新しい送信ワークフローの設定

ワークフローデザイナーが開き、「ワークフロー情報」パネルが表示されます。

ワークフロー情報ページで、以下の情報を入力します。

• ワークフロー名 - ワークフローの名前を入力します。この名前は、ワークフローデザイナーのバナー、「ホーム」ページの「ワークフローを使用」ドロップダウン、およびワークフローを使用して契約書を送信する際の「送信」ページの一番上に表示されます。
• 送信者への指示 - ワークフローを使用するための指示を入力します。これらの指示は、ワークフローを使用して契約書を送信する際に、「送信」ページの上部に表示されます。

• このワークフローを使用できるユーザー - ワークフローを使用できるユーザーを指定します。次のオプションを使用できます。
  
  • 自分のみ - ワークフローは、ワークフローの作成者のみが使用できます。
    
    • カスタムワークフローへのアクセス権がすべてのユーザーに付与されている場合に限って「自分のみ」を使用できます。
    • 複数のグループにアクセスできるユーザーには、ワークフローを使用できるグループを選択するオプションがあります。
      
  • 選択したグループ - 作成者がアクセス権を持つすべてのグループが表示されるドロップダウンフィールドです。
    
    • 「ユーザーの複数グループ所属」がアカウントで有効になっている場合、ユーザーはメンバーである任意のグループのワークフローを作成できます。
    • ワークフローは 1 つのグループにのみ関連付けることができます。「送信」ページのグループセレクターが非表示になります。
      • 複数のグループがワークフローへのアクセスを必要とする場合は、ワークフローテストを完了してから、アクセスが必要な各グループのワークフローのコピーをクローンします。
        
    • グループが 1 つ選択されている場合、そのグループのメンバーであるユーザーはワークフローを使用するためのアクセス権を持ちます。
      
      • すべてのユーザーにカスタムワークフローアクセス権が付与されている場合、他のユーザーには、契約書をクローンして独自のバージョンのワークフローを作成するオプションがあります。
        
    • グループレベル管理者は、管理権限を持つグループで共有されている任意のワークフローを編集する権限を有しています（アカウントレベルの管理者もすべてのグループに対する権限があるため、グループ共有されているワークフローを編集する権限を有しています）。
      
  • 組織内の任意のユーザー - Acrobat Sign アカウントのすべてのユーザーがワークフローを使用できます。
    • アカウントレベルのワークフローは、送信者がメンバーである任意のグループから送信できます。
    • アカウントレベル管理者は、組織レベルで共有されている任意のワークフローを編集できます。
      

以下に、「ワークフロー情報」の例を示します。

左側のパネルの「契約情報」をクリックします。

「送信」ページに入力する契約情報を定義します。

• 契約名 - 契約書の名前を入力します。この名前は、ワークフローを使用して契約書を送信する際の「送信」ページと、「署名／承認してください」電子メールの見出しに表示されます。
  
• メッセージ - 受信者へのメッセージを入力します。このメッセージは、ワークフローを使用して契約書を送信する際の「送信」ページに表示されます。
  
• CC - 必要に応じて、CC する関係者の電子メールアドレスを入力します。電子メールアドレスは、カンマまたはセミコロンで区切る必要があります。
  • 最少 - CC に含めることのできる電子メールアドレスの最小数を指定します。
  • 最大 - CC に含めることのできる電子メールアドレスの最大数を指定します。
  • 編集可能 - このオプションを有効にすると、送信者は、「送信」ページでワークフローの CC アドレスを編集できます。
• 受信者の言語 - 送信者は、これを使用して受信者の言語を指定できます。 この設定は、送信ページに言語セレクターを表示するかどうかと、表示する場合のデフォルト言語を指定します。
  • 「言語セレクターを表示しない」を選択した場合は、アカウント／グループレベルで定義されたデフォルトの受信者言語が使用されます。
• 送信オプション
  • ダウンロードされた PDF を開くためのパスワードを設定 - このオプションを有効にすると、送信者は、ダウンロードした PDF を開くためのパスワードを設定できます。
    
    • 必須 - このオプションを有効にすると、ダウンロードした PDF を開くためのパスワードが常に要求されます。このオプションを設定した場合、送信者は、「送信」ページでこのオプションを無効にすることはできず、パスワードを入力する必要があります。
  • 契約書の完成期限 - このオプションを有効にすると、「送信」ページで文書の有効期限を設定できるようになります。
    • 契約書完成までの日数 - 受信者が署名プロセスを完了する必要があるデフォルトの日数を選択します。指定した日数は、常に、「送信」ページで編集できます。
  • 送信前の文書のオーサリングを許可 - このオプションを有効にすると、送信者は「送信」ページの「プレビューおよび署名フィールドを追加」オプションを使用して、オーサリング環境で文書のフォームフィールドを変更できるようになります。
    • オーサリングをデフォルトで有効にする - このオプションを有効にすると、「送信」ページの「プレビューおよび署名フィールドを追加」オプションが自動的に有効になります。

以下に、契約情報の例を示します。

左側のレールの「受信者」をクリックして、「受信者のルーティング」セクションにアクセスします。

「受信者のルーティング」セクションでは、必要に応じて、受信者とルーティング順序を指定できます。シリアルルーティング、並列ルーティング、ハイブリッドルーティング、ネストハイブリッドルーティングなど、非常に複雑なワークフローを構築できます。 「受信者のルーティング」で利用できる機能を以下に示します。

• 既存の受信者の前後に別の受信者を追加するには：
  • 追加アイコン をクリックします。
  • 使用する役割を選択します（アカウントに対して有効になっているすべての役割が使用可能になります）。

• 並列分岐を指定するには、受信者の上にある追加アイコンをクリックして、並列ブランチを選択します。

• 受信者を削除するには、受信者の吹き出しにマウスポインターを置いて、削除アイコン を選択します。

• 受信者をカスタマイズするには、受信者の吹き出しにマウスポインターを置いて、編集アイコンを選択します。

受信者を編集する際には、以下を設定できます。

• 受信者ラベル - 受信者のラベルを編集します。例えば、デフォルトの「受信者」というラベルを「購入者」に変更できます。
  • 受信者のラベルは、ワークフロー内で一意である必要があります。
• 受信者 - 受信者のデフォルト電子メールアドレスを入力します。
• 受信者グループを追加 – このボタンを選択して、使用可能な受信者グループのリストから再利用可能な受信者グループを追加します。
• 受信者グループとしてマーク – これをオンにすると、標準の受信者電子メールレコードではなく、「受信者」フィールドに表示される電子メールアドレスから、受信者グループが作成されます。受信者グループは、空のままにすることも、「電子メール」フィールド（カンマ区切り）から 1 つ以上の電子メールアドレスを入力することもできます。
• この受信者は送信者です - チェックを入れると、送信者が受信者として挿入されます。
• 必須 - 受信者による署名が必要な場合、このオプションを有効にします。
  
• 編集可能 - このオプションを有効にすると、送信者は、「送信」ページでこの受信者の電子メールアドレスを編集できるようになります。
• プライベートメッセージを追加 - このオプションを選択すると、受信者にプライベートメッセージを提供できます。プライベートメッセージは、グローバルメッセージに加えて、受信者の電子メールと電子サインページに挿入されます。
• 役割 - 受信者の役割（署名者、承認者、フォーム入力者など）を更新します。
• 認証 - 署名者に必要な ID 確認の種類を選択します。有効になっているオプションのみが表示されます。
  
  • 単一要素認証：なし（メール）、Acrobat Sign、電子メール OTP。
  • 2 要素認証：電話、KBA、パスワード、Government ID。

受信者設定を保存するために、必ず「保存」をクリックしてください。

以下に、受信者情報とルーティングの例を示します。この例では、署名者（購入者および営業ディレクター）と承認者（営業担当副社長）の両方をカスタマイズしています。

左側のパネルの「電子メール」をクリックして、「電子メール」セクションに移動します。

• 「電子メール」セクションでは、様々なイベントに基づいて、署名／承認プロセス中に送信される電子メールを管理できます。
• 例えば、契約書が取り消された場合に、受信者および CC の宛先に通知メールが送信されるように指定できます。 

電子メール通知をトリガーするイベントのボックスにチェックを入れ、設定を保存します。

左側のパネルの「文書」をクリックして、「文書」セクションに移動します。

「文書」セクションでは、以下を設定できます。

• 文書のタイトル - 文書のタイトルを入力します。このタイトルは「送信」ページの「文書」領域に表示されます。
  
• ファイル - 「ファイルを追加」アイコン をクリックして、Acrobat Sign テンプレートライブラリから文書を添付します。この文書は、このワークフローを使用して契約書を送信する際に、自動的に添付されます。
  • ファイルが選択されていない場合、送信者が契約書を送信する際に、ファイルを指定できます。
  • 文書に「必須」フラグが付けられている場合、ワークフローの開始時、契約書に自動的に添付されます。
  • ファイルを削除 - 間違ったファイルを添付した場合、ファイル名の隣にある削除（X）アイコンをクリックすることで削除できます。
• 文書名 - 送信者が文書を識別できる分かりやすい名前を入力します。アップロードしたライブラリ文書の名前がデフォルトですが上書きできます。
• 必須 - 文書が必要かどうかを指定します。
• 文書を追加 - 「文書を追加」ボタンをクリックすると、文書を追加するための行を追加します。
  •  文書のタイトルは一意の値にする必要があります
• 行を削除 - 行の隣にある削除（X）アイコンをクリックすると、その行全体を削除します。

以下に、「文書」セクションの設定例を示します。

左側のレールの「送信者入力フィールド」をクリックして、「送信者入力フィールド」セクションにアクセスします。

これらの入力フィールドは、（ワークフローデザインの一部として、または送信者がアップロードしたファイルとして）添付された文書で定義されたフォームフィールドにマッピングされます。

送信者は、これらのフィールドを使用して、受信者に契約書を送信する前に、内容を事前入力できます。

「送信者入力フィールド」パネルで、「フィールドを追加」をクリックします。

追加する各行で、以下を設定できます。

• フィールドのタイトル - フィールドのタイトルを入力します。このタイトルは、送信者が参照する「送信」ページに表示されます。
• 文書フィールド名 - 添付したライブラリ文書のフィールドのフィールド名を入力します。
  • ここで入力するフィールド名は、文書のフォームフィールド名と一致する必要があります。
• デフォルト値 - デフォルト値があれば入力します。
• 必須 - 契約書を送信する前にこのフィールドの値を入力する必要がある場合、このオプションを有効にします。
• 編集可能 - このオプションを有効にすると、契約書の送信者がデフォルト値を変更できるようになります。
• 行を削除（X）アイコンをクリックすると、その行全体を削除できます。

以下に、「送信者入力フィールド」の例を示します。