Utløpsdato-funksjonen i Acrobat Sign lar avsenderne velge en tidsgrense for når mottakerne kan fullføre signaturene sine før avtalen kanselleres automatisk. Dette bidrar til å kontrollere tidsfrister for signering, spesielt for tidssensitive avtaler, for eksempel sesongbaserte kontrakter eller spesialtilbud. Den gjør det også lettere å holde styr på avtaler, ved å fjerne gamle avtaler og avtaler som mest sannysnlig ikke vil fulløres fra Pågår-listen. Dette gjør det lettere å spore aktive avtaler.

Avsendere kan angi utløpsdatoer opptil 180 dager fra når en avtale sendes. Avtaler er som standard satt til å utløpe kl. 23.59 lokal servertid, men avsenderne kan justere dette. For å optimalisere systemytelsen utløper avtaler alltid på tider med lav belastning for den tildelte servergruppen. Hvis en avtale er satt til å utløpe i en periode med høy belastning, legger systemet automatisk til 12 timer, slik at utløpet forsinkes og likevel skjer på et tidspunkt med lav belastning.

Merk:

Hvis det ikke er valgt en manuell utløpsdato, utløper avtalen automatisk når den har hatt Pågår-status i mer enn 365 dager. Dette sikrer at avtaler ikke står åpne i lang tid.
Alle utløpstider er basert på servergruppens tidssone (se «Vanlige spørsmål» nederst på siden).

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Acrobat Standard og Acrobat Pro: Støttes ikke
Acrobat Sign Solutions: Støttes, deaktivert som standard
Acrobat Sign for Government: Støttes, deaktivert som standard

Konfigurasjonsomfang:

Administratorer kan aktivere denne funksjonen på konto- og gruppenivå.

Du finner denne funksjonen ved å gå til administratorenes konfigurasjonsmeny og finne Send-innstillinger > Dokumentutløp

Dokumentutløp-valgene på menyen for Send-innstillinger.

Dokumentutløp-flyten for avsenderen vil variere avhengig av om du konfigurerer en kommersiell Acrobat Sign Solutions-konto eller en Acrobat Sign for Government-konto.

Velg et tjenestenivå fra oversikten nedenfor for å se gjennom konfigurasjonsalternativene i de ulike miljøene:

Når dokumentutløp er aktivert, må du også velge La avsendere angi eller endre utløpsinnstillinger per dokument eller Begrens antall dager underskrivere har til dokumentsignering til.

Dokumentutløp-valgene på siden Send-innstillinger med alternativet «Aktiver dokumentutløp» uthevet.

Dette gjør Tidsfrist for fullføring-verdien i Avtaleinnstillinger tilgjengelig.

Hvis innstillingen er deaktivert, er alternativet Tidsfrist for fullføring låst og kan ikke redigeres.

Avtaleinnstillinger-delen av Skriv-siden med det stengte feltet «Fullføringsdato» uthevet.

Når dette er aktivert, kan avsendere endre utløpsdatoen til hvilken som helst dag innen 180 dager etter at avtalen ble opprettet.

Nye avtaler settes automatisk med utløpsdato 180 dager fra dagen de sendes (med mindre et begrenset antall dager er angitt).

Avsenderen står fritt til å velge en annen utløpsdato i løpet av de første 180 dagene.

Når dette er aktivert, kan tidsfristen for avtaler som Pågår redigeres på Behandle-siden.

Utløpsdatoen i metadataene til avtalen viser et blyantikon for å åpne Legg til- eller Rediger-grensesnittet for tidsfristen.

To eksempler på Behandle-siden, en der Rediger-ikonet er uthevet, og en der det vises at det ikke finnes noe ikon.

Når dette er aktivert, tar nye avtaler automatisk i bruk en fullføringsfrist som måles i antall dager og er definert av inndatafeltet.

Hvis alternativet for å tillate at avsender angir eller endrer utløpsdatoen ikke er aktivert, vil datovelgeren til høyre for utløpsdatofeltet låses, og kun standardvinduet for utløp vil gjelde.

Avtaleinnstillinger-delen av Skriv-siden som viser fullføringsfristen med låst datovelger.

Når dette er aktivert, gjelder ikke dokumentets utløpsdato for interne mottakere, dvs. brukere i samme Acrobat Sign-konto som avsenderen.

Dette sikrer at eksterne mottakere må fullføre sine handlinger i det valgte utløpsvinduet, som angitt i avtaledetaljene og e-postvarslene. I mellomtiden er interne medunderskrivere ikke begrenset av utløpsdatoen, noe som forhindrer situasjoner der de går tom for tid til å fullføre sine handlinger før avtalen utløper.

Når dette er aktivert, settes informasjon om tidsfristen automatisk inn i alle e-poster som sendes til mottakeren.

Eksemplene nedenfor viser forespørselen om å signere, og en påminnelsesmelding med informasjon om tidsfristen.

Hvis alternativet er deaktivert, blir ikke utløpsinformasjonen inkludert i e-postmalen.

Eksempel på e-post til mottakeren med informasjon om tidsfristen uthevet.

Når dokumentutløp er aktivert, må du også velge La avsendere angi eller endre utløpsinnstillinger per dokument eller Begrens antall dager underskrivere har til dokumentsignering til.

Nye avtaler viser alternativet Tidsfrist for fullføring. Opplevelsen avhenger av om standardtidsfristen brukes, eller om avsenderen selv kan angi tidsfristen.

Hvis Dokumentutløp ikke er aktivert, vises ikke Tidsfrist for fullføring-alternativet på siden.

den klassiske opprettingssiden med «Tidsfrist for fullføring uthevet»

Når dette er aktivert, kan avsendere endre utløpsdatoen til hvilken som helst dag innen 180 dager etter at avtalen ble opprettet.

Dokumentutløpsvalgene på siden Send-innstillinger med alternativet «Tillat at avsender angir datoen» uthevet.

I nye avtaler vises alternativet Tidsfrist for fullføring uten en verdi. Avsenderen kan velge mellom å oppgi et antall dager før avtalen utløper, eller å ikke sette en utløpsdato.

Den klassiske Skriv-siden med alternativet «Tidsfrist for fullføring» uthevet

Når dette er aktivert, kan tidsfristen for avtaler som Pågår redigeres på Behandle-siden.

Dokumentutløpsvalgene på siden Send-innstillinger med alternativet «Tillat endring av dato» uthevet.

Utløpsdatoen i metadataene til avtalen viser et blyantikon for å åpne Legg til- eller Rediger-grensesnittet for tidsfristen.

Når dette er aktivert, tar nye avtaler automatisk i bruk en fullføringsfrist som måles i antall dager og er definert av inndatafeltet.

Dokumentutløpsvalgene på siden Send-innstillinger med alternativet «Begrens antallet dager» uthevet.

Hvis alternativet for å tillate at avsender angir eller endrer utløpsdatoen ikke er aktivert, vil Tidsfrist for fullføring være huket av, men låst. I slike tilfeller vil det kun være standard utløpstid som gjelder.

Skriv-siden som viser fullføringsfristen med låst datovelger.

Når dette er aktivert, gjelder ikke dokumentets utløpsdato for interne mottakere, dvs. brukere i samme Acrobat Sign-konto som avsenderen.

Dokumentutløpsvalgene på siden Send-innstillinger med alternativet «Inkluder interne mottakere» uthevet.

Når dette er aktivert, settes informasjon om tidsfristen automatisk inn i alle e-poster som sendes til mottakeren.

Dokumentutløpsvalgene på siden Send-innstillinger med alternativet «Inkluder informasjon i e-poster» uthevet.

Eksemplene nedenfor viser forespørselen om å signere, og en påminnelsesmelding med informasjon om tidsfristen.

Hvis alternativet er deaktivert, blir ikke utløpsinformasjonen inkludert i e-postmalen.

Utløpstidspunkt

Dokumentutløp skjer alltid i perioder med lav belastning, basert på serveren som sendte avtalen. Dette er mellom kl. 19.00 og 07.00 i serverens lokale tidssone.

Avtaler som sendes gjennom den moderne Be om signaturer-prosessen utløper automatisk kl. 23.59, men avsenderne kan få tillatelse til å velge egendefinerte utløpsdatoer og klokkeslett. Avtaler som sendes via API-et, integrasjoner eller eldre grensesnitt, bruker imidlertid ikke kl. 23.59 som standard. I stedet bruker de tidsstempelet på når avtalen ble sendt.

Hvis en avtale er satt til å utløpe i travle perioder, legges den i kø for utløp, men forsinkes automatisk med 12 timer, slik at utløpshendelsen behandles i perioder med lav belastning.

Status og redigering under utløpskø

Når en avtale er lagt i kø for utløp, forblir avtalestatusen Pågår på Behandle-siden og i API-svarene.
Mottakere kan ikke signere en avtale i kø og vil motta en feilmelding som sier at avtalen ikke kan signeres.
I det 12-timers køvinduet kan avsenderen redigere utløpsdatoen på Behandle-siden for å forlenge tidsfristen og gi mottakerne mer tid til å signere.

Beste fremgangsmåte

Det anbefales vanligvis å velge en standard utløpsdato. Dette bidrar til å holde avtaler organisert, og sikrer at de følger gjeldende retningslinjer. Du kan sikre mer effektivitet ved å sørge for at avtaler som sannsynligvis ikke vil bli fullført utløper automatisk, slik at det blir mindre rot i Pågår-filteret på Behandle-siden og enklere å følge med på aktive avtaler.

Hvis du aktiverer utløpsdatoer, kan det være lurt å:

Aktivere Inkluder utløpsinformasjon i e-poster som sendes til underskrivere – Gi mottakerne beskjed om tidsfristen for signering, og informer dem om at avtalen utløper hvis de ikke foretar seg noe.
Deaktivere Inkluder interne underskrivere ved bruk av tidsfrister for dokumentutløp – Tidsfrister påvirker vanligvis eksterne mottakere mer enn interne brukere. Ved å deaktivere dette, unngår du at avtaler utløper fordi interne medunderskrivere ikke signerer i tide.
Aktivere Tillat endring av innstillinger for utløp etter at dokumentet er sendt – Dette avhenger vanligvis av samsvarskrav. Hvis prosessen ikke har strenge tidsbegrensninger, gir dette avsenderne mer fleksibilitet og muligheten til å redde avtaler som er i ferd med å utløpe.

Ting du bør vite og vanlige spørsmål:

Tidsrommet med lav belastning er mellom kl. 19.00 og 07.00, basert på tidssonen for segmentgruppen avtalen ble sendt fra. Tidssonene som brukes for hver fragmentgruppe er:

Segmentgruppe	Tidssone for tidsrom med høy belastning (kl. 07.00 - 19.00)
NA1, NA2, NA3, NA4	Amerika/Chicago
EU1, EU2	Europa/Berlin
AU1	Australia/Sydney
JP1	Asia/Tokyo
IN1	Asia/Kolkata
SG1	Asia/Singapore

Merk:

Enkelte segmentgrupper består av segmenter som spenner over flere tidssoner. Alle segmentene i gruppen bruker det samme utløpsvinduet på tidspunkter med lav belastning.
For eksempel har NA1, NA2, NA3 og NA4 samme tidsvindu med lav belastning basert på Central Time (GMT -6).

Avtalen utløper som planlagt, vanligvis noen få minutter etter angitt utløpstid.

Det viser til segmentet der avtalen ble sendt, basert på avsenderens miljø. (Finn ut hvilket segment du er i >)

Underskriveren kan ikke signere etter utløpstiden, selv om avtalen ennå ikke har gått over til statusen UTLØPT. De vil se en feilmelding:

Hvis en avtale er lagt i kø for utløp, men utløpet ennå ikke er behandlet, kan avsenderen fremdeles redigere utløpsdatoen. Dette gir mottakeren ekstra tid til å signere avtalen før den utløper.

Inntil systemet behandler utløpet (innen 12 timer), har avtalen statusen PÅGÅR. Den går over til UTLØPT når utløpshendelsen er behandlet.

Ja, du kan redigere utløpstiden når som helst frem til utløpet er behandlet. Det er ingen begrensninger for å endre utløpstiden før avtalestatusen endres til UTLØPT.

Ja, men forsinkelsen kan variere litt, avhengig av systembelastningen.

Når du angir utløpsdato og klokkeslett under Be om signaturer, settes tidspunktet automatisk til kl. 23.59 for å sikre at utløpet havner på et tidspunkt med lav belastning, og at det behandles på, eller ikke lenge etter, det valgte tidspunktet. Du kan justere dette i delen Avtaleinnstillinger.

Avtaleinnstillinger-delen av Be om signatur-siden, der innstillingen «Tidsfrist for fullføring» er valgt.

Avtalen vil ha statusen Pågår frem til utløpet er behandlet, noe som vanligvis tar 12 timer.

Datastyring starter først etter at avtalen er inne i en avslutningsfase (for eksempel med status UTLØPT). Et senere utløpstidspunkt vil også gi en senere start på oppbevaringsperioden.

Utløpshendelsen logges når utløpet er behandlet, noe som kan ta opptil 12 timer ekstra dersom utløpstiden havner på et travelt tidspunkt.

Denne oppdateringen optimaliserer systemytelsen for å imøtekomme høyere etterspørsel.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Konfigurer automatisk dokumentutløp (tidsfrist for fullføring)

La avsendere angi en utløpsdato for automatisk kansellering av en avtale etter et angitt tidspunkt.