny.

  • Administratorer på gruppenivå kan opprette arbeidsflyter for gruppene de har administrativ kontroll over.
  • Administratorer på kontonivå kan opprette en arbeidsflyt for enhver gruppe, i tillegg til organisasjonsomfattende arbeidsflyt.

Det finnes et alternativ for å aktivere opprettelse av arbeidsflyt på brukernivå, som gir brukere som ikke er administratorer tillatelse til å lage sine egne tilpassede arbeidsflyter.

Menyen med Globale innstillinger uthever kontrollene «Aktiver arbeidsflytutforming for administratorer».

  • Når innstillingen er aktivert, er alternativet for Tilpassede arbeidsflyter tilgjengelig etter at du har valgt fanen Arbeidsflyt.
  • Når innstillingen er deaktivert, er alternativet Tilpassede arbeidsflyter ikke tilgjengelig.
Aktiver tilgang kontra deaktivert

Som standard kan ikke-administratorbrukere bare opprette arbeidsflyter for seg selv, og kan ikke dele dem med gruppen sin. Du kan imidlertid aktivere arbeidsflytdeling på konto- eller gruppenivå ved å gå til Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflyter for sending > Tillat deling av brukeropprettede arbeidsflyter til alle gruppene.

Menyen Globale innstillinger uthever kontrollene for «Tillat deling av brukeropprettede arbeidsflyter».

  • Når innstillingen er aktivert, ser brukerne nedtrekksmenyen for gruppevelger som et alternativ for hvem som kan bruke arbeidsflyten.
  • Når innstillingen er deaktivert, vises ikke nedtrekksmenyen for gruppevelger i grensesnittet.
Tillat deling

Kontoer som ønsker å håndheve konsekvente prosesser og minimere brukerinndata, kan opprette forhåndsdefinerte arbeidsflyter for alle dokumenter, og dermed forhindre ad hoc-sending. Hvis kontoen din bruker Brukere i flere grupper, kan du konfigurere arbeidsflytinnstillinger på gruppenivå for å sikre at riktige signaturalternativer og varsler alltid brukes.

For å begrense brukere til bare å sende med godkjente arbeidsflyter, navigerer du til Globale innstillinger > Tilpasset sending av arbeidsflyt > Aktiver sending av avtaler bare ved bruk av arbeidsflyt.

Konfigurer arbeidsflyter som eneste metode for å sende avtaler

Feilrapportering for vanlige problemer i eldre miljøer

På grunn av det nye grensesnittets forbedrede kontroll og sikkerhet, kan noen eldre arbeidsflytelementer forårsake feil. Flere feilkontroller er lagt til for å forklare disse problemene bedre.

Hvis kontoen er konfigurert for å bruke den moderne sende-opplevelsen og det startes en problematisk arbeidsflyt, presenteres brukerne for et rødt banner som angir feilen:

Hvis kontoen fremdeles er konfigurert for å bruke den klassiske opplevelsen som standard, kan arbeidsflyten fortsette å fungere under de reglene. 

Den moderne funksjonaliteten viser feil når de oppdages. 

Hvis det oppdages mer enn ett problem, vil alle feilene være oppført.

For å gjøre arbeidsflyten gyldig under regelsettet i det nye grensesnittet må en administrator redigere arbeidsflyten og rette feilene som ble oppdaget:

Under det klassiske regelsettet kunne e-postadresser være feilformatert eller feil atskilt (for eksempel med mellomrom i stedet for kommaer).

Når denne feilen vises, må administratoren kontrollere:

  • Om Kopi til-adressene er riktig atskilt

  • Alle definerte mottaker-e-postadresser for å sikre at de har riktig format
    • (f.eks. navn@domene.tld)
  •  
    • Den moderne funksjonaliteten godtar kommaer eller semikolon

Den moderne opplevelsen krever unike verdier for alle dokumenttitler på Dokumenter-siden i Workflow Designer.

Flere detaljer om denne feilen finnes her

Ved utforming av en arbeidsflyt er det mulig for en administrator å legge ved en dokumentmal som har et begrenset tilgangsomfang.

Når en bruker utenfor dette omfanget prøver å laste inn arbeidsflyten, kan ikke dokumentet legges ved og det utløses et sikkerhetsbrudd.

En administrator kan for eksempel opprette en ny dokumentmal med egenskaper som begrenser tilgang til bare eieren.  Administratoren kan legge ved dokumentet i arbeidsflyten fordi han/hun er eieren. 

Andre brukere i systemet er ikke eier og er derfor utenfor dokumentets tilgangsomfang.

Når denne feilen vises, må administratoren justere egenskapene til den vedlagte dokumentmalen.

Fremgangsmåte for å gjennomgå og justere malegenskaper er her

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?