Oversikt
Et signerbart webskjema kan opprettes for å bygges inn på nettstedet ditt (eller sendes som en nettkobling), slik at flere personer enkelt kan få tilgang til skjemaet eller dokumentet og opprette en avtale.
Et webskjema kan konfigureres til å ha en eller flere deltakere, flere medunderskrivere samt flere kopimottakere. Signaturflyten for et webskjema er:
- Når den første deltakeren fullfører og bekrefter sin signatur/handling, opprettes en avtale
- Hvis webskjemaet tillater flere deltakere, vil alle deltakere fullføre sin handling på avtalen i den rekkefølgen de er oppført.
- Etter at deltakerne har fullført sine handlinger, blir medunderskriverne varslet i den rekkefølgen de er oppført.
- Når avtalen er fullført, blir alle parter (inkludert kopimottakere) varslet om den fullførte avtalen.
Slik aktiverer/deaktiverer du brukertilgang til webskjemaer
Business- og Enterprise-tjenestenivåer kan konfigurere webskjematilgang og alternativer for underskrivere.
Webskjematilgang og alternativer for underskrivere kan aktiveres eller deaktiveres på konto- eller gruppenivå ved å gå til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Webskjemaer
Konfigurasjon
Webskjemaer er underlagt flere generelle innstillinger som dekker alle avtaler i en bestemt gruppe. Den praktiske bruken av et webskjema er imidlertid ofte forskjellig fra en avtale som sendes direkte til en kjent mottaker, og de relaterte innstillingene angående godkjennings- og e-postalternativer kan være i konflikt.
Kunder som har aktivert brukere i flere grupper kan finne det nyttig å opprette en ny gruppe med tilpassede innstillinger for nettskjema-opplevelsen (f.eks. interne webskjemaer som krever mindre strenge godkjenninger).
Tilgjengelighet:
Webskjemaer er tilgjengelige for lisensplaner for arbeidsgrupper og bedrift.
Konfigurasjonsomfang:
Funksjonen kan være aktivert på både konto- og gruppenivå.
Kontrollene for denne funksjonen kan vurderes ved å gå til Globale innstillinger > Webskjemaer
Når det gjelder kontroller som direkte påvirker webskjemaer, finnes det flere konfigurasjonsalternativer:
Hvis du merker av for dette alternativet, vises alternativet Publiser et webskjema på Startsiden, slik at brukerne kan opprette skjemaer etter behov.
Kopi-til-parter kan legges til i webskjemaet når det er aktivert. Ellers fjernes alternativet for å legge til Kopi til-parter fra opprettelsesprosessen.
Når aktivert vises en kobling for PDF-nedlasting i Alternativer-nettskjemaet, som lar mottakeren laste ned et tomt nettskjema som en PDF.
Webskjemaer krever at hver deltaker oppgir e-postadressen sin, slik at signaturhandlingen uttrykkelig kan tilskrives og valideres.
Krev en e-postadresse i signaturblokkinnstillingen angir når e-posten samles inn, i feltene i selve nettskjemaet eller i et overlegg etter signeringsprosessen.
Når dette er aktivert, kreves et felt for e-postadresse for hver underskriver. Dette feltet kan være et individuelt plassert felt for e-post eller det innebygde e-postfeltet som er inkludert med en signaturblokk.
Systemet plasserer automatisk et felt for signaturblokk nederst på den siste siden for hver mottaker som ikke har et felgt for e-post i dokumentet.
Når innstillingen er deaktivert, krever ikke nettskjemaet at det finnes et e-postfelt innenfor grensene for skjemaet. Når signaturen er forpliktet, blir mottakeren bedt om å oppgi en e-postadresse via et overleggsgrensesnitt.
I alle tilfeller må det innhentes en e-postadresse for hver deltaker..
Når Krev at underskriver bekrefter e-postadressen sins er aktivert, må mottakeren bekrefte signaturen sin før deltakerens signatur er fullført.
Deltakeren er informert om kravet om å bekrefte signaturen sin via lenke sendt på e-post:
Revisjonsrapporten indikerer tydelig at e-postmeldingen ble bekreftet:
Når Krev at underskriver bekrefter e-postadressen sin er deaktivert, trenger ikke deltakeren å bekrefte e-postadressen sin for å fullføre signaturprosessen. Avtalen forutsetter en fullført status eller går videre til neste deltaker.
Revisjonsrapporten for ubekreftede e-postadresser indikerer at verifisering ble frafalt:
Ikke bekreftede signaturer kan benektes.
Hvis du deaktiverer e-postverifisering for deltakeren og du trenger en juridisk bindende signatur, må du sørge for at du bruker en form for autentisering som identifiserer en unik person (f.eks.: KBA).
Hvis den første underskriveren inkluderer flere deltakere, må e-postbekreftelsen fullføres før den andre deltakeren varsles (uavhengig av denne innstillingen).
Når Tillat flere deltakere er aktivert, viser nettskjemagrensesnittet en kobling for å legge til deltakere som setter inn en ekstra deltakerpost per klikk (opptil maksimalt 25 deltakere).
Når Tillat flere deltakere er deaktivert, tillater ikke grensesnittet å legge til flere deltakere og nettskjemaer tillater bare én ekstern underskriver.
Hvis du aktiverer Tillat at mottakere lagrer fremdriften og fortsetter senere, vises et alternativ for at mottakere kan lagre webskjemaet med alle inndatafeltene som om det var en avtale som ble sendt til dem fra oppretteren av webskjemaet. Mottakeren kan eksplisitt lagre fremdriften ved hjelp av Alternativer-menyen. I tillegg ber webskjemaet automatisk brukeren om å lagre fremdriften hvis de prøver å navigere bort fra skjemaet.
Etter at avtalen er lagret, leveres en e-post til mottakeren, og instruksjoner vises for at underskriveren skal fortsette å fylle ut skjemaet via e-postlenken:
Underordnede kontroller gjør det mulig å justere mottakeropplevelsen dersom brukstilfellet tillater det:
- Lagre ved åpning av nettskjemaet – Når dette er aktivert, må mottakeren lagre nettskjemaet med en gang skjemaet åpnes. Underskriveren kan som standard avbryte lagringsprosessen. Dette alternativet anbefales hvis webskjemaene dine er lange eller komplekse for å unngå potensielle problemer med tidsavbrudd for økter.
- Tving lagring ved åpning – Når dette alternativet er aktivert, fjerner det alternativet for å avbryte meldingen om å lagre nettskjemaet når det åpnes.
- Deaktiver signering ved tilgang til webskjemaet fra e-postkobling – Når dette er aktivert, er mottakeren ikke pålagt å godkjenne når du får tilgang til den lagrede avtalen via e-postkoblingen. Vurder å aktivere dette alternativet hvis prosessen ikke krever at hver tilgang til skjemaet godkjennes.
- Tillat redigering av avtalens navn – Når dette er aktivert, kan mottakeren redigere avtalens navn (som vist på Behandle-siden) og påfølgende referanser (rapportering, revisjonsrapporter osv.). Det anbefales generelt ikke å tillate mottaker å fritt redigere avtalens navn med mindre det er et vesentlige forretningsmessig behov for å gjøre det.
Flere detaljer om muligheten til å lagre webskjemaer finner du her >
Vanlige spørsmål og kjente problemer
Bare når webskjemaet er i Utkast-status.
Når et webskjema er opprettet, kan ikke navnet på webskjemaet endres.
Den som opprettet webskjemaet mottar alltid den fullførte avtalen (hvis det ikke er andre aktive innstillinger som undertrykker varslingen).
Hvis en annen part skal varsles når webskjemaavtalen er signert, kan Kopi til-feltet brukes til å sørge for at den parten inkluderes automatisk.
Etter at webskjemaet er publisert, kan kontraunderskrivere bare redigeres på Behandle-siden.
Bare e-postadressen kan redigeres. Antall kontraunderskrivere kan ikke endres.
Hvis skaperen av webskjemaet har blitt lagt til i webskjemaets kontraunderskrivere, kan deltakeren ikke redigeres
Ja.
Når et webskjema opprettes, kan du redigere kopimottakerne på Behandle-siden.
Ja.
Maler i Acrobat Sign-biblioteket kan brukes som base for et webskjema ved å legge dem til via koblingen Legg til filer.
Digitale signaturfelt støttes ikke for øyeblikket i webskjemaer.
Forsøk på å lagre et webskjema med en digital signatur vil utløse en feilmelding som identifiserer felttyper som ikke støttes.
Ja.
Instruksjoner for deaktivering av e-postbekreftelsesprosessen finnes i Konfigurasjon-delen.
Deaktivering av e-postbekreftelse fjerner ikke kravet om at underskriveren skal oppgi en e-postadresse.
Hvis du deaktiverer signaturens e-postautentisering og du trenger en juridisk bindende signatur, må du sikre at du bruker en form for autentisering som identifiserer en unik person (f.eks: KBA, passord).
Ja.
URL-adressen til et webskjema er som en hvilken som helst URL-adresse.
Å legge til URL-adressen til et webskjema som en hyperkobling vil ikke logisk koble en avtale som er generert av webskjemaet, til kildeavtalen.
Data som samles inn på et webskjema oppbevares i transaksjons-ID-en til avtalen. Dataene fylles ikke ut noe annet sted i Acrobat Sign-systemet, og hvis avtalen slettes fullstendig, slettes dataene også.
Rapportering på webskjemaene trekker innholdet fra avtalen(e) for å fylle ut rapporten, men lagrer ikke dataene på noen nye steder.
Webkjemaer som venter på en e-postbekreftelse (ved å klikke på Bekreft e-postadressen min eller Gjennomgå og signer-koblingen), vises ikke på Behandle-siden. Dette gjelder både listen over pågående avtaler samt oppsummeringsrapporten:
Webskjemaer som er lagret, men Gjennomgå og signer-koblingen ikke er åpnet, kan observeres ved å eksportere skjemadataene for webskjemaet.
Hvis alternativet Krev at underskriver verifiserer e-postadressen sin er deaktivert, godtas ethvert signeringsforsøk, og avtalen vises tilsvarende på Behandle-siden.
Aktivitetsdelen av den overordnede webskjemamalen registrerer de store hendelsene som opprettelse, aktiver/deaktiver og erstatt deltakere
Alle artikler fra webskjema:
- Webskjemaoversikt og konfigurasjon
- Opprett et webskjema
- Redigere et webskjema
- Aktivere/deaktivere et webskjema
- Skjule/vise et webskjema
- Finn nettadressen og skriptkoden for et webskjema
- Forhåndsutfylte feltverdier for webskjema ved hjelp av nettadresse-parametere
- Tillat at webskjemaer lagres og gjenopptas av mottakere
