I bedriftskontoer kan alle brukere opprette egendefinerte Skriv-sider ved hjelp av Tilpasset arbeidsflytutforming, dersom denne funksjonen er aktivert.

Egendefinerte Skriv-sider kan være alt fra en enkel, tilpasset mal med signaturdetaljer, utløpstider, meldinger og lignende, til komplekse, hybride arbeidsflyter med flere signaturer som sikrer overholdelse av bedriftens retningslinjer.

Kontoadministratorer kan opprette arbeidsflyter for hele kontoen eller bestemte grupper.
Gruppeadministratorer kan opprette arbeidsflyter for sine tilordnede grupper.
Brukere med de riktige tillatelsene kan opprette og dele personlige arbeidsflyter med gruppene sine.

Få tilgang til den tilpassede arbeidsflytutformingen:

Trykk på Arbeidsflyt-fanen i den øverste navigeringslinjen.
Velg Egendefinerte arbeidsflyter fra menyen til venstre for å se tilgjengelige arbeidsflyter.
Velg Opprett arbeidsflyt for å lage en ny arbeidsflyt.

Listen over egendefinerte arbeidsflyter med Opprett arbeidsflyt-knappen uthevet.

Når du åpner en ny arbeidsflyt, vises overskriften Arbeidsflytutforming under logoen.

Øverst på siden finner du flere indikatorer og kontroller:

Statusindikator – Viser gjeldende status for arbeidsflyten:
- Utkast/Inaktiv – Merket som «Utkast.»
- Aktiv – Merket som «Aktiv.»
Navn på arbeidsflyt – Viser navnet på arbeidsflyten (for eksempel Ny arbeidsflyt).
Klone arbeidsflyt – Oppretter en kopi av arbeidsflyten med et nytt navn.
Slett arbeidsflyt – Fjerner arbeidsflyten fra kontoen.
Lukk – Lukker arbeidsflyten. Det dukker opp en melding hvis du har endringer som ikke er lagret.
Lagre – Lagrer alle endringer.
Aktiver/deaktiver – Bytter statusen på arbeidsflyten:
- Aktivert – Arbeidsflyten er merket som «aktiv» og tilgjengelig for tilordnede brukere, grupper eller organisasjonen.
- Deaktivert – Arbeidsflyten ligger som utkast og er bare tilgjengelig for eieren eller administratoren.

Arbeidsflytutformingsmenyen med alle handlingene nummerert

Oppretting av en arbeidsflyt involverer konfigurasjon av følgende detaljer:

Informasjon om arbeidsflyt – Gi arbeidsflyten et navn, skriv instruksjoner for avsendere og gi tillatelser.
Informasjon om avtale – Velg hvordan avtaledetaljene skal vises på den egendefinerte Skriv-siden.
Mottakere – Angi signeringsrekkefølgen ved å legge til underskrivere og andre mottakertyper.
E-postmeldinger – Angi e-postvarsler for ulike deltakere på hvert trinn i signeringsprosessen.
Dokumenter – Velg hvilke dokumenter som skal inkluderes i arbeidsflyten.
Inndatafelt for avsender – Legg til felt som avsenderne skal fylle ut før de sender en avtale. Disse inndataene blir en del av avtalen før de når underskrivere og godkjennere.

Alt som er konfigurert i arbeidsflytutformingen bidrar til å automatisere den egendefinerte Skriv-siden, slik at avsenderen slipper å fylle inn så mye manuelt. Obligatoriske felt er merket med en stjerne (*), mens valgfrie felt kan tilpasses eller stå tomme.

Målet er å fylle inn så mye informasjon som mulig på forhånd, slik at sendeprosessen blir raskere, enklere og det skjer færre feil.

Merk:

Innstillingene og egenskapene som er valgt i en tilpasset arbeidsflyt, overstyrer alle innstillinger på gruppe- og kontonivå. Dette gjelder for alle konfigurerbare elementer i arbeidsflyten.

For eksempel, hvis innstillingen på gruppenivå for dokumentutløp er fem dager, og arbeidsflytmalen definerer en tidsfrist på tre dager, utløper avtalen om tre dager.

Når arbeidsflytutformingen åpnes, vises Informasjon om arbeidsflyt-panelet:

Arbeidsflytutformingen viser Informasjon om arbeidsflyt-fanen

Fyll ut disse opplysningene på siden Informasjon om arbeidsflyt:

Navn på arbeidsflyt – Gi arbeidsflyten et navn.
Hvem kan bruke denne arbeidsflyten? – Angi hvem som kan bruke arbeidsflyten.
Instruksjoner til avsender – Legg til veiledning for avsendere som bruker arbeidsflyten.

Disse innstillingene styrer hvordan arbeidsflyten vises i menyene og brukergrensesnittet, gir tilgang til brukeren eller gruppen som skal kunne bruke den, og inkluderer muligheten til å gi instruksjoner til avsenderen hvis nødvendig.

Velge navn på arbeidsflyten

Arbeidsflytnavnet brukes i Acrobat Sign-grensesnittet til å identifisere arbeidsflytmalen. Det vises på følgende områder:

Når du velger en arbeidsflyt fra en liste.
I listen Egendefinerte arbeidsflyter.
Ved bruk av arbeidsflytfilteret i Rapporter og dataeksport.

Navnet på arbeidsflyten vises ikke for mottakere, så du kan bruke det til versjonskontroll, tjenestenivåer eller andre klassifiseringer som er relevante for organisasjonen.

Eksempler på arbeidsflytnavnet i bibliotekmenyen og listen over arbeidsflyter.

Slik konfigurerer du Hvem kan bruke denne arbeidsflyten?

Innstillingen Hvem kan bruke denne arbeidsflyten? styrer hvilke brukere som kan bruke arbeidsflyten. De tilgjengelige alternativene er følgende:

Bare meg – Arbeidsflyten er bare tilgjengelig for oppretteren.
- Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis alle brukere har fått tilgang til tilpassede arbeidsflyter.
- Brukere i flere grupper kan velge hvilken gruppe arbeidsflyten skal delegeres til.
Valgt gruppe – Gir tilgang til en bestemt gruppe som er valgt fra en rullegardinmeny.
- Brukere som er med i flere grupper kan opprette arbeidsflyter for alle gruppene de tilhører.
- Arbeidsflyter er knyttet til én enkelt gruppe. Gruppevelgeren vises under Skriv-siden.
- Hvis du vil dele en arbeidsflyt med flere grupper, må du først utføre testingen, og deretter klone arbeidsflyten for hver gruppe som trenger tilgang.
- Gruppemedlemmer kan bruke arbeidsflyten, og hvis det gis tilpasset tilgang til alle brukere, kan de klone og endre arbeidsflyten til eget bruk.
- Gruppeadministratorer kan redigere arbeidsflyter som er delt med deres gruppe. Kontoadministratorer kan redigere arbeidsflyter som er delt på tvers av alle grupper.
Alle brukere i organisasjonen – Arbeidsflyten er tilgjengelig for alle brukere i Acrobat Sign-kontoen.
- Arbeidsflyter på kontonivå kan sendes fra alle grupper som avsenderen er medlem av.
- Kontoadministratorer kan redigere alle arbeidsflyter som deles på organisasjonsnivå.

Velg passende innstilling basert på hvor mye arbeidsflyten skal deles.

Arbeidsflytvelgeren sorterer arbeidsflyter i tre ulike mapper basert på tilgangsinnstillingene. Disse mappene er:

Bare meg – Viser arbeidsflyter som brukeren har opprettet for eget bruk.
Min gruppe – Inneholder arbeidsflyter som er tilgjengelige for gruppen til brukeren. Hvis brukeren er medlem av flere grupper, vil de se alle arbeidsflytene som er tilordnet på gruppenivå.
Organisasjon – Inkluderer arbeidsflyter som er tilgjengelige for alle brukere i Acrobat Sign-kontoen.

Hvis en bruker ikke har noen arbeidsflyter i en bestemt mappe, vil ikke mappen være synlig. Dette er for å holde grensesnittet rent og ryddig.

Biblioteksmenyen som viser de tre mappene for arbeidsflyter.

Gi instruksjoner på den egendefinerte Skriv-siden

Nye og komplekse prosesser kan dra nytte av enkelte instruksjoner som er bygd inn i Skriv-siden.

Du kan formatere instruksjoner ved hjelp av følgende HTML-koder og attributter:

Tekstformatering: , , , ,
Lister: <ul> (usortert liste), <ol> (sortert liste), <li> (listeelement)
Bilder: <img src="fully qualified path">
Koblinger: <a href="fully qualified path">

Banene må være eksplisitt tillatt hvis du inkluderer src- eller href-attributter i bildet eller koblingskodene. Send disse nettadressene til kundestøtte for godkjenning.

Instruksjonene vises øverst på den egendefinerte Skriv-siden. Brukere kan se eller skjule instruksjonene ved hjelp av Mer/Mindre-knappen.

Disse instruksjonene er bare synlige på den egendefinerte Skriv-siden og vises aldri for mottakere.

Angi avtaleinformasjon for den egendefinerte Skriv-siden

Når du konfigurerer avtaleinformasjonen, velger du hvilke detaljer som skal være fylt ut på Skriv-siden når arbeidsflyten brukes.

Avtaledetaljer

Avtalenavn – Gi avtalen et navn. Dette vises på Behandle-siden og i e-postoverskriften Signer/godkjenn.
Melding – Skriv en melding til mottakerne. Dette vises på Skriv-siden.

Kopi til-innstillinger

CC – Skriv inn e-postadressene til mottakerne. Skill e-postadressene med komma ( , ) eller semikolon ( ; ).
Minimum – Angi minimum antall tillatte e-postadresser i Kopi til.
Maksimum – Angi maksimalt antall tillatte e-postadresser i Kopi til.
Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere redigerer kopiadressatene på Skriv-siden.

Språk for mottaker

Denne innstillingen styrer om språkvelgeren er tilgjengelig på Skriv-siden og angir standard mottakerspråk.
- Ikke vis språkvelger – Standard mottakerspråk som er valgt på konto/gruppenivå brukes.

Sendealternativer

Angi passord for å åpne nedlastet PDF-fil – Lar avsenderen velge et passord for en nedlastet PDF-fil.
- Obligatorisk – Hvis dette er aktivert, må avsendere angi et passord, og dette alternativet kan ikke slås av på Skriv-siden.
Tidsfrist for fullføring – Gjør det mulig å angi en tidsfrist på Skriv-siden.
- Dager til å fullføre avtalen – Angir standard antall dager mottakerne har på å fullføre signeringen. Denne verdien er alltid redigerbar på Skriv-siden.
Tillat redigering av dokumenter før sending – Lar avsendere endre skjemafelt i redigeringsmiljøet ved å bruke Forhåndsvis og legg til signaturfelt.
- Aktiver redigering som standard – Aktiverer automatisk Forhåndsvis og legg til signaturfelt på Skriv-siden.

Velg de riktige innstillingene for å gjøre sendeprosessen lettere samtidig som avsenderne får fleksibilitet.

Den tilpassede arbeidsflytutformingen som viser Avtaleinformasjon-fanen

Tips:

Redigere feltetiketter

Enkelte feltetiketter kan redigeres, som angitt med blyantikonet.

Trykk på blyantikonet for å angi en egendefinert etikett som vises på Skriv-siden når arbeidsflyten brukes.
Dette lar deg endre navn på felt for å bruke intern terminologi som brukerne kjenner til.
Egendefinerte etiketter har en grense på 100 tegn, så du kan inkludere korte instruksjoner om nødvendig.
Velg tilbakestillingsikonet for å endre tilbake til den opprinnelige etiketten .

Avtalenavn kan for eksempel endres til kontraktsnavn:

Klikk på Mottakere i stolpen til venstre for å gå til Mottakerruting-delen

Den tilpassede arbeidsflytutformingen som viser Mottakere-fanen

Under Mottakerruting kan du angi mottakere og en mottakerrekkefølge som er i henhold til dine krav. Du kan definere en svært kompleks arbeidsflyt med seriell, parallell, hybrid eller nestet hybrid ruting. Instruksjonene nedenfor fremhever funksjonaliteten som finnes under Mottakerruting.

Slik legger du til en ny mottaker foran eller etter en eksisterende mottaker:
- Velg Legg til-ikonet.
- Velg rollen du vil bruke (alle roller som er aktivert for kontoen, vil være tilgjengelige).

For å angi en parallell gren, klikker du på Legg til-ikonet over en mottaker og velger Parallelle grener.

Mottakertilleggspanelet som viser det parallelle alternativet Gren

For å slette en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og velger Slett-ikonet.

En mottaker i signaturflyten med Slett-iikonet uthevet

For å tilpasse en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og velger Rediger-ikonet.

En mottaker i signaturflyten med Rediger-ikonet uthevet og mottakerprofilen eksponert

Når du redigerer en mottaker, kan du konfigurere følgende:

Mottaker-etiketten – Tilpass etiketten til mottakeren. Standardetiketten for mottakere kan for eksempel endres til Innkjøper.
- Etikettene for mottakere må være unike innenfor en arbeidsflyt.
Mottaker – Oppgi e-postadressen som er standard for mottakeren.
Legg til mottakergruppe – Velg denne knappen for å legge til en gjenbrukbar mottakergruppe fra listen over mottakergrupper som er tilgjengelig for deg.
Merk som mottakergruppe – Når det er merket av for dette alternativet, opprettes en mottakergruppe fra e-postadressene som er oppført i Mottaker -feltet i stedet for en standard e-postoppføring for mottaker. Mottakergruppen kan stå tom eller fylles ut med én eller flere e-postadresser fra E-post-feltet (kommadelt).
Denne mottakeren er avsenderen – Når denne er merket, settes avsenderen inn som mottakeren.
Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det er påkrevd med en signatur fra mottakeren.
Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen oppdaterer e-postadressen til denne mottakeren på Send-siden.
Legg til privat melding – Velg dette alternativet for å angi en privat melding til mottakeren. Private meldinger settes inn i e-posten til mottakeren (i tillegg til fellesmeldingen) og på e-signeringssiden.
Rolle – Oppdater mottakerens rolle (underskriver, godkjenner, skjemautfyller osv.).
Autentisering – Velg hvilken type identitetsverifisering som kreves for underskriveren. Bare alternativene som er aktivert er synlige.
- Enkeltfaktorautentisering: ingen (e-post), Acrobat Sign, engangspassord for e-post.
- Tofaktorautentisering: telefon, KBA, passord og myndighetsutstedt ID.

Husk å lagre eventuelle mottakerkonfigurering som er utført.

Nedenfor ser du et eksempel på mottaker-informasjon og ruting der etikettene til begge underskrivere (underskriver og medundreskriver) og for de interne mottakerne (salgsrepresentant og ledergodkjenning) har blitt tilpasset.

Et eksempel på mottakerflyt som viser to kundeunderskrivere i en parallellflyt, og to interne underskrivere i en sekvensiell prosess.

Velg e-poster i stolpen til venstre for å gå til delen med e-poster.

I delen med e-poster kan du styre hvilke meldinger som skal sendes i underskrivings- og godkjenningsprosessen, basert på forskjellige hendelser.

Du kan for eksempel konfigurere varsler som skal sendes til mottakere og kopimottakere når en avtale kanselleres.

Den tilpassede arbeidsflytdesigneren som viser E-post-fanen

Merk av i avmerkingsboksene for hendelsene som skal utløse et e-postvarsel, og velg deretter Lagre for å bruke konfigurasjonen.

Velg Dokumenter på skinnen til venstre for å gå til delen med Dokumenter.

Den tilpassede arbeidsflytdesigneren som viser fanen Dokumenter

I Dokumenter-delen kan du definere hvordan dokumenter vedlegges og administreres i arbeidsflyten.

Dokumenttittel – Oppgi en tittel for dokumentet. Denne tittelen vises i Dokumenter-delen på Komponer-siden.
Filer – Velg Legg til fil-ikonet for å legge ved et dokument fra Acrobat Sign-malbiblioteket. Dokumentet inkluderes automatisk når arbeidsflyten brukes.
- Hvis ingen fil er valgt, blir senderen bedt om å laste opp et dokument ved sending av avtalen.
- Hvis et dokument er merket som nødvendig, blir det alltid festet når arbeidsflyten starter.
- Slett fil – For å fjerne en vedlagt fil, velger du (X)-ikonet ved siden av filnavnet.
Dokumentnavn – Oppgi et meningsfylt navn slik at avsenderen kan identifisere dokumentet. Standardnavnet er basert på den opplastede filen, men det kan redigeres.
Obligatorisk – Spesifiser om dokumentet skal inngå i avtalen.
Legg til dokument – Velg Legg til dokument for å inkludere ytterligere filer. Hvert dokument må ha en unik tittel.
Slett rad – For å fjerne et dokument, velger du (X)-ikonet i den tilsvarende raden.

Merk:

Når du knytter en Acrobat Sign-biblioteksmal til en arbeidsflyt, kan brukere bare få tilgang til maler som oppfyller følgende kriterier:

Eies av senderen personlig.
Tilordnet samme gruppe som arbeidsflyten.
Tilordnet organisasjonen (maler på kontonivå), som arves av alle gruppene.

Denne begrensningen eksisterer siden arbeidsflyter har et en-til-en forhold til grupper, noe som betyr at de er knyttet til én enkelt gruppe om gangen.

Dette skiller seg fra hvordan brukere med medlemskap i flere grupper (en-til-mange) opplever malbiblioteket. Disse brukerne kan se alle malene tilknyttet hver gruppe de tilhører. Arbeidsflytene forblir imidlertid begrenset i omfang, og viser bare maler relatert til den tilordnede gruppen.

Nedenfor er et eksempel på en konfigurert dokumenter-del:

Dokumenter-fanen som viser fire konfigurerte filer som kan vedlegges.

Velg Inndatafelt for sender i stolpen til venstre for å gå til delen Inndatafelt for avsender.

Disse inndatafeltene er tilordnet til skjemafelt i de vedlagte dokumentene – enten de er forhåndsdefinert i arbeidsflyten eller lastet opp av avsenderen.

Avsendere kan bruke disse feltene til å forhåndsutfylle informasjon før avtalen sendes til mottakerne.

Den tilpassede arbeidsflytdesigneren som viser avsenderinndatafeltene

I Avsenderinndatafelt-panelet, velger du Legg til felt for hvert felt som avsenderen må gjennomgå og potensielt fullføre.

Avsenderinndatafelt-fanen som fremhever Legg til felt-knappen

Konfigurer følgende innstillinger for hver rad som legges til:

Visningsnavn – Oppgi en tittel for feltet. Dette vises på Komponer-sidne som referanse for avsenderen.
Skjemafeltnavn – Oppgi feltnavnet slik det vises i det vedlagte bibliotekdokumentet. Navnet må samsvare nøyaktig med skjemafeltet i dokumentet.
Standardverdi – (Valgfritt) Angi en standardverdi for feltet.
Nødvendig – Aktiver dette alternativet hvis feltet må fylles ut før avtalen sendes.
Redigerbar – Aktiver dette for å la avsenderen endre standardverdien.
Slett rad – Velg (X)-ikonet for å fjerne raden.

Nedenfor ser du et eksempel på Inndatafelt for avsender:

Inndatafelt for avsender-fanen som viser et par standarder for skjemafelt

Når arbeidsflyten er fullstendig konfigurert, trykker du på Lagre for å lagre endringene dine.

Når du er klar til å rulle ut arbeidsflyten, velger du Aktiver å gjøre den tilgjengelig.

Tips:

Under testing kan du velge Bare meg i Hvem kan bruke denne arbeidsflyten, for å sikre at alle konfigurasjoner fungerer som forventet.

Når du er sikker på at arbeidsflyten er riktig konfigurert, endrer du Hvem kan bruke denne arbeidsflyten til riktig innstilling og lagrer endringene dine.

Tilleggsinnhold som er relevant for tilpassede arbeidsflyter for sending:

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Opprett en egendefinert Skriv-side ved hjelp av Tilpasset arbeidsflytutforming

Lag en egendefinert Skriv-side med Tilpasset arbeidsflytutforming.